10 Beispiele für geschäftliche Entschuldigungsschreiben

Veröffentlicht: 2020-01-07

So ziemlich jedes Unternehmen muss sich irgendwann für etwas entschuldigen. Viele Unternehmen tun dies jedoch nicht effektiv.

Die Beherrschung der Kunst der Entschuldigung kann Ihnen helfen, das Geschäft Ihrer Kunden aufrechtzuerhalten, zukünftige Geschäfte zu sichern, die Kundenbindung zu verbessern und negatives Gerede zu vermeiden, das Ihrem Ruf in Zukunft schaden könnte. Geschäftliche Entschuldigungsschreiben sind unerlässlich, um all diese Vorteile zu realisieren.

Egal wie vorsichtig Sie sind, wenn Sie Ihr kleines Unternehmen führen, es wird eine Zeit kommen, in der Sie einen geschäftlichen Entschuldigungsbrief schreiben müssen. Hier ist wie.

Wie man sich als kleines Unternehmen entschuldigt (und wie man sich nicht entschuldigt).

Es gibt eine Vielzahl von Fällen, in denen sich Ihr Unternehmen entschuldigen muss. Aber all diese geschäftlichen Entschuldigungsschreiben sollten einige wichtige Dinge gemeinsam haben. Zuallererst solltest du wirklich sagen, dass es dir leid tut für deine Taten und/oder ihre Erfahrung. Übernehmen Sie die volle Verantwortung und erkennen Sie die Probleme an, die zu der betreffenden Situation geführt haben. Es ist auch hilfreich, bescheiden zu bleiben und sich in die Lage der Kunden zu versetzen.

Leider gibt es einige häufige Fehler, die Unternehmen machen, wenn sie sich bei Kunden oder Mitgliedern der Öffentlichkeit entschuldigen. Um Ihr geschäftliches Entschuldigungsschreiben effektiver zu gestalten, vermeiden Sie es, vage zu sein oder die Auswirkungen Ihrer Handlungen herunterzuspielen. Es ist allzu üblich, dass die heutigen Unternehmen versuchen, die Schuld abzulenken oder es vermeiden, auf Einzelheiten ihrer Handlungen einzugehen. Wenn jedoch ein Kunde, Partner, Mitarbeiter oder Mitglied der Öffentlichkeit verärgert über Sie ist, kennen sie diese Details bereits. Es wird viel effektiver sein, wenn Sie tatsächlich Verantwortung übernehmen und skizzieren können, was schief gelaufen ist/warum es nicht wieder passieren wird.

Wenn Sie lernen möchten, wie man einen Entschuldigungsbrief schreibt, finden Sie hier einige Beispiele, die Ihnen den Einstieg erleichtern sollen.

Beispiele für geschäftliche Entschuldigungsschreiben

Entschuldigung für schlechten Kundenservice

Ganz gleich, welche Art von Kunden Sie bedienen, ein angemessener Service ist unerlässlich. In einigen Fällen haben Sie möglicherweise Vertreter, die nicht hilfreich sind oder auf Ihre Kunden oder Kunden unhöflich wirken. Dieses Beispiel für ein Geschäftsentschuldigungsschreiben kann Ihnen dabei helfen, es wieder gut zu machen.

Entschuldigung für schlechten Kundenservice

Sehr geehrter [Kundenname],

Im Namen von [Name des Unternehmens] möchte ich mich aufrichtig für die negative Erfahrung entschuldigen, die Sie mit unserem Kundendienstteam gemacht haben. Ich verstehe, dass unser Team bei der Lösung Ihres Problems nicht hilfreich war und nicht den Service bereitgestellt hat, den Sie erwarten.

Wir sind sehr stolz darauf, jeden Tag 100 % zu geben, um jedem Kunden, der anruft, einen schnellen und freundlichen Service zu bieten, aber in diesem Fall sind wir gescheitert. Wir tun unser Bestes, um alle unsere Vertreter im richtigen Umgang mit Kundenproblemen zu schulen, aber Ihr Anliegen wurde nicht richtig behandelt. Das tut uns sehr leid.

