วิธีเพิ่มผลผลิตในที่ทำงาน

แม้ว่าพนักงานทุกคนต่างปรารถนาที่จะบรรลุขั้นตอนการทำงานที่มีประสิทธิภาพ แต่สิ่งที่ทำให้เสียสมาธิในวันทำงานของทีมมักจะขัดขวางประสิทธิภาพการทำงาน แผนการทำงานของทีมของคุณอาจล้มเหลวจากการประชุมที่ไม่ได้วางแผนไว้ ข้อความสนทนากลุ่ม และงานที่ไม่คาดคิด

สิ่งรบกวนเหล่านี้อาจส่งผลกระทบอย่างมากต่อประสิทธิภาพการทำงานในที่ทำงาน ในฐานะผู้จัดการ ประสิทธิภาพของทีมของคุณเชื่อมโยงโดยตรงกับวิธีที่คุณจัดการพวกเขา และวิธีป้องกันสิ่งรบกวนเหล่านี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ การดูแลให้ทีมของคุณยังคงทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพนั้นเริ่มต้นที่ตัวคุณ ดังนั้น สิ่งสำคัญคือต้องให้การสนับสนุนและเครื่องมือที่พวกเขาต้องการเพื่อให้เป็นพนักงานที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล

กังวลเกี่ยวกับความสมดุลหรือไม่? อ่านต่อเพื่อเรียนรู้เกี่ยวกับประโยชน์ของการมีผลิตภาพในสถานที่ทำงานสูงและวิธี 7 อันดับแรกในการเพิ่มประสิทธิภาพในที่ทำงานของคุณ

ประสิทธิภาพการทำงานในที่ทำงานคืออะไร?

ประสิทธิภาพการทำงานในที่ทำงานคือประสิทธิภาพที่คุณและทีมของคุณทำงานให้เสร็จในที่ทำงาน ทีมที่มีประสิทธิภาพมากกว่าจะทำงานที่จัดสรรให้เสร็จภายในกรอบเวลาที่สั้นกว่า เวลาที่ว่างจากกระบวนการที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นสามารถเติมเต็มให้กับงานอื่นที่คล้ายคลึงกันหรืออุทิศให้กับโครงการใหม่ ผลผลิตที่เพิ่มขึ้นนี้ช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานในที่ทำงาน

อย่างไรก็ตาม ด้วยความสามารถในการผลิตที่เพิ่มขึ้น สิ่งสำคัญคือต้องคำนึงถึงคุณภาพงาน การทำงานอย่างมีประสิทธิผลไม่ได้เกี่ยวกับการเลิกผลิตงานคุณภาพต่ำในปริมาณมาก ในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ทีมของคุณต้องผลิตงานคุณภาพสูงในปริมาณที่เหมาะสม สิ่งสำคัญคือต้องจัดการทีมของคุณอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อรักษามาตรฐานการทำงานเดียวกันที่ผลลัพธ์ที่สูงขึ้น

ความแตกต่างระหว่างผลิตภาพในที่ทำงานและประสิทธิภาพในที่ทำงาน

ประสิทธิภาพและผลผลิตในที่ทำงานเป็นแนวคิดที่คล้ายกัน อย่างไรก็ตามในการดำเนินการนั้นแตกต่างกัน

ประสิทธิภาพการทำงานในที่ทำงานคือประสิทธิภาพที่คุณและทีมของคุณทำงาน ให้สำเร็จ ตัวอย่างเช่น ทีมงานที่มีสองคนที่สามารถทำงานสี่อย่างให้เสร็จภายในหนึ่งชั่วโมงจะมีประสิทธิผลมากกว่าทีมงานที่มีสามคนที่สามารถทำงานเดียวกันให้เสร็จภายในสองชั่วโมง

ประสิทธิภาพในสถานที่ทำงานคือประสิทธิภาพที่ธุรกิจใช้ทรัพยากรเพื่อทำงานให้ สำเร็จ ตัวอย่างเช่น ถ้างานสามอย่างต้องทำให้เสร็จ และพนักงานสามคนได้รับการจัดสรรงานเดียวกัน นี่ไม่ใช่การใช้ทรัพยากรของทีมอย่างคุ้มค่า อย่างไรก็ตาม หากพนักงานหนึ่งคนได้รับมอบหมายให้ทำงานแต่ละอย่าง นี่เป็นตัวอย่างที่ดีกว่าของประสิทธิภาพในที่ทำงาน

ข้อดีของการเพิ่มผลผลิตในที่ทำงาน

การได้รับผลผลิตสูงในที่ทำงานอาจมีข้อดีมากมาย สิ่งเหล่านี้อาจรวมถึง:

