10 Contoh Surat Permintaan Maaf Bisnis

Diterbitkan: 2020-01-07

Hampir setiap bisnis harus meminta maaf untuk sesuatu di beberapa titik. Namun, banyak perusahaan tidak melakukan ini secara efektif.

Menguasai seni permintaan maaf dapat membantu Anda mempertahankan bisnis pelanggan, mengamankan bisnis di masa depan, dan meningkatkan loyalitas pelanggan, serta menghindari desas-desus negatif yang dapat merusak reputasi Anda di masa mendatang. Surat permintaan maaf bisnis sangat penting untuk mewujudkan semua manfaat ini.

Tidak peduli seberapa berhati-hati Anda saat menjalankan bisnis kecil Anda, akan ada saatnya Anda perlu menulis surat permintaan maaf bisnis. Begini caranya.

Bagaimana Meminta Maaf (dan Bagaimana Tidak Meminta Maaf) sebagai Usaha Kecil

Ada berbagai contoh di mana bisnis Anda mungkin perlu meminta maaf. Tetapi semua surat permintaan maaf bisnis ini harus memiliki beberapa kesamaan utama. Pertama dan terpenting, Anda harus benar-benar mengatakan bahwa Anda menyesal atas tindakan Anda dan/atau pengalaman mereka. Bertanggung jawab penuh dan mengakui masalah yang menyebabkan situasi tersebut. Juga membantu untuk tetap rendah hati dan menempatkan diri Anda pada posisi pelanggan.

Sayangnya, ada beberapa kesalahan umum yang cenderung dilakukan bisnis saat meminta maaf kepada pelanggan atau anggota masyarakat. Agar surat permintaan maaf bisnis Anda lebih efektif, hindari mengaburkan atau meremehkan efek dari tindakan Anda. Sudah terlalu umum bagi bisnis saat ini untuk mencoba dan membelokkan kesalahan atau menghindari membahas secara spesifik tentang tindakan mereka. Namun, jika pelanggan, mitra, karyawan, atau anggota masyarakat kesal dengan Anda, mereka sudah mengetahui detailnya. Akan jauh lebih efektif jika Anda benar-benar dapat mengambil tanggung jawab dan menguraikan apa yang salah/mengapa itu tidak akan terjadi lagi.

Jika Anda ingin mempelajari cara menulis surat permintaan maaf, berikut adalah beberapa contoh untuk membantu Anda memulai.

Contoh Surat Permintaan Maaf Bisnis

Meminta Maaf untuk Layanan Pelanggan yang Buruk

Apa pun jenis pelanggan yang Anda layani, layanan yang tepat sangat penting. Dalam beberapa kasus, Anda mungkin memiliki perwakilan yang tidak membantu atau yang dianggap kasar kepada klien atau pelanggan Anda. Contoh surat permintaan maaf bisnis ini dapat membantu Anda menebusnya.

Meminta Maaf untuk Layanan Pelanggan yang Buruk

Yang terhormat [Nama Pelanggan],

Atas nama [Nama Perusahaan], saya ingin meminta maaf dengan tulus atas pengalaman negatif yang Anda alami dengan tim layanan pelanggan kami. Saya memahami bahwa tim kami tidak membantu dalam menyelesaikan masalah Anda dan tidak memberikan tingkat layanan yang Anda harapkan.

Kami sangat bangga dalam memberikan 100% kami setiap hari untuk memberikan layanan yang cepat dan ramah kepada setiap pelanggan yang menelepon, tetapi dalam hal ini, kami gagal. Kami melakukan yang terbaik untuk melatih semua perwakilan kami tentang cara menangani masalah pelanggan dengan benar, tetapi kekhawatiran Anda tidak ditangani dengan benar. Untuk itu, kami sangat menyesal.

Ke depan, kami akan mengambil langkah-langkah untuk memastikan bahwa situasi ini tidak terjadi lagi. Sebagai permulaan, kami mengadakan sesi pelatihan tambahan untuk agen panggilan layanan pelanggan, dan akan meminta staf kami untuk mengumpulkan informasi kontak dari setiap pelanggan sehingga kami dapat menghubungi lagi jika terjadi panggilan terputus atau salah penanganan.

Saya ingin mengucapkan terima kasih yang tulus karena telah membawa masalah ini menjadi perhatian kami. Kami selalu meningkatkan layanan pelanggan kami, dan umpan balik Anda sangat penting untuk proses itu. Harap jangan ragu untuk menghubungi saya secara langsung di masa mendatang jika ini atau masalah lain muncul lagi.

