Administrando um negócio somente em dinheiro em 2023: o que você precisa saber

Embora haja uma tendência crescente, hoje em dia, nas transições sem dinheiro, ainda existem negócios apenas com dinheiro que conseguem operar com grande sucesso. Particularmente para empresas menores, ainda hoje existem benefícios de um negócio somente em dinheiro.

No entanto, existem muitos truques do comércio que as empresas somente em dinheiro precisam saber para garantir que estejam operando corretamente, reduzindo seus riscos e maximizando seus lucros o máximo possível.

Como os negócios somente em dinheiro estão se tornando menos comuns, queríamos mostrar a você, proprietário da empresa, o que você precisa saber para realizar as operações diárias da maneira certa.

O que exatamente é um negócio somente em dinheiro?

Antes de detalharmos como aproveitar ao máximo seu negócio somente em dinheiro, é crucial entender o que o termo realmente significa.

Felizmente, fala por si. Certas empresas (especialmente pequenas empresas) só aceitam dinheiro como pagamento. Eles não aceitam compras feitas com os seguintes métodos:

• Cartão de crédito
• Cartão de débito
• Ordem de pagamento
• Cheque pessoal
• Transferência sem fio
• Qualquer outro tipo de pagamento móvel

A boa notícia é que essa é uma maneira perfeitamente legal e legítima de administrar um negócio.

Os benefícios das empresas somente em dinheiro

Há muitos benefícios quando se trata de negócios somente em dinheiro, especialmente para pequenas empresas ou jovens empreendedores que estão apenas começando. Aqui estão alguns dos mais importantes:

• Sem necessidade de espera – as empresas recebem dinheiro pelos seus bens e serviços imediatamente. Eles não precisam esperar que bancos e empresas de cartão de crédito processem as transações.
• Não são necessárias taxas – lembre-se de que as empresas precisam pagar taxas para aceitar transações com cartão de crédito. Com negócios somente em dinheiro, essas taxas não existem, o que pode fazer uma diferença significativa para pequenas empresas que já operam com margens pequenas.
• Sem estornos – aceitar apenas dinheiro significa não ter que se preocupar com cheques devolvidos ou casos de fraude de cartão de crédito. Com dinheiro, tudo é feito antecipadamente sem surpresas inesperadas, que normalmente é como as pequenas empresas (varejo, por exemplo) gostam de operar.

Setores em que os negócios somente em dinheiro são comuns

Existe uma grande variedade de indústrias em que as empresas operam frequentemente como negócios apenas em dinheiro. Esses incluem:

• Lavanderias
• Empresas de food trucks
• vendedores de rua
• Lojas de Café
• Técnicos de faz-tudo
• Babás
• Vendedores de barracas de fazenda

Essas são apenas algumas das muitas operações de negócios de pequena escala que têm uma política somente em dinheiro.

As desvantagens de negócios somente em dinheiro

Embora existam benefícios de negócios somente em dinheiro, os proprietários desses tipos de negócios devem estar cientes de algumas das desvantagens de aceitar apenas dinheiro.

Mais da metade dos clientes (55%) prefere usar cartões de crédito ou débito, e isso só aumenta com o passar do tempo. Os negócios somente em dinheiro podem estar perdendo uma grande parte do mercado.

Aqui estão algumas das principais desvantagens que vêm com a administração de negócios somente em dinheiro.

Indiscutivelmente, a maior falha de um negócio somente em dinheiro é que pode ser um inconveniente para alguns clientes. Como resultado, eles podem optar por não patrocinar um negócio somente em dinheiro.

Os millennials, em particular, nem sempre carregam dinheiro com eles. Eles se tornaram excessivamente dependentes do uso de seus cartões de crédito ou pagamentos móveis em iPhones ou Androids. Essa tendência também está se movendo lentamente para outras faixas etárias (incluindo a Geração Z), então há mais pessoas que optam por não ter muito dinheiro com elas.

