10 Exemplos de Cartas de Desculpas Empresariais

Publicados: 2020-01-07

Praticamente todas as empresas terão que se desculpar por algo em algum momento. No entanto, muitas empresas não fazem isso de forma eficaz.

Dominar a arte do pedido de desculpas pode ajudá-lo a manter os negócios dos clientes, garantir negócios futuros e melhorar a fidelidade do cliente e evitar comentários negativos que possam prejudicar sua reputação no futuro. As cartas de desculpas comerciais são essenciais para obter todos esses benefícios.

Não importa o quão cuidadoso você seja ao administrar sua pequena empresa, chegará um momento em que você precisará escrever uma carta de desculpas comercial. Aqui está como.

Como se desculpar (e como não se desculpar) como uma pequena empresa

Há uma variedade de casos em que sua empresa pode precisar se desculpar. Mas todas essas cartas de desculpas comerciais devem ter algumas coisas importantes em comum. Em primeiro lugar, você deve realmente dizer que sente muito por suas ações e/ou pela experiência deles. Assuma total responsabilidade e reconheça os problemas que levaram à situação em questão. Também é útil permanecer humilde e se colocar no lugar dos clientes.

Infelizmente, existem alguns erros comuns que as empresas tendem a cometer ao se desculpar com clientes ou membros do público. Para tornar sua carta de desculpas comercial mais eficaz, evite ser vago ou menosprezar os efeitos de suas ações. É muito comum para as empresas de hoje tentar desviar a culpa ou evitar entrar em detalhes sobre suas ações. No entanto, se um cliente, parceiro, funcionário ou membro do público estiver chateado com você, eles já sabem desses detalhes. Será muito mais eficaz se você puder realmente assumir a responsabilidade e delinear o que deu errado/por que isso não acontecerá novamente.

Se você quiser aprender a escrever uma carta de desculpas, aqui estão alguns exemplos para ajudá-lo a começar.

Exemplos de cartas de desculpas comerciais

Pedindo desculpas pelo mau atendimento ao cliente

Independentemente dos tipos de clientes que você atende, o atendimento adequado é essencial. Em alguns casos, você pode ter representantes que não são úteis ou que parecem rudes com seus clientes ou clientes. Este exemplo de carta de desculpas comercial pode ajudá-lo a compensar isso.

Pedindo desculpas pelo mau atendimento ao cliente

Prezado [Nome do Cliente],

Em nome da [Nome da Empresa], quero pedir sinceras desculpas pela experiência negativa que você teve com nossa equipe de atendimento ao cliente. Entendo que nossa equipe não foi útil para resolver seu problema e não forneceu o nível de serviço que você espera.

Temos muito orgulho em dar nosso 100% todos os dias para fornecer um serviço rápido e amigável a todos os clientes que ligam, mas, neste caso, falhamos. Fazemos o possível para treinar todos os nossos representantes sobre como lidar adequadamente com os problemas dos clientes, mas sua preocupação não foi tratada adequadamente. Por isso, sentimos muito.

No futuro, vamos tomar medidas para garantir que essa situação não aconteça novamente. Para começar, estamos realizando sessões de treinamento adicionais para agentes de atendimento ao cliente e exigiremos que nossa equipe colete informações de contato de todos os clientes para que possamos entrar em contato novamente no caso de uma chamada perdida ou tratada incorretamente.

Quero agradecer sinceramente por trazer esta questão à nossa atenção. Estamos sempre para melhorar nosso atendimento ao cliente, e seu feedback é essencial para esse processo. Por favor, não hesite em contactar-me diretamente no futuro se este ou outro problema surgir novamente.

Sinceramente,
[Titulo]

Pedindo desculpas por um produto com defeito ou insuficiente

Quando seus próprios produtos não atendem aos padrões de seus clientes, é importante corrigi-los. Essa instância pode surgir quando um produto é recolhido ou logo após uma compra quando um cliente percebe que seu produto não funciona conforme o esperado.

Pedindo desculpas por um produto com defeito

Prezado [Nome do Cliente],

Obrigado por nos contatar sobre seu [Nome do Produto] com defeito. Lamentamos sinceramente que não tenha funcionado como prometido. Também pedimos desculpas por qualquer inconveniente que isso tenha causado a você.

Nossos produtos passam por diversas verificações de controle de qualidade antes de serem entregues aos clientes. No entanto, este lamentavelmente passou por essas verificações e não conseguiu cumprir nossos padrões.

Para compensar esse erro, enviamos a você um novo [Nome do produto], que deve chegar dentro de 2 a 5 dias. Também incluímos uma caixa pré-etiquetada para você devolver o produto defeituoso assim que receber a substituição.