Sungguh-sungguh,
[Nama] [Judul]

Meminta Maaf untuk Produk yang Cacat atau Tidak Memadai

Ketika produk Anda sendiri tidak memenuhi standar pelanggan Anda, penting untuk memperbaikinya. Contoh ini dapat muncul ketika suatu produk ditarik kembali atau segera setelah pembelian ketika pelanggan menyadari bahwa produk mereka tidak berfungsi sebagaimana mestinya.

Permintaan Maaf untuk Produk Cacat

Yang terhormat [Nama Pelanggan],

Terima kasih telah menghubungi kami tentang [Nama Produk] Anda yang rusak. Kami benar-benar menyesal bahwa itu tidak berfungsi seperti yang dijanjikan. Kami juga meminta maaf atas ketidaknyamanan yang Anda alami.

Produk kami melalui beberapa pemeriksaan kontrol kualitas sebelum dikirim ke pelanggan. Namun, yang satu ini sayangnya lolos dari pemeriksaan itu dan gagal memenuhi standar kami.

Untuk menebus kesalahan ini, kami telah mengirimkan Anda [Nama Produk] baru, yang akan tiba dalam 2-5 hari. Kami juga telah menyertakan kotak pra-label bagi Anda untuk mengembalikan produk yang rusak setelah Anda menerima penggantinya.

Kami juga mengirimkan kupon $20 untuk pembelian Anda berikutnya guna menebus ketidaknyamanan ini. Kami benar-benar menyesal bahwa pembelian asli Anda tidak memenuhi harapan Anda, tetapi kami berharap dapat memberikan pengalaman yang lebih baik untuk Anda di masa mendatang. Sekali lagi terima kasih telah menyampaikan masalah ini kepada kami, dan jangan ragu untuk menghubungi saya secara langsung jika ada masalah lain yang mungkin Anda miliki.

Sungguh-sungguh,
[Nama] [Judul]

Mohon Maaf untuk Pengiriman yang Terlambat atau Tidak Sesuai

Pengiriman adalah bagian penting dari pengalaman pelanggan untuk bisnis e-niaga. Jika produk Anda terlambat dikirim atau jika rusak atau hilang dalam perjalanan, Anda harus menebus kesalahan tersebut dengan pelanggan Anda dengan surat permintaan maaf bisnis.

Mohon Maaf untuk Masalah Pengiriman

Yang terhormat [Nama Pelanggan],

Kami sangat menyesal bahwa Anda tidak menerima [Nama Produk] Anda tepat waktu. Permintaan akan produk ini benar-benar melebihi ekspektasi kami, membuat stok kami habis.

Kami baru saja menerima pengiriman baru [Nama Produk] dan mempercepat pengiriman pesanan Anda. Kami tahu bahwa Anda mengharapkan untuk menerima pesanan Anda tepat waktu, dan kami mohon maaf atas kesalahan penilaian kami dan ketidaknyamanan yang ditimbulkannya kepada Anda.

Bersama dengan pesanan Anda, kami juga menyertakan kupon diskon $10 untuk pesanan Anda berikutnya. Anda juga dapat menemukan nomor pelacakan pesanan Anda di bagian bawah email ini untuk melacak pesanan Anda saat ini. Sekali lagi, kami mohon maaf atas keterlambatan dan ketidaknyamanan ini. Beri tahu saya jika Anda memiliki masalah atau pertanyaan lain.

Sungguh-sungguh,
[Nama] [Judul]

Meminta maaf atas Masalah Keuangan atau Penagihan

Apakah Anda menagih pelanggan lebih dari sekali atau menarik terlalu banyak dari akun mereka, kesalahan finansial dapat memiliki konsekuensi yang luas. Tentu saja, Anda harus memperbaiki kesalahan secepat mungkin, tetapi juga penting untuk menggunakan surat permintaan maaf bisnis untuk mengakui mengapa kesalahan itu terjadi dan memastikan bahwa itu tidak dapat terjadi lagi.

Meminta Maaf untuk Masalah Penagihan

Yang terhormat [Nama Pelanggan],

Terima kasih telah menghubungi kami terkait masalah penagihan Anda baru-baru ini. Kami sangat menyesal bahwa Anda dikenakan biaya dua kali lipat untuk satu layanan.

Kami telah menyelidiki kesalahan tersebut dan menemukan bahwa itu disebabkan oleh kesalahan komputer pada perangkat lunak penagihan kami. Sejak itu kami telah memperbarui ke versi terbaru dari program ini dan melakukan pemeriksaan kontrol kualitas untuk memastikan bahwa ini tidak terjadi lagi.

