Conducerea unei afaceri numai în numerar în 2023: Ce trebuie să știți

Deși există o tendință în creștere, în zilele noastre, în tranzițiile fără numerar, există încă afaceri cu numerar care reușesc să funcționeze cu mare succes. În special pentru întreprinderile mai mici, există beneficii ale unei afaceri doar în numerar, chiar și în prezent.

Cu toate acestea, există o mulțime de trucuri ale comerțului pe care companiile care folosesc doar numerar trebuie să le cunoască pentru a se asigura că funcționează corect, reducându-și riscurile și maximizând profiturile cât mai mult posibil.

Întrucât afacerile cu numerar devin din ce în ce mai puțin obișnuite, am vrut să vă arătăm, proprietarului afacerii, ceea ce trebuie să știți pentru a desfășura operațiunile zilnice în mod corect.

Ce este mai exact o afacere cu numerar?

Înainte de a detalia cum să profitați la maximum de afacerea dvs. numai în numerar, este esențial să înțelegeți ce înseamnă de fapt termenul.

Din fericire, vorbește de la sine. Anumite întreprinderi (în special întreprinderile mici) vor accepta doar numerar ca plată. Ei nu acceptă achiziții care sunt făcute prin următoarele metode:

• Card de credit
• Card de debit
• Mandat poștal
• Verificare personala
• Transfer wireless
• Orice alt tip de plată mobilă

Vestea bună este că aceasta este o modalitate perfect legală și legitimă de a conduce o afacere.

Beneficiile afacerilor care folosesc doar numerar

Există o mulțime de beneficii atunci când vine vorba de afacerile care folosesc doar numerar, în special pentru întreprinderile mici sau tinerii antreprenori care abia sunt la început. Iată câteva dintre cele mai importante:

• Nu este nevoie de așteptare – companiile primesc bani pentru bunurile și serviciile lor imediat. Nu trebuie să aștepte ca băncile și companiile de carduri de credit să proceseze tranzacțiile.
• Nu sunt necesare comisioane – rețineți că companiile trebuie să plătească taxe pentru acceptarea tranzacțiilor cu cardul de credit. Cu companiile care folosesc doar numerar, aceste taxe nu există, ceea ce poate face o diferență semnificativă pentru întreprinderile mici care operează deja pe marje subțiri.
• Fără rambursări – doar acceptarea de numerar înseamnă că nu trebuie să vă faceți griji cu privire la cecurile respinse sau cazurile de fraudă cu cardul de credit. Cu numerar, totul se face în avans, fără surprize neașteptate, ceea ce este de obicei felul în care afacerile mici (de exemplu, comerțul cu amănuntul) le place să funcționeze.

Industrii în care afacerile numai cu numerar sunt comune

Există o mare varietate de industrii în care companiile operează frecvent ca afaceri doar cu numerar. Acestea includ:

• Spălătoriile
• Afaceri cu food truck
• vinzători de stradă
• Cafenele
• Tehnicieni handyman
• Bonărele
• Vânzători de standuri agricole

Acestea sunt doar câteva dintre numeroasele operațiuni de afaceri la scară mică care au o politică doar de numerar.

Dezavantajele afacerilor care folosesc doar numerar

Deși există beneficii ale companiilor care folosesc doar numerar, proprietarii acestor tipuri de afaceri ar trebui să fie conștienți de unele dintre dezavantajele acceptării doar de numerar.

Mai mult de jumătate dintre clienți (55%) preferă să folosească carduri de credit sau de debit, iar acest lucru crește constant pe măsură ce trece timpul. Afacerile care folosesc doar numerar ar putea pierde o mare parte din piață.

Iată câteva dezavantaje esențiale care vin cu derularea de afaceri numai în numerar.

Probabil că cel mai mare defect al unei afaceri cu numerar este că s-ar putea dovedi a fi un inconvenient pentru unii clienți. Drept urmare, ei pot alege să nu patroneze o afacere numai în numerar.

Millennials, în special, nu poartă întotdeauna bani cu ei. Au devenit prea dependenți de utilizarea cardurilor de credit sau a plăților mobile pe iPhone sau Android. Această tendință se deplasează încet și în alte categorii demografice de vârstă (inclusiv generația Z), așa că sunt mai mulți oameni care aleg să nu aibă mulți bani pe ei.

