10 ejemplos de cartas de disculpas comerciales

Publicado: 2020-01-07

Prácticamente todas las empresas tendrán que disculparse por algo en algún momento. Sin embargo, muchas empresas no hacen esto de manera efectiva.

Dominar el arte de la disculpa puede ayudarlo a mantener el negocio de los clientes, asegurar negocios futuros y mejorar la lealtad del cliente, y evitar rumores negativos que podrían dañar su reputación en el futuro. Las cartas de disculpa comerciales son esenciales para obtener todos estos beneficios.

No importa cuán cuidadoso sea al administrar su pequeña empresa, llegará un momento en que necesitará escribir una carta de disculpa comercial. Así es cómo.

Cómo disculparse (y cómo no disculparse) siendo una pequeña empresa

Hay una variedad de casos en los que su empresa puede necesitar disculparse. Pero todas estas cartas de disculpas comerciales deben tener algunas cosas clave en común. En primer lugar, debes decir que lamentas tus acciones y/o su experiencia. Asumir toda la responsabilidad y reconocer los problemas que llevaron a la situación en cuestión. También es útil permanecer humilde y ponerse en el lugar de los clientes.

Desafortunadamente, hay algunos errores comunes que las empresas tienden a cometer cuando se disculpan con los clientes o miembros del público. Para que su carta de disculpa comercial sea más efectiva, evite ser vago o menospreciar los efectos de sus acciones. Es muy común que las empresas de hoy traten de desviar la culpa o eviten entrar en detalles sobre sus acciones. Sin embargo, si un cliente, socio, empleado o miembro del público está molesto con usted, ya conocen esos detalles. Será mucho más efectivo si realmente puede asumir la responsabilidad y describir lo que salió mal/por qué no volverá a suceder.

Si desea aprender a escribir una carta de disculpa, aquí hay algunos ejemplos para ayudarlo a comenzar.

Ejemplos de cartas de disculpa comercial

Disculparse por el mal servicio al cliente

No importa qué tipo de clientes atienda, el servicio adecuado es esencial. En algunos casos, es posible que tenga representantes que no sean útiles o que parezcan groseros con sus clientes o clientes. Este ejemplo de carta de disculpa comercial puede ayudarlo a compensarlo.

Disculparse por el mal servicio al cliente

Estimado [nombre del cliente],

En nombre de [Nombre de la empresa], quiero disculparme sinceramente por la experiencia negativa que tuvo con nuestro equipo de atención al cliente. Entiendo que nuestro equipo no fue útil para resolver su problema y no brindó el nivel de servicio que esperaba.

Estamos muy orgullosos de dar nuestro 100% todos los días para brindar un servicio rápido y amigable a cada cliente que llama, pero en este caso, fallamos. Hacemos todo lo posible para capacitar a todos nuestros representantes sobre cómo manejar adecuadamente los problemas de los clientes, pero su inquietud no se manejó correctamente. Por eso, lo sentimos mucho.

En el futuro, vamos a tomar medidas para garantizar que esta situación no vuelva a ocurrir. Para empezar, estamos organizando sesiones de capacitación adicionales para los agentes de atención al cliente y solicitaremos que nuestro personal recopile la información de contacto de cada cliente para que podamos comunicarnos nuevamente en caso de una llamada perdida o mal manejada.

Quiero agradecerle sinceramente por llamar nuestra atención sobre este problema. Siempre estamos para mejorar nuestro servicio al cliente, y sus comentarios son esenciales para ese proceso. No dude en ponerse en contacto conmigo directamente en el futuro si este u otro problema vuelve a surgir.

Sinceramente,
[Nombre] [Título]

Pedir disculpas por un producto defectuoso o insuficiente

Cuando sus propios productos no cumplen con los estándares de sus clientes, es importante corregirlos. Esta instancia puede surgir cuando se retira un producto o poco después de una compra cuando un cliente se da cuenta de que su producto no funciona según lo previsto.

Pedir disculpas por un producto defectuoso

Estimado [nombre del cliente],

Gracias por comunicarse con nosotros acerca de su [Nombre del producto] defectuoso. Lamentamos mucho que no haya funcionado como se prometió. También le pedimos disculpas por cualquier inconveniente que esto le haya causado.

Nuestros productos pasan por varios controles de calidad antes de ser entregados a los clientes. Sin embargo, este lamentablemente pasó esos controles y no cumplió con nuestros estándares.

Para compensar este error, le enviamos un nuevo [Nombre del producto], que debería llegar en un plazo de 2 a 5 días. También hemos incluido una caja preetiquetada para que devuelva el producto defectuoso una vez que haya recibido el reemplazo.