Selain itu, kami telah mengembalikan kepada Anda biaya yang salah, yang seharusnya dikembalikan ke akun Anda dalam waktu tiga hari kerja. Kami mohon maaf atas ketidaknyamanan yang disebabkan oleh kesalahan kami kepada Anda. Terima kasih telah menyampaikan hal ini kepada kami dan membantu kami menyelesaikan masalah dengan cepat. Jangan ragu untuk menghubungi saya secara langsung jika Anda memiliki pertanyaan atau masalah lain.

Sungguh-sungguh,
[Nama] [Judul]

Meminta maaf atas Layanan yang Dibatalkan atau Masalah Penjadwalan

Mungkin sulit untuk mengelola penjadwalan pelanggan, terutama untuk bisnis yang berorientasi layanan. Tetapi melewatkan panggilan layanan atau menjadwal ulang beberapa kali dapat menyebabkan ketidaknyamanan besar.

Meminta Maaf untuk Masalah Penjadwalan

Yang terhormat [Nama Pelanggan],

Saya sangat menyesal untuk memberitahu Anda bahwa janji layanan Anda untuk hari Jumat ini pukul 10:30 telah dibatalkan karena keadaan darurat keluarga yang telah mempengaruhi salah satu anggota tim kami.

Karena kami adalah tim kecil, kami tidak dapat memenuhi janji temu jika salah satu teknisi kami tiba-tiba tersedia untuk jangka waktu yang lama. Mohon maaf atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan oleh pembatalan ini.

Di [Nama Perusahaan] perawatan kualitas untuk pelanggan kami adalah perhatian nomor satu kami, jadi kami ingin membuat proses penjadwalan ulang semudah mungkin untuk Anda. Silakan hubungi saya langsung untuk memberi tahu saya hari dan waktu berikutnya Anda tersedia untuk layanan, dan kami akan melakukan yang terbaik untuk memenuhi masalah penjadwalan Anda. Kami juga mengeluarkan pengembalian dana penuh dari deposit yang Anda berikan saat membuat janji temu.

Sekali lagi, kami sangat menyesal atas ketidaknyamanan ini. Harap beri tahu kami jika Anda memiliki pertanyaan atau masalah lain terkait janji temu Anda.

Sungguh-sungguh,
[Nama] [Judul]

Mohon Maaf atas Tenggat Waktu yang Terlewat

Jika Anda mengerjakan proyek tertentu atau mengelola item untuk klien bisnis, kemampuan untuk memenuhi tenggat waktu adalah bagian penting dari pekerjaan Anda. Jika Anda melewatkan satu, penting untuk mengakuinya dan menunjukkan kepada klien bagaimana Anda akan mencegah masalah ini ke depan.

Mohon Maaf atas Tenggat Waktu yang Terlewat

Yang terhormat [Nama Klien]

Saya sangat menyesal karena tidak mendapatkan salinan untuk proyek situs web Anda tepat waktu. Sayangnya, kami mengalami penundaan karena beberapa masalah teknis di pihak kami, yang telah kami selesaikan. Salinan yang Anda minta dilampirkan ke email ini. Namun, saya ingin meminta maaf karena melewatkan tenggat waktu yang awalnya kami sepakati.

Untuk memastikan ini tidak pernah terjadi lagi, kami telah memperbarui perangkat lunak kami dan mencadangkan sistem kami sehingga kami tidak kehilangan materi yang telah kami kembangkan dengan susah payah untuk Anda.

Saya menyadari bahwa masalah ini dapat memengaruhi area lain dari proyek Anda dan tanggal peluncuran akhir Anda, dan mohon maaf atas ketidaknyamanan yang mungkin ditimbulkan oleh penundaan ini. Tolong beri tahu saya jika Anda memiliki pertanyaan atau jika ada hal lain yang Anda butuhkan terkait dengan proyek ini.

Sungguh-sungguh,
[Nama] [Judul]

Mohon Maaf atas Keterlambatan Pembayaran

Dalam hal vendor, penyedia layanan, atau bahkan pelanggan Anda yang harus mengembalikan uang, melakukan pembayaran tepat waktu adalah suatu keharusan. Jika Anda melewatkan satu atau membuatnya lebih lambat dari yang diharapkan, permintaan maaf dapat membantu memperbaiki situasi.

Mohon Maaf atas Keterlambatan Pembayaran

Yang terhormat [Nama Vendor],

Saya sangat menyesal Anda belum menerima pembayaran saya untuk layanan bulan ini. Kesalahan baru-baru ini di akun saya mencegah saya mengakses dana yang diperlukan untuk menutupi biaya.