In Zukunft werden wir Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass sich diese Situation nicht wiederholt. Für den Anfang veranstalten wir zusätzliche Schulungen für Kundendienstanrufagenten und verlangen von unseren Mitarbeitern, dass sie Kontaktinformationen von jedem Kunden sammeln, damit wir im Falle eines abgebrochenen oder misslungenen Anrufs erneut Kontakt aufnehmen können.

Ich möchte Ihnen aufrichtig dafür danken, dass Sie uns auf dieses Problem aufmerksam gemacht haben. Wir sind stets bestrebt, unseren Kundenservice zu verbessern, und Ihr Feedback ist für diesen Prozess von entscheidender Bedeutung. Bitte zögern Sie nicht, mich in Zukunft direkt zu kontaktieren, wenn dieses oder ein anderes Problem erneut auftritt.

Aufrichtig,
[Nenne den Titel]

Entschuldigung für ein fehlerhaftes oder unzureichendes Produkt

Wenn Ihre Produkte selbst nicht den Standards Ihrer Kunden entsprechen, ist es wichtig, es richtig zu machen. Dieser Fall kann eintreten, wenn ein Produkt zurückgerufen wird oder kurz nach dem Kauf, wenn ein Kunde feststellt, dass sein Produkt nicht wie beabsichtigt funktioniert.

Entschuldigung für ein fehlerhaftes Produkt

Sehr geehrter [Kundenname],

Vielen Dank, dass Sie uns bezüglich Ihres defekten [Produktnamens] kontaktiert haben. Es tut uns wirklich leid, dass es nicht wie versprochen funktioniert hat. Wir entschuldigen uns auch für alle Unannehmlichkeiten, die Ihnen dadurch entstanden sind.

Unsere Produkte durchlaufen mehrere Qualitätskontrollen, bevor sie an Kunden ausgeliefert werden. Dieser ist jedoch leider an diesen Kontrollen vorbeigeschlüpft und hat unsere Standards nicht erfüllt.

Um diesen Fehler auszugleichen, haben wir Ihnen ein neues [Produktname] zugesandt, das innerhalb von 2-5 Tagen eintreffen sollte. Wir haben auch einen voretikettierten Karton beigefügt, in dem Sie das defekte Produkt zurücksenden können, sobald Sie den Ersatz erhalten haben.

Wir senden Ihnen außerdem einen 20-Dollar-Gutschein für Ihren nächsten Einkauf, um die Unannehmlichkeiten auszugleichen. Es tut uns wirklich leid, dass Ihr ursprünglicher Kauf nicht Ihren Erwartungen entsprochen hat, aber wir freuen uns darauf, Ihnen in Zukunft ein besseres Erlebnis zu bieten. Nochmals vielen Dank, dass Sie uns auf dieses Problem aufmerksam gemacht haben. Bitte zögern Sie nicht, mich bei allen anderen Bedenken direkt zu kontaktieren.

Aufrichtig,
[Nenne den Titel]

Entschuldigung für verspäteten oder unsachgemäßen Versand

Der Versand ist ein wichtiger Bestandteil des Kundenerlebnisses für E-Commerce-Unternehmen. Wenn Ihre Produkte verspätet versendet werden oder wenn sie beim Transport beschädigt werden oder verloren gehen, müssen Sie diesen Versäumnis gegenüber Ihren Kunden mit einem geschäftlichen Entschuldigungsschreiben ausgleichen.

Entschuldigung für Versandprobleme

Sehr geehrter [Kundenname],

Wir bedauern sehr, dass Sie Ihr [Produktname] nicht rechtzeitig erhalten haben. Die Nachfrage nach diesem Produkt hat unsere Erwartungen wirklich übertroffen, wodurch unser Lager erschöpft war.

