10 İş Özür Mektubu Örneği

Yayınlanan: 2020-01-07

Hemen hemen her işletme bir noktada bir şey için özür dilemek zorunda kalacak. Ancak, birçok şirket bunu etkili bir şekilde yapmamaktadır.

Özür dileme sanatında ustalaşmak, müşterilerinizin işlerini sürdürmenize, gelecekteki işlerini güvence altına almanıza ve müşteri sadakatini artırmanıza ve ileriye dönük itibarınıza zarar verebilecek olumsuz vızıltılardan kaçınmanıza yardımcı olabilir. İş özür mektupları, tüm bu faydaları gerçekleştirmek için çok önemlidir.

Küçük işletmenizi yönetirken ne kadar dikkatli olursanız olun, bir iş özür mektubu yazmanız gereken bir zaman gelecek. İşte nasıl.

Küçük Bir İşletme Olarak Nasıl Özür Dilenir (ve Nasıl Özür Dilenmez)

İşletmenizin özür dilemesi gerekebileceği çeşitli durumlar vardır. Ancak tüm bu iş özür mektuplarının birkaç ortak noktası olmalıdır. Her şeyden önce, eylemleriniz ve/veya deneyimleri için gerçekten üzgün olduğunuzu söylemelisiniz. Tüm sorumluluğu alın ve söz konusu duruma yol açan sorunları kabul edin. Ayrıca alçakgönüllü kalmak ve kendinizi müşterinin yerine koymak da yararlıdır.

Ne yazık ki, işletmelerin müşterilerden veya halktan özür dilerken yapma eğiliminde olduğu bazı yaygın hatalar vardır. İş özür mektubunuzu daha etkili hale getirmek için belirsiz olmaktan veya eylemlerinizin etkilerini küçümsemekten kaçının. Günümüz işletmelerinin suçu başka yöne çevirmeye çalışması veya eylemleriyle ilgili ayrıntılara girmekten kaçınması çok yaygın. Ancak, bir müşteri, ortak, çalışan veya halktan biri size kızdıysa, bu ayrıntıları zaten biliyorlar. Gerçekten sorumluluk alabilir ve neyin yanlış gittiğini/neden tekrar olmayacağını özetleyebilirseniz çok daha etkili olacaktır.

Bir özür mektubunun nasıl yazılacağını öğrenmek istiyorsanız, başlamanıza yardımcı olacak bazı örnekler burada.

İş Özür Mektubu Örnekleri

Kötü Müşteri Hizmetleri için Özür Dilemek

Ne tür müşterilere hizmet veriyor olursanız olun, uygun hizmet esastır. Bazı durumlarda, yardımcı olmayan veya müşterilerinize veya müşterilerinize kaba davranan temsilcileriniz olabilir. Bu iş özür mektubu örneği, telafi etmenize yardımcı olabilir.

Kötü Müşteri Hizmetleri için Özür Dilemek

Sayın [Müşteri Adı],

[Şirket Adı] adına, müşteri hizmetleri ekibimizle yaşadığınız olumsuz deneyim için içtenlikle özür dileriz. Ekibimizin sorununuzu çözmede yardımcı olmadığını ve beklediğiniz hizmet düzeyini sağlamadığını anlıyorum.

Her arayan müşterimize hızlı ve güler yüzlü hizmet sunmak için her gün %100'ümüzü vermekten büyük gurur duyuyoruz, ancak bu durumda başarısız olduk. Tüm temsilcilerimizi müşteri sorunlarının nasıl düzgün bir şekilde ele alınacağı konusunda eğitmek için elimizden gelenin en iyisini yapıyoruz, ancak endişeniz gerektiği gibi ele alınmadı. Bunun için son derece üzgünüz.

Bu durumun bir daha yaşanmaması için ileriye dönük adımlar atacağız. Yeni başlayanlar için, müşteri hizmetleri çağrı temsilcileri için ek eğitim oturumları düzenliyoruz ve aramanın kesilmesi veya yanlış yönlendirilmesi durumunda tekrar ulaşabilmemiz için personelimizin her müşteriden iletişim bilgilerini toplamasını isteyeceğiz.

Bu konuyu dikkatimize sunduğunuz için içtenlikle teşekkür etmek istiyorum. Her zaman müşteri hizmetlerimizi geliştirmek için varız ve geri bildiriminiz bu süreç için çok önemlidir. Bu veya başka bir sorun tekrar ortaya çıkarsa, lütfen gelecekte doğrudan benimle iletişime geçmekten çekinmeyin.