• กำไรที่เพิ่มขึ้น พนักงานที่มีประสิทธิผลมากขึ้นจะทำงานที่ได้รับการจัดสรรให้เสร็จภายในกรอบเวลาที่สั้นลง สิ่งนี้จะทำให้มีเวลามากขึ้นในการทำโครงการใหม่ สิ่งนี้อาจนำไปสู่ผลกำไรของบริษัทที่สูงขึ้น
• พนักงานมีความสุขมากขึ้น เมื่อผลผลิตสูง พนักงานจะพึงพอใจมากขึ้นและรู้สึกถึงจุดมุ่งหมายในที่ทำงานมากขึ้น บทความโดย Forbes ระบุว่าโดยรวมแล้ว พนักงานที่มีประสิทธิผลมากขึ้นจะรู้สึกมีความสุขมากขึ้นทั้งที่ทำงานและที่บ้าน
• วัฒนธรรมองค์กรที่แข็งแกร่งขึ้น นอกเหนือจากความสุขของพนักงานแล้ว ทีมงานที่มีประสิทธิผลจะนำไปสู่วัฒนธรรมองค์กรที่แข็งแกร่ง ผลผลิตที่เพิ่มขึ้นจะกระตุ้นให้เกิดความรู้สึกเป็นขวัญกำลังใจในทีม สร้างวัฒนธรรมของการทำงานหนักและความเป็นอยู่ที่ดี
• ปรับปรุงการมีส่วนร่วม เมื่อพนักงานรู้สึกมีประสิทธิผลมากขึ้น พวกเขามีแนวโน้มที่จะมีส่วนร่วมในโครงการริเริ่มและกิจกรรมต่างๆ ของบริษัท การมีส่วนร่วมในกิจกรรมเหล่านี้ช่วยเพิ่มความผูกพันของพนักงาน การศึกษาโดย Gallup พบว่าธุรกิจที่มีความผูกพันของพนักงานสูงจะมีผลผลิตสูงกว่าธุรกิจที่มีความผูกพันของพนักงานต่ำถึง 22%
• รักษาพนักงานได้ดีขึ้น ตามที่ระบุไว้ข้างต้น ผลผลิตที่เพิ่มขึ้นในที่ทำงานทำให้พนักงานมีความสุขและมีส่วนร่วมมากขึ้น ซึ่งหมายความว่าพนักงานมีโอกาสน้อยลงที่จะหางานอื่นที่อื่น ส่งผลให้การรักษาพนักงานดีขึ้น EL Goldberg & Associates ประมาณการว่าการเปลี่ยนพนักงานอาจมีค่าใช้จ่ายระหว่าง 33% ถึง 200% ของเงินเดือนประจำปีของพนักงาน จากสิ่งนี้ การปรับปรุงการรักษาพนักงานจะเป็นประโยชน์ต่อผลกำไรของคุณ

7 วิธียอดนิยมในการเพิ่มผลผลิตในที่ทำงาน

เมื่อเพิ่มประสิทธิภาพในที่ทำงาน สิ่งสำคัญคือต้องพิจารณาว่าทุกทีมมีความแตกต่างกัน โปรดจำไว้ว่าสิ่งที่ใช้ได้ผลกับทีมหนึ่งอาจใช้ไม่ได้ผลสำหรับคุณ ดังนั้น สิ่งสำคัญคือต้องเปิดใจและยืดหยุ่นเมื่อนำเคล็ดลับเหล่านี้ไปใช้!

การทำงานหลายอย่างพร้อมกันมักถูกมองว่าเป็นการเพิ่มผลผลิต อย่างไรก็ตาม การทำงานเดี่ยวๆ มีประสิทธิภาพมากกว่าในการเพิ่มผลผลิต จากการศึกษาของสแตนฟอร์ดพบว่าพนักงานที่ทำงานหลายอย่างพร้อมกันนั้นเสียสมาธิมากกว่าและมีประสิทธิภาพน้อยกว่าพนักงานที่ทำงานคนเดียว

