10 exemple de scrisori de scuze pentru afaceri

Publicat: 2020-01-07

Aproape fiecare afacere va trebui să-și ceară scuze pentru ceva la un moment dat. Cu toate acestea, multe companii nu fac acest lucru în mod eficient.

Stăpânirea artei scuzei vă poate ajuta să păstrați afacerile clienților, să vă asigurați afacerile viitoare și să îmbunătățiți loialitatea clienților și să evitați zgomotul negativ care v-ar putea afecta reputația în viitor. Scrisorile de scuze de afaceri sunt esențiale pentru realizarea tuturor acestor beneficii.

Indiferent cât de atent ai fi în timp ce îți conduci afacerea mică, va veni un moment când va trebui să scrii o scrisoare de scuze pentru afaceri. Iată cum.

Cum să-ți ceri scuze (și cum să nu-ți ceri scuze) ca afacere mică

Există o varietate de situații în care afacerea dvs. poate avea nevoie să-și ceară scuze. Dar toate aceste scrisori de scuze de afaceri ar trebui să aibă câteva lucruri cheie în comun. În primul rând, ar trebui să spui că îți pare rău pentru acțiunile tale și/sau pentru experiența lor. Asumați-vă întreaga responsabilitate și recunoașteți problemele care au condus la situația în cauză. De asemenea, este util să rămâi umil și să te pui în pielea clienților.

Din păcate, există unele greșeli comune pe care companiile tind să le facă atunci când își cer scuze clienților sau membrilor publicului. Pentru a vă face scrisoarea de scuze de afaceri mai eficientă, evitați să fiți vagi sau să minimalizați efectele acțiunilor dvs. Este prea obișnuit ca afacerile de astăzi să încerce să îndepărteze vina sau să evite să intre în detalii despre acțiunile lor. Cu toate acestea, dacă un client, partener, angajat sau membru al publicului este supărat pe tine, ei știu deja acele detalii. Va fi mult mai eficient dacă vă puteți asuma cu adevărat responsabilitatea și vă puteți contura ce a mers prost/de ce nu se va întâmpla din nou.

Dacă doriți să învățați cum să scrieți o scrisoare de scuze, iată câteva exemple care vă vor ajuta să începeți.

Exemple de scrisori de scuze de afaceri

Ne cerem scuze pentru Serviciul Clienți slab

Indiferent de tipurile de clienți pe care îi deserviți, serviciul adecvat este esențial. În unele cazuri, este posibil să aveți reprezentanți care nu vă sunt de ajutor sau care par nepoliticoși cu clienții sau clienții dvs. Acest exemplu de scrisoare de scuze de afaceri vă poate ajuta să compensați.

Ne cerem scuze pentru Serviciul Clienți slab

Stimate [Numele clientului],

În numele [Numele companiei], vreau să îmi cer scuze sincere pentru experiența negativă pe care ați avut-o cu echipa noastră de servicii pentru clienți. Înțeleg că echipa noastră nu a fost de ajutor în rezolvarea problemei dvs. și nu a oferit nivelul de servicii la care v-ați așteptat.

Suntem foarte mândri să oferim 100% în fiecare zi pentru a oferi servicii rapide și prietenoase fiecărui client care sună, dar în acest caz, am eșuat. Facem tot posibilul pentru a instrui toți reprezentanții noștri cu privire la modul în care să gestionăm corect problemele clienților, dar îngrijorarea dvs. nu a fost tratată în mod corespunzător. Pentru asta, ne pare extrem de rău.

În continuare, vom lua măsuri pentru a ne asigura că această situație nu se va mai repeta. Pentru început, găzduim sesiuni de instruire suplimentare pentru agenții de apel de serviciu pentru clienți și vom solicita personalului nostru să colecteze informații de contact de la fiecare client, astfel încât să putem contacta din nou în cazul unui apel întrerupt sau gestionat greșit.

Vreau să vă mulțumesc sincer pentru că ne-ați adus această problemă în atenție. Întotdeauna trebuie să ne îmbunătățim serviciul pentru clienți, iar feedbackul dumneavoastră este esențial pentru acest proces. Vă rugăm să nu ezitați să mă contactați direct în viitor dacă aceasta sau alta problemă apare din nou.