Samimi olarak,
[İsim başlığı]

Arızalı veya Yetersiz Ürün İçin Özür Dileme

Ürünleriniz müşterilerinizin standartlarına uymuyorsa, bunu doğru yapmak önemlidir. Bu durum, bir ürün geri çağrıldığında veya bir satın alma işleminden kısa bir süre sonra bir müşteri, ürününün amaçlandığı gibi çalışmadığını fark ettiğinde ortaya çıkabilir.

Arızalı Ürün İçin Özür Dilemek

Sayın [Müşteri Adı],

Arızalı [Ürün Adı] ile ilgili olarak bizimle iletişime geçtiğiniz için teşekkür ederiz. Söz verildiği gibi çalışmadığı için gerçekten üzgünüz. Bunun sizin için neden olduğu rahatsızlıktan dolayı da özür dileriz.

Ürünlerimiz müşterilere teslim edilmeden önce çeşitli kalite kontrol kontrollerinden geçmektedir. Ancak bu, ne yazık ki bu kontrolleri aştı ve standartlarımızı karşılayamadı.

Bu hatayı telafi etmek için size 2-5 gün içinde ulaşması gereken yeni bir [Ürün Adı] gönderdik. Değiştirilen ürünü aldıktan sonra kusurlu ürünü iade edebilmeniz için önceden etiketlenmiş bir kutu da ekledik.

Ayrıca, rahatsızlığı telafi etmek için bir sonraki satın alımınız için 20 dolarlık bir kupon gönderiyoruz. Orijinal satın alma işleminizin beklentilerinizi karşılamadığı için gerçekten üzgünüz, ancak ileride size daha iyi bir deneyim sunmayı umuyoruz. Bu sorunu dikkatimize sunduğunuz için tekrar teşekkür ederiz ve lütfen diğer endişelerinizle ilgili olarak benimle doğrudan iletişime geçmekten çekinmeyin.

Samimi olarak,
[İsim başlığı]

Geç veya Uygunsuz Gönderim İçin Özür Dilemek

Kargo, e-ticaret işletmeleri için müşteri deneyiminin önemli bir parçasıdır. Ürünleriniz geç gönderilirse veya hasar görürse veya nakliye sırasında kaybolursa, müşterilerinize bir iş özür mektubu ile bu sorunu gidermeniz gerekir.

Nakliye Sorunları için Özür Dilemek

Sayın [Müşteri Adı],

[Ürün Adınızı] zamanında almadığınız için çok üzgünüz. Bu ürüne olan talep gerçekten beklentilerimizi aştı ve stoklarımız tükendi.

[Ürün Adı] ürününün yeni bir gönderisini aldık ve siparişinizin gönderimini hızlandırdık. Siparişlerinizi zamanında almayı beklediğinizi biliyoruz ve yanlış kararımız ve bunun size verdiği rahatsızlıktan dolayı çok üzgünüz.

Siparişinizle birlikte, bir sonraki siparişinizde 10$'lık bir kupon da ekliyoruz. Mevcut siparişinizi takip etmek için bu e-postanın altında siparişiniz için bir takip numarası da bulabilirsiniz. Tekrar, bu gecikme ve rahatsızlık için çok özür dileriz. Başka endişeleriniz veya sorularınız varsa lütfen bana bildirin.

Samimi olarak,
[İsim başlığı]

Mali veya Fatura Sorunları İçin Özür Dilemek

Bir müşteriyi bir kereden fazla faturalandırın veya hesabından çok fazla para çekin, finansal hataların çok geniş kapsamlı sonuçları olabilir. Tabii ki, hatayı olabildiğince çabuk düzeltmeniz gerekecek, ancak hatanın neden olduğunu kabul etmek ve bir daha olmayacağından emin olmak için bir iş özür mektubu kullanmak da önemlidir.

Fatura Sorunları İçin Özür Dilemek

Sayın [Müşteri Adı],

Son faturalandırma sorununuzla ilgili olarak bizimle iletişime geçtiğiniz için teşekkür ederiz. Tek bir hizmet için iki katı ücret aldığınız için çok üzgünüz.

Hatayı araştırdık ve faturalandırma yazılımımızdaki bir bilgisayar arızasından kaynaklandığını tespit ettik. O zamandan beri bu programın en son sürümüne güncelledik ve bunun tekrar olmamasını sağlamak için bir kalite kontrol kontrolü uyguladık.