การทำงานคนเดียวคือการที่คุณโฟกัสที่งานทีละอย่างและอย่าเดินหน้าต่อจากงานนั้นจนกว่าจะเสร็จ แม้ว่าสิ่งนี้อาจดูล้นหลาม แต่คุณก็สามารถฝึกทีมของคุณให้แบ่งงานใหญ่ออกเป็นเป้าหมายที่เล็กลงและวัดผลได้
เมื่อทำงานเดี่ยวๆ คุณควรระบุรายการงานที่คุณหวังว่าจะทำให้เสร็จในวันทำงานของคุณ จากนี้ ให้แบ่งงานแต่ละงานออกเป็นงานเล็กๆ สามหรือสี่งาน และมุ่งเน้นที่การทำแต่ละงานให้เสร็จทีละอย่าง ทุ่มเทความสนใจอย่างเต็มที่กับงานแต่ละชิ้นจนกว่าจะสำเร็จ หากคุณทำงานถึงกำหนดเวลา คุณอาจพบว่าการมอบหมายงานบางอย่างเหล่านี้ให้กับพนักงานอาจเป็นประโยชน์ การมีสมาชิกในทีมหลายคนทำงานคนเดียวเพื่อเป้าหมายเดียวกันจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทีม

แม้ว่าการเพิ่มผลิตภาพจะเป็นประโยชน์ต่อธุรกิจของคุณในหลายๆ ด้าน แต่คุณก็ไม่ควรกดดันพนักงานของคุณหนักเกินไป การทำเช่นนี้อาจทำให้พวกเขาหมดไฟซึ่งจะขัดขวางประสิทธิภาพการทำงานของพวกเขา

พยายามกระตุ้นทีมของคุณให้ทำงานในระยะเวลาสั้นๆ และ หยุดพักเป็นประจำ ลองทำงานเป็นช่วงสั้นๆ 20-25 นาทีตลอดทั้งวัน ควรตามด้วยช่วงพักย่อย 5-10 นาทีเพื่อรักษาประสิทธิภาพการทำงานของทีม

ลองพูดคุยกับทีมของคุณเกี่ยวกับความสามารถในการโฟกัสของแต่ละคน บางคนอาจมีสมาธิได้นานกว่าคนอื่น ในทำนองเดียวกัน พนักงานที่มีความหลากหลายทางระบบประสาทบางคนอาจต้องการไมโครเบรกมากกว่าหรือนานกว่าพนักงานคนอื่นๆ การอนุญาตให้พนักงานที่มีความหลากหลายทางระบบประสาทได้หยุดพักเป็นพิเศษจะถือเป็นการปรับที่สมเหตุสมผลภายใต้กฎหมาย Americans with Disability Act (ADA) อย่างไรก็ตาม คุณจะต้องจัดการเรื่องนี้อย่างละเอียดอ่อนเพื่อให้แน่ใจว่าแต่ละคนจะไม่รู้สึกว่าถูกโดดเดี่ยวหรือเสียเปรียบ
คุณยังสามารถใช้เครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพ เช่น ตัวจับเวลา Pomodoro หรือ อุปกรณ์ ติดตามเวลา อื่นๆ เพื่อช่วยให้พนักงานของคุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น สิ่งเหล่านี้มีประโยชน์อย่างยิ่งหากงานของคุณต้องใช้สมาธิและความใส่ใจในรายละเอียดสูง

คุณต้องทุ่มเทความสนใจอย่างเต็มที่ให้กับงานที่ทำอยู่เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน การจำกัดสิ่งรบกวนจะช่วยให้คุณทำสิ่งนี้ได้

สิ่งรบกวนในที่ทำงานมีหลายรูปแบบ เช่น การสนทนากลุ่มที่ไม่จำเป็นหรือโทรศัพท์มือถือของ คุณ ลองปิดเสียงหรือลบแชทกลุ่มที่ไม่รู้สึกว่าเกี่ยวข้องกับวันทำงานของคุณ คุณยังสามารถใช้ คุณลักษณะ การ จัดลำดับความสำคัญของการแชท ของ Connecteam เพื่อซ่อนการแชทกลุ่มที่ไม่เกี่ยวข้องและการสนทนาที่สำคัญ 'รายการโปรด' นี่เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมที่จะช่วยคุณจัดลำดับความสำคัญของภาระงานของคุณ
เคล็ดลับอีกอย่างคือการ ปิดโทรศัพท์มือถือของ คุณ การดำเนินการนี้อาจเป็นเรื่องที่ท้าทายหากคุณต้องการใช้โทรศัพท์มือถือในการทำงานหรือกำลังรอสายสำคัญ อย่างไรก็ตาม โทรศัพท์มือถือส่วนใหญ่ในปัจจุบันมีฟังก์ชัน "ห้ามรบกวน" ดังนั้นจึงมีเพียงคำถามเร่งด่วนเท่านั้นที่จะผ่านเข้ามาได้

การประชุมเป็นวิธีที่ดีในการทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมทีมและค้นหาสาเหตุของปัญหา อย่างไรก็ตาม การประชุมมากเกินไปอาจขัดขวางประสิทธิภาพการทำงาน และนำไปสู่ความเครียดและความเหนื่อยหน่าย