Cu sinceritate,
[Nume] [Titlu]

Ne cerem scuze pentru un produs defect sau insuficient

Atunci când produsele dvs. în sine nu se ridică la standardele clienților dvs., este important să le faceți corect. Acest caz poate apărea atunci când un produs este rechemat sau la scurt timp după o achiziție, când un client își dă seama că produsul său nu funcționează conform intenției.

Ne cerem scuze pentru un produs defect

Stimate [Numele clientului],

Vă mulțumim că ne-ați contactat în legătură cu [Numele produsului] defecte. Ne pare cu adevărat rău că nu a funcționat așa cum am promis. De asemenea, ne cerem scuze pentru orice inconvenient pe care vi l-a cauzat.

Produsele noastre trec prin mai multe verificări de control al calității înainte de a fi livrate clienților. Cu toate acestea, acesta a trecut, din păcate, de aceste verificări și nu a reușit să se ridice la standardele noastre.

Pentru a remedia această eroare, v-am expediat un nou [Nume produs], care ar trebui să sosească în 2-5 zile. De asemenea, am inclus o cutie pre-etichetată pentru ca dvs. să returnați produsul defect după ce ați primit înlocuirea.

De asemenea, vă trimitem un cupon de 20 USD pentru următoarea dvs. achiziție pentru a compensa inconvenientul. Ne pare cu adevărat rău că achiziția dvs. inițială nu a fost la înălțimea așteptărilor dvs., dar așteptăm cu nerăbdare să vă oferim o experiență mai bună pe viitor. Vă mulțumim din nou pentru că ne-ați adus în atenție această problemă și vă rugăm să nu ezitați să mă contactați direct pentru orice alte nelămuriri pe care le puteți avea.

Cu sinceritate,
[Nume] [Titlu]

Ne cerem scuze pentru livrarea întârziată sau necorespunzătoare

Livrarea este o parte importantă a experienței clienților pentru afacerile de comerț electronic. Dacă produsele dvs. sunt expediate cu întârziere sau dacă se deteriorează sau se pierd în timpul transportului, va trebui să compensați această pierdere împreună cu clienții dvs. cu o scrisoare de scuze de afaceri.

Ne cerem scuze pentru problemele de expediere

Stimate [Numele clientului],

Ne pare foarte rău că nu ați primit [Numele produsului] în timp util. Cererea pentru acest produs a depășit cu adevărat așteptările noastre, lăsând stocul epuizat.

Tocmai am primit o nouă expediere de [Nume produs] și am accelerat expedierea comenzii dvs. Știm că vă așteptați să primiți comenzile la timp și ne pare foarte rău pentru judecata noastră greșită și orice inconvenient pe care vi le-a cauzat.

Împreună cu comanda dvs., includem și un cupon de 10 USD pentru următoarea comandă. De asemenea, puteți găsi un număr de urmărire pentru comanda dvs. în partea de jos a acestui e-mail pentru a urmări comanda curentă. Din nou, ne pare rău pentru această întârziere și inconvenient. Vă rog să-mi spuneți dacă aveți alte nelămuriri sau întrebări.

Cu sinceritate,
[Nume] [Titlu]

Ne cerem scuze pentru probleme financiare sau de facturare

Indiferent dacă facturați un client de mai multe ori sau retrageți prea mult din contul său, greșelile financiare pot avea consecințe de mare anvergură. Desigur, va trebui să remediați greșeala cât mai repede posibil, dar este, de asemenea, esențial să utilizați o scrisoare de scuze de afaceri pentru a recunoaște de ce a apărut greșeala și pentru a vă asigura că nu se poate întâmpla din nou.

Ne cerem scuze pentru problemele de facturare

Stimate [Numele clientului],

Vă mulțumim că ne-ați contactat în legătură cu problema dvs. recentă de facturare. Ne pare foarte rău că ați taxat dublu pentru un singur serviciu.

Am investigat eroarea și am constatat că se datorează unei erori de computer în software-ul nostru de facturare. De atunci, ne-am actualizat la cea mai recentă versiune a acestui program și am efectuat un control al calității pentru a ne asigura că acest lucru nu se va întâmpla din nou.