Ayrıca, üç iş günü içinde hesabınıza geri dönmesi gereken hatalı ücretleri size geri ödedik. Hatamızın size verdiği rahatsızlıktan dolayı özür dileriz. Bunu dikkatimize sunduğunuz ve sorunu hızlı bir şekilde çözmemize yardımcı olduğunuz için teşekkür ederiz. Başka sorularınız veya endişeleriniz varsa lütfen doğrudan bana ulaşmaktan çekinmeyin.

Samimi olarak,
[İsim başlığı]

İptal Edilen Hizmet veya Zamanlama Sorunları İçin Özür Dileme

Özellikle hizmet odaklı işletmeler için müşteri planlamasını yönetmek zor olabilir. Ancak bir servis çağrısını kaçırmak veya birden çok kez yeniden planlamak büyük rahatsızlıklara yol açabilir.

Zamanlama Sorunları İçin Özür Dilemek

Sayın [Müşteri Adı],

Ekip üyelerimizden birini etkileyen ailevi bir acil durum nedeniyle bu Cuma sabah 10:30'daki servis randevunuzun iptal edildiğini üzülerek bildiriyorum.

Küçük bir ekip olduğumuz için, teknisyenlerimizden biri beklenmedik bir şekilde uzun bir süre müsait olursa, tam bir randevu listesi tutamayız. Bu iptalin neden olabileceği rahatsızlıktan dolayı özür dilerim.

[Şirket Adı] olarak müşterilerimize verdiğimiz kaliteli hizmet bir numaralı endişemizdir, bu nedenle yeniden planlama sürecini sizin için mümkün olduğunca kolay hale getirmek istiyoruz. Lütfen bir sonraki gün ve hizmete hazır olduğunuzu bildirmek için doğrudan benimle iletişime geçin; planlama endişelerinizi karşılamak için elimizden gelenin en iyisini yapacağız. Ayrıca randevunuzu alırken yatırdığınız depozitonun tamamını geri veriyoruz.

Verdiğimiz rahatsızlıktan dolayı tekrar çok üzgünüz. Randevunuzla ilgili başka sorularınız veya endişeleriniz varsa lütfen bize bildirin.

Samimi olarak,
[İsim başlığı]

Kaçırılan Son Tarihler İçin Özür Dilemek

Belirli projeler üzerinde çalışıyorsanız veya ticari müşteriler için öğeleri yönetiyorsanız, son teslim tarihlerini karşılama yeteneği işinizin önemli bir parçasıdır. Birini kaçırırsanız, bunu kabul etmeniz ve müşterilere bu sorunun ilerlemesini nasıl önleyeceğinizi göstermeniz önemlidir.

Kaçırılan Son Tarihler İçin Özür Dilemek

Sayın [Müşteri Adı]

Web sitesi projenizin kopyasını zamanında alamadığım için çok üzgünüm. Maalesef, tarafımızdaki bazı teknik sorunlar nedeniyle bir gecikme yaşadık ve bu sorunu o zamandan beri çözdük. İstediğiniz kopya bu e-postaya eklenmiştir. Ancak, başlangıçta üzerinde anlaştığımız son tarihi kaçırdığım için özür dilemek istiyorum.

Bunun bir daha asla olmayacağından emin olmak için, sizin için geliştirmek için çok çalıştığımız materyalleri kaybetmemek için yazılımımızı güncelledik ve sistemimizi yedekledik.

Bu sorunun projenizin diğer alanlarını ve nihai lansman tarihinizi etkileyebileceğinin farkındayım ve bu gecikmenin size vermiş olabileceği rahatsızlıktan dolayı özür dilerim. Herhangi bir sorunuz varsa veya bu projeyle ilgili olarak ihtiyacınız olan başka bir şey varsa lütfen bana bildirin.

Samimi olarak,
[İsim başlığı]

Geç Ödemeler İçin Özür Dilemek

Satıcılarınız, hizmet sağlayıcılarınız ve hatta geri ödemesi gereken müşterileriniz söz konusu olduğunda, zamanında ödeme yapmak bir zorunluluktur. Birini kaçırırsanız veya beklediğinizden daha geç yaparsanız, bir özür durumu düzeltmek için uzun bir yol kat edebilir.

Geç Ödemeler İçin Özür Dilemek

Sayın [Satıcı Adı],

Bu ayki hizmet için ödememi henüz almadığınız için çok üzgünüm. Hesabımda yakın zamanda meydana gelen bir hata, masrafları karşılamak için gerekli fonlara erişmemi engelledi.