Wir haben gerade eine neue Lieferung von [Produktname] erhalten und den Versand Ihrer Bestellung beschleunigt. Wir wissen, dass Sie erwarten, Ihre Bestellungen pünktlich zu erhalten, und entschuldigen uns für unsere Fehleinschätzung und die Ihnen dadurch entstandenen Unannehmlichkeiten.

Zusammen mit Ihrer Bestellung legen wir auch einen Gutschein über 10 $ Rabatt auf Ihre nächste Bestellung bei. Am Ende dieser E-Mail finden Sie auch eine Tracking-Nummer für Ihre Bestellung, mit der Sie Ihre aktuelle Bestellung verfolgen können. Nochmals, wir entschuldigen uns für diese Verzögerung und die Unannehmlichkeiten. Bitte teilen Sie mir mit, wenn Sie weitere Bedenken oder Fragen haben.

Aufrichtig,
[Nenne den Titel]

Entschuldigung für finanzielle oder Abrechnungsprobleme

Unabhängig davon, ob Sie einem Kunden mehr als einmal eine Rechnung stellen oder zu viel von seinem Konto abheben, finanzielle Fehler können weitreichende Folgen haben. Natürlich müssen Sie den Fehler so schnell wie möglich beheben, aber es ist auch wichtig, ein geschäftliches Entschuldigungsschreiben zu verwenden, um zu bestätigen, warum der Fehler aufgetreten ist, und sicherzustellen, dass er nicht noch einmal passieren kann.

Entschuldigung für Abrechnungsprobleme

Sehr geehrter [Kundenname],

Vielen Dank, dass Sie sich bezüglich Ihres kürzlichen Abrechnungsproblems an uns gewendet haben. Es tut uns sehr leid, dass Sie für eine einzelne Dienstleistung das Doppelte berechnet haben.

Wir haben den Fehler untersucht und festgestellt, dass er auf einen Computerfehler in unserer Abrechnungssoftware zurückzuführen ist. Seitdem haben wir dieses Programm auf die neueste Version aktualisiert und eine Qualitätskontrolle durchgeführt, um sicherzustellen, dass dies nicht noch einmal vorkommt.

Darüber hinaus haben wir Ihnen die fehlerhaften Gebühren erstattet, die Ihrem Konto innerhalb von drei Werktagen wieder gutgeschrieben werden sollten. Wir entschuldigen uns für etwaige Unannehmlichkeiten, die Ihnen durch unseren Fehler entstanden sind. Vielen Dank, dass Sie uns darauf aufmerksam gemacht und uns geholfen haben, das Problem schnell zu lösen. Bitte zögern Sie nicht, mich direkt zu kontaktieren, wenn Sie weitere Fragen oder Bedenken haben.

Aufrichtig,
[Nenne den Titel]

Entschuldigung für stornierte Service- oder Terminprobleme

Es kann schwierig sein, die Kundenplanung zu verwalten, insbesondere für serviceorientierte Unternehmen. Das Versäumen eines Serviceanrufs oder das mehrmalige Umplanen kann jedoch zu großen Unannehmlichkeiten führen.

Entschuldigung für Terminprobleme

Sehr geehrter [Kundenname],

Es tut mir sehr leid, Ihnen mitteilen zu müssen, dass Ihr Servicetermin für diesen Freitag um 10:30 Uhr aufgrund eines familiären Notfalls, von dem eines unserer Teammitglieder betroffen ist, abgesagt wurde.

Da wir ein kleines Team sind, können wir nicht alle Termine einhalten, wenn einer unserer Techniker unerwartet für längere Zeit verfügbar ist. Ich entschuldige mich für etwaige Unannehmlichkeiten, die diese Stornierung verursachen könnte.

