提高工作效率的 10 種行之有效的方法

如果您希望您的企業取得成功，以盡可能高的效率運營是必不可少的。 這樣做有助於確保您的組織以負擔得起的間接費用提供高質量的產品和服務。

當然，制定提高效率的有效策略將取決於您所從事的行業和您面臨的挑戰。 但是，遵循以下 10 條提示應該可以幫助您降低成本並提高員工的工作效率。

工作場所效率如何提高您的底線？

提高工作場所效率的最有說服力的論據之一是它可以減少浪費並增加利潤。

企業需要從支付員工工資和經營場所的資金中獲得可觀的投資回報。 否則，要扭虧為盈需要做大量的工作。

如果您的公司因冗餘工作或過時的機器而超支，這將侵蝕您的利潤。 另外，如果你有，它可能會引起領導者和股東的不滿。 如果發生這種情況，您可能會發現發展公司和跟上競爭對手的步伐具有挑戰性。

提高工作場所的效率還有助於確保您按時完成任務並讓您的客戶滿意。 如果一個組織經常無法交付，許多客戶將失去信心並將他們的業務轉移到別處。

工作場所效率如何改善公司文化？

當人們聽到“效率”一詞時，他們通常會想到公司財務，但效率也對工作場所文化有影響。

高效和富有成效的環境可以為員工提供更高的穩定性。 這種情況更有可能帶來滿意和敬業的員工隊伍。 事實上，華威大學的一項研究發現，當員工在工作生活中感到快樂時，他們的工作效率平均提高 12%。

因此，員工也更有可能對幫助您的企業實現其目標感到投入。 這種敬業度的提高也可能導致員工流動率降低和員工保留率提高。

提高業務效率的 10 條重要提示

決定如何提高工作場所的效率將取決於多種因素，例如您的企業規模和您所從事的行業。

但是，通過採用這 10 項實踐，您應該會看到公司效率水平的提高。

正如任何人力資源或業務負責人所知，員工在朝著明確的目標努力時更有可能感到投入和積極性。 同時擁有項目級目標和公司級目標可以幫助您的員工在達到各個里程碑時保持專注並衡量進度。

在該過程結束時，實現目標可以為員工帶來巨大的滿足感並提高士氣。 如果您的員工協同工作，實現共同目標可以鼓勵團隊友情。

然而，重要的是要確保您的目標在您的時間範圍內是現實的和可實現的。 如果員工正在努力實現他們無法實現的目標，他們可能會開始感到壓力或倦怠。 為實現不切實際的目標而感到壓力也會對員工的心理健康產生負面影響。

除了損害幸福感外，高壓工作環境還可能導致更高的患病率和缺勤率。 這兩者最終都會導致您工作場所的效率水平降低。

避免這種情況的最有效方法之一是列出您的團隊為完成項目需要達到的各個里程碑。 然後，您可以為每個里程碑分配特定的時間和資源。 這樣，您就可以真實而完整地了解您的員工需要投入多少時間來完成一個項目。

有效的溝通對於幫助您的員工了解您對他們的期望至關重要。 從一開始就明確項目需求、目標、生產力指標和質量標準有助於避免在項目中期進行耗時的修復。 畢竟，如果不知道他們的表現將如何被評判，員工將無法衡量他們是否有效地工作。

誠實的內部溝通還可以改善企業領導與當地員工之間的關係。 這也可能導致更有效地解決問題和更簡化的決策。

此外，如果員工對如何提高效率有建議，鼓勵他們說出來總是有幫助的。 通常，那些每天從事項目工作的人對如何提高項目效率有著最深刻的見解。

如果您的員工沒有接受足夠的培訓，他們很可能無法以最高效率工作。 結果，您的企業很可能在勞動力上浪費金錢。

雖然員工培訓可能涉及短期費用，但從長遠來看，它也可以使您的公司更順利地運營。 一旦您的員工了解執行某些任務的最有效方法，他們就可以更快地執行並達到更高的標準。

就幸福感而言，要求您的員工在沒有提供足夠培訓的情況下完成複雜任務也是不公平的。 除了效率低下之外，這還會導致挫敗感並降低士氣。

有吸引力的培訓機會也可以提高員工保留率。 相信自己可以在企業內取得進步的員工更有可能保持忠誠並留在公司。

如果您不必要地僱用一個以上的人來執行相同的任務，那麼您幾乎可以肯定是在浪費金錢。

想像一下，您的法律團隊和人力資源團隊都在尋找提高勞動法合規性的方法。 如果兩個團隊彼此獨立工作，他們最終可能會做一些相同的事情。 通過合作，各部門可以協調他們的工作，並從改進的團隊建設中受益。 這種情況可能會導致成本節約和更好的結果。

