Jak zwiększyć produktywność w miejscu pracy

Podczas gdy wszyscy pracownicy dążą do osiągnięcia wydajnego przepływu pracy, rozproszenie uwagi w ciągu dnia zespołu często utrudnia produktywność. Plany pracy Twojego zespołu mogą zostać pokrzyżowane przez nieplanowane spotkania, wiadomości na czacie grupowym i nieoczekiwane zadania.

Te czynniki rozpraszające uwagę mogą mieć znaczący wpływ na produktywność w miejscu pracy. Jako menedżer wydajność Twojego zespołu jest bezpośrednio związana z tym, jak nim zarządzasz i jak skutecznie zapobiegasz tym rozproszeniom. Zapewnienie produktywności zespołu zaczyna się od Ciebie , dlatego ważne jest, aby zapewnić im wsparcie i narzędzia, których potrzebują, aby być wydajnymi i produktywnymi pracownikami.

Martwisz się o równowagę? Czytaj dalej, aby dowiedzieć się o korzyściach płynących z wysokiej produktywności w miejscu pracy oraz o siedmiu najważniejszych sposobach na jej zwiększenie w miejscu pracy .

Czym jest produktywność w miejscu pracy?

Produktywność w miejscu pracy to efektywność, z jaką Ty i Twój zespół wykonujecie zadania w miejscu pracy . Bardziej wydajny zespół wykona przydzieloną mu pracę w krótszym czasie. Czas uwolniony dzięki wydajniejszym procesom można następnie wypełnić innymi podobnymi zadaniami lub poświęcić na nowe projekty. Ten wzrost wydajności poprawia produktywność w miejscu pracy.

Jednak przy zwiększonej produktywności bardzo ważne jest, aby zwracać uwagę na jakość pracy. Bycie produktywnym nie polega na wykonywaniu dużej ilości pracy niskiej jakości. Aby zwiększyć produktywność, Twój zespół musi wykonać dużą ilość pracy wysokiej jakości. Ważne jest, aby skutecznie zarządzać swoim zespołem, aby utrzymać ten sam standard pracy przy wyższej wydajności .

Różnica między wydajnością w miejscu pracy a wydajnością w miejscu pracy

Wydajność i produktywność w miejscu pracy to podobne pojęcia. Jednak w działaniu są różne.

Produktywność w miejscu pracy to efektywność, z jaką Ty i Twój zespół wykonujecie zadania . Na przykład zespół dwóch osób, który może wykonać cztery zadania w ciągu godziny, jest bardziej produktywny niż zespół trzech osób, który może wykonać te same zadania w ciągu dwóch godzin.

Wydajność miejsca pracy to stopień, w jakim firma wykorzystuje swoje zasoby do wykonywania zadań . Na przykład, jeśli trzy zadania mają zostać wykonane, a trzech pracowników jest przydzielonych do tego samego zadania, nie jest to dobre wykorzystanie zasobów zespołu. Jeśli jednak do każdego zadania przypisany jest jeden pracownik, jest to lepszy przykład efektywności miejsca pracy.

Zalety produktywności w miejscu pracy

Osiągnięcie wysokiej produktywności w miejscu pracy może mieć wiele zalet. Mogą to być:

• Wzrost zysku. Bardziej produktywni pracownicy wykonają więcej przydzielonych im zadań w krótszym czasie. Dzięki temu będzie więcej czasu na nowe projekty. Może to przełożyć się na wyższy zysk firmy.
• Szczęśliwsi pracownicy. Kiedy produktywność jest wysoka, pracownicy są bardziej zadowoleni i mają większe poczucie celu w miejscu pracy. Artykuł Forbesa stwierdza, że ​​ogólnie bardziej produktywni pracownicy czują się szczęśliwsi zarówno w pracy, jak iw domu.
• Silniejsza kultura firmy. Oprócz szczęścia pracowników, produktywny zespół przyczyni się do silnej kultury firmy. Zwiększona produktywność będzie napędzać poczucie morale zespołu, tworząc kulturę ciężkiej pracy i pozytywnego samopoczucia.
• Lepsze zaangażowanie. Kiedy pracownicy czują się bardziej produktywni, są bardziej skłonni do zaangażowania się w inicjatywy i działania firmy. Udział w tych działaniach zwiększa zaangażowanie pracowników. Badanie przeprowadzone przez Gallup wykazało, że firmy o wysokim zaangażowaniu pracowników mają o 22% wyższą produktywność niż te o niskim zaangażowaniu pracowników.
• Lepsza retencja pracowników. Jak wspomniano powyżej, zwiększona produktywność w miejscu pracy prowadzi do szczęśliwszych i bardziej zaangażowanych pracowników. Oznacza to, że pracownicy będą rzadziej szukać innej pracy gdzie indziej, co spowoduje lepszą retencję pracowników. EL Goldberg & Associates szacuje, że zastąpienie pracownika może kosztować od 33% do 200% jego rocznego wynagrodzenia. Na tej podstawie poprawa retencji pracowników przyniesie korzyści Twojemu wynikowi finansowemu.

7 najlepszych sposobów na zwiększenie produktywności w miejscu pracy

Podczas zwiększania produktywności w miejscu pracy należy wziąć pod uwagę fakt, że wszystkie zespoły są różne. Pamiętaj, że to, co sprawdza się w jednym zespole, może nie sprawdzić się w Twoim, dlatego ważne jest, aby zachować otwarty umysł i być elastycznym podczas stosowania tych wskazówek!

Wielozadaniowość jest często uważana za sposób na zwiększenie wydajności. Jednak jednozadaniowość jest w rzeczywistości znacznie skuteczniejsza w zwiększaniu produktywności. Badanie Stanforda wykazało, że pracownicy, którzy wykonują wiele zadań jednocześnie, są bardziej rozpraszający i mniej wydajni niż ci, którzy wykonują jednozadaniowość.

Monotasking polega na tym, że koncentrujesz się na jednym zadaniu na raz i nie odchodzisz od tego zadania, dopóki nie zostanie ono ukończone . Choć może się to wydawać przytłaczające, możesz poinstruować swój zespół, aby dzielił duże zadania na mniejsze, mierzalne cele.
Podczas pracy jednozadaniowej warto sporządzić listę zadań, które masz nadzieję wykonać w ciągu dnia pracy. Następnie podziel każde zadanie na trzy lub cztery mniejsze zadania i skup się na wykonaniu każdego zadania indywidualnie. Poświęć całą swoją uwagę każdemu zadaniu, aż zostanie ukończone . Jeśli pracujesz zgodnie z terminem, pomocne może być delegowanie niektórych z tych zadań swoim pracownikom. Posiadanie wielu członków zespołu wykonujących jednozadaniowo jeden wspólny cel zwiększy produktywność zespołu .

Chociaż zwiększenie produktywności przyniesie Twojej firmie korzyści na wiele sposobów, nie należy zbyt mocno naciskać na pracowników. Może to doprowadzić ich do wypalenia zawodowego, co ograniczy ich produktywność.

Spróbuj zachęcić swój zespół do pracy w krótkich seriach i robienia regularnych przerw . Spróbuj pracować w krótkich seriach trwających 20-25 minut w ciągu dnia. Po tym powinna nastąpić 5-10 minutowa mikroprzerwa, aby utrzymać produktywność zespołu.

Spróbuj porozmawiać ze swoim zespołem na temat ich indywidualnych możliwości koncentracji. Niektórzy mogą być w stanie skoncentrować się przez dłuższy czas niż inni. Podobnie niektórzy neuroróżnorodni pracownicy mogą potrzebować więcej lub dłuższych mikroprzerw niż inni pracownicy. Umożliwienie pracownikom zajmującym się neuroróżnorodnością robienia dodatkowych przerw kwalifikowałoby się jako rozsądne dostosowanie zgodnie z ustawą Americans with Disability Act (ADA). Musisz jednak zarządzać tym z wyczuciem, aby upewnić się, że osoby nie czują się wyróżnione lub pokrzywdzone.
Możesz także użyć narzędzia zwiększającego produktywność — takiego jak minutnik Pomodoro lub inne urządzenie do śledzenia czasu — aby pomóc pracownikom zwiększyć produktywność . Mogą być one szczególnie przydatne, jeśli Twoje zadania wymagają wysokiego poziomu koncentracji i dbałości o szczegóły.

