Как повысить производительность на рабочем месте

В то время как все сотрудники стремятся к эффективному рабочему процессу, отвлекающие факторы рабочего дня вашей команды часто снижают производительность. Рабочие планы вашей команды могут быть сорваны незапланированными встречами, сообщениями группового чата и неожиданными задачами.

Эти отвлекающие факторы могут оказать значительное влияние на производительность на рабочем месте. Как менеджер, производительность вашей команды напрямую связана с тем, как вы управляете ими и насколько эффективно вы предотвращаете эти отвлекающие факторы. Обеспечение продуктивности вашей команды начинается с вас , поэтому важно предоставить им поддержку и инструменты, необходимые им для того, чтобы они были эффективными и продуктивными сотрудниками.

Обеспокоены соблюдением баланса? Читайте дальше, чтобы узнать о преимуществах высокой производительности на рабочем месте и о семи основных способах ее повышения на рабочем месте .

Что такое производительность на рабочем месте?

Производительность на рабочем месте — это эффективность, с которой вы и ваша команда выполняете задачи на рабочем месте . Более эффективная команда завершит свою работу в более короткие сроки. Время, высвобождаемое более эффективными процессами, можно затем заполнить другими похожими задачами или посвятить новым проектам. Это увеличение производительности повышает производительность труда.

Однако с ростом производительности очень важно помнить о качестве работы. Быть продуктивным — это не производить большой объем некачественной работы. Чтобы повысить производительность, ваша команда должна выполнять большое количество высококачественной работы. Важно эффективно управлять своей командой, чтобы поддерживать тот же стандарт работы с более высокой производительностью .

Разница между производительностью на рабочем месте и эффективностью на рабочем месте

Эффективность и продуктивность на рабочем месте — схожие понятия. Однако в действии они разные.

Продуктивность рабочего места — это эффективность, с которой вы и ваша команда выполняете задачи . Например, команда из двух человек, которые могут выполнить четыре задачи за один час, более продуктивна, чем команда из трех человек, которые могут выполнить те же задачи за два часа.

Эффективность рабочего места — это то, насколько хорошо бизнес использует свои ресурсы для выполнения задач . Например, если необходимо выполнить три задачи, а на одну и ту же задачу назначено три сотрудника, это неэффективное использование ресурсов команды. Однако, если на каждую задачу назначается один сотрудник, это лучший пример эффективности рабочего места.

Преимущества продуктивности на рабочем месте

Достижение высокой производительности на рабочем месте может иметь много преимуществ. К ним могут относиться:

• Увеличение прибыли. Более продуктивная рабочая сила будет выполнять больше назначенных им задач в более короткие сроки. Это оставит больше времени для новых проектов. Это может привести к увеличению прибыли компании.
• Более счастливые сотрудники. Когда производительность высока, сотрудники более удовлетворены и чувствуют большую целеустремленность на рабочем месте. В статье Forbes говорится, что в целом более продуктивные сотрудники чувствуют себя более счастливыми как на работе, так и дома.
• Более сильная корпоративная культура. Помимо счастья сотрудников, продуктивная команда будет способствовать формированию сильной корпоративной культуры. Повышение производительности будет стимулировать чувство командного духа, создавая культуру напряженной работы и положительного самочувствия.
• Улучшенное взаимодействие. Когда сотрудники чувствуют себя более продуктивными, они с большей вероятностью будут участвовать в инициативах и мероприятиях компании. Участие в этих мероприятиях повышает вовлеченность сотрудников. Исследование Gallup показало, что компании с высокой вовлеченностью сотрудников имеют на 22% более высокую производительность, чем компании с низкой вовлеченностью сотрудников.
• Лучшее удержание сотрудников. Как указывалось выше, повышение производительности на рабочем месте приводит к тому, что сотрудники становятся более счастливыми и заинтересованными. Это будет означать, что сотрудники с меньшей вероятностью будут искать другую работу в другом месте, что приведет к лучшему удержанию сотрудников. По оценкам EL Goldberg & Associates, замена работника может стоить от 33% до 200% его годовой зарплаты. Исходя из этого, улучшение удержания сотрудников принесет пользу вашей прибыли.

7 лучших способов повысить производительность на рабочем месте

При повышении производительности труда важно учитывать, что все команды разные. Помните, что то, что работает для одной команды, может не работать для вашей, поэтому очень важно сохранять непредубежденность и проявлять гибкость при применении этих советов!