În general, oamenii doresc să economisească timp. Deci, dacă nu au numerar și nu doresc să treacă prin necazul de a vizita un bancomat pentru a obține numerar, este posibil ca o afacere doar cu numerar să-și limiteze baza de clienți, ceea ce poate afecta vânzările.

Afacerile care folosesc doar numerar ar trebui să fie conștiente de riscurile de securitate asociate cu acest tip de afaceri. Iată câteva riscuri de securitate care vin odată cu derularea unei afaceri numai în numerar:

• Hoții și criminalii oportuniști vor recunoaște că o afacere cu numerar va avea o mulțime de bani în sediu, făcând astfel de afaceri o țintă potențială a criminalității.
• Angajații dificili pot căuta să fure numerar din registru sau să pună în buzunar câțiva dolari în timp ce efectuează o tranzacție.
• Clienții ar putea plăti în mod intenționat folosind bani falși.
• Întrucât companiile cu numerar se ocupă exclusiv de numerar, oricine are bancnote false poate încerca să treacă pe furiș dincolo de afacerile cu numerar, forțând acea afacere să înregistreze o pierdere atunci când depune banii din ziua respectivă în contul bancar al afacerii.

Păstrarea unor evidențe amănunțite și formarea specifică angajaților dumneavoastră pot atenua aceste riscuri de securitate. Dar mai multe despre asta mai târziu.

Orice proprietar de afaceri care se ocupă exclusiv cu numerar ar trebui să știe, de asemenea, că ar putea fi mai probabil să suporte un audit de la IRS.

IRS știe că este ușor pentru o întreprindere care folosește doar numerar să falsească cifrele pentru a reduce ceea ce datorează în impozite (taxe 1099 și W-2, de exemplu), deoarece nu există o urmă de hârtie a extraselor cardului de credit către urmări.

Acest lucru face ca auditurile să fie mai probabile pentru întreprinderile care folosesc doar numerar, în special pentru companiile care raportează venituri mai puține decât ar trebui.

Pentru companiile care acceptă doar numerar, nu este neobișnuit să execute și salariile pentru angajați în același mod. Nu toate companiile își dau seama că acest lucru este perfect legal, ceea ce face din aceasta o opțiune convenabilă pentru companiile care acceptă doar plăți în numerar.

Cu toate acestea, acest lucru nu schimbă faptul că tranzacțiile cu salarii trebuie înregistrate, iar impozitele pe salarii trebuie plătite. Plata angajaților în numerar nu schimbă acest lucru.

Dacă nu există nicio înregistrare care să verifice dacă un angajat a fost plătit, este posibil ca acesta să nu fie eligibil pentru a primi asigurări sociale, indemnizații de șomaj sau compensații pentru lucrători, astfel încât evidențele sunt încă importante atunci când plătesc angajații în numerar.

Cum să-ți conduci afacerea numai cu numerar

Situația poate deveni dezordonată dacă un client nu și-a dat seama că afacerea dvs. acceptă doar numerar și nu are niciunul la dispoziție.

De cele mai multe ori, cel mai bine este să informați clienții din timp că nu acceptați carduri de credit sau de debit, ci doar numerar. Luați în considerare afișarea de semne atât în ​​exteriorul, cât și în interiorul afacerii și poate cereți angajaților să reamintească tuturor că trebuie să plătească în numerar înainte de a începe o tranzacție (acest lucru s-ar putea aplica în special angajaților din comerțul cu amănuntul).

Pe lângă semnele fizice din locația dvs., asigurați-vă că oamenii sunt conștienți, atât prin canalele online, cât și prin intermediul rețelelor de socializare, că operați o afacere numai în numerar, pentru a vă asigura că nu există surprize pentru clienți.

Afacerile care folosesc doar numerar vor trebui adesea să ofere angajaților o formare specială despre cum să gestioneze cantități mari de numerar.

Iată câteva linii directoare de instruire și resurse pe care managerii le pot oferi angajaților lor:

• Angajații ar trebui să beneficieze de instruire privind limitarea riscurilor cu privire la modul de depistare a facturilor contrafăcute.
• Sunt disponibile stilouri speciale care pot face detectarea ușoară.
• Angajații ar trebui să fie instruiți despre cum să facă o tranzacție la casa de marcat la un moment dat și să nu fie distrași în mijlocul unei tranzacții cu numerar. Poate fi ușor să oferi unui client o schimbare greșită sau să încurci tranzacțiile a doi sau mai mulți clienți atunci când încearcă să facă mai multe sarcini.