Musisz poświęcić całą swoją uwagę wykonywanemu zadaniu, aby poprawić produktywność. Ograniczenie rozpraszaczy pomoże Ci to osiągnąć.

Rozproszenie uwagi w miejscu pracy może przybierać różne formy, takie jak niepotrzebne czaty grupowe lub telefon komórkowy . Spróbuj wyciszyć lub usunąć czaty grupowe, które nie mają związku z Twoim dniem pracy. Możesz także użyć funkcji ustalania priorytetów czatów Connecteam, aby ukryć nieistotne czaty grupowe i „ulubione” ważne. To świetne narzędzie, które pomoże Ci ustalić priorytety w pracy.
Kolejną wskazówką jest wyłączenie telefonu komórkowego . Może to być trudne, jeśli potrzebujesz telefonu komórkowego do pracy lub oczekujesz ważnego telefonu. Jednak większość telefonów komórkowych ma teraz funkcję „Nie przeszkadzać”, więc docierają tylko pilne zapytania.

Spotkania mogą być świetnym sposobem na współpracę z członkami zespołu i dotarcie do pierwotnej przyczyny problemu. Jednak zbyt wiele spotkań może utrudniać produktywność i prowadzić do stresu i wypalenia zawodowego.

Próbując ograniczyć nieproduktywne spotkania, należy rozważyć, czy można wnieść wartość dodaną do treści spotkania. Zanim odpowiesz na zaproszenie, przejrzyj program spotkania, a jeśli nie możesz wnieść wartości dodanej lub nie czujesz, że jest to istotne dla Twojej pracy, uprzejmie odmów udziału, jeśli to możliwe. Jeśli program nie jest dostarczony, poproś o niego.

Jeśli nie możesz uniknąć spotkania, rozważ poproszenie o spotkanie wideo zamiast spotkania twarzą w twarz. Spotkania wideo zajmują mniej czasu i są bardziej produktywne niż spotkania twarzą w twarz . Prowadzenie spotkania wideo ograniczy rzeczy rozpraszające uwagę, takie jak przerwy na kawę czy rozmowy niezwiązane z pracą. Dzięki temu szybciej wrócisz do swojej pracy. Rozmowy wideo lub spotkania są szczególnie przydatne dla pracowników hybrydowych lub zdalnych.
Możesz także spróbować ustawić „dzień wolny od spotkań” dla swojego zespołu lub działu. Zwiększy to produktywność, umożliwiając pracę bez rozpraszania uwagi w określone dni lub pory tygodnia.

Dobry system organizacyjny dla Ciebie i Twojego zespołu jest niezbędny, gdy próbujesz zwiększyć produktywność . Może się okazać, że cyfrowy system zarządzania oferuje wszystkie narzędzia potrzebne do produktywnego dnia pracy.

Silny cyfrowy system zarządzania będzie miał wbudowane listy kontrolne i segregatory zadań , które pomogą Ci skutecznie delegować i monitorować obciążenie pracą. Może również mieć wbudowany system rotacji, dzięki czemu możesz zobaczyć, kto jest dostępny.
Connecteam oferuje wszystkie te narzędzia i nie tylko . Dzięki wbudowanemu systemowi organizacji zadań, łatwym narzędziom do delegowania i zintegrowanej funkcji czatu, która pomaga skutecznie komunikować się z zespołem, Connecteam jest idealnym narzędziem do organizacji dnia pracy.

Umożliwienie elastyczności pracy stało się kluczową korzyścią w ostatnich latach . Kristin Kelly z CareerBuilder.com mówi: „Elastyczność to nowa norma i oczekiwanie od pracowników”.

