Cum să creșteți productivitatea la locul de muncă

În timp ce toți angajații aspiră să realizeze un flux de lucru eficient, distragerile pentru ziua de lucru a echipei dvs. împiedică adesea productivitatea. Planurile de lucru ale echipei dvs. pot fi afectate de întâlniri neplanificate, mesaje de chat de grup și sarcini neașteptate.

Aceste distrageri pot avea un impact semnificativ asupra productivității la locul de muncă. În calitate de manager, performanța echipei dvs. este direct legată de modul în care le gestionați și de cât de eficient preveniți aceste distrageri. Asigurarea că echipa dvs. rămâne productivă începe cu dvs. , așa că este important să le oferiți sprijinul și instrumentele de care au nevoie pentru a fi angajați eficienți și productivi.

Preocupat de atingerea echilibrului? Citiți mai departe pentru a afla despre beneficiile de a avea o productivitate ridicată la locul de muncă și despre primele șapte moduri de a o crește la locul de muncă .

Ce este productivitatea la locul de muncă?

Productivitatea la locul de muncă este eficiența cu care dvs. și echipa dvs. îndepliniți sarcinile la locul de muncă . O echipă mai eficientă își va finaliza munca alocată într-un interval de timp mai scurt. Timpul care este eliberat de procese mai eficiente poate fi apoi umplut cu alte sarcini similare sau dedicat proiectelor noi. Această creștere a producției îmbunătățește productivitatea la locul de muncă.

Cu toate acestea, cu o productivitate crescută, este esențial să fii atent la calitatea muncii. A fi productiv nu înseamnă a produce un volum mare de muncă de calitate scăzută. Pentru a crește productivitatea, echipa dvs. trebuie să producă o cantitate bună de muncă de înaltă calitate. Este important să vă gestionați în mod eficient echipa pentru a menține același standard de lucru la un rezultat mai ridicat .

Diferența dintre productivitatea la locul de muncă și eficiența locului de muncă

Eficiența și productivitatea la locul de muncă sunt concepte similare. Cu toate acestea, în acțiune, ele sunt diferite.

Productivitatea la locul de muncă este eficiența cu care dvs. și echipa dvs. îndepliniți sarcinile . De exemplu, o echipă de doi oameni care poate îndeplini patru sarcini într-o oră este mai productivă decât o echipă de trei care poate îndeplini aceleași sarcini în două ore.

Eficiența la locul de muncă este cât de bine își folosește o afacere resursele pentru a îndeplini sarcinile . De exemplu, dacă urmează să fie îndeplinite trei sarcini și trei angajați sunt alocați pentru aceeași sarcină, aceasta nu este o utilizare bună a resurselor echipei. Cu toate acestea, dacă un angajat este repartizat pentru fiecare sarcină, acesta este un exemplu mai bun de eficiență la locul de muncă.

Avantajele productivității la locul de muncă

Atingerea unei productivități ridicate la locul de muncă poate avea multe avantaje. Acestea pot include:

• O creștere a profitului. O forță de muncă mai productivă va finaliza mai multe sarcini alocate într-un interval de timp mai scurt. Acest lucru va lăsa mai mult timp pentru a prelua noi proiecte. Acest lucru ar putea duce la un profit mai mare al companiei.
• Angajații mai fericiți. Când productivitatea este ridicată, angajații sunt mai mulțumiți și simt un scop mai mare la locul de muncă. Un articol al Forbes afirmă că, în general, angajații mai productivi se simt mai fericiți atât la serviciu, cât și acasă.
• Cultura companiei mai puternică. Alături de fericirea angajaților, o echipă productivă va contribui la o cultură puternică a companiei. Creșterea productivității va genera un sentiment de moral al echipei, creând o cultură a muncii din greu și a bunăstării pozitive.
• Angajament îmbunătățit. Atunci când angajații se simt mai productivi, este mai probabil să fie implicați în inițiativele și activitățile companiei. Participarea la aceste activități sporește implicarea angajaților. Un studiu realizat de Gallup a constatat că întreprinderile cu implicare ridicată a angajaților au o productivitate cu 22% mai mare decât cele cu implicare scăzută a angajaților.
• Retenție mai bună a angajaților. După cum sa menționat mai sus, creșterea productivității la locul de muncă duce la angajați mai fericiți și mai implicați. Acest lucru va însemna că angajații sunt mai puțin probabil să caute alte locuri de muncă în altă parte, rezultând o reținere mai bună a angajaților. EL Goldberg & Associates estimează că înlocuirea unui angajat ar putea costa între 33% și 200% din salariul anual al unui angajat. Pe baza acestui fapt, îmbunătățirea reținerii angajaților vă va aduce beneficii profitului.

Top 7 moduri de a crește productivitatea la locul de muncă

Când creșteți productivitatea la locul de muncă, este important să luați în considerare faptul că toate echipele sunt diferite. Amintiți-vă că ceea ce funcționează pentru o echipă poate să nu funcționeze pentru a dvs., așa că este esențial să păstrați o minte deschisă și să fiți flexibil atunci când aplicați aceste sfaturi!

