Prowadzenie firmy wyłącznie gotówkowej w 2023 r.: Co musisz wiedzieć

Chociaż istnieje rosnący trend, w dzisiejszych czasach, w przejściach bezgotówkowych, nadal istnieją firmy wyłącznie gotówkowe, którym udaje się działać z wielkim sukcesem. Szczególnie dla mniejszych firm, nawet dzisiaj istnieją korzyści z prowadzenia działalności wyłącznie gotówkowej.

Istnieje jednak wiele sztuczek, które firmy zajmujące się wyłącznie gotówką muszą znać, aby upewnić się, że działają prawidłowo, zmniejszając ryzyko i maksymalizując swoje zyski.

Ponieważ biznesy wyłącznie gotówkowe stają się coraz mniej powszechne, chcieliśmy pokazać właścicielowi firmy, co musisz wiedzieć, aby we właściwy sposób postępować w codziennych operacjach.

Czym dokładnie jest biznes wyłącznie gotówkowy?

Zanim wyjaśnimy, jak najlepiej wykorzystać swój biznes wyłącznie gotówkowy, ważne jest, aby zrozumieć, co właściwie oznacza ten termin.

Na szczęście mówi sama za siebie. Niektóre firmy (zwłaszcza małe firmy) akceptują tylko gotówkę jako płatność. Nie akceptują zakupów dokonanych następującymi metodami:

• Karta kredytowa
• Karta debetowa
• Przekaz pieniężny
• Kontrola osobista
• Transfer bezprzewodowy
• Każdy inny rodzaj płatności mobilnej

Dobrą wiadomością jest to, że jest to całkowicie legalny i zgodny z prawem sposób prowadzenia biznesu.

Korzyści z działalności gotówkowej

Istnieje wiele korzyści, jeśli chodzi o firmy wyłącznie gotówkowe, zwłaszcza dla małych firm lub młodych przedsiębiorców, którzy dopiero zaczynają. Oto niektóre z ważniejszych:

• Nie trzeba czekać – firmy otrzymują pieniądze za swoje towary i usługi od razu. Nie muszą czekać na przetworzenie transakcji przez banki i firmy obsługujące karty kredytowe.
• Nie są wymagane żadne opłaty – pamiętaj, że firmy muszą płacić opłaty za akceptowanie transakcji kartą kredytową. W przypadku firm wyłącznie gotówkowych opłaty te nie istnieją, co może mieć duże znaczenie dla małych firm, które już działają na niskich marżach.
• Brak obciążeń zwrotnych — przyjmowanie tylko gotówki oznacza brak obaw o zwrócone czeki lub przypadki oszustw związanych z kartą kredytową. Z gotówką wszystko odbywa się z góry, bez nieoczekiwanych niespodzianek, co zwykle jest typowe dla małych firm (na przykład detalicznych).

Branże, w których powszechne są transakcje gotówkowe

Istnieje wiele różnych branż, w których firmy często prowadzą działalność wyłącznie gotówkową. Obejmują one:

• Pralnie
• Firmy z branży spożywczej
• Uliczni sprzedawcy
• Kawiarnie
• Złota rączka technicy
• Opiekunki
• Sprzedawcy stoisk rolniczych

To tylko garstka z wielu małych operacji biznesowych, które mają politykę tylko gotówkową.

Wady firm oferujących tylko gotówkę

Chociaż istnieją korzyści płynące z firm oferujących wyłącznie gotówkę, właściciele tego typu firm powinni zdawać sobie sprawę z niektórych wad przyjmowania wyłącznie gotówki.

Ponad połowa klientów (55%) woli korzystać z kart kredytowych lub debetowych, a liczba ta stale rośnie w miarę upływu czasu. Firmy wyłącznie gotówkowe mogą stracić dużą część rynku.

Oto kilka kluczowych wad związanych z prowadzeniem firm wyłącznie gotówkowych.

Prawdopodobnie największą wadą biznesu wyłącznie gotówkowego jest to, że może okazać się niedogodnością dla niektórych klientów. W rezultacie mogą zdecydować się nie popierać biznesu wyłącznie gotówkowego.

Zwłaszcza millenialsi nie zawsze noszą przy sobie gotówkę. Stali się zbyt uzależnieni od korzystania z kart kredytowych lub płatności mobilnych na iPhone'ach lub Androidach. Ten trend powoli przenosi się również na inne grupy wiekowe (w tym pokolenie Z), więc coraz więcej osób decyduje się nie mieć na sobie zbyt dużej gotówki.

Ludzie na ogół chcą zaoszczędzić czas. Jeśli więc nie mają gotówki i nie chcą trudzić się wizytą w bankomacie po gotówkę, firma zajmująca się wyłącznie gotówką może ograniczyć bazę klientów, co może zaszkodzić sprzedaży.