Também estamos enviando um cupom de US$ 20 para sua próxima compra para compensar o inconveniente. Lamentamos sinceramente que sua compra original não tenha atendido às suas expectativas, mas esperamos fornecer uma experiência melhor para você daqui para frente. Agradecemos novamente por chamar a nossa atenção para esse problema. Não hesite em entrar em contato diretamente comigo para esclarecer outras dúvidas.

Sinceramente,
[Titulo]

Pedindo desculpas pelo envio atrasado ou impróprio

O envio é uma parte importante da experiência do cliente para empresas de comércio eletrônico. Se seus produtos forem enviados com atraso ou se forem danificados ou perdidos em trânsito, você precisará compensar esse lapso com seus clientes com uma carta de desculpas comercial.

Pedindo desculpas por problemas de envio

Prezado [Nome do Cliente],

Lamentamos muito que você não tenha recebido seu [Nome do produto] em tempo hábil. A demanda por este produto realmente superou nossas expectativas, deixando nosso estoque esgotado.

Acabamos de receber uma nova remessa de [Nome do produto] e agilizamos o envio do seu pedido. Sabemos que você espera receber seus pedidos no prazo e lamentamos muito por nosso erro de julgamento e qualquer inconveniente que tenha causado a você.

Junto com seu pedido, também estamos incluindo um cupom de $ 10 de desconto em seu próximo pedido. Você também pode encontrar um número de rastreamento do seu pedido na parte inferior deste e-mail para rastrear seu pedido atual. Mais uma vez, sentimos muito por esse atraso e pelo inconveniente. Entre em contato se tiver outras dúvidas ou preocupações.

Sinceramente,
[Titulo]

Pedindo desculpas por problemas financeiros ou de cobrança

Se você cobrar um cliente mais de uma vez ou sacar muito de sua conta, os erros financeiros podem ter consequências de longo alcance. Obviamente, você precisará corrigir o erro o mais rápido possível, mas também é essencial usar uma carta de desculpas comercial para reconhecer por que o erro ocorreu e garantir que não possa acontecer novamente.

Pedindo desculpas por problemas de cobrança

Prezado [Nome do Cliente],

Obrigado por nos contactar relativamente ao seu recente problema de faturação. Lamentamos muito que você tenha cobrado duas vezes por um único serviço.

Investigamos o erro e descobrimos que foi devido a uma falha do computador em nosso software de faturamento. Desde então, atualizamos para a versão mais recente deste programa e implementamos uma verificação de controle de qualidade para garantir que isso não aconteça novamente.

Além disso, reembolsamos as cobranças indevidas, que devem retornar à sua conta em três dias úteis. Lamentamos qualquer inconveniente que nosso erro tenha causado a você. Obrigado por nos chamar a atenção e nos ajudar a resolver o problema rapidamente. Não hesite em entrar em contato diretamente comigo se tiver outras dúvidas ou preocupações.

Sinceramente,
[Titulo]

Pedindo desculpas por serviços cancelados ou problemas de agendamento

Pode ser difícil gerenciar o agendamento do cliente, especialmente para empresas orientadas a serviços. Mas perder uma chamada de serviço ou reprogramar várias vezes pode levar a grandes inconvenientes.

Pedindo desculpas por problemas de agendamento

Prezado [Nome do Cliente],

Lamento informá-lo que a sua marcação de serviço para esta sexta-feira às 10h30 foi cancelada devido a uma emergência familiar que afetou um dos membros da nossa equipa.

Como somos uma equipe pequena, não podemos manter uma lista completa de compromissos se um de nossos técnicos estiver inesperadamente disponível por um longo período de tempo. Lamento qualquer inconveniente que este cancelamento possa causar.

Na [Nome da Empresa] o atendimento de qualidade para nossos clientes é nossa preocupação número um, por isso queremos tornar o processo de reagendamento o mais fácil possível para você. Entre em contato comigo diretamente para me informar no dia e horário seguinte em que você estiver disponível para atendimento, e faremos o possível para atender às suas preocupações de agendamento. Também estamos emitindo um reembolso total do depósito que você fez ao marcar sua consulta.

Novamente, sentimos muito pelo transtorno. Por favor, deixe-nos saber se você tiver outras dúvidas ou preocupações em relação à sua consulta.

Sinceramente,
[Titulo]

Pedindo desculpas por prazos perdidos

Se você trabalha em projetos específicos ou gerencia itens para clientes comerciais, a capacidade de cumprir prazos é uma parte importante do seu trabalho. Se você perder um, é importante reconhecê-lo e mostrar aos clientes como você evitará esse problema no futuro.

Pedindo desculpas por prazos perdidos

Prezado [Nome do Cliente]

Sinto muito por não ter recebido a cópia do projeto do seu site a tempo. Infelizmente, tivemos um atraso devido a alguns problemas técnicos do nosso lado, que já resolvemos. A cópia que você solicitou está anexada a este e-mail. No entanto, quero me desculpar por perder o prazo com o qual concordamos originalmente.