În plus, v-am rambursat taxele nereușite, care ar trebui să fie din nou în contul dvs. în termen de trei zile lucrătoare. Ne pare rău pentru orice inconvenient pe care ți l-a cauzat eroarea noastră. Vă mulțumim pentru că ne-ați adus în atenție acest lucru și ne-ați ajutat să rezolvăm problema rapid. Vă rugăm să nu ezitați să mă contactați direct dacă aveți alte întrebări sau nelămuriri.

Cu sinceritate,
[Nume] [Titlu]

Ne cerem scuze pentru serviciul anulat sau problemele de programare

Poate fi dificil să gestionezi programarea clienților, în special pentru companiile orientate spre servicii. Dar pierderea unui apel de service sau reprogramarea de mai multe ori poate duce la inconveniente majore.

Ne cerem scuze pentru problemele de programare

Stimate [Numele clientului],

Îmi pare foarte rău să vă informez că programarea dumneavoastră de serviciu pentru această vineri la ora 10:30 a fost anulată din cauza unei urgențe familiale care a afectat unul dintre membrii echipei noastre.

Deoarece suntem o echipă mică, nu putem menține o listă completă de întâlniri dacă unul dintre tehnicienii noștri este disponibil în mod neașteptat pentru o perioadă lungă de timp. Îmi pare rău pentru eventualele inconveniente pe care le poate cauza această anulare.

La [Numele companiei] îngrijirea de calitate pentru clienții noștri este preocuparea noastră numărul unu, așa că dorim să facem procesul de reprogramare cât mai ușor posibil pentru dvs. Vă rugăm să mă contactați direct pentru a mă informa în următoarea zi și la ora la care sunteți disponibil pentru service, iar noi vom face tot posibilul pentru a răspunde preocupărilor dvs. privind programarea. Emitem, de asemenea, o rambursare integrală a depozitului pe care l-ați constituit la efectuarea programării.

Din nou, ne pare foarte rău pentru inconvenient. Vă rugăm să ne anunțați dacă aveți alte întrebări sau nelămuriri cu privire la numirea dvs.

Cu sinceritate,
[Nume] [Titlu]

Ne cerem scuze pentru termenele limită ratate

Dacă lucrați la proiecte specifice sau gestionați articole pentru clienți de afaceri, abilitatea de a respecta termenele limită este o parte importantă a muncii dvs. Dacă omiteți unul, este important să îl recunoașteți și să le arătați clienților cum veți preveni această problemă.

Ne cerem scuze pentru termenele limită ratate

Stimate [Numele clientului]

Îmi pare foarte rău că nu v-am primit copia pentru proiectul dvs. de site la timp. Din păcate, am întâmpinat o întârziere din cauza unor probleme tehnice din partea noastră, pe care le-am rezolvat de atunci. Copia pe care ați solicitat-o este atașată la acest e-mail. Cu toate acestea, vreau să-mi cer scuze pentru ratarea termenului limită asupra căruia am convenit inițial.

Pentru a ne asigura că acest lucru nu se va mai întâmpla niciodată, ne-am actualizat software-ul și am făcut copii de rezervă ale sistemului, astfel încât să nu pierdem materialele pe care am muncit atât de mult să le dezvoltăm pentru dvs.

Îmi dau seama că această problemă poate afecta alte zone ale proiectului dvs. și eventuala dvs. dată de lansare și îmi cer scuze pentru eventualele inconveniente pe care v-ar fi cauzat această întârziere. Vă rog să-mi spuneți dacă aveți întrebări sau dacă mai aveți nevoie de ceva în legătură cu acest proiect.

Cu sinceritate,
[Nume] [Titlu]

Ne cerem scuze pentru întârzierea plăților

Când vine vorba de vânzătorii, furnizorii de servicii sau chiar clienții cărora li se datorează rambursări, efectuarea plăților la timp este o necesitate. Dacă ratați unul sau îl faceți mai târziu decât vă așteptați, scuzele pot ajuta în mare măsură să remedieze situația.

Ne cerem scuze pentru întârzierea plăților

Stimate [Numele furnizorului],

Îmi pare foarte rău că nu ați primit încă plata mea pentru serviciul din această lună. O eroare recentă în contul meu m-a împiedicat să accesez fondurile necesare pentru a acoperi cheltuielile.

