So steigern Sie die Produktivität am Arbeitsplatz

Während alle Mitarbeiter einen effizienten Arbeitsablauf anstreben, behindern Ablenkungen im Arbeitsalltag Ihres Teams oft die Produktivität. Die Arbeitspläne Ihres Teams können durch ungeplante Meetings, Gruppen-Chat-Nachrichten und unerwartete Aufgaben aus der Bahn geworfen werden.

Diese Ablenkungen können einen erheblichen Einfluss auf die Produktivität am Arbeitsplatz haben. Als Manager hängt die Leistung Ihres Teams direkt davon ab, wie Sie es führen und wie effektiv Sie diese Ablenkungen verhindern. Die Gewährleistung, dass Ihr Team produktiv bleibt, beginnt bei Ihnen . Daher ist es wichtig, ihm die Unterstützung und die Tools zu geben, die es braucht, um effiziente und produktive Mitarbeiter zu sein.

Besorgt darüber, das Gleichgewicht zu finden? Lesen Sie weiter, um mehr über die Vorteile einer hohen Produktivität am Arbeitsplatz und die sieben wichtigsten Möglichkeiten zu erfahren, wie Sie diese an Ihrem Arbeitsplatz steigern können .

Was ist Arbeitsplatzproduktivität?

Arbeitsplatzproduktivität ist die Effizienz, mit der Sie und Ihr Team Aufgaben am Arbeitsplatz erledigen . Ein effizienteres Team erledigt die zugewiesene Arbeit innerhalb eines kürzeren Zeitrahmens. Zeit, die durch effizientere Prozesse frei wird, kann dann mit anderen ähnlichen Aufgaben gefüllt oder neuen Projekten gewidmet werden. Diese Leistungssteigerung verbessert die Produktivität am Arbeitsplatz.

Mit zunehmender Produktivität ist es jedoch entscheidend, auf die Arbeitsqualität zu achten. Produktiv zu sein bedeutet nicht, ein hohes Volumen an minderwertiger Arbeit zu produzieren. Um die Produktivität zu steigern, muss Ihr Team eine gute Menge qualitativ hochwertiger Arbeit leisten. Es ist wichtig, Ihr Team effektiv zu managen, um den gleichen Arbeitsstandard bei höherer Leistung aufrechtzuerhalten .

Der Unterschied zwischen Arbeitsplatzproduktivität und Arbeitsplatzeffizienz

Effizienz und Produktivität am Arbeitsplatz sind ähnliche Konzepte. In Aktion sind sie jedoch anders.

Produktivität am Arbeitsplatz ist die Effizienz, mit der Sie und Ihr Team Aufgaben erledigen . Beispielsweise ist ein Team aus zwei Personen, das vier Aufgaben in einer Stunde erledigen kann, produktiver als ein Team aus drei Personen, das dieselben Aufgaben in zwei Stunden erledigen kann.

Die Arbeitsplatzeffizienz gibt an, wie gut ein Unternehmen seine Ressourcen nutzt, um Aufgaben zu erledigen . Wenn beispielsweise drei Aufgaben zu erledigen sind und drei Mitarbeiter derselben Aufgabe zugeteilt werden, ist dies keine gute Nutzung der Ressourcen des Teams. Wenn jedoch jeder Aufgabe ein Mitarbeiter zugewiesen wird, ist dies ein besseres Beispiel für Arbeitsplatzeffizienz.

Vorteile der Produktivität am Arbeitsplatz

Das Erreichen einer hohen Produktivität am Arbeitsplatz kann viele Vorteile haben. Dazu können gehören:

• Eine Gewinnsteigerung. Eine produktivere Belegschaft wird mehr der ihnen zugewiesenen Aufgaben in einem kürzeren Zeitrahmen erledigen. So bleibt mehr Zeit für neue Projekte. Dies könnte zu einem höheren Unternehmensgewinn führen.
• Glücklichere Mitarbeiter. Wenn die Produktivität hoch ist, sind die Mitarbeiter zufriedener und fühlen sich am Arbeitsplatz zielgerichteter. Ein Artikel von Forbes besagt, dass sich produktivere Mitarbeiter sowohl bei der Arbeit als auch zu Hause insgesamt glücklicher fühlen.
• Stärkere Unternehmenskultur. Neben der Mitarbeiterzufriedenheit trägt ein produktives Team zu einer starken Unternehmenskultur bei. Erhöhte Produktivität fördert die Teammoral und schafft eine Kultur der harten Arbeit und des positiven Wohlbefindens.
• Verbessertes Engagement. Wenn Mitarbeiter sich produktiver fühlen, sind sie eher an den Initiativen und Aktivitäten des Unternehmens beteiligt. Die Teilnahme an diesen Aktivitäten fördert das Engagement der Mitarbeiter. Eine Studie von Gallup ergab, dass Unternehmen mit hohem Mitarbeiterengagement eine um 22 % höhere Produktivität aufweisen als Unternehmen mit geringem Mitarbeiterengagement.
• Bessere Mitarbeiterbindung. Wie oben erwähnt, führt eine gesteigerte Produktivität am Arbeitsplatz zu zufriedeneren und engagierteren Mitarbeitern. Dies bedeutet, dass Mitarbeiter weniger wahrscheinlich woanders nach anderen Jobs suchen, was zu einer besseren Mitarbeiterbindung führt. EL Goldberg & Associates schätzt, dass der Ersatz eines Mitarbeiters zwischen 33 % und 200 % des Jahresgehalts eines Mitarbeiters kosten könnte. Auf dieser Grundlage wird die Verbesserung der Mitarbeiterbindung Ihrem Endergebnis zugute kommen.

Top 7 Möglichkeiten zur Steigerung der Produktivität am Arbeitsplatz

Bei der Steigerung der Produktivität am Arbeitsplatz ist es wichtig zu berücksichtigen, dass alle Teams unterschiedlich sind. Denken Sie daran, dass das, was für ein Team funktioniert, möglicherweise nicht für Ihr Team funktioniert. Daher ist es wichtig, bei der Anwendung dieser Tipps unvoreingenommen und flexibel zu bleiben!

Multitasking wird oft als Möglichkeit zur Leistungssteigerung angesehen. Monotasking ist jedoch tatsächlich viel effektiver bei der Steigerung der Produktivität. Eine Stanford-Studie ergab, dass Mitarbeiter, die Multitasking betreiben, ablenkbarer und weniger effizient sind als diejenigen, die Monotasking betreiben.

Monotasking bedeutet, dass Sie sich auf jeweils eine Aufgabe konzentrieren und nicht von dieser Aufgabe abgehen, bis sie abgeschlossen ist . Auch wenn dies überwältigend erscheinen mag, können Sie Ihr Team coachen, um große Aufgaben in kleinere, messbare Ziele zu unterteilen.
Beim Monotasking ist es hilfreich, die Jobs aufzulisten, die Sie an Ihrem Arbeitstag erledigen möchten. Teilen Sie dann jeden Job in drei oder vier kleinere Aufgaben auf und konzentrieren Sie sich darauf, jede Aufgabe einzeln zu erledigen. Widmen Sie jeder Aufgabe Ihre volle Aufmerksamkeit, bis sie abgeschlossen ist . Wenn Sie unter Zeitdruck arbeiten, kann es hilfreich sein, einige dieser Aufgaben an Ihre Mitarbeiter zu delegieren. Wenn mehrere Teammitglieder mit Monotasking auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten, wird die Produktivität Ihres Teams gesteigert .

Während die Steigerung der Produktivität Ihrem Unternehmen in vielerlei Hinsicht zugute kommt, sollten Sie Ihre Mitarbeiter nicht zu sehr unter Druck setzen. Dies könnte sie zum Burnout treiben, was ihre Produktivität beeinträchtigen wird.

Versuchen Sie, Ihr Team zu ermutigen, in kurzen Abständen zu arbeiten und regelmäßige Pausen einzulegen . Versuchen Sie, den ganzen Tag über in kurzen Intervallen von 20 bis 25 Minuten zu arbeiten. Darauf sollte eine 5-10-minütige Mikropause folgen, um die Produktivität Ihres Teams aufrechtzuerhalten.

Versuchen Sie, mit Ihrem Team über ihre individuellen Fokussierungsfähigkeiten zu sprechen. Manche können sich länger konzentrieren als andere. Ebenso benötigen einige neurodiverse Mitarbeiter möglicherweise mehr oder längere Mikropausen als andere Mitarbeiter. Die Erlaubnis für neurodiverse Mitarbeiter, zusätzliche Pausen einzulegen, würde als angemessene Anpassung nach dem Americans with Disability Act (ADA) gelten. Sie müssen dies jedoch sensibel handhaben, um sicherzustellen, dass sich Einzelpersonen nicht ausgegrenzt oder benachteiligt fühlen.
Sie können auch ein Produktivitätstool wie einen Pomodoro-Timer oder ein anderes Zeiterfassungsgerät verwenden, um Ihren Mitarbeitern zu helfen, produktiver zu sein . Diese können besonders hilfreich sein, wenn Ihre Aufgaben ein hohes Maß an Konzentration und Liebe zum Detail erfordern.