Firmy oferujące wyłącznie gotówkę powinny być świadome zagrożeń bezpieczeństwa związanych z tego rodzaju działalnością. Oto kilka zagrożeń bezpieczeństwa, które wiążą się z prowadzeniem firmy wyłącznie gotówkowej:

• Złodzieje i oportunistyczni przestępcy zorientują się, że firma zajmująca się wyłącznie gotówką będzie miała mnóstwo gotówki na swoim terenie, co czyni takie firmy potencjalnym celem przestępstw.
• Trudni pracownicy mogą próbować ukraść gotówkę z kasy lub schować kilka dolarów podczas przeprowadzania transakcji.
• Klienci mogli celowo płacić fałszywymi pieniędzmi.
• Ponieważ firmy zajmujące się wyłącznie gotówką zajmują się wyłącznie gotówką, każdy, kto ma fałszywe rachunki, może próbować przemycić jedną z firm zajmujących się wyłącznie gotówką, zmuszając tę ​​firmę do poniesienia straty podczas wpłacania pieniędzy tego dnia na swoje firmowe konto bankowe.

Prowadzenie dokładnych rejestrów i zapewnianie pracownikom specjalnych szkoleń może złagodzić te zagrożenia bezpieczeństwa. Ale o tym później.

Każdy właściciel firmy, który handluje wyłącznie gotówką, powinien również wiedzieć, że może być bardziej podatny na audyt z IRS.

Urząd skarbowy wie, że firmie zajmującej się wyłącznie gotówką łatwo jest fałszować liczby, aby zmniejszyć należność z tytułu podatków (na przykład podatki 1099 i W-2), ponieważ nie ma papierowego śladu wyciągów z kart kredytowych tor.

To sprawia, że ​​audyty są bardziej prawdopodobne w przypadku firm oferujących wyłącznie gotówkę, zwłaszcza w przypadku firm, które zgłaszają mniejsze dochody niż powinny.

W przypadku firm, które przyjmują tylko gotówkę, nie jest niczym niezwykłym, aby w ten sam sposób realizować również listy płac dla pracowników. Nie wszystkie firmy zdają sobie sprawę, że jest to całkowicie legalne, co sprawia, że ​​jest to wygodna opcja dla firm, które akceptują wyłącznie płatności gotówkowe.

Nie zmienia to jednak faktu, że transakcje płacowe muszą być rejestrowane, a podatki od wynagrodzeń muszą być płacone. Płacenie pracownikom gotówką tego nie zmienia.

Jeśli nie ma danych potwierdzających, że pracownik otrzymał wynagrodzenie, może on nie kwalifikować się do otrzymania zabezpieczenia społecznego, zasiłku dla bezrobotnych lub odszkodowania pracowniczego, więc rejestry są nadal ważne przy płaceniu pracownikom gotówką.

Jak prowadzić swój biznes tylko gotówkowy?

Sytuacja może się skomplikować, jeśli klient nie zdawał sobie sprawy, że Twoja firma przyjmuje tylko gotówkę i nie ma jej do dyspozycji.

W większości przypadków najlepiej jest poinformować klientów z wyprzedzeniem, że nie akceptujesz kart kredytowych lub debetowych, a jedynie gotówkę. Rozważ umieszczenie znaków zarówno na zewnątrz, jak i wewnątrz firmy, a być może poproś pracowników, aby przypomnieli wszystkim, że muszą zapłacić gotówką przed rozpoczęciem transakcji (może to szczególnie dotyczyć pracowników detalicznych).

Oprócz fizycznych znaków w Twojej lokalizacji upewnij się, że ludzie są świadomi zarówno za pośrednictwem kanałów internetowych, jak i mediów społecznościowych, że prowadzisz działalność wyłącznie gotówkową, aby upewnić się, że nie ma niespodzianek dla klientów.

Firmy zajmujące się wyłącznie gotówką często będą musiały zapewnić pracownikom specjalne szkolenie na temat postępowania z dużymi ilościami gotówki.

Oto kilka wskazówek szkoleniowych i zasobów, które menedżerowie mogą zapewnić swoim pracownikom:

• Pracownicy powinni przejść szkolenie w zakresie ograniczania ryzyka w zakresie wykrywania fałszywych banknotów.
• Dostępne są specjalne pisaki, które ułatwiają wykrywanie.
• Pracownicy powinni być przeszkoleni, jak wykonywać jedną transakcję w kasie na raz i nie rozpraszać się w trakcie transakcji gotówkowej. Może być łatwo dać klientowi niewłaściwą zmianę lub pomylić transakcje dwóch lub więcej klientów podczas próby wielozadaniowości.