Multitasking-ul este adesea gândit ca o modalitate de a crește producția. Cu toate acestea, monotasking-ul este de fapt mult mai eficient în creșterea productivității. Un studiu de la Stanford a constatat că angajații care fac mai multe sarcini sunt mai distrași și mai puțin eficienți decât cei care fac monosarcini.

Monotasking este locul în care vă concentrați pe o sarcină la un moment dat și nu treceți de la acea sarcină până când este finalizată . Deși acest lucru poate părea copleșitor, vă puteți antrena echipa să descompună sarcinile mari în obiective mai mici și măsurabile.
Când faceți monosarcini, este util să enumerați joburile pe care sperați să le finalizați în ziua de muncă. Din aceasta, împărțiți fiecare sarcină în trei sau patru sarcini mai mici și concentrați-vă pe finalizarea fiecărei sarcini individual. Dedicați-vă toată atenția fiecărei sarcini până când este finalizată . Dacă lucrați până la un termen limită, vă poate fi util să delegați unele dintre aceste sarcini angajaților dvs. A avea mai mulți membri ai echipei care lucrează cu un singur obiectiv comun va crește productivitatea echipei tale .

Deși creșterea productivității va aduce beneficii afacerii dvs. în multe feluri, nu ar trebui să vă împingeți prea tare angajații. Acest lucru ar putea duce la epuizare, ceea ce le va împiedica productivitatea.

Încercați să vă încurajați echipa să lucreze în intervale scurte și să ia pauze regulate . Încercați să lucrați în rafale scurte de 20-25 de minute pe parcursul zilei. Aceasta ar trebui să fie urmată de o micropauză de 5-10 minute pentru a menține productivitatea echipei tale.

Încercați să discutați cu echipa dvs. despre capacitățile lor individuale de concentrare. Unii pot fi capabili să se concentreze pentru perioade mai lungi decât alții. În mod egal, unii angajați neurodiversi pot avea nevoie de micropauze mai multe sau mai lungi decât alți angajați. Permiterea angajaților neurodiverși să ia pauze suplimentare s-ar califica ca o ajustare rezonabilă în temeiul Americans with Disability Act (ADA). Cu toate acestea, va trebui să gestionați acest lucru cu sensibilitate pentru a vă asigura că persoanele nu se simt evidențiate sau dezavantajate.
De asemenea, puteți utiliza un instrument de productivitate, cum ar fi un cronometru Pomodoro sau un alt dispozitiv de urmărire a timpului, pentru a vă ajuta angajații să fie mai productivi . Acestea pot fi deosebit de utile dacă sarcinile dumneavoastră necesită un nivel ridicat de concentrare și atenție la detalii.

Trebuie să vă dedicați toată atenția sarcinii în cauză pentru a îmbunătăți productivitatea. Limitarea distragerilor vă va ajuta să realizați acest lucru.

Distragerile la locul de muncă au multe forme, cum ar fi conversațiile de grup inutile sau telefonul mobil . Încercați să dezactivați sunetul sau să ștergeți conversațiile de grup care nu sunt relevante pentru ziua dvs. de lucru. De asemenea, puteți utiliza funcția de prioritizare a chat -ului din Connecteam pentru a ascunde conversațiile de grup irelevante și cele „favorite” importante. Acesta este un instrument excelent pentru a vă ajuta să vă prioritizați volumul de lucru.
Un alt sfat este să închideți telefonul mobil . Acest lucru poate fi o provocare dacă aveți nevoie de telefonul mobil pentru serviciu sau vă așteptați la un apel telefonic important. Cu toate acestea, majoritatea telefoanelor mobile au acum funcții „Nu deranja”, așa că vin doar întrebările urgente.

Întâlnirile pot fi o modalitate excelentă de a colabora cu colegii tăi și de a ajunge la cauza principală a unei probleme. Cu toate acestea, prea multe întâlniri pot împiedica productivitatea și pot duce la stres și epuizare.

Când încercați să limitați întâlnirile neproductive, este important să luați în considerare dacă puteți adăuga valoare conținutului întâlnirii. Scanați agenda întâlnirii înainte de a răspunde la invitație și, dacă nu puteți adăuga valoare sau nu simțiți că este relevantă pentru munca dvs., refuzați politicos să participați acolo unde este posibil. Dacă nu este furnizată o agendă, asigurați-vă că cereți una.

Dacă nu puteți evita o întâlnire, luați în considerare să solicitați o întâlnire video în loc de o întâlnire față în față. Întâlnirile video necesită mai puțin timp și sunt mai productive decât întâlnirile față în față . Desfășurarea unei întâlniri video va limita distragerile în persoană, cum ar fi pauzele de cafea sau conversațiile în afara serviciului. Acest lucru vă va permite să reveniți la fluxul de lucru mai rapid. Apelurile video sau întâlnirile sunt utile în special pentru lucrătorii hibrizi sau la distanță.
De asemenea, puteți încerca să setați o „zi fără întâlniri” pentru echipa sau departamentul dvs. Acest lucru va crește productivitatea, permițând timp de lucru fără distragere în anumite zile sau ore ale săptămânii.