También le enviaremos un cupón de $20 para su próxima compra para compensar las molestias. Lamentamos sinceramente que su compra original no haya estado a la altura de sus expectativas, pero esperamos brindarle una mejor experiencia en el futuro. Gracias nuevamente por informarnos sobre este problema y no dude en ponerse en contacto conmigo directamente con cualquier otra inquietud que pueda tener.

Sinceramente,
[Nombre] [Título]

Pedir disculpas por envío tardío o inadecuado

El envío es una parte importante de la experiencia del cliente para las empresas de comercio electrónico. Si sus productos se envían tarde o si terminan dañados o perdidos en el tránsito, deberá compensar ese lapso con sus clientes con una carta de disculpa comercial.

Pedir disculpas por problemas de envío

Estimado [nombre del cliente],

Lamentamos mucho que no haya recibido su [Nombre del producto] de manera oportuna. La demanda de este producto realmente superó nuestras expectativas, dejando nuestro stock agotado.

Acabamos de recibir un nuevo envío de [Nombre del producto] y aceleramos el envío de su pedido. Sabemos que espera recibir sus pedidos a tiempo, y lamentamos mucho nuestro error de juicio y cualquier inconveniente que le haya causado.

Junto con su pedido, también incluimos un cupón de $10 de descuento en su próximo pedido. También puede encontrar un número de seguimiento para su pedido en la parte inferior de este correo electrónico para rastrear su pedido actual. Una vez más, lamentamos mucho este retraso y las molestias. Por favor, hágamelo saber si tiene otras inquietudes o preguntas.

Sinceramente,
[Nombre] [Título]

Disculparse por problemas financieros o de facturación

Ya sea que facture a un cliente más de una vez o retire demasiado dinero de su cuenta, los errores financieros pueden tener consecuencias de largo alcance. Por supuesto, deberá corregir el error lo más rápido posible, pero también es esencial usar una carta de disculpa comercial para reconocer por qué ocurrió el error y asegurarse de que no pueda volver a suceder.

Pedir disculpas por problemas de facturación

Estimado [nombre del cliente],

Gracias por comunicarse con nosotros con respecto a su reciente problema de facturación. Lamentamos mucho que haya cobrado el doble por un solo servicio.

Investigamos el error y descubrimos que se debió a una falla de la computadora en nuestro software de facturación. Desde entonces, actualizamos a la última versión de este programa y realizamos un control de calidad para garantizar que esto no vuelva a suceder.

Además, le hemos reembolsado los cargos erróneos, que deberían estar nuevamente en su cuenta dentro de los tres días hábiles. Lamentamos cualquier inconveniente que nuestro error le haya causado. Gracias por informarnos sobre esto y ayudarnos a resolver el problema rápidamente. No dude en comunicarse conmigo directamente si tiene otras preguntas o inquietudes.

Sinceramente,
[Nombre] [Título]

Disculparse por servicio cancelado o problemas de programación

Puede ser difícil administrar la programación de los clientes, especialmente para las empresas orientadas al servicio. Pero perder una llamada de servicio o reprogramarla varias veces puede generar inconvenientes importantes.

Disculparse por problemas de programación

Estimado [nombre del cliente],

Lamento mucho informarle que su cita de servicio para este viernes a las 10:30 a.m. ha sido cancelada debido a una emergencia familiar que ha afectado a uno de los miembros de nuestro equipo.

Debido a que somos un equipo pequeño, no podemos mantener una lista completa de citas si uno de nuestros técnicos está disponible inesperadamente por un período prolongado. Lamento las molestias que esta cancelación pueda causar.

En [Nombre de la empresa], la atención de calidad para nuestros clientes es nuestra principal preocupación, por lo que queremos que el proceso de reprogramación sea lo más fácil posible para usted. Comuníquese conmigo directamente para informarme el próximo día y la hora en que estará disponible para el servicio, y haremos todo lo posible para satisfacer sus inquietudes sobre la programación. También estamos emitiendo un reembolso completo del depósito que hizo al programar su cita.

De nuevo, lamentamos mucho las molestias. Háganos saber si tiene alguna otra pregunta o inquietud con respecto a su cita.

Sinceramente,
[Nombre] [Título]

Pedir disculpas por los plazos perdidos

Si trabaja en proyectos específicos o administra artículos para clientes comerciales, la capacidad de cumplir con los plazos es una parte importante de su trabajo. Si olvida uno, es importante reconocerlo y mostrar a los clientes cómo evitará que este problema avance.

Pedir disculpas por los plazos perdidos

Estimado [Nombre del cliente]

Lamento mucho no haberle enviado a tiempo la copia de su proyecto de sitio web. Desafortunadamente, experimentamos un retraso debido a algunos problemas técnicos de nuestra parte, que ya hemos resuelto. La copia que solicitó se adjunta a este correo electrónico. Sin embargo, quiero disculparme por no cumplir con el plazo que acordamos originalmente.