部門之間的密切溝通是避免工作場所重複工作的最佳方式之一。

當您試圖提高效率時，您需要知道您和您的團隊在核心任務上花費了多少時間和資源。

掌握這些信息將幫助您確定完成特定任務所涉及的人工成本。 然後，您可以想方設法讓您的這些業務領域更有效地運行。

監控員工工作時間的最有效方法之一是通過時間跟踪軟件。 該技術將保留每個項目所花費時間的數字記錄。

時間跟踪軟件也可以幫助您識別個人問題。

如果某些團隊成員在某些任務上花費的時間比他們的同事多得多，則可能表明需要為這些員工提供時間管理方面的額外支持。

通過幫助這些員工更高效地工作，可以提高整個企業的工作效率水平。

如果您決定引入時間跟踪軟件，考慮如何將此傳達給您的員工是很有用的。 向他們保證您不會試圖控制他們工作生活的方方面面可能會有所幫助。 相反，您正在尋找提高業務效率的方法。

在 Covid-19 大流行之後，人們普遍認識到我們的工作方式已經改變。

在封鎖期間，我們中的許多人需要在家工作，並發現這樣做可以提高效率。 一些員工發現混合或遠程工作可以改善工作/生活的平衡。 其他人發現這種工作方式更適合兼顧工作和育兒。

這要視情況而定，因為有些工作無法在家完成，有些員工在辦公室外的表現可能更差。 然而，這值得考慮，因為在許多情況下，員工知道他們也可以滿足個人需求，因此能夠更好地專注於手頭的任務。

事實上，麥肯錫最近的美國機會調查發現，87% 的員工會接受在家工作的機會（如果有的話）。

由於美國各地都存在技能短缺，提供靈活的工作條件可能是吸引人才加入您的企業的最有效方式之一。

無論您身處哪個行業，高效的員工都是您企業成功的最重要因素。 因此，重要的是您的員工獲得支持和指導以充分發揮其潛力。

在績效管理方面，許多組織都會進行年度審查。 但是，此時間表可能會影響您的業務效率。 實際上，進行年度績效評估可能意味著問題在 12 個月內仍未得到解決。

與員工進行定期審查讓您有機會在問題出現時盡快識別和解決問題。 理想情況下，所有審查都應採取員工與其經理之間一對一會議的形式。

雖然這些評估不需要像年度評估那樣正式，但保留書面記錄是個好主意。 然後，您和員工可以採取措施盡快有效地解決任何績效問題。

當企業領導者考慮效率時，往往會關注人員和流程。 但是，如果依賴低效的工具，任何企業都無法實現其目標。

想像一下，您經營著一家工廠，並且生產線上的員工積極性很高，他們熱衷於工作。 但是，如果您的機器經常發生故障，那麼當員工無法工作時，您將在勞動力成本上浪費金錢。

如果您需要向管理層或股東提出改進設備的理由，那麼如果您能夠證明您目前因低效工具而損失的金額，將會很有幫助。

跟踪您的進度通常是提高工作效率的關鍵。 除非您知道您的業務執行效率如何，否則您無法確定您所做的任何更改是否會產生積極影響。

跟踪效率時最重要的步驟之一是建立基線。 想像一下，您經營一家水果採摘公司。 在對您的流程進行任何更改之前，您應該衡量您已經生產的產品，例如，您的工人一天採摘的水果數量。

一旦您引入了任何新流程，您就可以衡量這些變化如何影響採摘的水果數量。 使用具體的衡量標準可以讓您了解您的更改是否產生了積極影響。

只要有可能，使用硬數據來證明成功和需要改進的地方都是有幫助的。 這可能包括賺取的美元數或節省的勞動力小時數。

客戶滿意度也是衡量運營效率的重要指標。 如果您的企業經營良好，客戶更有可能留下正面評價或推薦您的服務。

以某種方式做事，因為那是您一直以來做事的方式，這會導致您依賴過時的做法。

一個高效的企業應該始終願意誠實地審視其長期存在的流程。 如果您發現某個領域效率低下，請接受任何改進建議。

技術也是關鍵。 如果您想提高業務效率，就需要抓住新軟件和系統帶來的機遇。

想像一下，您的人力資源團隊將相當一部分時間用於管理員工培訓。 通過實施培訓管理軟件，您可以顯著降低勞動力成本。

然後，您的人力資源人員可以自由地專注於他們角色的其他方面，這些方面可能會為您的業務創造更多價值，例如改善績效管理或組織內的多樣性。

結論

業務效率通常取決於設定目標、具體衡量進展、做出改變和適應新技術的意願。 無論您的業務是什麼，清楚地了解您的目標並將這些目標傳達給您的員工是至關重要的。

當然，提高工作場所效率的最佳方式因企業而異。 但是，遵循本文中的策略應該可以幫助您朝著正確的方向前進，並保持員工的積極性。