10ビジネス謝罪の手紙の例

公開: 2020-01-07

ほとんどすべての企業は、ある時点で何かについて謝罪する必要があります。ただし、多くの企業はこれを効果的に行っていません。

謝罪の芸術を習得することは、顧客のビジネスを維持し、将来のビジネスを確保し、顧客の忠誠心を向上させ、将来の評判を損なう可能性のある否定的な話題を避けるのに役立ちます。これらすべてのメリットを実現するには、ビジネス謝罪の手紙が不可欠です。

中小企業を経営している間、どんなに注意を払っても、あなたがビジネス謝罪の手紙を書く必要がある時が来るでしょう。方法は次のとおりです。

中小企業として謝罪する方法（および謝罪しない方法）

あなたのビジネスが謝罪する必要があるかもしれない様々な例があります。しかし、これらのビジネス謝罪の手紙にはすべて、いくつかの重要な共通点があるはずです。何よりもまず、あなたは実際にあなたの行動や彼らの経験について申し訳ありませんと言うべきです。全責任を負い、問題の状況につながった問題を認識します。謙虚であり続け、顧客の立場に立つことも役に立ちます。

残念ながら、顧客や一般の人々に謝罪するときに企業が犯しがちないくつかのよくある間違いがあります。あなたのビジネス謝罪の手紙をより効果的にするために、あなたの行動の効果を曖昧にしたり、軽視したりしないでください。今日の企業が非難をそらそうとしたり、行動の詳細に立ち入るのを避けたりすることは、非常に一般的です。ただし、顧客、パートナー、従業員、または一般の人々があなたに腹を立てている場合、彼らはすでにそれらの詳細を知っています。実際に責任を持って、何がうまくいかなかったのか、なぜ二度と起こらないのかを概説できれば、はるかに効果的です。

謝罪の手紙を書く方法を学びたいのなら、ここにあなたが始めるのを助けるいくつかの例があります。

ビジネス謝罪の手紙の例

カスタマーサービスが悪いことをお詫びします

どのような種類の顧客にサービスを提供する場合でも、適切なサービスが不可欠です。場合によっては、役に立たない、またはクライアントや顧客に失礼な態度で出くわす代表者がいる可能性があります。このビジネス謝罪の手紙の例は、あなたがそれを補うのを助けることができます。

カスタマーサービスが悪いことをお詫びします

親愛なる[お客様の名前]、

[会社名]を代表して、カスタマーサービスチームにご迷惑をおかけしましたことを心よりお詫び申し上げます。私たちのチームはあなたの問題を解決するのに役立たず、あなたが期待するレベルのサービスを提供しなかったことを理解しています。

私たちは毎日100％を提供し、電話をかけるすべてのお客様に迅速でフレンドリーなサービスを提供することに大きな誇りを持っていますが、この場合は失敗しました。お客様の問題に適切に対処する方法について、すべての担当者をトレーニングするために最善を尽くしますが、お客様の懸念は適切に処理されませんでした。そのため、大変申し訳ございません。

今後、このような事態が二度と起こらないように対策を講じていきます。手始めに、カスタマーサービスコールエージェント向けの追加のトレーニングセッションを開催しています。電話が切れたり、誤って処理された場合に再度連絡できるように、スタッフはすべての顧客から連絡先情報を収集する必要があります。

この問題にご注目いただき、誠にありがとうございます。私たちは常にカスタマーサービスを改善する必要があり、あなたのフィードバックはそのプロセスに不可欠です。このような問題が再発した場合は、遠慮なく直接ご連絡ください。

心から、
[名前][タイトル]

製品の欠陥または不十分さについてお詫び申し上げます

製品自体が顧客の基準を満たしていない場合は、それを正しくすることが重要です。このインスタンスは、製品がリコールされたとき、または購入直後に顧客が製品が意図したとおりに機能しないことに気付いたときに発生する可能性があります。

不良品をお詫び申し上げます

親愛なる[お客様の名前]、

不良品[商品名]についてお問い合わせいただきありがとうございます。約束通りに機能しなかったことを心からお詫び申し上げます。また、ご迷惑をおかけしましたことをお詫び申し上げます。

当社の製品は、お客様に納品する前に、いくつかの品質管理チェックを受けています。しかし、これは残念ながらそれらのチェックをすり抜けて、私たちの基準を満たせませんでした。

このエラーを補うために、2〜5日以内に届く新しい[商品名]を発送しました。交換品を受け取ったら、欠陥のある製品を返品できるように、事前にラベルが付けられたボックスも含まれています。