เมื่อพยายามจำกัดการประชุมที่ไม่ก่อผล สิ่งสำคัญคือต้องพิจารณาว่าคุณสามารถเพิ่มคุณค่าให้กับเนื้อหาของการประชุมได้หรือไม่ สแกนวาระการประชุมก่อนตอบรับคำเชิญ และหากคุณไม่สามารถเพิ่มคุณค่าหรือไม่รู้สึกว่าเกี่ยวข้องกับงานของคุณ ให้ปฏิเสธการเข้าร่วมอย่างสุภาพหากเป็นไปได้ หากไม่มีวาระการประชุม อย่าลืมขอหนึ่งวาระ

หากคุณไม่สามารถหลีกเลี่ยงการประชุมได้ ให้พิจารณาขอการประชุมทางวิดีโอแทนการประชุม แบบเห็นหน้ากัน การประชุมทางวิดีโอใช้เวลาน้อยกว่าและมีประสิทธิภาพมากกว่าการประชุมแบบเห็นหน้า กัน การประชุมทางวิดีโอจะจำกัดสิ่งรบกวนต่อหน้า เช่น ช่วงพักดื่มกาแฟหรือการสนทนาที่ไม่ได้ทำงาน ซึ่งจะช่วยให้คุณกลับสู่เวิร์กโฟลว์ได้เร็วขึ้น การสนทนาทางวิดีโอหรือการประชุมมีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับพนักงานแบบผสมผสานหรือระยะไกล
คุณยังสามารถ ลองกำหนด "วันที่ไม่มีการประชุม" สำหรับทีมหรือแผนกของคุณ วิธีนี้จะเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยให้เวลาทำงานที่ปราศจากสิ่งรบกวนในวันหรือเวลาที่กำหนดของสัปดาห์

ระบบองค์กรที่ดีสำหรับคุณและทีมของคุณมีความสำคัญอย่างยิ่งเมื่อพยายามเพิ่มประสิทธิภาพการ ทำงาน คุณอาจพบว่าระบบการจัดการดิจิทัลมีเครื่องมือทั้งหมดที่จำเป็นในการดำเนินงานวันทำงานที่มีประสิทธิผล

ระบบการจัดการดิจิทัลที่แข็งแกร่งจะมี รายการตรวจสอบในตัว และตัวจัดการ งาน เพื่อช่วยให้คุณมอบหมายงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและตรวจสอบปริมาณงาน นอกจากนี้ยังอาจมี ระบบ rota ในตัว เพื่อให้คุณเห็นว่าใครว่างบ้าง
Connectteam เสนอเครื่องมือทั้งหมดเหล่านี้และอีกมากมาย ด้วยระบบจัดระเบียบงานในตัว เครื่องมือมอบหมายงานอย่างง่าย และฟังก์ชันแชทในตัวที่ช่วยให้คุณสื่อสารกับทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพ Connecteam เป็นเครื่องมือที่สมบูรณ์แบบในการจัดระเบียบวันทำงานของคุณ

การให้ ความยืดหยุ่นในการทำงาน กลายเป็นประโยชน์หลักในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา Kristin Kelly จาก CareerBuilder.com กล่าวว่า "ความยืดหยุ่นคือบรรทัดฐานใหม่และความคาดหวังจากพนักงาน"

พนักงานต้องการทำงานที่ไหนและเมื่อไหร่ที่เหมาะสมที่สุด และไม่ยึดติดกับรูปแบบการทำงานแบบเก้าต่อห้าที่ตายตัว การอนุญาตให้พนักงานทำงานด้วยวิธีนี้จะ ช่วยเพิ่มผลผลิต และ สร้างวัฒนธรรมในที่ทำงานที่แข็งแกร่ง

การอนุญาตให้ทีมของคุณได้รับประโยชน์นี้จะจำกัดสิ่งรบกวนในที่ทำงาน ลดต้นทุนการขนส่งของพนักงาน และเพิ่มผลผลิตในที่ทำงาน

ตัวอย่างเช่น การศึกษาโดย AirTasker พบว่าพนักงานในสำนักงานโดยเฉลี่ยใช้เวลาที่ไม่เกิดผลทั้งหมด 37 นาทีต่อวัน ในขณะที่พนักงานทางไกลโดยเฉลี่ยใช้เวลาที่ไม่เกิดผล 27 นาทีต่อวัน ความแตกต่างเล็กน้อยในจำนวนนาทีที่ไม่เกิดผลนี้รวม 36 ชั่วโมงของการทำงานเพิ่มเติมต่อปี

ระหว่างประสิทธิภาพการทำงานที่เพิ่มขึ้นกับสิ่งรบกวนในที่ทำงานที่น้อยลง พนักงานที่มีความยืดหยุ่นทำงานโดยเฉลี่ยมากกว่าพนักงานออฟฟิศ 1.4 วันต่อเดือน นั่นคือเกือบ 17 วันต่อปี!

