如何提高工作場所的生產力

雖然所有員工都渴望實現高效的工作流程，但對團隊工作日的干擾往往會影響工作效率。 您的團隊的工作計劃可能會因計劃外的會議、群聊消息和意外任務而中斷。

這些干擾會對工作場所的生產力產生重大影響。 作為一名經理，您團隊的績效與您管理團隊的方式以及防止這些干擾的有效性直接相關。 確保您的團隊保持高效從您開始，因此為他們提供成為高效和多產員工所需的支持和工具非常重要。

擔心打破平衡？ 繼續閱讀以了解擁有高工作效率的好處以及提高工作效率的七大方法。

什麼是工作場所生產力？

工作場所生產力是您和您的團隊完成工作場所任務的效率。 一個更有效率的團隊將在更短的時間內完成分配給他們的工作。 通過更高效的流程騰出的時間可以用於其他類似任務或專用於新項目。 產量的增加提高了工作場所的生產率。

然而，隨著生產力的提高，關注工作質量至關重要。 高效並不是要大量生產低質量的工作。 為了提高生產力，您的團隊需要完成大量高質量的工作。 重要的是要有效地管理您的團隊，以保持相同的工作標準和更高的產出。

工作場所生產力和工作場所效率之間的區別

工作場所的效率和生產力是相似的概念。 然而，在行動上，它們是不同的。

工作場所生產力是您和您的團隊完成任務的效率。 例如，可以在一小時內完成四項任務的兩人團隊比可以在兩小時內完成相同任務的三人團隊更有效率。

工作場所效率是指企業如何充分利用其資源來完成任務。 比如，要完成三項任務，分配了三名員工做同一項任務，這就不是很好地利用團隊的資源。 但是，如果為每項任務分配一名員工，這是工作場所效率的一個更好的例子。

工作場所生產力的優勢

在工作場所實現高生產率有很多好處。 這些可能包括：

• 利潤增加。 生產力更高的勞動力將在更短的時間內完成更多分配給他們的任務。 這將留出更多時間來承擔新項目。 這可能會導致更高的公司利潤。
• 更快樂的員工。 當生產率高時，員工會更加滿意，並且在工作場所感受到更大的使命感。 福布斯的一篇文章指出，總體而言，工作效率更高的員工在工作和家庭中都會感到更快樂。
• 更強大的企業文化。 除了員工的幸福感，一個富有成效的團隊將有助於形成強大的公司文化。 生產力的提高將提升團隊士氣，營造一種努力工作和積極幸福的文化。
• 改善參與度。 當員工感覺更有效率時，他們就更有可能參與公司的計劃和活動。 參加這些活動可以提高員工敬業度。 蓋洛普的一項研究發現，員工敬業度高的企業的生產率比員工敬業度低的企業高 22%。
• 更好地保留員工。 如上所述，工作場所生產力的提高會使員工更快樂、更敬業。 這將意味著員工不太可能在別處尋找其他工作，從而更好地留住員工。 EL Goldberg & Associates 估計，更換一名員工的費用可能佔該員工年薪的 33% 到 200%。 基於此，提高員工保留率將有利於您的底線。

提高工作場所生產力的 7 大方法

在提高工作場所生產力時，重要的是要考慮到所有團隊都是不同的。 請記住，適用於一個團隊的方法可能不適用於您的團隊，因此在應用這些技巧時保持開放的心態和靈活的態度至關重要！

多任務處理通常被認為是增加產出的一種方式。 然而，單任務處理實際上在提高生產力方面更有效。 斯坦福大學的一項研究發現，同時處理多項任務的員工比只處理一項任務的員工更容易分心，效率也更低。

單任務處理是您一次專注於一項任務，並且在完成之前不要離開該任務。 雖然這看起來勢不可擋，但您可以指導您的團隊將大任務分解為更小的、可衡量的目標。
單任務處理時，列出您希望在工作日完成的工作會很有幫助。 由此，將每項工作分解為三到四個較小的任務，並專注於單獨完成每個任務。 將全部注意力投入到每項任務中，直至完成。 如果您在截止日期前工作，您可能會發現將其中一些任務委派給您的員工會很有幫助。 讓多個團隊成員針對一個共同目標進行單項任務將提高團隊的生產力。

雖然提高生產力會在很多方面為您的企業帶來好處，但您不應該對員工施加太大壓力。 這樣做可能會使他們精疲力盡，從而影響他們的工作效率。

嘗試鼓勵您的團隊短時間工作並定期休息。 嘗試全天以 20-25 分鐘的短時間爆發式工作。 這之後應該有 5-10 分鐘的微休息，以保持團隊的工作效率。

嘗試與您的團隊討論他們個人的專注能力。 有些人可能比其他人能夠集中註意力的時間更長。 同樣，一些具有神經多樣性的員工可能需要比其他員工更多或更長的微休息時間。 根據《美國殘疾人法案》(ADA)，允許 neurodiverse 員工額外休息是合理的調整。 但是，您需要謹慎地管理這一點，以確保個人不會感到被孤立或處於不利地位。
您還可以使用生產力工具（例如番茄鐘或其他時間跟踪設備）來幫助您的員工提高生產力。 如果您的任務需要高度專注和對細節的關注，這些可能會特別有用。