また、不便を補うために、次回の購入に20ドルのクーポンをお送りします。最初の購入が期待に応えられなかったことを心からお詫び申し上げますが、今後より良い体験を提供できることを楽しみにしています。この問題にご注目いただき、誠にありがとうございます。その他の懸念事項については、遠慮なく直接ご連絡ください。

心から、
[名前][タイトル]

発送が遅れたり不適切だったりしたことをお詫びします

配送は、eコマースビジネスのカスタマーエクスペリエンスの重要な部分です。製品の出荷が遅れたり、輸送中に破損または紛失した場合は、ビジネス謝罪の手紙で顧客との失効を補う必要があります。

配送の問題についてお詫び申し上げます

親愛なる[お客様の名前]、

[商品名]がタイムリーに届かなかったことをお詫び申し上げます。この製品の需要は本当に私たちの期待を上回り、在庫は枯渇しました。

[商品名]の新しい発送を受け取り、ご注文の発送を迅速に処理しました。ご注文は時間どおりにお届けできるとのことで、ご不便をおかけして申し訳ございません。

ご注文に加えて、次回のご注文から10ドルのクーポンも含まれています。現在の注文を追跡するために、この電子メールの下部に注文の追跡番号を見つけることもできます。繰り返しになりますが、この遅延とご不便をお詫び申し上げます。他にご不明な点やご質問がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

心から、
[名前][タイトル]

財務または請求に関する問題についてお詫び申し上げます

顧客に複数回請求する場合でも、アカウントからの引き出しが多すぎる場合でも、財務上のミスは広範囲に及ぶ結果をもたらす可能性があります。もちろん、できるだけ早く間違いを修正する必要がありますが、間違いが発生した理由を認識し、再発しないようにするために、ビジネス謝罪の手紙を使用することも不可欠です。

請求に関する問題についてお詫び申し上げます

親愛なる[お客様の名前]、

最近の請求に関する問題についてお問い合わせいただきありがとうございます。 1回のサービスで2倍の料金が発生しましたことをお詫び申し上げます。

エラーを調査したところ、課金ソフトウェアのコンピューターの不具合が原因であることがわかりました。その後、このプログラムの最新バージョンに更新し、品質管理チェックを実施して、これが二度と起こらないようにしました。

さらに、誤った料金を返金しました。これは3営業日以内にアカウントに返金されます。エラーによりご迷惑をおかけしましたことをお詫び申し上げます。これをお知らせいただき、問題の迅速な解決にご協力いただきありがとうございます。他にご不明な点やご不明な点がございましたら、お気軽に直接ご連絡ください。

心から、
[名前][タイトル]

キャンセルされたサービスまたはスケジュールの問題についてお詫び申し上げます

特にサービス指向のビジネスでは、顧客のスケジューリングを管理するのは難しい場合があります。ただし、サービスコールを逃したり、スケジュールを何度も変更したりすると、大きな不便が生じる可能性があります。

スケジュールの問題についてお詫びします

親愛なる[お客様の名前]、

今週の金曜日の午前10時30分に、チームメンバーの1人に影響を与えた家族の緊急事態のため、サービスの予約がキャンセルされたことをお知らせします。

私たちは小さなチームであるため、技術者の1人が予期せず長期間利用可能になった場合、予定の完全な状態を維持することはできません。ご不便をおかけして申し訳ございません。

[会社名]では、お客様への質の高いケアが最大の関心事であるため、スケジュール変更プロセスをできるだけ簡単にしたいと考えています。翌日、サービスをご利用いただける時間帯をお知らせください。スケジュールに関する問題に対応できるよう最善を尽くします。また、ご予約時にお支払いいただいた保証金の全額を返金いたします。

繰り返しになりますが、ご不便をおかけして申し訳ございません。ご予約に関して他にご質問やご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

心から、
[名前][タイトル]

締め切りに間に合わなかったことをお詫びします

特定のプロジェクトに取り組んだり、ビジネスクライアントのアイテムを管理したりする場合、期限を守る能力はあなたの仕事の重要な部分です。見逃した場合は、それを認識し、今後この問題を防ぐ方法をクライアントに示すことが重要です。

締め切りに間に合わなかったことをお詫びします

親愛なる[クライアント名]

あなたのウェブサイトプロジェクトのコピーが時間通りに届かなかったことをお詫び申し上げます。残念ながら、私たちの側でいくつかの技術的な問題が発生したために遅延が発生しましたが、それ以降は解決しました。リクエストしたコピーがこのメールに添付されています。ただし、当初合意した締め切りに間に合わなかったことをお詫び申し上げます。