การจัดการระดับจุลภาคเป็นคำเชิงลบที่อ้างถึงเมื่อผู้จัดการสังเกตพนักงานและสั่งให้พวกเขาทำงาน อย่างไร แม้ว่าการจัดการระดับย่อยจะช่วยเพิ่มผลผลิตได้ในระยะสั้น แต่โดยรวมแล้ว ก็ยังไม่ใช่เครื่องมือการจัดการที่มีประสิทธิภาพ การจัดการระดับย่อย ช่วยลดความคิดสร้างสรรค์ ลดความมั่นใจของพนักงาน และในกรณีที่รุนแรง จะ เพิ่มการหมุนเวียนของพนักงาน

ผู้จัดการส่วนใหญ่มักมีความผิดเกี่ยวกับการจัดการแบบย่อยๆ ในบางจุดในอาชีพการงานของพวกเขา แม้ว่าคุณอาจรู้สึกว่าคุณเป็นผู้จัดการที่เอาใจใส่ แต่ทีมของคุณอาจรู้สึกว่าพวกเขากำลังถูกจัดการทีละเล็กทีละน้อย ขัดขวางประสิทธิภาพการทำงาน และทำให้เสียวัฒนธรรมในที่ทำงาน

คุณจะสร้างสมดุลระหว่างการสนับสนุนพนักงานแต่ไม่ใช่การจัดการเล็กๆ น้อยๆ ได้อย่างไร
เครื่องมือที่ดีที่สุดในการต่อสู้กับการจัดการระดับย่อยคือความไว้วางใจ คุณต้องวางใจว่าพนักงานของคุณจะทำงานให้เสร็จด้วยมาตรฐานระดับสูงและปล่อยให้พวกเขาเป็นอิสระในทุกที่ที่ทำได้ วางใจว่าหากพวกเขาต้องการความช่วยเหลือจากคุณ พวกเขาจะขอการสนับสนุน ในฐานะผู้จัดการที่ดี คุณควรมุ่งเน้นไปที่ภาพรวมและ จัดการประสิทธิภาพของทีมโดยรวม แทนที่จะจัดการว่าพนักงานแต่ละคนทำงานอย่างไรและเมื่อใด

บทสรุป

ทีมที่มีประสิทธิภาพมากกว่าจะทำงานที่จัดสรรให้เสร็จภายในกรอบเวลาที่สั้นกว่า เวลาที่บันทึกไว้โดยทีมงานที่มีประสิทธิภาพช่วยให้สามารถทำงานเพิ่มเติมให้เสร็จได้ ซึ่งจะช่วยเพิ่มผลผลิต การเพิ่มผลผลิตในสถานที่ทำงานจะนำไปสู่วัฒนธรรมองค์กรที่แข็งแกร่งและเพิ่มผลกำไร

อย่างไรก็ตาม การสร้างสมดุลระหว่างเวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพและการจำกัดสิ่งรบกวนอาจเป็นเรื่องยาก ในฐานะผู้จัดการ ประสิทธิภาพและประสิทธิผลของทีมของคุณจะเชื่อมโยงโดยตรงกับประสิทธิภาพการจัดการภาระงานของพวกเขา

คุณสามารถใช้กลยุทธ์มากมายเพื่อเพิ่มผลิตภาพในที่ทำงาน รวมถึงการทำงาน เดี่ยว การหยุดพักเป็นประจำ และ การจำกัดสิ่งรบกวนในที่ทำงาน ในฐานะผู้จัดการ คุณต้องมุ่งเน้นไปที่ภาพรวมของวิธีการทำงานของทีมของคุณ แทนที่จะสนใจบทบาทในแต่ละวัน วิธีที่ดีที่สุดในการบรรลุเป้าหมายนี้คือการจัดเตรียมเครื่องมือที่เหมาะสมเพื่อให้พนักงานของคุณประสบความสำเร็จ

เครื่องมือที่เหมาะสมสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยช่วยให้คุณ ลดสิ่งรบกวน ให้เหลือน้อยที่สุด ลดการประชุม ที่ไม่เกิดผล และ จัดการงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เครื่องมือเหล่านี้และอื่น ๆ มีให้ในซอฟต์แวร์เช่น Connectteam