職場の生産性を高める方法

すべての従業員が効率的なワークフローを達成することを切望していますが、チームの勤務日の気が散ると生産性が妨げられることがよくあります。 チームの作業計画は、予定外の会議、グループ チャット メッセージ、予期しないタスクによって脱線する可能性があります。

これらの気晴らしは、職場の生産性に大きな影響を与える可能性があります。 マネージャーとして、チームのパフォーマンスは、チームをどのように管理し、これらの注意散漫をいかに効果的に防ぐかに直接関係しています。 チームの生産性を維持することはあなたから始まるので、効率的で生産的な従業員になるために必要なサポートとツールをチームに提供することが重要です。

バランスを取るのが心配ですか？ 職場の生産性を高めることのメリットと、職場で生産性を高めるための 7 つの方法について学びましょう。

職場の生産性とは?

職場の生産性とは、あなたとあなたのチームが職場のタスクを完了する際の効率です。 より効率的なチームは、割り当てられた作業をより短い時間枠内で完了します。 より効率的なプロセスによって解放された時間は、他の同様のタスクに充てたり、新しいプロジェクトに専念したりできます。 このアウトプットの増加により、職場の生産性が向上します。

ただし、生産性の向上に伴い、仕事の質に注意することが重要です。 生産的であることは、質の低い仕事を大量に大量生産することではありません。 生産性を高めるには、チームは質の高い仕事を大量に生み出す必要があります。 チームを効果的に管理して、より高い生産性で同じ標準の作業を維持することが重要です。

職場の生産性と職場の効率の違い

職場での効率と生産性は、同様の概念です。 しかし、実際には、それらは異なります。

職場の生産性とは、あなたとあなたのチームがタスクを完了する際の効率です。 たとえば、1 時間で 4 つのタスクを完了できる 2 人のチームは、同じタスクを 2 時間で完了できる 3 人のチームよりも生産性が高くなります。

職場の効率性とは、企業がそのリソースを使用してタスクを完了する方法です。 たとえば、3 つのタスクを完了する必要があり、3 人の従業員が同じタスクに割り当てられている場合、これはチームのリソースの有効な使用方法ではありません。 ただし、各タスクに 1 人の従業員が割り当てられている場合、これは職場の効率のより良い例です。

職場での生産性の利点

職場で高い生産性を達成することには、多くの利点があります。 これらには次のものが含まれます。

• 利益の増加。 より生産的な労働力は、より短い時間枠で割り当てられたタスクをより多く完了します。 これにより、新しいプロジェクトに取り組む時間が増えます。 これは、より高い企業利益につながる可能性があります。
• 幸せな従業員。 生産性が高いと、従業員はより満足し、職場に大きな目的意識を感じます。 Forbes の記事によると、全体的に生産性の高い従業員は、職場と家庭の両方で幸福感を感じています。
• より強い企業文化。 従業員の幸福と並んで、生産的なチームは強力な企業文化に貢献します。 生産性の向上は、チームの士気を高め、ハードワークと前向きな幸福の文化を生み出します。
• エンゲージメントの向上。 従業員の生産性が向上すると、会社のイニシアチブや活動に関与する可能性が高くなります。 これらの活動に参加することで、従業員のエンゲージメントが向上します。 Gallup の調査によると、従業員エンゲージメントの高い企業は、従業員エンゲージメントの低い企業よりも生産性が 22% 高いことがわかりました。
• 従業員の定着率が向上します。 前述のように、職場での生産性の向上は、従業員の幸福度とエンゲージメントの向上につながります。 これは、従業員が別の場所で他の仕事を探す可能性が低くなり、従業員の定着率が向上することを意味します。 EL Goldberg & Associates は、従業員の交代には従業員の年収の 33% から 200% の費用がかかる可能性があると見積もっています。 これに基づいて、従業員の定着率を向上させることは、収益に利益をもたらします。

職場の生産性を向上させる 7 つの方法

職場の生産性を高めるときは、すべてのチームが異なることを考慮することが重要です。 あるチームでうまくいくことが、あなたのチームではうまくいかない可能性があることを忘れないでください。これらのヒントを適用するときは、心を開いて柔軟に対応することが不可欠です。