Pracownicy chcą pracować tam, gdzie i kiedy im najbardziej odpowiada, a nie być przywiązani do sztywnego harmonogramu pracy od dziewiątej do piątej. Umożliwienie pracownikom pracy w ten sposób zwiększy produktywność i stworzy silną kulturę miejsca pracy .

Umożliwienie zespołowi tej korzyści ograniczy rozproszenie uwagi w miejscu pracy, zmniejszy koszty transportu pracowników i zwiększy produktywność w miejscu pracy.

Na przykład badanie przeprowadzone przez AirTasker wykazało, że przeciętny pracownik biurowy odnotowuje łącznie 37 bezproduktywnych minut dziennie, podczas gdy przeciętny pracownik zdalny odnotowuje 27 bezproduktywnych minut dziennie. Ta niewielka różnica w bezproduktywnych minutach daje w sumie 36 godzin dodatkowej pracy rocznie.

Dzięki zwiększonej produktywności i mniejszej liczbie czynników rozpraszających uwagę w miejscu pracy, pracownicy elastyczni pracują średnio o 1,4 dnia więcej miesięcznie niż pracownicy biurowi. To prawie 17 dni więcej w roku!

Mikrozarządzanie to negatywny termin odnoszący się do tego, kiedy kierownik obserwuje pracowników i dyktuje im, jak mają wykonywać swoją pracę . Chociaż mikrozarządzanie może krótkoterminowo zwiększyć produktywność, ogólnie rzecz biorąc, nie jest skutecznym narzędziem zarządzania. Mikrozarządzanie zmniejsza kreatywność , zmniejsza zaufanie pracowników , aw skrajnych przypadkach zwiększa rotację pracowników .

Większość menedżerów była winna mikrozarządzania na pewnym etapie swojej kariery. Chociaż możesz mieć wrażenie, że jesteś uważnym menedżerem, Twój zespół może mieć wrażenie, że jest mikrozarządzany, co utrudnia produktywność i szkodzi kulturze miejsca pracy.

Jak znaleźć równowagę między wspieraniem pracowników, a nie mikrozarządzaniem nimi?
Najlepszym narzędziem do walki z mikrozarządzaniem jest zaufanie ; musisz ufać, że Twoi pracownicy wykonają swoje zadania na wysokim poziomie i zapewnią im autonomię tam, gdzie to możliwe. Ufaj, że jeśli będą potrzebować Twojego wsparcia, poproszą o nie. Jako dobry menedżer powinieneś skupić się na szerszym obrazie i zarządzać wydajnością swojego zespołu jako całości, zamiast zarządzać tym, jak i kiedy poszczególni pracownicy wykonują zadania.

Wniosek

Bardziej wydajny zespół wykona przydzieloną mu pracę w krótszym czasie. Czas zaoszczędzony przez sprawny zespół pozwala na wykonanie dodatkowych prac, co zwiększa produktywność. Zwiększenie produktywności w miejscu pracy przyczyni się do wzmocnienia kultury firmy i zwiększenia zysków .

Jednak znalezienie równowagi między efektywnym przepływem pracy a ograniczeniem czynników rozpraszających może być trudne. Jako menedżer wydajność i produktywność Twojego zespołu są bezpośrednio powiązane z tym, jak skutecznie zarządzasz ich obciążeniem pracą.

Możesz zastosować wiele strategii, aby zwiększyć produktywność w miejscu pracy, w tym jednozadaniowość , regularne przerwy i ograniczenie rozpraszania uwagi w miejscu pracy . Jako menedżer musisz skupić się na ogólnym obrazie tego, jak działa Twój zespół, zamiast na codziennych aspektach ich ról. Najlepszym sposobem na osiągnięcie tego celu jest zapewnienie pracownikom odpowiednich narzędzi do odniesienia sukcesu.

Odpowiednie narzędzia mogą zwiększyć produktywność, pomagając zminimalizować czynniki rozpraszające uwagę , ograniczyć liczbę nieproduktywnych spotkań i skutecznie zarządzać zadaniami . Wszystkie te i inne narzędzia są dostępne w oprogramowaniu takim jak Connecteam.