Cara Meningkatkan Produktivitas Tempat Kerja

Meskipun semua karyawan bercita-cita untuk mencapai alur kerja yang efisien, gangguan pada hari kerja tim Anda sering kali menghambat produktivitas. Rencana kerja tim Anda mungkin terganggu oleh rapat yang tidak direncanakan, pesan obrolan grup, dan tugas yang tidak terduga.

Gangguan ini dapat berdampak signifikan pada produktivitas di tempat kerja. Sebagai seorang manajer, kinerja tim Anda terkait langsung dengan cara Anda mengelolanya dan seberapa efektif Anda mencegah gangguan ini. Memastikan tim Anda tetap produktif dimulai dari Anda , jadi penting untuk memberi mereka dukungan dan alat yang mereka butuhkan untuk menjadi karyawan yang efisien dan produktif.

Khawatir tentang mencapai keseimbangan? Baca terus untuk mengetahui manfaat memiliki produktivitas kerja yang tinggi dan tujuh cara teratas untuk meningkatkannya di tempat kerja Anda .

Apa itu Produktivitas Tempat Kerja?

Produktivitas tempat kerja adalah efisiensi yang Anda dan tim Anda selesaikan di tempat kerja . Tim yang lebih efisien akan menyelesaikan pekerjaan yang dialokasikan dalam kerangka waktu yang lebih singkat. Waktu yang dibebaskan oleh proses yang lebih efisien kemudian dapat diisi dengan tugas serupa lainnya atau didedikasikan untuk proyek baru. Peningkatan output ini meningkatkan produktivitas tempat kerja.

Namun, dengan peningkatan produktivitas, sangat penting untuk memperhatikan kualitas kerja. Menjadi produktif bukanlah tentang menghasilkan volume tinggi pekerjaan berkualitas rendah. Untuk meningkatkan produktivitas, tim Anda perlu menghasilkan jumlah pekerjaan berkualitas tinggi yang baik. Penting untuk mengelola tim Anda secara efektif untuk mempertahankan standar kerja yang sama pada hasil yang lebih tinggi .

Perbedaan Antara Produktivitas Tempat Kerja dan Efisiensi Tempat Kerja

Efisiensi dan produktivitas di tempat kerja adalah konsep yang serupa. Namun, dalam tindakan, mereka berbeda.

Produktivitas tempat kerja adalah efisiensi yang Anda dan tim Anda selesaikan tugas . Misalnya, tim yang terdiri dari dua orang yang dapat menyelesaikan empat tugas dalam satu jam lebih produktif daripada tim yang terdiri dari tiga orang yang dapat menyelesaikan tugas yang sama dalam dua jam.

Efisiensi tempat kerja adalah seberapa baik bisnis menggunakan sumber dayanya untuk menyelesaikan tugas . Misalnya, jika tiga tugas harus diselesaikan dan tiga karyawan dialokasikan untuk tugas yang sama, ini bukan penggunaan sumber daya tim yang baik. Namun, jika satu karyawan ditugaskan untuk setiap tugas, ini adalah contoh efisiensi tempat kerja yang lebih baik.

Keuntungan Dari Produktivitas Di Tempat Kerja

Mencapai produktivitas tinggi di tempat kerja dapat memiliki banyak keuntungan. Ini mungkin termasuk:

• Peningkatan laba. Tenaga kerja yang lebih produktif akan menyelesaikan lebih banyak tugas yang dialokasikan dalam kerangka waktu yang lebih singkat. Ini akan menyisakan lebih banyak waktu untuk mengerjakan proyek baru. Hal ini dapat menyebabkan keuntungan perusahaan yang lebih tinggi.
• Karyawan yang lebih bahagia. Ketika produktivitas tinggi, karyawan lebih puas dan merasakan tujuan yang lebih besar di tempat kerja. Sebuah artikel oleh Forbes menyatakan bahwa secara keseluruhan, karyawan yang lebih produktif merasa lebih bahagia baik di tempat kerja maupun di rumah.
• Budaya perusahaan yang lebih kuat. Bersamaan dengan kebahagiaan karyawan, tim yang produktif akan berkontribusi pada budaya perusahaan yang kuat. Produktivitas yang meningkat akan mendorong semangat tim, menciptakan budaya kerja keras dan kesejahteraan yang positif.
• Keterlibatan yang lebih baik. Ketika karyawan merasa lebih produktif, mereka lebih mungkin terlibat dalam inisiatif dan aktivitas perusahaan. Mengambil bagian dalam kegiatan ini meningkatkan keterlibatan karyawan. Sebuah studi oleh Gallup menemukan bahwa bisnis dengan keterlibatan karyawan yang tinggi memiliki produktivitas 22% lebih tinggi daripada bisnis dengan keterlibatan karyawan yang rendah.
• Retensi karyawan yang lebih baik. Seperti yang dinyatakan di atas, peningkatan produktivitas di tempat kerja menghasilkan karyawan yang lebih bahagia dan lebih terlibat. Ini berarti bahwa karyawan cenderung tidak mencari pekerjaan lain di tempat lain, menghasilkan retensi karyawan yang lebih baik. EL Goldberg & Associates memperkirakan bahwa mengganti karyawan dapat menghabiskan biaya antara 33% dan 200% dari gaji tahunan karyawan. Berdasarkan hal ini, meningkatkan retensi karyawan akan menguntungkan keuntungan Anda.

7 Cara Teratas Untuk Meningkatkan Produktivitas Di Tempat Kerja

Saat meningkatkan produktivitas di tempat kerja, penting untuk mempertimbangkan bahwa semua tim berbeda. Ingatlah bahwa apa yang berhasil untuk satu tim mungkin tidak berhasil untuk tim Anda, jadi penting untuk tetap berpikiran terbuka dan fleksibel saat menerapkan kiat-kiat ini!

Multitasking sering dianggap sebagai cara untuk meningkatkan output. Namun, monotasking sebenarnya jauh lebih efektif untuk meningkatkan produktivitas. Sebuah studi Stanford menemukan bahwa karyawan yang melakukan banyak tugas lebih mudah terdistraksi dan kurang efisien daripada mereka yang melakukan satu tugas.

Monotasking adalah tempat Anda fokus pada satu tugas pada satu waktu dan tidak berpindah dari tugas itu sampai selesai . Meskipun hal ini tampak berlebihan, Anda dapat melatih tim Anda untuk memecah tugas besar menjadi sasaran yang lebih kecil dan terukur.
Saat melakukan monotasking, ada gunanya membuat daftar pekerjaan yang ingin Anda selesaikan di hari kerja Anda. Dari sini, pisahkan setiap pekerjaan menjadi tiga atau empat tugas yang lebih kecil, dan fokuslah untuk menyelesaikan setiap tugas satu per satu. Luangkan perhatian penuh Anda untuk setiap tugas sampai selesai . Jika Anda bekerja dengan tenggat waktu, Anda mungkin merasa terbantu untuk mendelegasikan beberapa tugas ini kepada karyawan Anda. Memiliki banyak anggota tim yang melakukan tugas tunggal menuju satu tujuan bersama akan meningkatkan produktivitas tim Anda .

Meskipun meningkatkan produktivitas akan menguntungkan bisnis Anda dalam banyak hal, Anda tidak boleh terlalu memaksakan karyawan Anda. Melakukan hal ini dapat mendorong mereka ke kelelahan yang akan menghambat produktivitas mereka.

Coba dorong tim Anda untuk bekerja dalam waktu singkat dan istirahatlah secara teratur . Cobalah bekerja dalam waktu singkat selama 20-25 menit sepanjang hari. Ini harus diikuti dengan rehat mikro selama 5-10 menit untuk menjaga produktivitas tim Anda.

Cobalah berbicara dengan tim Anda tentang kemampuan pemfokusan masing-masing. Beberapa mungkin dapat berkonsentrasi untuk waktu yang lebih lama daripada yang lain. Demikian pula, beberapa karyawan dengan keragaman saraf mungkin memerlukan istirahat mikro lebih banyak atau lebih lama daripada karyawan lain. Mengizinkan karyawan neurodiverse untuk mengambil istirahat ekstra akan memenuhi syarat sebagai penyesuaian yang wajar berdasarkan Undang-Undang Penyandang Disabilitas Amerika (ADA). Namun, Anda harus mengelolanya secara sensitif untuk memastikan individu tidak merasa diasingkan atau dirugikan.
Anda juga dapat menggunakan alat produktivitas—seperti pengatur waktu Pomodoro atau perangkat pelacak waktu lainnya —untuk membantu karyawan Anda menjadi lebih produktif . Ini bisa sangat membantu jika tugas Anda membutuhkan konsentrasi dan perhatian tingkat tinggi terhadap detail.

