6 เทรนด์ที่จะพลิกโฉมการบริหารการปฏิบัติการส่วนหน้าในปี 2566

ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการแนวหน้าได้เผชิญกับการเปลี่ยนแปลงมากมายในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา

ประการแรก การระบาดใหญ่ของ COVID-19 ทำให้การดำเนินงานหยุดชะงัก ทำให้ผู้จัดการต้องปรับตัวให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่อง หลังจากนั้น การฟื้นตัวของเศรษฐกิจและการลาออกครั้งใหญ่สร้างแรงกดดันมากกว่าที่เคยเป็นมาต่อผู้จัดการเพื่อให้มีการจัดกะพนักงานและตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้า

ขณะนี้ เมื่อเราก้าวเข้าสู่ปี 2023 ความท้าทายและโอกาสสำหรับผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการแนวหน้ากำลังจะเปลี่ยนไปอีกครั้ง ในบทความนี้ เราจะพิจารณาแนวโน้ม 6 ประการที่คาดว่าจะเกิดขึ้นในปีหน้า และอธิบายว่าผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการสามารถก้าวนำหน้าคู่แข่งได้อย่างไร

คำว่า วัฒนธรรมในที่ทำงาน เป็นคำที่ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการแนวหน้าทุกคนพูดกันในปี 2565 พนักงานจำนวนมากที่ลาออกระหว่างการลาออกครั้งใหญ่อ้างว่าวัฒนธรรมในที่ทำงานที่ไม่เอื้ออำนวยเป็นเหตุผลหลักในการลาออก

ในความเป็นจริง การสำรวจโดย FlexJobs เมื่อปีที่แล้วพบว่า “วัฒนธรรมองค์กรที่เป็นพิษ” เป็นสาเหตุอันดับหนึ่งที่ทำให้พนักงานลาออกจากงาน ความกังวลเรื่องเงินเดือนมาเป็นอันดับสอง

แม้ว่าตอนนี้ตลาดแรงงานจะตึงตัวขึ้น แต่ผู้จัดการก็ไม่ควรละสายตาเมื่อต้องจัดการกับข้อกังวลด้านวัฒนธรรม พนักงานของคุณอาจไม่ได้ลาออกทันที แต่ความเหนื่อยหน่ายจากวัฒนธรรมในที่ทำงานที่ไม่ดีอาจส่งผลเสียอย่างมากต่อประสิทธิภาพการทำงานและขวัญกำลังใจของพนักงาน

ดังนั้นผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการแนวหน้าสามารถทำอะไรได้บ้างเพื่อแก้ไขปัญหาวัฒนธรรมที่อาจเกิดขึ้น จุดเริ่มต้นที่ดีคือการดำเนินการตรวจสอบวัฒนธรรม

ถามพนักงานของคุณว่าพวกเขาคิดอย่างไรเกี่ยวกับวัฒนธรรมองค์กรของคุณ และพวกเขาต้องการเห็นการปรับปรุงใด ในขณะที่คุณอยู่ที่นั่น ให้ถามถึงความประทับใจของลูกค้าจากการมีปฏิสัมพันธ์กับพนักงานของคุณ เครื่องมือเช่นแบบสำรวจของ Connectteam สามารถช่วยในกระบวนการนี้ได้

เมื่อคุณได้ผลลัพธ์แล้ว ให้นำไปปฏิบัติ และที่สำคัญ ให้พนักงานของคุณมีส่วนร่วมในกระบวนการด้วย นำแนวทางแก้ไขที่เป็นไปได้ไปให้พนักงานของคุณเพื่อรับคำติชมก่อนนำไปปฏิบัติ สิ่งสำคัญคือต้องแน่ใจว่าการเปลี่ยนแปลงของคุณสร้างการเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมในระยะยาวแทนที่จะทำหน้าที่เป็นตัวช่วยชั่วคราว

นอกจากนี้ โปรดทราบว่าวัฒนธรรมในที่ทำงานเป็นสิ่งที่พัฒนาตลอดเวลาซึ่งคุณจะต้องอัปเดตอยู่เสมอ จัดทำเอกสารวัฒนธรรมของคุณในคู่มือพนักงานเพื่อแนะนำพนักงานใหม่ให้รู้จัก นอกจากนี้ คุณยังอาจได้รับประโยชน์จากคณะกรรมการวัฒนธรรม ซึ่งมีทั้งผู้จัดการและพนักงาน เพื่อให้สิ่งต่างๆ ดำเนินไปในทิศทางที่ถูกต้อง

