إدارة عمل نقدي فقط في عام 2023: ما تحتاج إلى معرفته

في حين أن هناك اتجاهًا متزايدًا ، في الوقت الحاضر ، في التحولات غير النقدية ، لا تزال هناك أعمال نقدية فقط تمكنت من العمل بنجاح كبير. خاصة بالنسبة للشركات الصغيرة ، هناك فوائد من الأعمال النقدية فقط ، حتى اليوم.

ومع ذلك ، هناك الكثير من الحيل في التجارة التي تحتاج الشركات التي تعتمد على النقد فقط إلى معرفتها للتأكد من أنها تعمل بشكل صحيح ، وتقليل مخاطرها ، وتعظيم أرباحها قدر الإمكان.

نظرًا لأن الأعمال التجارية التي تعتمد على النقد فقط أصبحت أقل شيوعًا ، فقد أردنا أن نظهر لك ، بصفتك صاحب العمل ، ما تحتاج إلى معرفته للقيام بالعمليات اليومية بالطريقة الصحيحة.

ما هو بالضبط العمل النقدي فقط؟

قبل أن نفصل عن كيفية تحقيق أقصى استفادة من عملك النقدي فقط ، من المهم أن تفهم ما يعنيه المصطلح في الواقع.

لحسن الحظ ، يتحدث عن نفسه. تقبل بعض الشركات (خاصة الشركات الصغيرة) الدفع النقدي فقط . لا يقبلون عمليات الشراء التي تتم بالطرق التالية:

• بطاقة الائتمان
• بطاقة ائتمان
• حوالة مالية
• شيك شخصي
• النقل اللاسلكي
• أي نوع آخر من الدفع بواسطة الهاتف المحمول

الخبر السار هو أن هذه طريقة قانونية وشرعية تمامًا لإدارة الأعمال التجارية.

فوائد الأعمال النقدية فقط

هناك الكثير من الفوائد عندما يتعلق الأمر بالأعمال النقدية فقط ، خاصة للشركات الصغيرة أو رواد الأعمال الشباب الذين بدأوا للتو. فيما يلي بعض أهمها:

• لا داعي للانتظار - تتلقى الشركات الأموال مقابل سلعها وخدماتها على الفور. لا يتعين عليهم انتظار البنوك وشركات بطاقات الائتمان لمعالجة المعاملات.
• لا توجد رسوم مطلوبة - ضع في اعتبارك أنه يتعين على الشركات دفع رسوم لقبول معاملات بطاقات الائتمان. مع الشركات التي تعتمد على النقد فقط ، لا توجد هذه الرسوم ، والتي يمكن أن تحدث فرقًا كبيرًا للشركات الصغيرة التي تعمل بالفعل بهوامش ضئيلة.
• لا توجد عمليات رد المبالغ المدفوعة - قبول النقود فقط يعني عدم القلق بشأن الشيكات المرتجعة أو حالات الاحتيال على بطاقة الائتمان. باستخدام النقود ، يتم كل شيء مقدمًا دون حدوث مفاجآت غير متوقعة ، وهو عادة ما تحب الشركات الصغيرة (البيع بالتجزئة ، على سبيل المثال) العمل.

الصناعات التي تكون فيها الأعمال النقدية فقط شائعة

هناك مجموعة متنوعة من الصناعات التي تعمل فيها الشركات بشكل متكرر كأعمال نقدية فقط. وتشمل هذه:

• مغاسل
• شركات شاحنات الطعام
• الباعة الجائلين
• مقاهي
• فنيون بارعون
• المربيات
• باعة منصات المزرعة

هذه مجرد حفنة من العديد من العمليات التجارية الصغيرة التي تتبع سياسة النقد فقط.

عيوب الأعمال النقدية فقط

في حين أن هناك فوائد للأعمال النقدية فقط ، يجب أن يكون مالكو هذه الأنواع من الشركات على دراية ببعض الجوانب السلبية لقبول النقود فقط.

أكثر من نصف العملاء (55٪) يفضلون استخدام بطاقات الائتمان أو الخصم ، وهذا يزداد باطراد مع مرور الوقت. قد تفقد الشركات التي تعتمد على النقد فقط جزءًا كبيرًا من السوق.

فيما يلي بعض العيوب الرئيسية التي تأتي مع إدارة الأعمال النقدية فقط.

يمكن القول إن أكبر عيب في العمل النقدي فقط هو أنه قد يكون مصدر إزعاج لبعض العملاء. نتيجة لذلك ، قد يختارون عدم رعاية الأعمال النقدية فقط.

جيل الألفية ، على وجه الخصوص ، لا يحمل معهم نقودًا دائمًا. لقد أصبحوا يعتمدون بشكل مفرط على استخدام بطاقات الائتمان الخاصة بهم أو مدفوعات الهاتف المحمول على أجهزة iPhone أو Android. ينتقل هذا الاتجاه ببطء أيضًا إلى التركيبة السكانية العمرية الأخرى (بما في ذلك الجيل Z) ، لذلك هناك المزيد من الأشخاص الذين يختارون عدم الحصول على الكثير من المال عليهم.