Sie müssen Ihre volle Aufmerksamkeit auf die jeweilige Aufgabe richten, um die Produktivität zu steigern. Die Begrenzung von Ablenkungen wird Ihnen dabei helfen.

Ablenkungen am Arbeitsplatz gibt es in vielen Formen, wie zum Beispiel unnötige Gruppenchats oder Ihr Handy . Versuchen Sie, Gruppenchats stummzuschalten oder zu löschen, die für Ihren Arbeitstag nicht relevant erscheinen. Sie können auch die Chat-Priorisierungsfunktion von Connecteam verwenden , um irrelevante Gruppenchats und wichtige „Favoriten“ auszublenden . Dies ist ein großartiges Tool, mit dem Sie Ihre Arbeitsbelastung priorisieren können.
Ein weiterer Tipp ist, das Handy auszuschalten . Dies kann schwierig sein, wenn Sie Ihr Mobiltelefon für die Arbeit benötigen oder einen wichtigen Anruf erwarten. Allerdings verfügen die meisten Handys mittlerweile über „Do Not Disturb“-Funktionen, sodass nur noch dringende Anfragen durchkommen.

Besprechungen können eine großartige Möglichkeit sein, um mit Ihren Teamkollegen zusammenzuarbeiten und der Ursache eines Problems auf den Grund zu gehen. Zu viele Meetings können jedoch die Produktivität beeinträchtigen und zu Stress und Burnout führen.

Wenn Sie versuchen, unproduktive Meetings einzuschränken, ist es wichtig zu überlegen, ob Sie den Inhalt des Meetings aufwerten können. Lesen Sie die Tagesordnung des Meetings, bevor Sie auf die Einladung antworten, und wenn Sie keinen Mehrwert schaffen können oder der Meinung sind, dass es für Ihre Arbeit nicht relevant ist, lehnen Sie die Teilnahme nach Möglichkeit höflich ab. Wenn keine Tagesordnung bereitgestellt wird, fragen Sie unbedingt nach einer.

Wenn Sie ein Meeting nicht vermeiden können, erwägen Sie, anstelle eines persönlichen Meetings ein Video-Meeting zu vereinbaren. Videobesprechungen nehmen weniger Zeit in Anspruch und sind produktiver als persönliche Besprechungen . Durch die Durchführung einer Videokonferenz werden persönliche Ablenkungen wie Kaffeepausen oder Chats außerhalb der Arbeit begrenzt. Dadurch können Sie schneller zu Ihrem Workflow zurückkehren. Videoanrufe oder Besprechungen sind besonders nützlich für Hybrid- oder Remote-Mitarbeiter.
Sie können auch versuchen, einen „sitzungsfreien Tag“ für Ihr Team oder Ihre Abteilung festzulegen. Dies steigert die Produktivität durch ablenkungsfreies Arbeiten an festgelegten Tagen oder Wochenzeiten.

Ein gutes Organisationssystem für Sie und Ihr Team ist entscheidend, wenn Sie versuchen, die Produktivität zu steigern . Möglicherweise stellen Sie fest, dass ein digitales Managementsystem alle Werkzeuge bietet, die für einen produktiven Arbeitstag erforderlich sind.

Ein starkes digitales Managementsystem verfügt über integrierte Checklisten und Task-Tacker , die Ihnen helfen, effektiv zu delegieren und die Arbeitsbelastung zu überwachen. Es kann auch ein eingebautes Rota-System haben, damit Sie sehen können, wer verfügbar ist.
Connecteam bietet all diese Tools und mehr . Mit einem integrierten Aufgabenorganisationssystem, einfachen Delegationstools und einer integrierten Chat-Funktion, die Ihnen hilft, effektiv mit Ihrem Team zu kommunizieren, ist Connecteam das perfekte Tool, um Ihren Arbeitstag zu organisieren.