Многозадачность часто рассматривается как способ увеличить производительность. Тем не менее, монозадачность на самом деле гораздо более эффективна для повышения производительности. Стэнфордское исследование показало, что сотрудники, которые работают в режиме многозадачности, более отвлекаемы и менее эффективны, чем те, кто занимается однозадачностью.

Однозадачность — это когда вы сосредотачиваетесь на одной задаче за раз и не уходите от нее, пока она не будет завершена . Хотя это может показаться непосильным, вы можете научить свою команду разбивать большие задачи на более мелкие, измеримые цели.
При монозадачности полезно составить список дел, которые вы надеетесь выполнить в течение рабочего дня. Исходя из этого, разбейте каждую работу на три или четыре более мелкие задачи и сосредоточьтесь на выполнении каждой задачи в отдельности. Посвятите все свое внимание каждой задаче, пока она не будет завершена . Если вы работаете в срок, вам может быть полезно делегировать некоторые из этих задач своим сотрудникам. Наличие нескольких членов команды, выполняющих одно задание для достижения одной общей цели, повысит производительность вашей команды .

Хотя повышение производительности принесет пользу вашему бизнесу во многих отношениях, вы не должны слишком сильно давить на своих сотрудников. Это может привести их к выгоранию, что снизит их продуктивность.

Попробуйте поощрять свою команду работать короткими очередями и делать регулярные перерывы . Попробуйте работать короткими очередями по 20-25 минут в течение дня. За этим должен следовать 5-10-минутный микроперерыв, чтобы поддерживать продуктивность вашей команды.

Попробуйте поговорить с вашей командой об их индивидуальных способностях к концентрации внимания. Некоторые могут быть в состоянии концентрироваться в течение более длительного времени, чем другие. Точно так же некоторым нейроразнообразным сотрудникам может потребоваться больше или более продолжительные микроперерывы, чем другим сотрудникам. Разрешение сотрудникам с нейроразнообразием делать дополнительные перерывы будет считаться разумной корректировкой в ​​соответствии с Законом об американцах-инвалидах (ADA). Тем не менее, вам нужно управлять этим тактично, чтобы люди не чувствовали себя изолированными или обездоленными.
Вы также можете использовать инструмент повышения производительности, например, таймер Pomodoro или другое устройство для отслеживания времени , чтобы помочь своим сотрудникам работать более продуктивно . Это может быть особенно полезно, если ваши задачи требуют высокого уровня концентрации и внимания к деталям.

Вы должны посвятить все свое внимание поставленной задаче, чтобы повысить производительность. Ограничение отвлекающих факторов поможет вам достичь этого.

Отвлечения на рабочем месте бывают разных форм, таких как ненужные групповые чаты или ваш мобильный телефон . Попробуйте отключить или удалить групповые чаты, которые не имеют отношения к вашему рабочему дню. Вы также можете использовать функцию определения приоритетов чатов Connecteam, чтобы скрыть ненужные групповые чаты и «избранные» важные. Это отличный инструмент, который поможет вам расставить приоритеты в вашей рабочей нагрузке.
Еще один совет — выключите мобильный телефон . Это может быть непросто, если вам нужен мобильный телефон для работы или вы ожидаете важного телефонного звонка. Однако в большинстве сотовых телефонов сейчас есть функция «Не беспокоить», поэтому приходят только срочные запросы.

Совещания могут быть отличным способом сотрудничества с вашими товарищами по команде и выявления основной причины проблемы. Однако слишком большое количество совещаний может снизить продуктивность и привести к стрессу и выгоранию.

Пытаясь ограничить количество непродуктивных совещаний, важно учитывать, можете ли вы повысить ценность содержания собрания. Просмотрите повестку собрания, прежде чем ответить на приглашение, и если вы не можете добавить ценности или считаете, что это не имеет отношения к вашей работе, вежливо откажитесь от участия, где это возможно. Если повестки дня нет, обязательно попросите ее.

Если вы не можете избежать встречи, рассмотрите возможность проведения видеовстречи вместо личной встречи. Видеовстречи занимают меньше времени и более продуктивны, чем встречи лицом к лицу . Проведение видеовстреч ограничит личные отвлекающие факторы, такие как перерывы на кофе или нерабочие чаты. Это позволит вам быстрее вернуться к рабочему процессу. Видеозвонки или встречи особенно полезны для гибридных или удаленных сотрудников.
Вы также можете попробовать установить «день без совещаний» для своей команды или отдела. Это повысит производительность, позволяя работать без отвлекающих факторов в определенные дни или часы недели.