Para garantir que isso nunca mais aconteça, atualizamos nosso software e fizemos backup de nosso sistema para não perdermos os materiais que trabalhamos tanto para desenvolver para você.

Sei que esse problema pode afetar outras áreas do seu projeto e sua eventual data de lançamento, e pedimos desculpas por qualquer inconveniente que esse atraso possa ter causado a você. Por favor, deixe-me saber se você tiver alguma dúvida ou se precisar de mais alguma coisa em relação a este projeto.

Sinceramente,
[Titulo]

Pedindo desculpas por pagamentos atrasados

Quando se trata de seus fornecedores, prestadores de serviços ou até mesmo clientes que devem receber reembolsos, fazer pagamentos em dia é uma obrigação. Se você perder um ou chegar mais tarde do que o esperado, um pedido de desculpas pode ajudar bastante a corrigir a situação.

Pedindo desculpas por pagamentos atrasados

Prezado [Nome do Fornecedor],

Lamento muito que você ainda não tenha recebido meu pagamento pelo serviço deste mês. Um erro recente em minha conta me impediu de acessar os fundos necessários para cobrir a despesa.

Desde então, meu banco corrigiu o erro e o dinheiro deve ser devolvido à minha conta até o final da semana, quando eu agilizar o pagamento para você. O banco também me garantiu que as circunstâncias em torno do erro eram raras e não deveriam afetar minha conta daqui para frente.

Eu realmente valorizo nosso relacionamento comercial e esse atraso no pagamento não é um reflexo disso. Sinto muito e farei tudo o que estiver ao meu alcance para garantir que isso não aconteça novamente.

Sinceramente,
[Titulo]

Pedindo desculpas por compromissos perdidos ou chegadas atrasadas

A pontualidade é importante quando se trata de reuniões com clientes, clientes ou parceiros de negócios. Se você estiver significativamente atrasado para uma reunião ou perder uma, isso deve justificar um pedido de desculpas.

Pedindo desculpas por perder um compromisso

Prezado [Nome do Cliente],

Por favor, aceite minhas sinceras desculpas por ter perdido nosso almoço de ontem. Infelizmente, esqueci nosso compromisso devido a um compromisso conflitante no meu calendário semanal. Lamento sinceramente esse descuido e reorganizei minha agenda para evitar que isso aconteça no futuro.

Eu realmente valorizo nossas reuniões e realmente aprecio a oportunidade de fazer as pazes com você. Podemos remarcar para a próxima semana? Deixe-me saber sua disponibilidade e vou colocá-lo no topo da minha lista de tarefas.

Sinceramente,
[Titulo]

Pedindo desculpas por ações impróprias dos funcionários

Quando você possui um negócio, não é importante apenas aprender a se desculpar por suas próprias ações. Você também pode precisar se desculpar por outras pessoas que representam sua empresa. Isso envolve reconhecer a situação e tomar as medidas apropriadas para corrigi-la.

Pedindo desculpas pelas ações dos funcionários

Prezado [Nome do Cliente],

Quero me desculpar pelo comportamento rude de um dos funcionários da nossa loja ontem. O comportamento deles foi imperdoável, e entendo perfeitamente como é perturbador quando alguém que deveria estar servindo a você responde de maneira tão desrespeitosa.

Identificamos os funcionários responsáveis por sua experiência negativa e eles foram disciplinados. Também comunicamos a eles que perderão seus empregos se esse tipo de comportamento acontecer novamente. Nós realmente valorizamos tê-lo como cliente e esperamos que você aceite nossas sinceras desculpas.

Entre em contato se tiver outras dúvidas ou preocupações, e terei prazer em abordá-las pessoalmente.

Sinceramente,
[Titulo]

Pedindo desculpas por comportamento ofensivo

Ser sensível aos seus clientes, membros da equipe e ao público como um todo é essencial para as empresas. Se você ou um membro da equipe disser ou postar algo online que ofenda as pessoas, você precisará agir rapidamente e reconhecer seu erro.

Pedindo desculpas por postagens ou comportamentos ofensivos

Prezado [Nome do Cliente],

Eu quero que você saiba o quanto nós da [Nome da Empresa] sentimos muito por exibir um julgamento ruim ao elaborar nossa postagem de mídia social mais recente. Foi desagradável e lamentamos sinceramente.

Desde então, removemos a postagem e criamos uma nova política para verificar as postagens que os membros de nossa equipe criam antes de serem publicadas. Também explicamos à nossa equipe a importância da sensibilidade em relação a esse tema.

Queremos que você saiba que levamos suas preocupações a sério e pedimos desculpas por permitir que essa mensagem imprópria passasse despercebida. Nós nos esforçamos para fazer melhor no futuro e estamos sempre gratos pelo feedback que você fornece.

Sinceramente,
[Titulo]

Imagem: Depositphotos.com