Flexibilität bei der Arbeit zu ermöglichen , ist in den letzten Jahren zu einem entscheidenden Vorteil geworden . Kristin Kelly von CareerBuilder.com sagt: „Flexibilität ist die neue Norm und wird von Mitarbeitern erwartet.“

Mitarbeiter wollen dort arbeiten, wo und wann es ihnen am besten passt und nicht an ein starres Nine-to-Five-Arbeitsmuster gebunden sein. Wenn man Mitarbeitern erlaubt, auf diese Weise zu arbeiten, wird die Produktivität gesteigert und eine starke Arbeitsplatzkultur geschaffen .

Wenn Sie Ihrem Team diesen Vorteil gewähren, werden Ablenkungen am Arbeitsplatz begrenzt, die Transportkosten Ihrer Mitarbeiter gesenkt und die Produktivität am Arbeitsplatz gesteigert.

Eine Studie von AirTasker ergab beispielsweise, dass der durchschnittliche Büroangestellte insgesamt 37 unproduktive Minuten pro Tag verbringt, während der durchschnittliche Telearbeiter 27 unproduktive Minuten pro Tag verbringt. Diese kleine Differenz an unproduktiven Minuten summiert sich auf 36 Stunden Mehrarbeit pro Jahr.

Zwischen ihrer gesteigerten Produktivität und weniger Ablenkungen am Arbeitsplatz arbeiten flexible Mitarbeiter jeden Monat durchschnittlich 1,4 Tage länger als Büroangestellte. Das sind fast 17 Tage mehr pro Jahr!

Mikromanagement ist ein negativer Begriff, der sich darauf bezieht, wenn ein Manager Mitarbeiter beobachtet und ihnen vorschreibt, wie sie ihre Arbeit zu erledigen haben . Obwohl Mikromanagement die Produktivität kurzfristig steigern kann, ist es insgesamt kein effektives Management-Tool. Mikromanagement reduziert die Kreativität , verringert das Vertrauen der Mitarbeiter und erhöht im Extremfall die Mitarbeiterfluktuation .

Die meisten Manager haben sich irgendwann in ihrer Karriere des Mikromanagements schuldig gemacht. Während Sie sich vielleicht als aufmerksamen Manager fühlen, fühlt sich Ihr Team möglicherweise mikrogemanagt, was die Produktivität behindert und die Arbeitskultur beeinträchtigt.

Wie schaffen Sie ein Gleichgewicht zwischen der Unterstützung der Mitarbeiter, aber nicht deren Mikromanagement?
Das beste Mittel gegen Mikromanagement ist Vertrauen ; Sie müssen darauf vertrauen können, dass Ihre Mitarbeiter ihre Aufgaben auf hohem Niveau erledigen und ihnen wo immer möglich Autonomie gewähren. Vertraue darauf, dass sie dich darum bitten werden, wenn sie deine Unterstützung brauchen. Als guter Manager sollten Sie sich auf das große Ganze konzentrieren und die Leistung Ihres Teams als Ganzes steuern, anstatt zu verwalten, wie und wann Ihre einzelnen Mitarbeiter Aufgaben erledigen.

Fazit

Ein effizienteres Team erledigt die zugewiesene Arbeit innerhalb eines kürzeren Zeitrahmens. Die Zeitersparnis durch ein effizientes Team ermöglicht es, zusätzliche Arbeiten zu erledigen, was die Produktivität erhöht. Die Steigerung der Arbeitsplatzproduktivität wird zu einer starken Unternehmenskultur beitragen und die Gewinne steigern .

Es kann jedoch schwierig sein, ein Gleichgewicht zwischen einem effektiven Arbeitsablauf und der Begrenzung von Ablenkungen zu finden. Als Manager sind die Leistung und Produktivität Ihres Teams direkt davon abhängig, wie effektiv Sie deren Arbeitsbelastung verwalten.

Sie können viele Strategien anwenden, um die Produktivität am Arbeitsplatz zu steigern, darunter Monotasking , regelmäßige Pausen und die Begrenzung von Ablenkungen am Arbeitsplatz . Als Manager müssen Sie sich auf das Gesamtbild der Arbeitsweise Ihres Teams konzentrieren und nicht auf die alltäglichen Aspekte ihrer Rollen. Der beste Weg, dies zu erreichen, besteht darin, Ihren Mitarbeitern die richtigen Tools für den Erfolg an die Hand zu geben.

Die richtigen Tools können die Produktivität steigern, indem sie Ihnen dabei helfen, Ablenkungen zu minimieren , unproduktive Meetings zu reduzieren und Aufgaben effektiv zu verwalten . All diese Tools und mehr werden in Software wie Connecteam bereitgestellt.