Anda harus mencurahkan perhatian penuh pada tugas yang ada untuk meningkatkan produktivitas. Membatasi gangguan akan membantu Anda mencapai hal ini.

Gangguan di tempat kerja datang dalam berbagai bentuk, seperti obrolan grup yang tidak perlu atau ponsel Anda . Coba nonaktifkan atau hapus obrolan grup yang dirasa tidak relevan dengan hari kerja Anda. Anda juga dapat menggunakan fitur prioritas obrolan Connecteam untuk menyembunyikan obrolan grup yang tidak relevan dan obrolan penting 'favorit'. Ini adalah alat yang hebat untuk membantu Anda memprioritaskan beban kerja Anda.
Tip lain adalah untuk mematikan ponsel Anda . Ini mungkin menantang jika Anda membutuhkan ponsel untuk bekerja atau mengharapkan panggilan telepon penting. Namun, sebagian besar ponsel sekarang memiliki fungsi "Jangan Ganggu", jadi hanya permintaan mendesak yang masuk.

Rapat bisa menjadi cara yang bagus untuk berkolaborasi dengan rekan satu tim Anda dan mengetahui akar penyebab masalah. Namun, terlalu banyak rapat dapat menghambat produktivitas dan menyebabkan stres dan kelelahan.

Saat mencoba membatasi rapat yang tidak produktif, penting untuk mempertimbangkan apakah Anda dapat menambahkan nilai pada konten rapat. Pindai agenda rapat sebelum menanggapi undangan, dan jika Anda tidak dapat menambahkan nilai atau merasa itu tidak relevan dengan pekerjaan Anda, tolak dengan sopan jika memungkinkan. Jika agenda tidak disediakan, pastikan untuk memintanya.

Jika Anda tidak dapat menghindari rapat, pertimbangkan untuk meminta rapat video alih-alih rapat tatap muka. Rapat video memakan waktu lebih sedikit dan lebih produktif daripada rapat tatap muka . Melakukan rapat video akan membatasi gangguan secara langsung seperti rehat kopi atau obrolan di luar pekerjaan. Ini akan memungkinkan Anda untuk kembali ke alur kerja Anda lebih cepat. Panggilan video atau rapat sangat berguna untuk pekerja hybrid atau jarak jauh.
Anda juga dapat mencoba menetapkan "hari bebas rapat" untuk tim atau departemen Anda. Ini akan meningkatkan produktivitas dengan memungkinkan waktu kerja bebas gangguan pada hari atau waktu yang ditentukan dalam seminggu.

Sistem organisasi yang baik untuk Anda dan tim Anda sangat penting saat mencoba meningkatkan produktivitas . Anda mungkin menemukan bahwa sistem manajemen digital menawarkan semua alat yang diperlukan untuk mengoperasikan hari kerja yang produktif.

Sistem manajemen digital yang kuat akan memiliki daftar periksa dan pembuat tugas bawaan untuk membantu Anda mendelegasikan secara efektif dan memantau beban kerja. Ini mungkin juga memiliki sistem rotasi bawaan sehingga Anda dapat melihat siapa yang tersedia.
Connecteam menawarkan semua alat ini dan banyak lagi . Dengan sistem organisasi tugas bawaan, alat pendelegasian yang mudah, dan fungsi obrolan terintegrasi untuk membantu Anda berkomunikasi secara efektif dengan tim Anda, Connecteam adalah alat yang sempurna untuk mengatur hari kerja Anda.

Membiarkan fleksibilitas kerja telah menjadi manfaat utama dalam beberapa tahun terakhir . Kristin Kelly dari CareerBuilder.com berkata, “Fleksibilitas adalah norma dan harapan baru dari karyawan.”