これが二度と起こらないようにするために、ソフトウェアを更新し、システムをバックアップして、開発に懸命に取り組んできた資料を失わないようにしています。

この問題は、プロジェクトの他の領域と最終的なリリース日に影響を与える可能性があることを認識しており、この遅延によりご不便をおかけしましたことをお詫び申し上げます。ご不明な点がございましたら、このプロジェクトに関して他にご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

心から、
[名前][タイトル]

支払いが遅れたことをお詫びします

ベンダー、サービスプロバイダー、さらには払い戻しが必要な顧客に関しては、タイムリーな支払いが必須です。見逃したり、予想より遅れてしまった場合、謝罪は状況の是正に大いに役立つ可能性があります。

支払いが遅れたことをお詫びします

親愛なる[ベンダー名]、

今月のサービスの支払いをまだ受け取っていないことをお詫び申し上げます。最近のアカウントのエラーにより、費用を賄うために必要な資金にアクセスできませんでした。

その後、私の銀行はエラーを修正しました。その週の終わりまでにお金を私の口座に戻す必要があります。その時点で、私はあなたへの支払いを迅速に処理します。銀行はまた、エラーを取り巻く状況はまれであり、今後の私のアカウントに影響を与えるべきではないと私に保証しました。

私は私たちのビジネス関係を本当に大切にしています、そしてこの支払いの遅れはそれを反映していません。大変申し訳ございませんが、二度と起こらないように全力を尽くします。

心から、
[名前][タイトル]

予定を逃したり、到着が遅れたりしたことをお詫びします

顧客、クライアント、または仕事仲間とのミーティングに関しては、適時性が重要です。会議に大幅に遅れたり、会議に参加できなかったりした場合は、お詫びする必要があります。

予定を逃したことをお詫びします

親愛なる[クライアント名]、

昨日の昼食会を逃してしまったことを心からお詫び申し上げます。残念ながら、毎週のカレンダーの予定が競合しているため、予定を見落としていました。私はこの見落としを心から遺憾に思い、将来これが起こらないようにスケジュールを再編成しました。

私は私たちの会議を本当に大切にしており、あなたにそれを作る機会を本当に感謝します。来週のスケジュールを変更できますか？空き状況を教えてください。やることリストの一番上に置きます。

心から、
[名前][タイトル]

不適切な従業員の行動について謝罪

あなたがビジネスを所有しているとき、あなたがあなた自身の行動について謝罪する方法を学ぶことはあなたにとって重要であるだけではありません。また、あなたのビジネスを代表する他の人に謝罪する必要があるかもしれません。これには、状況を認識し、それを修正するための適切な措置を講じることが含まれます。

従業員の行動をお詫びします

親愛なる[クライアント名]、

昨日当店の従業員の一人の失礼な振る舞いをお詫び申し上げます。彼らの振る舞いは許しがたいものでした、そして私はあなたに仕えるべき誰かがそのような無礼な方法で反応するときそれがどれほど動揺するかを完全に理解しています。

私たちはあなたのネガティブな経験に責任のある従業員を特定し、彼らは懲戒処分を受けました。また、この種の行動が再び発生した場合、彼らは職を失うことになることを彼らに伝えました。私たちはあなたを顧客として迎えることを心から大切にしており、あなたが私たちの心からの謝罪を受け入れることを願っています。

他にご不明な点やご質問がございましたら、お気軽にお問い合わせください。個人的に対応させていただきます。

心から、
[名前][タイトル]

不快な行動をお詫びします

顧客、チームメンバー、そして一般の人々全体に敏感であることは、ビジネスにとって不可欠です。あなたやチームメンバーが人々を怒らせるようなことをオンラインで言ったり投稿したりした場合は、迅速に行動し、間違いを認める必要があります。

不快な投稿や行動について謝罪する

親愛なる[お客様の名前]、

[会社名]の私たちが最新のソーシャルメディアの投稿を作成する際に下手な判断を示したことに対して、どれほどひどく申し訳ないかを知ってほしい。嫌だったし、心から後悔している。

その後、投稿を削除し、チームメンバーが作成した投稿を公開する前に再確認するための新しいポリシーを作成しました。また、このトピックに関する感度の重要性についてもチームに説明しました。

私たちはあなたの懸念を真剣に受け止めていることを知っていただきたいと思います。この不適切なメッセージがひび割れを通り抜けることを許してしまったことを心からお詫び申し上げます。私たちは将来より良いことをするよう努めており、あなたが提供するフィードバックに常に感謝しています。

心から、
[名前][タイトル]

画像：〈.com