Para asegurarnos de que esto nunca vuelva a suceder, actualizamos nuestro software y realizamos una copia de seguridad de nuestro sistema para no perder los materiales que hemos desarrollado con tanto esfuerzo para usted.

Soy consciente de que este problema puede afectar a otras áreas de su proyecto y a su fecha de lanzamiento final, y pido disculpas por las molestias que este retraso pueda haberle causado. Por favor, hágamelo saber si tiene alguna pregunta o si hay algo más que necesite en relación con este proyecto.

Sinceramente,
[Nombre] [Título]

Disculparse por pagos atrasados

Cuando se trata de proveedores, proveedores de servicios o incluso clientes a los que se les deben reembolsos, es imprescindible realizar los pagos a tiempo. Si te pierdes uno o lo haces más tarde de lo esperado, una disculpa puede ser de gran ayuda para rectificar la situación.

Disculparse por pagos atrasados

Estimado [nombre del proveedor],

Lamento mucho que aún no haya recibido mi pago por el servicio de este mes. Un error reciente en mi cuenta me impidió acceder a los fondos necesarios para cubrir el gasto.

Desde entonces, mi banco ha corregido el error y el dinero debe ser restituido a mi cuenta para el final de la semana, momento en el cual le enviaré el pago. El banco también me aseguró que las circunstancias que rodearon el error fueron poco frecuentes y no deberían afectar mi cuenta en el futuro.

Realmente valoro nuestra relación comercial y este pago atrasado no es un reflejo de eso. Lo siento mucho y haré todo lo que esté a mi alcance para asegurarme de que no vuelva a suceder.

Sinceramente,
[Nombre] [Título]

Disculparse por citas perdidas o llegadas tardías

La puntualidad es importante cuando se trata de reunirse con clientes, clientes o socios comerciales. Si llega significativamente tarde a una reunión o se pierde una por completo, debería justificar una disculpa.

Disculparse por faltar a una cita

Estimado [Nombre del cliente],

Acepte mis más sinceras disculpas por perderse el almuerzo de ayer. Desafortunadamente, pasé por alto nuestra cita debido a una cita contradictoria en mi calendario semanal. Lamento sinceramente este descuido y he reorganizado mi agenda para evitar que esto suceda en el futuro.

Realmente valoro nuestras reuniones y realmente apreciaría la oportunidad de compensarlo. ¿Podríamos reprogramar para la próxima semana? Déjame saber tu disponibilidad y lo pondré en la parte superior de mi lista de tareas pendientes.

Sinceramente,
[Nombre] [Título]

Disculparse por las acciones inadecuadas de los empleados

Cuando tienes un negocio, no solo es importante que aprendas a disculparte por tus propias acciones. Es posible que también deba disculparse por otras personas que representan a su empresa. Esto implica reconocer la situación y tomar las medidas adecuadas para rectificarla.

Disculparse por las acciones de los empleados

Estimado [Nombre del cliente],

Quiero disculparme por el comportamiento grosero de uno de los empleados de nuestra tienda ayer. Su comportamiento fue inexcusable, y entiendo completamente lo molesto que es cuando alguien que debería estar sirviéndote responde de una manera tan irrespetuosa.

Hemos identificado a los empleados responsables de su experiencia negativa y han sido sancionados. También les hemos comunicado que perderán sus trabajos si este tipo de comportamiento vuelve a ocurrir. Realmente valoramos tenerlo como cliente y esperamos que acepte nuestras más sinceras disculpas.

Por favor, hágamelo saber si tiene otras inquietudes o preguntas, y estaré encantado de atenderlas personalmente.

Sinceramente,
[Nombre] [Título]

Disculparse por comportamiento ofensivo

Ser sensible a sus clientes, miembros del equipo y el público en general es esencial para las empresas. Si usted o un miembro del equipo dice o publica algo en línea que ofende a las personas, deberá actuar rápidamente y reconocer su error.

Disculparse por publicaciones o comportamientos ofensivos

Estimado [nombre del cliente],

Quiero que sepas lo mucho que lamentamos en [Nombre de la empresa] mostrar falta de criterio al elaborar nuestra publicación más reciente en las redes sociales. Fue desagradable y lo lamentamos sinceramente.

Desde entonces, eliminamos la publicación y creamos una nueva política para verificar dos veces las publicaciones que crean los miembros de nuestro equipo antes de que se publiquen. También le hemos explicado a nuestro equipo la importancia de la sensibilidad con respecto a este tema.

Queremos que sepa que tomamos en serio sus inquietudes y realmente nos disculpamos por permitir que este mensaje inapropiado se escape. Nos esforzamos por hacerlo mejor en el futuro y siempre apreciamos los comentarios que nos brinda.

Sinceramente,
[Nombre] [Título]

Imagen: Depositphotos.com