Bei [Name des Unternehmens] steht die Qualität unserer Kunden an erster Stelle, daher möchten wir Ihnen den Umbuchungsprozess so einfach wie möglich machen. Bitte kontaktieren Sie mich direkt, um mir den nächsten Tag und die Uhrzeit mitzuteilen, zu der Sie für den Service verfügbar sind, und wir werden unser Bestes tun, um Ihre Terminwünsche zu erfüllen. Wir erstatten Ihnen auch die Anzahlung, die Sie bei der Terminvereinbarung geleistet haben, vollständig zurück.

Nochmals, wir entschuldigen uns sehr für die Unannehmlichkeiten. Bitte lassen Sie uns wissen, wenn Sie weitere Fragen oder Bedenken bezüglich Ihres Termins haben.

Aufrichtig,
[Nenne den Titel]

Entschuldigung für verpasste Fristen

Wenn Sie an bestimmten Projekten arbeiten oder Artikel für Geschäftskunden verwalten, ist die Fähigkeit, Fristen einzuhalten, ein wichtiger Teil Ihrer Arbeit. Wenn Sie eine vergessen, ist es wichtig, dies anzuerkennen und den Kunden zu zeigen, wie Sie dieses Problem in Zukunft verhindern können.

Entschuldigung für verpasste Fristen

Sehr geehrte(r) [Kundenname]

Es tut mir sehr leid, dass ich die Kopie für Ihr Website-Projekt nicht rechtzeitig erhalten habe. Leider kam es aufgrund einiger technischer Probleme auf unserer Seite zu einer Verzögerung, die wir inzwischen gelöst haben. Die angeforderte Kopie ist an diese E-Mail angehängt. Ich möchte mich jedoch dafür entschuldigen, dass ich die ursprünglich vereinbarte Frist verpasst habe.

Um sicherzustellen, dass dies nie wieder passiert, haben wir unsere Software aktualisiert und unser System gesichert, damit wir die Materialien, an deren Entwicklung wir so hart für Sie gearbeitet haben, nicht verlieren.

Mir ist bewusst, dass sich dieses Problem auf andere Bereiche Ihres Projekts und Ihr eventuelles Startdatum auswirken kann, und ich entschuldige mich für etwaige Unannehmlichkeiten, die Ihnen durch diese Verzögerung entstanden sind. Bitte lassen Sie mich wissen, wenn Sie Fragen haben oder wenn Sie etwas anderes in Bezug auf dieses Projekt benötigen.

Aufrichtig,
[Nenne den Titel]

Entschuldigung für verspätete Zahlungen

Wenn es um Ihre Lieferanten, Dienstleister oder sogar Kunden geht, denen Rückerstattungen fällig sind, ist eine rechtzeitige Zahlung ein Muss. Wenn Sie einen verpassen oder es später als erwartet schaffen, kann eine Entschuldigung viel dazu beitragen, die Situation zu korrigieren.

Entschuldigung für verspätete Zahlungen

Sehr geehrte(r) [Name des Anbieters],

Es tut mir sehr leid, dass Sie meine Zahlung für den Dienst in diesem Monat noch nicht erhalten haben. Ein kürzlich aufgetretener Fehler in meinem Konto hat mich daran gehindert, auf die erforderlichen Mittel zuzugreifen, um die Ausgaben zu decken.

Meine Bank hat den Fehler inzwischen korrigiert und das Geld sollte bis Ende der Woche wieder auf meinem Konto sein, woraufhin ich die Zahlung an Sie beschleunigen werde. Die Bank hat mir auch versichert, dass die Umstände des Fehlers selten waren und sich in Zukunft nicht auf mein Konto auswirken sollten.

Ich schätze unsere Geschäftsbeziehung sehr und diese verspätete Zahlung spiegelt das nicht wider. Es tut mir sehr leid und ich werde alles in meiner Macht stehende tun, damit so etwas nicht wieder vorkommt.

Aufrichtig,
[Nenne den Titel]

Entschuldigung für verpasste Termine oder verspätete Ankunft

Pünktlichkeit ist wichtig, wenn es um Treffen mit Kunden, Auftraggebern oder Geschäftspartnern geht. Wenn Sie deutlich zu spät zu einem Meeting kommen oder eines ganz verpassen, sollte dies eine Entschuldigung rechtfertigen.