マルチタスクは、多くの場合、アウトプットを増やす方法と考えられています。 しかし、モノタスキングは実際には生産性を向上させる上ではるかに効果的です。 スタンフォード大学の研究によると、マルチタスクを行う従業員は、モノタスクを行う従業員よりも気が散りやすく、効率が悪いことがわかりました。

モノタスキングとは、一度に 1 つのタスクに集中し、完了するまでそのタスクから先に進まないことです。 これは圧倒されるように思えるかもしれませんが、大きなタスクをより小さな測定可能な目標に分割するようにチームを指導することができます。
モノタスクを行うときは、平日に完了させたい仕事をリストアップしておくと役に立ちます。 ここから、各ジョブを 3 つまたは 4 つの小さなタスクに分割し、各タスクを個別に完了することに集中します。 完了するまで、各タスクに十分な注意を払ってください。 締め切りまで作業している場合は、これらのタスクの一部を従業員に委任すると役立つ場合があります。 複数のチーム メンバーが 1 つの共通の目標に向かってモノタスクを行うことで、チームの生産性が向上します。

生産性の向上は多くの点でビジネスに利益をもたらしますが、従業員に無理を強いるべきではありません。 これを行うと、燃え尽き症候群に陥り、生産性が低下する可能性があります。

チームが短時間で集中的に作業し、定期的に休憩を取るように促してみてください。 1 日を通して 20 ～ 25 分の短いバーストで作業してみてください。 これに続いて、チームの生産性を維持するために 5 ～ 10 分間のマイクロブレイクを行う必要があります。

チームの個々の集中力について話し合ってみてください。 他の人よりも長時間集中できる人もいます。 同様に、一部の神経多様性のある従業員は、他の従業員よりも多くまたは長いマイクロブレイクを必要とする場合があります。 神経多様性のある従業員に追加の休憩を取ることを許可することは、アメリカ障害者法 (ADA) の下での合理的な調整と見なされます。 ただし、個人が選ばれたり不利な立場に置かれたりしないように、これを慎重に管理する必要があります。
ポモドーロ タイマーやその他の時間追跡デバイスなどの生産性ツールを使用して、従業員の生産性を高めることもできます。 これらは、タスクが高度な集中力と細部への注意を必要とする場合に特に役立ちます。

生産性を向上させるには、目の前のタスクに全神経を集中させる必要があります。 気を散らすものを制限することは、これを達成するのに役立ちます。

不要なグループ チャットや携帯電話など、職場で気を散らすものはさまざまです。 勤務日に関係ないと思われるグループ チャットをミュートまたは削除してみてください。 Connecteam のチャットの優先順位付け機能を使用して、無関係なグループ チャットや「お気に入り」の重要なチャットを非表示にすることもできます。 これは、ワークロードに優先順位を付けるのに役立つ優れたツールです。
もう 1 つのヒントは、携帯電話の電源を切ることです。 仕事で携帯電話が必要な場合や、重要な電話を期待している場合、これは難しいかもしれません。 しかし、現在ほとんどの携帯電話には「Do Not Disturb」機能が搭載されているため、緊急の問い合わせしか来ません。

ミーティングは、チームメイトと協力して問題の根本原因を突き止めるための優れた方法です。 ただし、会議が多すぎると生産性が低下し、ストレスや燃え尽き症候群につながる可能性があります。

非生産的な会議を制限しようとするときは、会議の内容に価値を付加できるかどうかを検討することが重要です。 招待状に返信する前に会議の議題に目を通し、付加価値がなかったり、自分の仕事に関係がないと感じたりする場合は、可能な限り出席を丁重に辞退してください。 議題が提供されていない場合は、必ず要求してください。

会議を避けることができない場合は、対面式の会議の代わりにビデオ会議を依頼することを検討してください。 ビデオ会議は、対面式の会議よりも時間がかからず、生産性が高くなります。 ビデオ会議を実施することで、コーヒー ブレークや仕事以外のチャットなど、対面での気晴らしを制限できます。 これにより、ワークフローにすばやく戻ることができます。 ビデオ通話やビデオ会議は、ハイブリッド ワーカーやリモート ワーカーにとって特に便利です。
チームや部署に「ミーティングのない日」を設定することもできます。 これにより、設定された曜日または時間帯に集中して作業できるため、生産性が向上します。