يريد الناس عمومًا توفير الوقت. لذلك إذا لم يكن لديهم نقودًا ولا يريدون مواجهة مشكلة زيارة ماكينة الصراف الآلي للحصول على النقود ، فمن الممكن أن تحد شركة نقدية فقط من قاعدة عملائها ، مما قد يضر بالمبيعات.

يجب أن تكون الشركات التي تعتمد على النقد فقط على دراية بالمخاطر الأمنية المرتبطة بهذا النوع من الأعمال. فيما يلي بعض المخاطر الأمنية التي تصاحب إدارة الأعمال النقدية فقط:

• سوف يدرك اللصوص والمجرمون الانتهازيون أن الأعمال النقدية فقط ستمتلك الكثير من المال في أماكن العمل ، مما يجعل مثل هذه الأعمال هدفًا محتملًا للجريمة.
• قد يتطلع الموظفون الصعبون إلى سرقة النقود من السجل أو جيب بضعة دولارات أثناء إجراء المعاملة.
• يمكن للعملاء الدفع عمدًا باستخدام النقود المزيفة.
• نظرًا لأن الشركات التي تعتمد على النقد فقط تتعامل مع النقود حصريًا ، فقد يحاول أي شخص لديه فواتير مزيفة التسلل إلى أعمال نقدية سابقة واحدة فقط ، مما يجبر هذه الشركة على تحمل خسارة عند إيداع أموال ذلك اليوم في حسابه المصرفي التجاري.

يمكن أن يؤدي الاحتفاظ بسجلات شاملة ومنح موظفيك تدريبًا محددًا إلى التخفيف من هذه المخاطر الأمنية. ولكن أكثر عن ذلك لاحقا.

يجب على أي صاحب عمل يتعامل حصريًا نقدًا أن يعرف أيضًا أنه قد يكون أكثر عرضة لتحمل تدقيق من مصلحة الضرائب.

تعلم مصلحة الضرائب الأمريكية أنه من السهل على الأعمال النقدية فقط التلاعب بالأرقام من أجل تقليل ما يدينون به من الضرائب (ضرائب 1099 و W-2 ، على سبيل المثال) ، لأنه لا يوجد أثر ورقي لكشوفات بطاقة الائتمان إلى مسار.

يؤدي هذا إلى زيادة احتمالية إجراء عمليات التدقيق للشركات التي تعتمد على النقد فقط ، خاصة بالنسبة للشركات التي تسجل دخلاً أقل مما ينبغي.

بالنسبة للشركات التي تقبل النقد فقط ، ليس من غير المعتاد أيضًا تنفيذ كشوف المرتبات للموظفين بنفس الطريقة. لا تدرك جميع الشركات أن هذا أمر قانوني تمامًا ، مما يجعله خيارًا مناسبًا للشركات التي تقبل المدفوعات النقدية فقط.

ومع ذلك ، هذا لا يغير حقيقة أنه يجب تسجيل معاملات الرواتب ، ويجب دفع ضرائب الرواتب. دفع رواتب الموظفين نقدًا لا يغير هذا.

إذا لم يكن هناك سجل للتحقق من أن الموظف قد حصل على أجر ، فقد لا يكون مؤهلاً لتلقي الضمان الاجتماعي أو إعانات البطالة أو تعويض العمال ، لذلك لا تزال السجلات مهمة عند الدفع للموظفين نقدًا.

كيف تدير عملك النقدي فقط

يمكن أن يصبح الموقف فوضويًا إذا لم يدرك العميل أن عملك يقبل النقود فقط وليس لديه أي شيء تحت تصرفه.

في معظم الأوقات ، من الأفضل إبلاغ العملاء مسبقًا بأنك لا تقبل بطاقات الائتمان أو الخصم ، بل نقدًا فقط. ضع في اعتبارك نشر لافتات خارج الشركة وداخلها ، وربما اجعل الموظفين يذكرون الجميع بأنه يجب عليهم الدفع نقدًا قبل بدء أي معاملة (يمكن أن ينطبق هذا بشكل خاص على موظفي التجزئة).

بالإضافة إلى اللافتات المادية في موقعك ، تأكد من أن الناس على دراية من خلال قنوات التواصل عبر الإنترنت ووسائل التواصل الاجتماعي بأنك تدير نشاطًا تجاريًا نقديًا فقط لضمان عدم وجود مفاجآت للعملاء.

غالبًا ما تحتاج الشركات التي تعتمد على النقد فقط إلى تزويد الموظفين بتدريب خاص حول كيفية التعامل مع المبالغ النقدية الكبيرة.

فيما يلي بعض إرشادات التدريب ومديري الموارد التي يمكن لمديري الموارد توفيرها لموظفيهم:

• يجب أن يتلقى الموظفون تدريبًا على الحد من المخاطر حول كيفية اكتشاف الفواتير المزيفة.
• تتوفر أقلام خاصة يمكن أن تجعل عملية الكشف سهلة.
• يجب تدريب الموظفين على كيفية إجراء معاملة واحدة في ماكينة تسجيل المدفوعات النقدية في وقت واحد وعدم تشتيت انتباههم في منتصف معاملة نقدية. قد يكون من السهل إعطاء العميل التغيير الخاطئ أو الخلط بين معاملات اثنين أو أكثر من العملاء عند محاولة القيام بمهام متعددة.