Bank saya telah memperbaiki kesalahan tersebut dan uang tersebut akan dikembalikan ke rekening saya pada akhir minggu, pada saat itu saya akan mempercepat pembayaran kepada Anda. Bank juga meyakinkan saya bahwa keadaan seputar kesalahan jarang terjadi dan tidak akan memengaruhi akun saya di masa mendatang.

Saya benar-benar menghargai hubungan bisnis kami dan pembayaran terlambat ini bukan cerminan dari itu. Saya sangat menyesal dan akan melakukan segala daya saya untuk memastikan hal itu tidak terjadi lagi.

Sungguh-sungguh,
[Nama] [Judul]

Meminta Maaf untuk Janji Temu yang Terlewatkan atau Kedatangan yang Terlambat

Ketepatan waktu penting dalam hal bertemu dengan pelanggan, klien, atau rekan bisnis. Jika Anda sangat terlambat menghadiri rapat atau melewatkan satu rapat sama sekali, Anda harus meminta maaf.

Meminta Maaf karena Melewatkan Janji Temu

Yang terhormat [Nama Klien],

Terimalah permintaan maafku yang tulus karena melewatkan pertemuan makan siang kita kemarin. Sayangnya saya mengabaikan janji kami karena janji yang saling bertentangan di kalender mingguan saya. Saya dengan tulus menyesali kelalaian ini dan telah mengatur ulang jadwal saya untuk mencegah hal ini terjadi di masa depan.

Saya sangat menghargai pertemuan kita dan akan sangat menghargai kesempatan untuk menebus kesalahan Anda. Bisakah kita menjadwal ulang untuk minggu depan? Beri tahu saya ketersediaan Anda dan saya akan meletakkannya di bagian atas daftar tugas saya.

Sungguh-sungguh,
[Nama] [Judul]

Meminta Maaf atas Tindakan Karyawan yang Tidak Benar

Ketika Anda memiliki bisnis, bukan hanya penting bagi Anda untuk belajar bagaimana meminta maaf atas tindakan Anda sendiri. Anda mungkin juga perlu meminta maaf kepada orang lain yang mewakili bisnis Anda. Ini melibatkan mengakui situasi dan mengambil tindakan yang tepat untuk memperbaikinya.

Meminta Maaf atas Tindakan Karyawan

Yang terhormat [Nama Klien],

Saya ingin meminta maaf atas perilaku kasar salah satu karyawan di toko kami kemarin. Tingkah laku mereka tidak bisa dimaafkan, dan saya benar-benar mengerti betapa menjengkelkannya ketika seseorang yang seharusnya melayani Anda merespons dengan cara yang tidak sopan.

Kami telah mengidentifikasi karyawan yang bertanggung jawab atas pengalaman negatif Anda dan mereka telah didisiplinkan. Kami juga telah menyampaikan kepada mereka bahwa mereka akan kehilangan pekerjaan jika perilaku seperti ini terjadi lagi. Kami sangat menghargai Anda sebagai pelanggan dan berharap Anda akan menerima permintaan maaf kami yang tulus.

Beri tahu saya jika Anda memiliki masalah atau pertanyaan lain, dan saya akan dengan senang hati menjawabnya secara pribadi.

Sungguh-sungguh,
[Nama] [Judul]

Meminta Maaf atas Perilaku Menyinggung

Menjadi sensitif terhadap pelanggan Anda, anggota tim, dan publik secara keseluruhan sangat penting untuk bisnis. Jika Anda atau anggota tim mengatakan atau memposting sesuatu secara online yang menyinggung orang, Anda harus bertindak cepat dan mengakui kesalahan Anda.

Meminta maaf atas Postingan atau Perilaku yang Menyinggung

Yang terhormat [Nama Pelanggan],

Saya ingin Anda tahu betapa menyesalnya kami di [Nama Perusahaan] karena menunjukkan penilaian yang buruk dalam menyusun postingan media sosial terbaru kami. Itu tidak menyenangkan dan kami dengan tulus menyesalinya.

Kami telah menghapus postingan tersebut dan membuat kebijakan baru untuk memeriksa ulang postingan yang dibuat oleh anggota tim kami sebelum dipublikasikan. Kami juga telah menjelaskan kepada tim kami pentingnya kepekaan mengenai topik ini.

Kami ingin Anda tahu bahwa kami menanggapi kekhawatiran Anda dengan serius dan kami benar-benar meminta maaf karena membiarkan pesan yang tidak pantas ini menyelinap melalui celah. Kami berusaha untuk melakukan yang lebih baik di masa depan dan selalu menghargai umpan balik yang Anda berikan.

Sungguh-sungguh,
[Nama] [Judul]

Gambar: Depositphotos.com