您必須全神貫注於手頭的任務以提高工作效率。 限制分心將幫助您實現這一目標。

工作場所的干擾有多種形式，例如不必要的群聊或手機。 嘗試靜音或刪除與您的工作日無關的群聊。 您還可以使用Connecteam 的聊天優先級功能來隱藏不相關的群聊和“最喜歡的”重要群聊。 這是一個很好的工具，可以幫助您確定工作負載的優先級。
另一個提示是關閉手機。 如果您需要手機工作或正在等待重要電話，這可能具有挑戰性。 但是，現在大多數手機都有“請勿打擾”功能，所以只有緊急查詢才能通過。

會議是與團隊成員協作並找到問題根本原因的好方法。 然而，太多的會議會影響生產力並導致壓力和倦怠。

在嘗試限制無成效的會議時，重要的是要考慮您是否可以為會議內容增加價值。 在回复邀請之前瀏覽會議議程，如果您不能增加價值或覺得它與您的工作無關，請盡可能禮貌地拒絕參加。 如果沒有提供議程，請務必索要一個。

如果您無法避免開會，請考慮要求進行視頻會議而不是面對面的會議。 與面對面的會議相比，視頻會議花費的時間更少，效率更高。 進行視頻會議將限制面對面的干擾，例如茶歇或非工作聊天。 這將使您能夠更快地返回到您的工作流程。 視頻通話或會議對混合或遠程工作者特別有用。
您也可以嘗試為您的團隊或部門設置“無會議日” 。 這將通過在一周中的固定日期或時間允許無干擾的工作時間來提高生產力。

在嘗試提高生產力時，對您和您的團隊來說，一個好的組織系統是至關重要的。 您可能會發現數字管理系統提供了高效工作所需的所有工具。

強大的數字管理系統將具有內置清單和任務跟踪器，可幫助您有效地委派和監控工作量。 它也可能有一個內置的輪班系統，這樣你就可以看到誰有空。
Connecteam 提供所有這些工具以及更多。 Connecteam 具有內置的任務組織系統、簡單的委派工具和集成的聊天功能，可幫助您有效地與團隊溝通，是組織工作日的完美工具。

允許工作靈活性已成為近年來的一個關鍵優勢。 CareerBuilder.com 的克里斯汀·凱利 (Kristin Kelly) 說：“靈活性是員工的新規範和期望。”

員工希望在最適合他們的時間和地點工作，而不是被束縛在嚴格的朝九晚五的工作模式中。 允許員工以這種方式工作將提高生產力並營造強大的工作場所文化。

讓您的團隊獲得這種好處將減少工作場所的干擾，降低員工的交通成本，並提高工作場所的生產力。

例如，AirTasker 的一項研究發現，辦公室員工平均每天有 37 分鐘的非生產時間，而遠程工作人員平均每天有 27 分鐘的非生產時間。 非生產性分鐘數的這一微小差異每年總計增加 36 小時的額外工作時間。

在提高工作效率和減少工作場所干擾之間，靈活的員工每月平均比辦公室員工多工作 1.4 天。 每年差不多多了 17 天！

微觀管理是一個負面術語，指的是經理觀察員工並指示他們如何完成工作。 雖然微觀管理可以在短期內提高生產力，但總體而言，它並不是一種有效的管理工具。 微觀管理會降低創造力，削弱員工的信心，並且在極端情況下會增加員工流動率。

大多數經理在其職業生涯的某個階段都犯過微觀管理的錯誤。 雖然您可能覺得自己是一位細心的經理，但您的團隊可能會覺得他們被微觀管理，這會阻礙生產力並有損工作場所文化。

您如何在支持員工而不是對他們進行微觀管理之間取得平衡？
對抗微觀管理的最佳工具是信任； 你需要相信你的員工會以高標準完成他們的任務，並儘可能讓他們自主。 相信如果他們需要你的支持，他們會主動要求的。 作為一名優秀的管理者，您應該著眼於大局並將團隊的績效作為一個整體來管理，而不是管理單個員工完成任務的方式和時間。

結論

一個更有效率的團隊將在更短的時間內完成分配給他們的工作。 高效團隊節省的時間允許完成額外的工作，從而提高生產力。 提高工作場所的生產力將有助於形成強大的公司文化並增加利潤。

然而，在有效的工作流程和限制干擾之間取得平衡可能很棘手。 作為一名經理，您團隊的績效和生產力與您管理他們工作量的效率直接相關。

您可以使用多種策略來提高工作效率，包括單任務處理、定期休息和限制工作場所的干擾。 作為一名經理，您必須關注團隊如何工作的大局，而不是他們角色的日常方面。 實現這一目標的最佳方法是為您的員工提供成功的正確工具。

正確的工具可以幫助您最大程度地減少干擾、減少無效率的會議並有效地管理任務，從而提高工作效率。 所有這些工具以及更多工具都在 Connecteam 等軟件中提供。