Ostatecznie niektórzy klienci będą próbowali skorzystać z działalności wyłącznie gotówkowej i wrażliwego pracownika, twierdząc, że zapłacili wyższym rachunkiem niż to zrobili.

Pracownicy firmy zajmującej się wyłącznie gotówką powinni być przeszkoleni, aby zachować koncentrację, przestrzegać określonej polityki firmy w odniesieniu do każdej transakcji i zachować prostotę, aby uniknąć nieostrożnych błędów.

Prowadzenie dokumentacji jest niezbędne dla wszystkich firm zajmujących się wyłącznie gotówką. Zapobiega to błędom finansowym (w tym błędom płacowym). Najlepszą praktyką jest prowadzenie doskonałej dokumentacji finansowej, nawet jeśli wszystko trzeba policzyć ręcznie.

Zawsze powinien znajdować się pokwitowanie sprzedaży dokonanej w danym dniu, co daje firmie rejestr jej dochodów, a nie tylko liczenie gotówki na koniec dnia.

Podobnie, przeliczanie gotówki w kasie z paragonami może ostrzec właścicieli firm o przypadkach kradzieży przez pracowników lub jakichkolwiek błędach ludzkich przy obliczaniu zmian w transakcjach, co w dłuższej perspektywie zmniejsza koszty działalności.

Korzystaj z najnowszych technologii, aby prowadzić firmy wyłącznie gotówkowe

Czytanie kroków, jak przezwyciężyć niektóre z wyzwań związanych z prowadzeniem firmy wyłącznie gotówkowej, to jedno. Ale warto też nabyć oprogramowanie szkoleniowe, które pomoże Ci wprowadzić te praktyki w ruch.

Tylko dlatego, że niektóre firmy obsługują wyłącznie transakcje gotówkowe, nie oznacza to, że nie mogą uczynić innych procesów cyfrowymi, a tym samym szybszymi i łatwiejszymi.

Connecteam to wielokrotnie nagradzana aplikacja do zarządzania biznesem i pracownikami, zaprojektowana specjalnie dla pracowników zdalnych (a także pracowników bez biurka).

Dziesiątki tysięcy firm korzysta z szerokiej gamy podstawowych funkcji Connecteam. Właściciele firm zajmujących się wyłącznie gotówką mogą również korzystać z tej wszechstronnej aplikacji szkoleniowej, aby uczyć pracowników, jak zapewnić bezpieczniejszą działalność wyłącznie za gotówkę.

• Jeśli chcesz wyszkolić swoich pracowników, jak rozpoznać, czy pieniądze są fałszywe, czy nie, mogą za pomocą kilku kliknięć odwołać się do aplikacji, zamiast czytać czasochłonne stosy papieru.
• Pracownicy na zmianach mogą wypełniać formularze, aby prowadzić ewidencję swojej działalności finansowej, zapobiegając błędom w procesie. Mogą łatwo tworzyć rachunki i udostępniać je kierownictwu wyższego szczebla za pomocą jednego kliknięcia.
• Ponadto Connecteam obejmuje funkcje komunikacji, śledzenia czasu i przepływu pracy. A wszystko to jest darmowe.

Dawno minęły czasy narzędzi do przechowywania danych, takich jak długopis, papier i arkusze kalkulacyjne. Connecteam pomaga właścicielom firm zajmujących się wyłącznie gotówką zaoszczędzić czas, wysiłek i pieniądze.

Podsumowanie w przypadku firm oferujących tylko gotówkę

Jak widać, prowadzenie firmy wyłącznie gotówkowej ma sprawiedliwy udział w zaletach i wadach. Chociaż perspektywa braku opłat za karty kredytowe i płatności natychmiastowych może być niezwykle kusząca, ucierpi na tym zarówno wygoda Twoich klientów, jak i bezpieczeństwo finansowe Twojej firmy.

Dlatego ważne jest, aby dokładnie przemyśleć, zanim zdecydujesz, czy wybrać opcję płatności tylko gotówką, czy pozostać przy cyfrowych metodach płatności. Jedno jest pewne, nawet firmy prowadzące wyłącznie gotówkę mogą skorzystać z oprogramowania dla małych firm do usprawnienia codziennych procesów biznesowych.

Kompleksowe aplikacje do zarządzania, takie jak Connecteam, mogą pomóc właścicielom firm zajmujących się wyłącznie gotówką w efektywnym szkoleniu i wdrażaniu swoich pracowników oraz prowadzeniu dokładnych ewidencji bez konieczności pisania wszystkiego długopisem i papierem. Możesz w zasadzie skalować swoją firmę w zaciszu swojego urządzenia mobilnego.

Dzięki kluczowym krokom i narzędziom wymienionym powyżej jesteś teraz gotowy do płynniejszego i bezpieczniejszego prowadzenia działalności wyłącznie gotówkowej.