Bankam hatayı düzeltti ve paranın hafta sonuna kadar hesabıma geri yüklenmesi gerekiyor, bu noktada size ödemeyi hızlandıracağım. Banka ayrıca, hatayı çevreleyen koşulların nadir olduğu ve bundan sonra hesabımı etkilememesi gerektiği konusunda bana güvence verdi.

İş ilişkimize gerçekten değer veriyorum ve bu geç ödeme bunun bir yansıması değil. Çok üzgünüm ve bir daha olmaması için elimden gelen her şeyi yapacağım.

Samimi olarak,
[İsim başlığı]

Kaçırılan Randevular veya Geç Gelişler İçin Özür Dileme

Müşteriler, müşteriler veya iş ortakları ile görüşme söz konusu olduğunda dakiklik önemlidir. Bir toplantıya önemli ölçüde geç kalırsanız veya bir toplantıyı tamamen kaçırırsanız, bu bir özür gerektirir.

Randevu Kaçırdığınız İçin Özür Dilemek

Sayın [Müşteri Adı],

Lütfen dünkü öğle yemeği toplantımızı kaçırdığım için içten özrümü kabul edin. Haftalık takvimimde çakışan bir randevu nedeniyle maalesef randevumuzu kaçırdım. Bu ihmalden içtenlikle pişmanım ve gelecekte bunun olmasını önlemek için programımı yeniden düzenledim.

Toplantılarımıza gerçekten değer veriyorum ve bunu telafi etme fırsatını gerçekten takdir ediyorum. Önümüzdeki hafta için yeniden planlayabilir miyiz? Müsaitliğinizi bana bildirin, onu yapılacaklar listemin en üstüne koyayım.

Samimi olarak,
[İsim başlığı]

Uygunsuz Çalışan Eylemleri İçin Özür Dilemek

Bir işletme sahibi olduğunuzda, sadece kendi davranışlarınız için nasıl özür dileyeceğinizi öğrenmeniz önemli değildir. Ayrıca işletmenizi temsil eden başkaları için de özür dilemeniz gerekebilir. Bu, durumu kabul etmeyi ve düzeltmek için uygun önlemleri almayı içerir.

Çalışan Eylemleri İçin Özür Dilemek

Sayın [Müşteri Adı],

Dün mağazamızdaki çalışanlardan birinin kaba davranışı için özür dilemek istiyorum. Davranışları affedilemezdi ve size hizmet etmesi gereken birinin bu kadar saygısız bir şekilde yanıt vermesinin ne kadar üzücü olduğunu tamamen anlıyorum.

Yaşadığınız olumsuz deneyimden sorumlu çalışanları belirledik ve disiplin cezasına çarptırıldık. Bu tür davranışların bir daha yaşanması durumunda işlerini kaybedeceklerini de kendilerine ilettik. Sizi bir müşteri olarak kabul etmeye gerçekten değer veriyoruz ve içten özrümüzü kabul edeceğinizi umuyoruz.

Başka endişeleriniz veya sorularınız varsa lütfen bana bildirin, bunları kişisel olarak ele almaktan memnuniyet duyarım.

Samimi olarak,
[İsim başlığı]

Saldırgan Davranış İçin Özür Dilemek

Müşterilerinize, ekip üyelerinize ve bir bütün olarak halka karşı duyarlı olmak, işletmeler için esastır. Siz veya bir ekip üyesi, çevrimiçi olarak insanları rahatsız eden bir şey söyler veya yayınlarsa, hızlı davranmanız ve hatanızı kabul etmeniz gerekir.

Saldırgan Gönderiler veya Davranışlar İçin Özür Dileme

Sayın [Müşteri Adı],

[Şirket Adı] olarak en son sosyal medya gönderimizi hazırlarken yetersiz muhakeme sergilediğimiz için ne kadar üzgün olduğumuzu bilmenizi isterim. Tatsızdı ve içtenlikle pişman olduk.

O zamandan beri gönderiyi kaldırdık ve ekip üyelerimizin oluşturduğu gönderileri yayınlanmadan önce iki kez kontrol etmek için yeni bir politika oluşturduk. Bu konudaki duyarlılığın önemini de ekibimize anlattık.

Endişelerinizi ciddiye aldığımızı bilmenizi isteriz ve bu uygunsuz mesajın gizlice gizlice geçmesine izin verdiğimiz için gerçekten özür dileriz. Gelecekte daha iyisini yapmak için çalışıyoruz ve sağladığınız geri bildirimleri her zaman takdir ediyoruz.

Samimi olarak,
[İsim başlığı]

Resim: Depositphotos.com