Comment augmenter la productivité au travail

Alors que tous les employés aspirent à un flux de travail efficace, les distractions dans la journée de travail de votre équipe entravent souvent la productivité. Les plans de travail de votre équipe peuvent être déraillés par des réunions non planifiées, des messages de discussion de groupe et des tâches inattendues.

Ces distractions peuvent avoir un impact significatif sur la productivité au travail. En tant que manager, la performance de votre équipe est directement liée à la façon dont vous la gérez et à l'efficacité avec laquelle vous évitez ces distractions. Veiller à ce que votre équipe reste productive commence par vous , il est donc important de leur donner le soutien et les outils dont ils ont besoin pour être des employés efficaces et productifs.

Soucieux de trouver l'équilibre ? Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur les avantages d'une productivité élevée sur le lieu de travail et sur les sept meilleures façons de l'augmenter sur votre lieu de travail .

Qu'est-ce que la productivité au travail ?

La productivité au travail est l'efficacité avec laquelle vous et votre équipe accomplissez les tâches sur le lieu de travail . Une équipe plus efficace terminera le travail qui lui a été attribué dans un délai plus court. Le temps libéré par des processus plus efficaces peut alors être occupé par d'autres tâches similaires ou dédié à de nouveaux projets. Cette augmentation de la production améliore la productivité au travail.

Cependant, avec une productivité accrue, il est crucial d'être attentif à la qualité du travail. Être productif ne consiste pas à produire un volume élevé de travail de mauvaise qualité. Pour augmenter la productivité, votre équipe doit produire une bonne quantité de travail de haute qualité. Il est important de gérer efficacement votre équipe pour maintenir le même niveau de travail à un rendement plus élevé .

La différence entre la productivité et l'efficacité du lieu de travail

L'efficacité et la productivité au travail sont des concepts similaires. Cependant, dans l'action, ils sont différents.

La productivité au travail est l'efficacité avec laquelle vous et votre équipe accomplissez des tâches . Par exemple, une équipe de deux personnes pouvant effectuer quatre tâches en une heure est plus productive qu'une équipe de trois personnes pouvant effectuer les mêmes tâches en deux heures.

L'efficacité du lieu de travail est la façon dont une entreprise utilise ses ressources pour accomplir des tâches . Par exemple, si trois tâches doivent être accomplies et que trois employés sont affectés à la même tâche, ce n'est pas une bonne utilisation des ressources de l'équipe. Cependant, si un employé est affecté à chaque tâche, c'est un meilleur exemple d'efficacité au travail.

Avantages de la productivité en milieu de travail

Atteindre une productivité élevée sur le lieu de travail peut présenter de nombreux avantages. Ceux-ci pourraient inclure :

• Une augmentation du bénéfice. Une main-d'œuvre plus productive accomplira plus de tâches qui lui sont assignées dans un laps de temps plus court. Cela laissera plus de temps pour entreprendre de nouveaux projets. Cela pourrait conduire à un bénéfice plus élevé de l'entreprise.
• Des employés plus heureux. Lorsque la productivité est élevée, les employés sont plus satisfaits et se sentent plus motivés au travail. Un article de Forbes indique que dans l'ensemble, les employés les plus productifs se sentent plus heureux au travail et à la maison.
• Une culture d'entreprise renforcée. Outre le bonheur des employés, une équipe productive contribuera à une culture d'entreprise forte. Une productivité accrue renforcera le moral de l'équipe, créant une culture de travail acharné et de bien-être positif.
• Engagement amélioré. Lorsque les employés se sentent plus productifs, ils sont plus susceptibles de participer aux initiatives et aux activités de l'entreprise. La participation à ces activités renforce l'engagement des employés. Une étude de Gallup a révélé que les entreprises avec un fort engagement des employés ont une productivité 22 % plus élevée que celles avec un faible engagement des employés.
• Meilleure rétention des employés. Comme indiqué ci-dessus, une productivité accrue sur le lieu de travail conduit à des employés plus heureux et plus engagés. Cela signifie que les employés sont moins susceptibles de chercher d'autres emplois ailleurs, ce qui se traduit par une meilleure rétention des employés. EL Goldberg & Associates estime que le remplacement d'un employé peut coûter entre 33 % et 200 % du salaire annuel d'un employé. Sur cette base, l'amélioration de la rétention des employés profitera à votre résultat net.

Les 7 meilleures façons d'augmenter la productivité sur le lieu de travail

Lorsque vous augmentez la productivité au travail, il est important de considérer que toutes les équipes sont différentes. N'oubliez pas que ce qui fonctionne pour une équipe peut ne pas fonctionner pour la vôtre, il est donc essentiel de garder l'esprit ouvert et d'être flexible lors de l'application de ces conseils !