În cele din urmă, unii clienți vor încerca să profite de o afacere cu numerar și de un angajat vulnerabil susținând că au plătit cu o factură mai mare decât au făcut-o.

Angajații dintr-o companie care utilizează doar numerar ar trebui să fie instruiți să rămână concentrați, să urmeze o politică specifică a companiei pentru fiecare tranzacție și să păstreze lucrurile simple pentru a evita greșelile neglijente.

Păstrarea evidențelor este esențială pentru toate întreprinderile care folosesc doar numerar. Acest lucru previne erorile financiare (inclusiv erorile de salarizare). Cea mai bună practică este să păstrați evidențe financiare excelente, chiar dacă totul trebuie numărat manual.

Ar trebui să existe întotdeauna o chitanță a vânzărilor efectuate într-o anumită zi, oferind afacerii o evidență a veniturilor sale, mai degrabă decât doar numărarea numerarului la sfârșitul zilei.

De asemenea, contorizarea numerarului din registru împotriva chitanțelor poate alerta proprietarii de afaceri cu privire la cazurile de furt al angajaților sau orice eroare umană în calcularea modificării tranzacțiilor, reducând costurile afacerii pe termen lung.

Folosiți cea mai recentă tehnologie pentru a conduce afaceri doar cu numerar

Un lucru este să citești pași despre cum să depășești unele dintre provocările pe care le prezintă conducerea unei afaceri numai în numerar. Dar, de asemenea, merită să achiziționați un fel de software de antrenament care să vă ajute să puneți acele practici în mișcare.

Doar pentru că unele companii gestionează tranzacțiile doar cu numerar, nu înseamnă că nu pot face alte procese digitale și, prin urmare, mai rapide și mai ușoare.

Connecteam este o aplicație premiată de management al afacerilor și angajaților, care este concepută special pentru lucrătorii de la distanță (și, de asemenea, lucrătorii fără birou).

Zeci de mii de companii beneficiază de gama largă de caracteristici esențiale Connecteam. Proprietarii de afaceri doar cu numerar pot folosi, de asemenea, această aplicație de instruire all-in-one pentru a-i învăța pe angajați cum să-și facă afacerea doar cu numerar mai sigură.

• Dacă doriți să vă instruiți angajații cum să spună dacă banii sunt falși sau nu, atunci aceștia se pot referi la aplicație cu câteva clicuri, în loc să citească grămezile de hârtie care consumă mult timp.
• Angajații care se află în tură pot completa formulare pentru a ține evidența activității lor financiare, prevenind erorile în proces. Aceștia pot crea cu ușurință chitanțe și le pot partaja cu conducerea superioară printr-un clic pe un buton.
• În plus, Connecteam include capabilități de comunicare, urmărire a timpului și flux de lucru. Și toate acestea sunt folosite gratuit.

S-au dus vremurile instrumentelor de păstrare a evidențelor, cum ar fi pixul, hârtia și foile de calcul. Connecteam îi ajută pe proprietarii de afaceri care folosesc doar numerar să economisească timp, efort și bani.

Concluzia afacerilor numai cu numerar

După cum puteți vedea, conducerea unei afaceri numai în numerar prezintă partea echitabilă de avantaje și dezavantaje. În timp ce perspectiva lipsei de taxe pentru cardul de credit și a plăților instantanee poate fi extrem de tentantă, confortul clienților tăi și securitatea financiară a afacerii tale suferă din cauza asta.

Prin urmare, este important să vă gândiți cu atenție înainte de a vă decide dacă să utilizați doar numerar sau să rămâneți cu metodele de plată digitale. Un lucru este sigur, chiar și companiile care folosesc doar numerar pot beneficia de pe urma utilizării software-ului pentru afaceri mici pentru a-și eficientiza procesele zilnice de afaceri.

Aplicațiile de management all-in-one, cum ar fi Connecteam, pot ajuta proprietarii de afaceri cu numerar să-și antreneze și să-și îmbarce angajații în mod eficient și să țină evidențe detaliate, fără a fi nevoie să scrie totul cu creion și hârtie. Practic, vă puteți scala compania din confortul dispozitivului dvs. mobil.

Cu pașii și instrumentele cheie menționate mai sus, sunteți acum gata să vă desfășurați afacerea cu numerar mai ușor și mai sigur.