As pessoas geralmente querem economizar tempo. Portanto, se eles não tiverem dinheiro e não quiserem se dar ao trabalho de visitar um caixa eletrônico para sacar dinheiro, é possível que uma empresa apenas em dinheiro limite sua base de clientes, o que pode prejudicar as vendas.

Os negócios somente em dinheiro devem estar cientes dos riscos de segurança associados a esse tipo de negócio. Aqui estão alguns riscos de segurança que acompanham a administração de um negócio somente em dinheiro:

• Ladrões e criminosos oportunistas reconhecerão que uma empresa que só paga dinheiro terá muito dinheiro nas instalações, tornando empresas como essas um alvo potencial para o crime.
• Funcionários difíceis podem tentar roubar dinheiro da caixa registradora ou embolsar alguns dólares enquanto realizam uma transação.
• Os clientes podem pagar intencionalmente usando dinheiro falso.
• Uma vez que os negócios somente em dinheiro lidam exclusivamente com dinheiro, qualquer pessoa com notas falsas pode tentar furtar um negócio anterior apenas com dinheiro, forçando esse negócio a ter uma perda ao depositar o dinheiro daquele dia em sua conta bancária comercial.

Manter registros completos e fornecer treinamento específico a seus funcionários pode aliviar esses riscos de segurança. Mas mais sobre isso mais tarde.

Qualquer empresário que negocie exclusivamente em dinheiro também deve saber que pode ser mais provável que seja submetido a uma auditoria do IRS.

O IRS sabe que é fácil para uma empresa que trabalha apenas com dinheiro falsificar os números para reduzir o que deve em impostos (impostos 1099 e W-2, por exemplo), porque não há uma trilha em papel de extratos de cartão de crédito para acompanhar.

Isso torna as auditorias mais prováveis ​​para empresas somente em dinheiro, especialmente para empresas que relatam menos receita do que deveriam.

Para empresas que aceitam apenas dinheiro, não é incomum também executar a folha de pagamento para funcionários da mesma forma. Nem todas as empresas percebem que isso é perfeitamente legal, tornando-se uma opção conveniente para empresas que aceitam apenas pagamentos em dinheiro.

No entanto, isso não muda o fato de que as transações da folha de pagamento devem ser registradas e os impostos sobre a folha de pagamento devem ser pagos. Pagar os funcionários em dinheiro não muda isso.

Se não houver registro para verificar se um funcionário foi pago, ele pode não ser elegível para receber seguro social, benefícios de desemprego ou compensação de trabalhadores, portanto, os registros ainda são importantes ao pagar funcionários em dinheiro.

Como administrar seu negócio somente em dinheiro

A situação pode ficar complicada se um cliente não perceber que sua empresa só aceita dinheiro e não tem nenhum à sua disposição.

Na maioria das vezes, é melhor informar os clientes com antecedência que você não aceita cartões de crédito ou débito, apenas dinheiro. Considere colocar placas dentro e fora da empresa e talvez peça aos funcionários que lembrem a todos que eles devem pagar em dinheiro antes de iniciar uma transação (isso pode se aplicar especialmente aos funcionários do varejo).

Além dos sinais físicos em sua localização, certifique-se de que as pessoas estejam cientes, por meio dos canais online e de mídia social, de que você opera um negócio somente em dinheiro para garantir que não haja surpresas para os clientes.

As empresas que usam dinheiro em espécie geralmente precisam fornecer aos funcionários treinamento especial sobre como lidar com grandes quantias de dinheiro.

Aqui estão algumas diretrizes de treinamento e recursos que os gerentes podem fornecer para seus funcionários:

• Os funcionários devem receber treinamento de restrição de risco sobre como identificar notas falsas.
• Estão disponíveis canetas especiais que podem facilitar a detecção.
• Os funcionários devem ser treinados sobre como fazer uma transação na caixa registradora de cada vez e não se distrair no meio de uma transação em dinheiro. Pode ser fácil dar a um cliente o troco errado ou confundir as transações de dois ou mais clientes ao tentar realizar várias tarefas ao mesmo tempo.