Le multitâche est souvent considéré comme un moyen d'augmenter le rendement. Cependant, la monotâche est en fait beaucoup plus efficace pour augmenter la productivité. Une étude de Stanford a révélé que les employés qui effectuent plusieurs tâches à la fois sont plus distraits et moins efficaces que ceux qui effectuent une seule tâche.

Le monotâche est l'endroit où vous vous concentrez sur une tâche à la fois et que vous ne continuez pas à partir de cette tâche jusqu'à ce qu'elle soit terminée . Bien que cela puisse sembler écrasant, vous pouvez entraîner votre équipe à décomposer les grandes tâches en objectifs plus petits et mesurables.
Lorsque vous travaillez en monotâche, il est utile de répertorier les tâches que vous espérez accomplir au cours de votre journée de travail. À partir de là, décomposez chaque tâche en trois ou quatre tâches plus petites et concentrez-vous sur l'exécution de chaque tâche individuellement. Consacrez toute votre attention à chaque tâche jusqu'à ce qu'elle soit terminée . Si vous travaillez dans le respect d'une échéance, vous trouverez peut-être utile de déléguer certaines de ces tâches à vos employés. Avoir plusieurs membres de l'équipe travaillant en monotâche vers un objectif commun augmentera la productivité de votre équipe .

Bien que l'augmentation de la productivité profite à votre entreprise à bien des égards, vous ne devez pas trop forcer vos employés. Cela pourrait les conduire à l'épuisement professionnel, ce qui entravera leur productivité.

Essayez d'encourager votre équipe à travailler par courtes périodes et à faire des pauses régulières . Essayez de travailler par courtes périodes de 20 à 25 minutes tout au long de la journée. Cela devrait être suivi d'une micropause de 5 à 10 minutes pour maintenir la productivité de votre équipe.

Essayez de parler à votre équipe de leurs capacités de concentration individuelles. Certains peuvent être capables de se concentrer plus longtemps que d'autres. De même, certains employés neurodivers peuvent avoir besoin de micropauses plus ou plus longues que d'autres employés. Permettre aux employés neurodivers de prendre des pauses supplémentaires serait considéré comme un ajustement raisonnable en vertu de l'Americans with Disability Act (ADA). Cependant, vous devrez gérer cela avec sensibilité pour vous assurer que les individus ne se sentent pas isolés ou défavorisés.
Vous pouvez également utiliser un outil de productivité, comme une minuterie Pomodoro ou un autre appareil de suivi du temps , pour aider vos employés à être plus productifs . Ceux-ci peuvent être particulièrement utiles si vos tâches nécessitent un niveau élevé de concentration et d'attention aux détails.

Vous devez consacrer toute votre attention à la tâche à accomplir pour améliorer la productivité. Limiter les distractions vous aidera à y parvenir.

Les distractions au travail se présentent sous de nombreuses formes, telles que les discussions de groupe inutiles ou votre téléphone portable . Essayez de désactiver ou de supprimer les discussions de groupe qui ne vous semblent pas pertinentes pour votre journée de travail. Vous pouvez également utiliser la fonction de hiérarchisation des discussions de Connecteam pour masquer les discussions de groupe non pertinentes et les importantes "favorites". C'est un excellent outil pour vous aider à hiérarchiser votre charge de travail.
Une autre astuce consiste à éteindre votre téléphone portable . Cela peut être difficile si vous avez besoin de votre téléphone portable pour le travail ou si vous attendez un appel téléphonique important. Cependant, la plupart des téléphones portables ont maintenant des fonctions "Ne pas déranger", donc seules les requêtes urgentes arrivent.

Les réunions peuvent être un excellent moyen de collaborer avec vos coéquipiers et d'identifier la cause première d'un problème. Cependant, trop de réunions peuvent nuire à la productivité et entraîner du stress et de l'épuisement professionnel.

Lorsque vous essayez de limiter les réunions improductives, il est important de déterminer si vous pouvez ajouter de la valeur au contenu de la réunion. Parcourez l'ordre du jour de la réunion avant de répondre à l'invitation, et si vous ne pouvez pas ajouter de valeur ou ne pensez pas qu'il est pertinent pour votre travail, refusez poliment d'y assister dans la mesure du possible. Si un ordre du jour n'est pas fourni, assurez-vous d'en demander un.

Si vous ne pouvez pas éviter une réunion, envisagez de demander une réunion vidéo au lieu d'une réunion en face à face. Les réunions vidéo prennent moins de temps et sont plus productives que les réunions en face à face . La tenue d'une réunion vidéo limitera les distractions en personne telles que les pauses-café ou les discussions en dehors du travail. Cela vous permettra de revenir plus rapidement à votre flux de travail. Les appels vidéo ou les réunions sont particulièrement utiles pour les travailleurs hybrides ou à distance.
Vous pouvez également essayer de définir une « journée sans réunion » pour votre équipe ou votre service. Cela augmentera la productivité en permettant un temps de travail sans distraction à des jours ou à des heures fixes de la semaine.