Хорошая организационная система для вас и вашей команды жизненно важна для повышения производительности . Вы можете обнаружить, что цифровая система управления предлагает все инструменты, необходимые для продуктивного рабочего дня.

Надежная цифровая система управления будет иметь встроенные контрольные списки и задачи, которые помогут вам эффективно делегировать полномочия и контролировать рабочую нагрузку. Он также может иметь встроенную систему ротации, чтобы вы могли видеть, кто свободен.
Connecteam предлагает все эти инструменты и многое другое . Благодаря встроенной системе организации задач, простым инструментам делегирования и встроенной функции чата, которые помогут вам эффективно общаться с вашей командой, Connecteam является идеальным инструментом для организации вашего рабочего дня.

Обеспечение гибкости работы стало ключевым преимуществом в последние годы . Кристин Келли из CareerBuilder.com говорит: «Гибкость — это новая норма и ожидание от сотрудников».

Сотрудники хотят работать там, где и когда им удобно, и не быть привязанными к жесткому графику работы с девяти до пяти. Позволив сотрудникам работать таким образом, вы повысите производительность и создадите сильную культуру на рабочем месте .

Предоставление вашей команде этого преимущества ограничит отвлекающие факторы на рабочем месте, снизит транспортные расходы ваших сотрудников и повысит производительность на рабочем месте.

Например, исследование AirTasker показало, что среднестатистический офисный работник тратит в общей сложности 37 непродуктивных минут в день, а средний удаленный работник тратит на это 27 непродуктивных минут в день. Эта небольшая разница в непродуктивных минутах составляет 36 часов дополнительной работы в год.

Благодаря повышенной производительности и меньшему количеству отвлекающих факторов на рабочем месте, гибкие сотрудники работают в среднем на 1,4 дня больше каждый месяц, чем офисные сотрудники. Это еще почти 17 дней в году!

Микроменеджмент — это негативный термин, когда менеджер наблюдает за работниками и диктует им, как выполнять свою работу . Хотя микроменеджмент может повысить производительность в краткосрочной перспективе, в целом он не является эффективным инструментом управления. Микроуправление снижает творческий потенциал , уменьшает доверие сотрудников и, в крайних случаях, увеличивает текучесть кадров .

Большинство менеджеров в какой-то момент своей карьеры были виновны в микроменеджменте. Хотя вы можете чувствовать себя внимательным менеджером, ваша команда может чувствовать, что ими управляют на микроуровне, что снижает производительность и отвлекает от культуры на рабочем месте.

Как вы находите баланс между поддержкой сотрудников и отсутствием микроуправления ими?
Лучший инструмент для борьбы с микроменеджментом — доверие ; вы должны быть уверены, что ваши сотрудники будут выполнять свои задачи на высоком уровне, и предоставлять им автономию везде, где это возможно. Поверьте, что если им понадобится ваша поддержка, они попросят о ней. Как хороший менеджер, вы должны сосредоточиться на общей картине и управлять производительностью своей команды в целом, а не управлять тем, как и когда отдельные сотрудники выполняют задачи.

Заключение

Более эффективная команда завершит свою работу в более короткие сроки. Время, сэкономленное эффективной командой, позволяет выполнить дополнительную работу, что повышает производительность. Повышение производительности труда будет способствовать формированию сильной корпоративной культуры и увеличению прибыли .

Однако найти баланс между эффективным рабочим процессом и ограничением отвлекающих факторов может быть непросто. Как менеджер, производительность и производительность вашей команды напрямую связаны с тем, насколько эффективно вы управляете их рабочей нагрузкой.

Вы можете использовать множество стратегий для повышения производительности на рабочем месте, включая монозадачность , регулярные перерывы и ограничение отвлекающих факторов на рабочем месте . Как менеджер, вы должны сосредоточиться на общей картине того, как работает ваша команда, а не на повседневных аспектах их ролей. Лучший способ добиться этого — предоставить своим сотрудникам правильные инструменты для достижения успеха.

Правильные инструменты могут повысить производительность, помогая свести к минимуму отвлекающие факторы , сократить число непродуктивных совещаний и эффективно управлять задачами . Все эти и другие инструменты предоставляются в таком программном обеспечении, как Connecteam.