Karyawan ingin bekerja di tempat dan waktu yang paling cocok untuk mereka dan tidak terikat pada pola kerja sembilan sampai lima yang kaku. Membiarkan karyawan bekerja dengan cara ini akan meningkatkan produktivitas dan menciptakan budaya tempat kerja yang kuat .

Memberi tim Anda keuntungan ini akan membatasi gangguan di tempat kerja, mengurangi biaya transportasi karyawan Anda, dan meningkatkan produktivitas di tempat kerja.

Sebagai contoh, sebuah studi oleh AirTasker menemukan bahwa rata-rata jam kerja karyawan kantor dalam total 37 menit tidak produktif per hari, sedangkan rata-rata jam kerja pekerja jarak jauh dalam 27 menit tidak produktif per hari. Perbedaan kecil dalam menit tidak produktif ini berjumlah 36 jam kerja tambahan per tahun.

Antara produktivitas mereka yang meningkat dan lebih sedikit gangguan di tempat kerja, karyawan yang fleksibel bekerja rata-rata 1,4 hari lebih banyak setiap bulan daripada karyawan kantor. Itu hampir 17 hari lagi per tahun!

Micromanagement adalah istilah negatif yang mengacu pada saat seorang manajer mengamati karyawan dan mendikte mereka bagaimana melakukan pekerjaan mereka . Meskipun manajemen mikro dapat meningkatkan produktivitas dalam jangka pendek, secara keseluruhan, ini bukanlah alat manajemen yang efektif. Micromanagement mengurangi kreativitas , mengurangi kepercayaan karyawan , dan, dalam kasus ekstrim, meningkatkan perputaran karyawan .

Sebagian besar manajer pernah bersalah karena melakukan manajemen mikro di beberapa titik dalam karier mereka. Meskipun Anda mungkin merasa bahwa Anda adalah manajer yang penuh perhatian, tim Anda mungkin merasa diatur secara mikro, menghambat produktivitas, dan mengurangi budaya tempat kerja.

Bagaimana Anda mencapai keseimbangan antara mendukung karyawan tetapi tidak mengatur mereka secara mikro?
Alat terbaik untuk melawan micromanagement adalah kepercayaan ; Anda perlu percaya bahwa karyawan Anda akan menyelesaikan tugas mereka dengan standar tinggi dan membiarkan mereka mandiri jika memungkinkan. Percayalah bahwa jika mereka membutuhkan dukungan Anda, mereka akan memintanya. Sebagai manajer yang baik, Anda harus fokus pada gambaran besar dan mengelola kinerja tim Anda secara keseluruhan daripada mengelola bagaimana dan kapan karyawan individu Anda menyelesaikan tugas.

Kesimpulan

Tim yang lebih efisien akan menyelesaikan pekerjaan yang dialokasikan dalam kerangka waktu yang lebih singkat. Waktu yang dihemat oleh tim yang efisien memungkinkan penyelesaian pekerjaan tambahan yang meningkatkan produktivitas. Meningkatkan produktivitas tempat kerja akan memberikan kontribusi untuk budaya perusahaan yang kuat dan meningkatkan keuntungan .

Namun, mencapai keseimbangan antara alur kerja yang efektif dan membatasi gangguan bisa jadi rumit. Sebagai seorang manajer, kinerja dan produktivitas tim Anda terkait langsung dengan seberapa efektif Anda mengelola beban kerja mereka.

Anda dapat menggunakan banyak strategi untuk meningkatkan produktivitas di tempat kerja, termasuk monotasking , istirahat teratur , dan membatasi gangguan di tempat kerja . Sebagai seorang manajer, Anda harus fokus pada gambaran besar tentang bagaimana tim Anda bekerja daripada aspek sehari-hari dari peran mereka. Cara terbaik untuk mencapai ini adalah dengan memberi karyawan Anda alat yang tepat untuk berhasil.

Alat yang tepat dapat meningkatkan produktivitas dengan membantu Anda meminimalkan gangguan , mengurangi rapat yang tidak produktif , dan mengelola tugas secara efektif . Semua alat ini dan lainnya disediakan dalam perangkat lunak seperti Connecteam.