Un bon système d'organisation pour vous et votre équipe est essentiel lorsque vous essayez d'augmenter la productivité . Vous constaterez peut-être qu'un système de gestion numérique offre tous les outils nécessaires pour mener une journée de travail productive.

Un système de gestion numérique solide comportera des listes de contrôle et des agrafeuses de tâches intégrées pour vous aider à déléguer efficacement et à surveiller la charge de travail. Il peut également avoir un système de rotation intégré afin que vous puissiez voir qui est disponible.
Connecteam propose tous ces outils et plus encore . Avec un système d'organisation des tâches intégré, des outils de délégation simples et une fonction de chat intégrée pour vous aider à communiquer efficacement avec votre équipe, Connecteam est l'outil idéal pour organiser votre journée de travail.

Permettre la flexibilité du travail est devenu un avantage clé ces dernières années . Kristin Kelly de CareerBuilder.com déclare : « La flexibilité est la nouvelle norme et l'attente des employés.

Les employés veulent travailler où et quand leur conviennent le mieux et ne pas être liés à un schéma de travail rigide de neuf à cinq. Permettre aux employés de travailler de cette façon augmentera la productivité et créera une forte culture d'entreprise .

Accorder cet avantage à votre équipe limitera les distractions sur le lieu de travail, réduira les coûts de transport de vos employés et augmentera la productivité sur le lieu de travail.

Par exemple, une étude d'AirTasker a révélé que l'employé de bureau moyen enregistre un total de 37 minutes improductives par jour, tandis que le télétravailleur moyen enregistre 27 minutes improductives par jour. Cette petite différence de minutes improductives totalise 36 heures de travail supplémentaires par an.

Entre leur productivité accrue et moins de distractions au travail, les employés flexibles travaillent en moyenne 1,4 jours de plus par mois que les employés de bureau. C'est presque 17 jours de plus par an !

La microgestion est un terme négatif faisant référence au moment où un gestionnaire observe les employés et leur dicte comment faire leur travail . Bien que la microgestion puisse augmenter la productivité à court terme, dans l'ensemble, ce n'est pas un outil de gestion efficace. La microgestion réduit la créativité , diminue la confiance des employés et, dans les cas extrêmes, augmente le roulement du personnel .

La plupart des managers se sont rendus coupables de microgestion à un moment donné de leur carrière. Bien que vous puissiez avoir l'impression d'être un gestionnaire attentif, votre équipe peut avoir l'impression d'être microgérée, ce qui entrave la productivité et nuit à la culture du lieu de travail.

Comment trouvez-vous un équilibre entre soutenir les employés sans les microgérer ?
Le meilleur outil pour lutter contre la microgestion est la confiance ; vous devez avoir la certitude que vos employés s'acquitteront de leurs tâches selon des normes élevées et leur laisseront l'autonomie dans la mesure du possible. Ayez confiance que s'ils ont besoin de votre soutien, ils le demanderont. En tant que bon gestionnaire, vous devez vous concentrer sur la situation dans son ensemble et gérer les performances de votre équipe dans son ensemble au lieu de gérer comment et quand vos employés individuels accomplissent leurs tâches.

Conclusion

Une équipe plus efficace terminera le travail qui lui a été attribué dans un délai plus court. Le gain de temps d'une équipe efficace permet de réaliser des travaux supplémentaires ce qui augmente la productivité. L'augmentation de la productivité sur le lieu de travail contribuera à une solide culture d'entreprise et augmentera les profits .

Cependant, trouver un équilibre entre un flux de travail efficace et limiter les distractions peut être délicat. En tant que gestionnaire, les performances et la productivité de votre équipe sont directement liées à l'efficacité avec laquelle vous gérez leur charge de travail.

Vous pouvez utiliser de nombreuses stratégies pour augmenter la productivité sur le lieu de travail, notamment la monotâche , la prise de pauses régulières et la limitation des distractions sur le lieu de travail . En tant que manager, vous devez vous concentrer sur la vue d'ensemble du fonctionnement de votre équipe plutôt que sur les aspects quotidiens de leurs rôles. La meilleure façon d'y parvenir est de fournir à vos employés les bons outils pour réussir.

Les bons outils peuvent augmenter la productivité en vous aidant à minimiser les distractions , à réduire les réunions improductives et à gérer efficacement les tâches . Tous ces outils et bien d'autres sont fournis dans des logiciels comme Connecteam.