Un sistem organizatoric bun pentru dvs. și echipa dvs. este vital atunci când încercați să creșteți productivitatea . Este posibil să descoperiți că un sistem de management digital oferă toate instrumentele necesare pentru a opera o zi de lucru productivă.

Un sistem de management digital puternic va avea încorporate liste de verificare și dispozitive de fixare a sarcinilor pentru a vă ajuta să delegați eficient și să monitorizați volumul de lucru. De asemenea, poate avea un sistem de rotație încorporat, astfel încât să puteți vedea cine este disponibil.
Connecteam oferă toate aceste instrumente și multe altele . Cu un sistem de organizare a sarcinilor încorporat, instrumente ușoare de delegare și o funcție de chat integrată pentru a vă ajuta să comunicați eficient cu echipa dvs., Connecteam este instrumentul perfect pentru a vă organiza ziua de lucru.

Permiterea flexibilității în muncă a devenit un beneficiu cheie în ultimii ani . Kristin Kelly de la CareerBuilder.com spune: „Flexibilitatea este noua normă și așteptarea angajaților”.

Angajații doresc să lucreze unde și când le convine cel mai bine și să nu fie legați de un model rigid de lucru de la nouă la cinci. Permiterea angajaților să lucreze în acest fel va crește productivitatea și va crea o cultură puternică la locul de muncă .

Permiterea acestui beneficiu echipei dumneavoastră va limita distragerile la locul de muncă, va reduce costurile de transport ale angajaților dumneavoastră și va crește productivitatea la locul de muncă.

De exemplu, un studiu realizat de AirTasker a constatat că angajatul mediu de birou înregistrează un total de 37 de minute neproductive pe zi, în timp ce lucrătorul mediu de la distanță înregistrează 27 de minute neproductive pe zi. Această mică diferență de minute neproductive însumează 36 de ore de muncă suplimentară pe an.

Între productivitatea crescută și mai puține distrageri la locul de muncă, angajații flexibili lucrează în medie cu 1,4 zile mai mult în fiecare lună decât angajații de birou. Asta înseamnă aproape 17 zile în plus pe an!

Micromanagementul este un termen negativ care se referă la momentul în care un manager observă angajații și le dictează cum să-și facă treaba . Deși micromanagementul poate crește productivitatea pe termen scurt, în general, nu este un instrument de management eficient. Micromanagementul reduce creativitatea , scade încrederea angajaților și, în cazuri extreme, crește fluctuația angajaților .

Majoritatea managerilor s-au făcut vinovați de micromanagement la un moment dat în cariera lor. Deși s-ar putea să simți că ești un manager atent, echipa ta poate simți că este microgestionată, împiedicând productivitatea și diminuând cultura la locul de muncă.

Cum găsiți un echilibru între sprijinirea angajaților, dar nu microgestionarea acestora?
Cel mai bun instrument de combatere a micromanagementului este încrederea ; trebuie să aveți încredere că angajații dvs. își vor îndeplini sarcinile la un standard înalt și le vor permite autonomie ori de câte ori este posibil. Ai încredere că, dacă au nevoie de sprijinul tău, o vor cere. Ca un bun manager, ar trebui să vă concentrați pe imaginea de ansamblu și să gestionați performanța echipei dvs. în ansamblu, în loc să gestionați cum și când angajații tăi individuali își îndeplinesc sarcinile.

Concluzie

O echipă mai eficientă își va finaliza munca alocată într-un interval de timp mai scurt. Timpul economisit de o echipă eficientă permite efectuarea unor lucrări suplimentare, ceea ce crește productivitatea. Creșterea productivității la locul de muncă va contribui la o cultură puternică a companiei și la creșterea profiturilor .

Cu toate acestea, atingerea unui echilibru între un flux de lucru eficient și limitarea distragerilor poate fi dificilă. În calitate de manager, performanța și productivitatea echipei dvs. sunt direct legate de cât de eficient le gestionați volumul de lucru.

Puteți folosi multe strategii pentru a crește productivitatea la locul de muncă, inclusiv monotasking , luarea de pauze regulate și limitarea distragerii la locul de muncă . În calitate de manager, trebuie să vă concentrați pe imaginea de ansamblu a modului în care funcționează echipa dvs. în loc de aspectele de zi cu zi ale rolurilor lor. Cel mai bun mod de a realiza acest lucru este oferind angajaților tăi instrumentele potrivite pentru a reuși.

Instrumentele potrivite pot crește productivitatea, ajutându-vă să minimizați distragerile , să reduceți întâlnirile neproductive și să gestionați eficient sarcinile . Toate aceste instrumente și multe altele sunt furnizate în software precum Connecteam.