في النهاية ، سيحاول بعض العملاء الاستفادة من الأعمال النقدية فقط والموظف الضعيف من خلال الادعاء بأنهم دفعوا فاتورة أكبر مما فعلوا.

يجب تدريب الموظفين في الأعمال النقدية فقط على الاستمرار في التركيز ، واتباع سياسة محددة للشركة في كل معاملة ، والحفاظ على الأشياء بسيطة لتجنب أخطاء الإهمال.

يعد حفظ السجلات أمرًا ضروريًا لجميع الأعمال النقدية فقط. هذا يمنع الأخطاء المالية (بما في ذلك أخطاء الرواتب). أفضل ممارسة هي الاحتفاظ بسجلات مالية ممتازة ، حتى لو كان كل شيء يحتاج إلى عد يدوياً.

يجب أن يكون هناك دائمًا إيصال للمبيعات التي تتم في يوم معين ، مما يمنح الشركة سجلاً لدخلها بدلاً من مجرد حساب النقد في نهاية اليوم.

وبالمثل ، فإن حساب النقد في السجل مقابل الإيصالات يمكن أن ينبه أصحاب الأعمال إلى حالات سرقة الموظفين أو أي خطأ بشري في حساب التغيير في المعاملات ، مما يقلل من تكاليف الأعمال على المدى الطويل.

استخدم أحدث التقنيات لتشغيل أعمال نقدية فقط

يعد قراءة الخطوات حول كيفية التغلب على بعض التحديات التي تطرحها إدارة الأعمال النقدية فقط أمرًا واحدًا. لكن الأمر يستحق أيضًا الحصول على نوع من برامج التدريب التي تساعدك على تفعيل هذه الممارسات.

فقط لأن بعض الشركات تتعامل مع المعاملات النقدية فقط ، فهذا لا يعني أنها لا تستطيع جعل العمليات الأخرى رقمية وبالتالي أسرع وأسهل.

Connecteam هو تطبيق لإدارة الأعمال والموظفين حائز على جوائز ، وهو مصمم خصيصًا للعاملين عن بُعد (والعاملين الذين لا يعملون من مكاتبهم أيضًا).

تستفيد عشرات الآلاف من الشركات من مجموعة واسعة من الميزات الأساسية في Connecteam. يمكن لأصحاب الأعمال النقدية فقط استخدام تطبيق التدريب الشامل هذا لتعليم الموظفين كيفية جعل أعمالهم النقدية فقط أكثر أمانًا.

• إذا كنت ترغب في تدريب موظفيك على كيفية معرفة ما إذا كان المال مزيفًا أم لا ، فيمكنهم الرجوع إلى التطبيق ببضع نقرات ، بدلاً من قراءة أكوام الورق التي تستغرق وقتًا طويلاً.
• يمكن للموظفين الذين يعملون في نوبة عمل ملء النماذج للاحتفاظ بسجلات لنشاطهم المالي ، ومنع الأخطاء في العملية. يمكنهم بسهولة إنشاء إيصالات ومشاركتها مع الإدارة العليا بنقرة زر واحدة.
• بالإضافة إلى ذلك ، يشتمل Connecteam على إمكانيات الاتصال وتتبع الوقت وسير العمل. وكل هذا مجاني للاستخدام.

لقد ولت أيام أدوات حفظ السجلات المؤرخة مثل القلم والورق وجداول البيانات. تساعد Connecteam أصحاب الأعمال النقدية فقط في توفير الوقت والجهد والمال.

الخلاصة في الأعمال النقدية فقط

كما ترى ، فإن إدارة الأعمال النقدية فقط تقدم نصيبها العادل من الإيجابيات والسلبيات. في حين أن احتمال عدم فرض رسوم على بطاقات الائتمان والمدفوعات الفورية قد يكون مغريًا للغاية ، إلا أن راحة عملائك وأمن عملك المالي يتأثران بسبب ذلك.

لذلك من المهم أن تفكر مليًا قبل أن تقرر ما إذا كنت ستذهب نقدًا فقط أو ستلتزم بطرق الدفع الرقمية. هناك شيء واحد مؤكد ، حتى الشركات التي تعتمد على النقد فقط يمكنها الاستفادة من استخدام برامج الأعمال الصغيرة لتبسيط عمليات الأعمال اليومية.

يمكن أن تساعد تطبيقات إدارة الكل في واحد مثل Connecteam أصحاب الأعمال النقدية فقط في تدريب موظفيهم وإعدادهم بكفاءة والاحتفاظ بسجلات شاملة دون الحاجة إلى كتابتها كلها باستخدام القلم والورق. يمكنك بشكل أساسي توسيع نطاق شركتك من خلال راحة جهازك المحمول.

من خلال الخطوات والأدوات الرئيسية المذكورة أعلاه ، أنت الآن جاهز لتشغيل عملك النقدي فقط بشكل أكثر سلاسة وأمانًا.