生産性を向上させるには、あなたとあなたのチームにとって優れた組織システムが不可欠です。 デジタル管理システムは、生産的な業務を行うために必要なすべてのツールを提供していることに気付くかもしれません。

強力なデジタル管理システムには、組み込みのチェックリストとタスクタッカーがあり、効果的に委任してワークロードを監視するのに役立ちます. 勤務表システムが組み込まれている場合もあるため、誰が利用可能かを確認できます。
Connecteam は、これらすべてのツールとそれ以上のものを提供します。 組み込みのタスク編成システム、簡単な委任ツール、チームとの効果的なコミュニケーションに役立つ統合チャット機能を備えた Connecteam は、仕事を整理するのに最適なツールです。

仕事の柔軟性を許可することは、近年の重要なメリットになっています。 CareerBuilder.com の Kristin Kelly 氏は、「柔軟性は新しい標準であり、従業員からの期待です」と述べています。

従業員は、9 時から 5 時までの厳格な勤務パターンに縛られることなく、自分に最適な場所と時間で働きたいと考えています。 従業員がこのように働くことを許可すると、生産性が向上し、強力な職場文化が生まれます。

チームにこの利点を許可することで、職場の気を散らすものを制限し、従業員の交通費を削減し、職場の生産性を向上させます。

たとえば、AirTasker の調査によると、平均的なオフィス ワーカーは 1 日あたり合計 37 分の非生産的な時間を記録し、平均的なリモート ワーカーは 1 日あたり 27 分の非生産的な時間を記録しています。 この非生産的な分数のわずかな違いにより、合計で年間 36 時間の追加作業が発生します。

生産性の向上と職場での気晴らしの減少との間で、柔軟な従業員はオフィスの従業員よりも毎月平均 1.4 日長く働いています。 それは、年間ほぼ 17 日以上です。

マイクロマネジメントとは、マネージャが従業員を観察し、従業員に仕事のやり方を指示することを指す否定的な用語です。 マイクロマネジメントは短期的には生産性を高めることができますが、全体としては効果的な管理ツールではありません。 マイクロマネジメントは創造性を低下させ、従業員の自信を低下させ、極端な場合には従業員の離職率を高めます。

ほとんどのマネージャーは、キャリアのある時点でマイクロマネジメントの罪を犯してきました。 あなたは気配りの行き届いたマネージャーだと感じているかもしれませんが、あなたのチームは、彼らが細かく管理されており、生産性を妨げ、職場文化を損なっていると感じているかもしれません.

従業員をサポートすることと、従業員を細かく管理しないこととの間で、どのようにバランスをとっていますか?
マイクロマネジメントと戦うための最良のツールは信頼です。 従業員が高い水準でタスクを完了し、可能な限り自主性を認めることを信頼する必要があります。 彼らがあなたのサポートを必要とするなら、彼らはそれを求めるだろうと信じてください. 優れたマネージャーとして、個々の従業員がいつどのようにタスクを完了するかを管理するのではなく、全体像に焦点を当て、チームのパフォーマンスを全体として管理する必要があります。

結論

より効率的なチームは、割り当てられた作業をより短い時間枠内で完了します。 効率的なチームによって節約された時間により、追加の作業を完了することができ、生産性が向上します。 職場の生産性を高めることは、強力な企業文化に貢献し、利益を増加させます。

ただし、効果的なワークフローと気を散らすものを制限することのバランスをとるのは難しい場合があります。 マネージャーとして、チームのパフォーマンスと生産性は、ワークロードをどれだけ効果的に管理するかに直接関係しています。

モノタスキング、定期的な休憩、職場の気を散らすものを制限するなど、多くの戦略を使用して職場の生産性を高めることができます。 マネージャーは、チームの役割の日常的な側面ではなく、チームがどのように機能するかという全体像に集中する必要があります。 これを達成する最善の方法は、成功するための適切なツールを従業員に提供することです。

適切なツールを使用すると、気を散らすものを最小限に抑え、非生産的な会議を減らし、タスクを効果的に管理できるため、生産性が向上します。 これらのツールはすべて、Connecteam などのソフトウェアで提供されます。