Banca mea a corectat eroarea de atunci, iar banii ar trebui să fie restituiți în contul meu până la sfârșitul săptămânii, moment în care vă voi accelera plata. Banca m-a asigurat, de asemenea, că circumstanțele din jurul erorii au fost rare și nu ar trebui să-mi afecteze contul pe viitor.

Apreciez cu adevărat relația noastră de afaceri și această întârziere a plății nu este o reflectare a acestui lucru. Îmi pare foarte rău și voi face tot ce îmi stă în putere pentru a mă asigura că nu se va mai întâmpla.

Cu sinceritate,
[Nume] [Titlu]

Ne cerem scuze pentru întâlniri ratate sau pentru sosiri târzii

Promptitudinea este importantă atunci când vine vorba de întâlniri cu clienți, clienți sau asociați de afaceri. Dacă întârziați semnificativ la o întâlnire sau pierdeți una cu totul, ar trebui să vă cereți scuze.

Cer scuze pentru ratarea unei întâlniri

Stimate [Numele Clientului],

Vă rugăm să acceptați scuzele mele sincere pentru că ați ratat întâlnirea noastră de prânz de ieri. Din păcate, am trecut cu vederea întâlnirea noastră din cauza unei întâlniri contradictorii din calendarul meu săptămânal. Regret sincer această neglijență și mi-am reorganizat programul pentru a preveni acest lucru să se întâmple în viitor.

Apreciez cu adevărat întâlnirile noastre și aș aprecia cu adevărat ocazia de a vă compensa. Putem reprograma pentru săptămâna viitoare? Anunțați-mi disponibilitatea dvs. și o voi pune în partea de sus a listei mele de făcut.

Cu sinceritate,
[Nume] [Titlu]

Cere scuze pentru acțiunile necorespunzătoare ale angajaților

Când deții o afacere, nu este important doar să înveți cum să-ți ceri scuze pentru propriile acțiuni. De asemenea, poate fi necesar să-ți ceri scuze pentru alții care reprezintă afacerea ta. Aceasta implică recunoașterea situației și luarea măsurilor adecvate pentru a o remedia.

Cer scuze pentru acțiunile angajaților

Stimate [Numele Clientului],

Vreau să îmi cer scuze pentru comportamentul nepoliticos al unuia dintre angajații magazinului nostru de ieri. Comportamentul lor a fost de neiertat și înțeleg perfect cât de supărător este când cineva care ar trebui să te servească răspunde într-un mod atât de lipsit de respect.

Am identificat angajații responsabili pentru experiența ta negativă și au fost disciplinați. De asemenea, le-am comunicat că își vor pierde locurile de muncă dacă acest tip de comportament se va întâmpla din nou. Apreciem cu adevărat să vă avem ca client și sperăm că veți accepta scuzele noastre sincere.

Vă rugăm să-mi spuneți dacă aveți alte nelămuriri sau întrebări și voi fi bucuros să le adresez personal.

Cu sinceritate,
[Nume] [Titlu]

Cere scuze pentru comportamentul ofensator

A fi sensibil la clienții, membrii echipei și publicul în ansamblu este esențial pentru companii. Dacă dvs. sau un membru al echipei spuneți sau postați ceva online care jignește oamenii, va trebui să acționați rapid și să vă recunoașteți greșeala.

Cere scuze pentru postări sau comportament ofensator

Stimate [Numele clientului],

Vreau să știți cât de teribil de rău ne pare nouă, cei de la [Numele companiei], pentru că ne-am dat dovadă de judecată slabă în elaborarea celei mai recente postări pe rețelele sociale. A fost dezagreabil și regretăm sincer.

De atunci, am eliminat postarea și am creat o nouă politică pentru verificarea postărilor pe care membrii echipei noastre le creează înainte de a fi publicate. De asemenea, am explicat echipei noastre importanța sensibilității cu privire la acest subiect.

Vrem să știți că vă luăm în serios preocupările și ne cerem scuze pentru că a permis acestui mesaj nepotrivit să se strecoare prin fisuri. Ne străduim să facem mai bine în viitor și suntem întotdeauna recunoscători pentru feedback-ul oferit.

Cu sinceritate,
[Nume] [Titlu]

Imagine: Depositphotos.com