Entschuldigung für das Versäumen eines Termins

Sehr geehrter [Kundenname],

Bitte akzeptieren Sie meine aufrichtige Entschuldigung dafür, dass Sie unser Mittagessen gestern verpasst haben. Leider habe ich unseren Termin aufgrund eines widersprüchlichen Termins in meinem Wochenkalender übersehen. Ich bedauere dieses Versehen aufrichtig und habe meinen Zeitplan neu organisiert, um dies in Zukunft zu verhindern.

Ich schätze unsere Treffen wirklich und würde die Gelegenheit wirklich schätzen, es wieder gut zu machen. Können wir für nächste Woche einen neuen Termin vereinbaren? Teilen Sie mir Ihre Verfügbarkeit mit und ich setze sie ganz oben auf meine To-do-Liste.

Aufrichtig,
[Nenne den Titel]

Entschuldigung für unangemessene Mitarbeiterhandlungen

Wenn Sie ein Unternehmen besitzen, ist es nicht nur wichtig zu lernen, wie Sie sich für Ihre eigenen Handlungen entschuldigen können. Möglicherweise müssen Sie sich auch für andere entschuldigen, die Ihr Unternehmen vertreten. Dazu gehört, die Situation zu erkennen und geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um sie zu korrigieren.

Entschuldigung für Mitarbeiteraktionen

Sehr geehrter [Kundenname],

Ich möchte mich für das unhöfliche Verhalten eines Mitarbeiters in unserem Geschäft gestern entschuldigen. Ihr Verhalten war unentschuldbar, und ich verstehe vollkommen, wie ärgerlich es ist, wenn jemand, der Ihnen dienen sollte, so respektlos reagiert.

Wir haben die Mitarbeiter identifiziert, die für Ihre negative Erfahrung verantwortlich sind, und sie wurden diszipliniert. Wir haben ihnen auch mitgeteilt, dass sie ihren Job verlieren werden, wenn diese Art von Verhalten jemals wieder vorkommt. Wir schätzen es sehr, Sie als Kunden zu haben und hoffen, dass Sie unsere aufrichtige Entschuldigung akzeptieren.

Bitte teilen Sie mir mit, wenn Sie weitere Bedenken oder Fragen haben, und ich werde mich gerne persönlich darum kümmern.

Aufrichtig,
[Nenne den Titel]

Entschuldigung für anstößiges Verhalten

Sensibel gegenüber Ihren Kunden, Teammitgliedern und der Öffentlichkeit als Ganzes zu sein, ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Wenn Sie oder ein Teammitglied etwas online sagen oder posten, das Menschen beleidigt, müssen Sie schnell handeln und Ihren Fehler eingestehen.

Entschuldigung für anstößige Beiträge oder Verhalten

Sehr geehrter [Kundenname],

Ich möchte, dass Sie wissen, wie sehr es uns bei [Name des Unternehmens] leid tut, dass wir bei der Erstellung unseres neuesten Social-Media-Beitrags ein schlechtes Urteilsvermögen gezeigt haben. Es war geschmacklos und wir bedauern es aufrichtig.

Wir haben den Beitrag seitdem entfernt und eine neue Richtlinie erstellt, um die von unseren Teammitgliedern erstellten Beiträge doppelt zu überprüfen, bevor sie veröffentlicht werden. Wir haben unserem Team auch erklärt, wie wichtig Sensibilität in Bezug auf dieses Thema ist.

Wir möchten, dass Sie wissen, dass wir Ihre Bedenken ernst nehmen, und wir entschuldigen uns aufrichtig dafür, dass wir zugelassen haben, dass diese unangemessene Nachricht durch die Ritzen geschlichen ist. Wir bemühen uns, in Zukunft besser zu werden und sind immer dankbar für Ihr Feedback.

Aufrichtig,
[Nenne den Titel]

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