Em última análise, alguns clientes tentarão tirar proveito de um negócio somente em dinheiro e de um funcionário vulnerável alegando ter pago com uma conta maior do que a que fizeram.

Os funcionários de uma empresa somente em dinheiro devem ser treinados para manter o foco, seguir uma política específica da empresa em cada transação e manter as coisas simples para evitar erros por descuido.

A manutenção de registros é essencial para todos os negócios somente em dinheiro. Isso evita erros financeiros (incluindo erros de folha de pagamento). A melhor prática é manter excelentes registros financeiros, mesmo que tudo precise ser contado à mão.

Sempre deve haver um recibo das vendas realizadas em um determinado dia, dando à empresa um registro de sua receita, em vez de apenas contar o dinheiro no final do dia.

Da mesma forma, contar o dinheiro na caixa registradora com os recibos pode alertar os empresários sobre casos de roubo de funcionários ou qualquer erro humano no cálculo do troco nas transações, reduzindo os custos comerciais a longo prazo.

Use a mais recente tecnologia para administrar negócios somente em dinheiro

Uma coisa é ler as etapas sobre como superar alguns dos desafios que a administração de um negócio somente em dinheiro apresenta. Mas também vale a pena adquirir algum tipo de software de treinamento que ajude a colocar essas práticas em prática.

Só porque algumas empresas lidam apenas com transações em dinheiro, isso não significa que elas não possam tornar outros processos digitais e, portanto, mais rápidos e fáceis.

O Connecteam é um aplicativo premiado de gerenciamento de negócios e funcionários projetado especificamente para trabalhadores remotos (e também para trabalhadores sem mesa).

Dezenas de milhares de empresas se beneficiam da ampla gama de recursos essenciais do Connecteam. Os proprietários de empresas somente em dinheiro também podem usar este aplicativo de treinamento completo para ensinar aos funcionários como tornar seus negócios somente em dinheiro mais seguros.

• Se você deseja treinar seus funcionários para saber se o dinheiro é falso ou não, eles podem consultar o aplicativo com alguns cliques, em vez de ler pilhas de papel demoradas.
• Os funcionários em plantão podem preencher formulários para manter registros de sua movimentação financeira, evitando erros no processo. Eles podem facilmente criar recibos e compartilhá-los com a alta administração com o clique de um botão.
• Além disso, o Connecteam inclui recursos de comunicação, rastreamento de tempo e fluxo de trabalho. E tudo isso é de uso gratuito.

Longe vão os dias de ferramentas datadas de manutenção de registros, como caneta, papel e planilhas. A Connecteam ajuda os proprietários de empresas que utilizam somente dinheiro a economizar tempo, esforço e dinheiro.

O resultado final em negócios somente em dinheiro

Como você pode ver, administrar um negócio somente em dinheiro apresenta seu quinhão de prós e contras. Embora a perspectiva de não pagar taxas de cartão de crédito e pagamentos instantâneos possa ser extremamente tentadora, a conveniência de seus clientes e a segurança financeira de sua empresa sofrem por causa disso.

Portanto, é importante pensar com cuidado antes de decidir se deve optar apenas por dinheiro ou manter os métodos de pagamento digital. Uma coisa é certa, mesmo as empresas que trabalham apenas em dinheiro podem se beneficiar do uso de software para pequenas empresas para otimizar seus processos de negócios diários.

Aplicativos de gerenciamento tudo-em-um, como o Connecteam, podem ajudar os proprietários de empresas somente em dinheiro a treinar e integrar seus funcionários com eficiência e manter registros completos sem precisar escrever tudo com caneta e papel. Basicamente, você pode dimensionar sua empresa a partir do conforto do seu dispositivo móvel.

Com as principais etapas e ferramentas mencionadas acima, agora você está pronto para administrar seus negócios somente em dinheiro de forma mais suave e segura.