การให้อำนาจแก่พนักงานของคุณควบคู่ไปกับการปรับปรุงวัฒนธรรมในที่ทำงาน พนักงานไม่เพียงแต่ต้องความภาคภูมิใจในงานของตนเท่านั้น แต่ยังมีบางคนบอกว่าพวกเขาทำงานอย่างไร การควบคุมมากเกินไปอาจทำให้พวกเขารู้สึกด้อยคุณค่าและหยุดพวกเขาจากการบรรลุความสมดุลในชีวิตการทำงาน

ผู้จัดการอาจประหลาดใจที่การเปลี่ยนแปลงเพียงเล็กน้อยสามารถสร้างความแตกต่างอย่างมากในความรู้สึกเป็นเจ้าของพนักงานแนวหน้าในการทำงานของพวกเขา

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเปลี่ยนไปใช้แพลตฟอร์มการจัดตารางกะอย่างเช่น Connecteam ที่ช่วยให้พนักงานสามารถสลับกะได้อย่างง่ายดาย คุณจะได้รับความอุ่นใจว่าการเปลี่ยนแปลงนั้นครอบคลุมโดยพนักงานที่มีคุณสมบัติเหมาะสม และพนักงานของคุณจะมีกำลังมากขึ้นในการทำงานเมื่อเหมาะสมที่สุด

อีกวิธีหนึ่งในการให้อำนาจแก่พนักงานคือการรับข้อมูลในการตัดสินใจด้านการจัดการ คุณสามารถใช้แบบสำรวจเพื่อรวบรวมแนวคิดเกี่ยวกับพื้นที่การลงทุนที่เป็นไปได้และรับข้อเสนอแนะหลังจากดำเนินการเปลี่ยนแปลง เพียงให้แน่ใจว่าได้ติดตามผลเพื่อให้พนักงานรู้ว่ามีคนได้ยินเสียงของพวกเขา แม้ว่าคุณจะตัดสินใจไม่ทำตามคำแนะนำก็ตาม

ผู้จัดการควรพยายามอย่างโปร่งใสในการตัดสินใจ ฟีดประกาศของ Connectteam เป็นสถานที่ที่ดีเยี่ยมในการแชร์นโยบายใหม่กับพนักงาน แต่ยังรวมถึงเหตุผลที่อยู่เบื้องหลังด้วย ยิ่งคุณนำพนักงานเข้าร่วมการตัดสินใจได้มากเท่าไร พวกเขาก็ยิ่งมีโอกาสปรับตัวมากขึ้นเท่านั้น

ไม่ใช่เรื่องง่ายเสมอไป แต่การเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ที่สุดที่คุณสามารถทำได้คือการให้ความไว้วางใจพนักงานของคุณมากขึ้น มอบหมายงานและกำหนดความคาดหวังที่ชัดเจน แต่อย่าเลื่อนลอย เมื่อพนักงานเห็นว่าคุณไว้วางใจให้ทำงานที่สำคัญ พวกเขามีแนวโน้มที่จะเป็นเจ้าของงานนั้นและบรรลุผลลัพธ์ที่ดี

ระบบอัตโนมัติมีบทบาทอย่างมากในการจัดการการปฏิบัติงานส่วนหน้า สามารถช่วยให้พนักงานมีประสิทธิผลมากขึ้น ลดข้อผิดพลาด และขจัดงานที่น่าเบื่อที่สุดบางส่วน ระบบอัตโนมัติยังช่วยให้คุณดูแลพนักงานในขณะที่โฟกัสไปที่งานที่สำคัญกว่าได้

ผู้จัดการหลายคนได้รวมระบบอัตโนมัติบางอย่างไว้ในกระบวนการของพวกเขาแล้ว บางทีคุณอาจใช้ซอฟต์แวร์การจัดการเวลาที่ตอกบัตรพนักงานโดยอัตโนมัติเมื่อไปถึงไซต์งาน หรือคุณอาจใช้ซอฟต์แวร์การจัดตารางเวลากะเพื่อร่างกำหนดการโดยอัตโนมัติตามความพร้อมของพนักงาน

ในปี 2566 ระบบอัตโนมัติจะมีความสำคัญและทรงพลังยิ่งกว่าที่เคย โดยจะดูแลการดำเนินงานในแต่ละวันมากขึ้นเรื่อยๆ ทำให้คุณมีอิสระในการมุ่งเน้นไปที่โครงการเชิงกลยุทธ์และโอกาสใหม่ๆ พนักงานจะพึ่งพาระบบอัตโนมัติเพื่อประหยัดเวลาและตอบสนองความต้องการของลูกค้าที่เพิ่มขึ้น

ก่อนลงทุนในระบบอัตโนมัติใหม่ อย่าลืมถามพนักงานแนวหน้าว่าพวกเขาต้องการอะไรจริงๆ พนักงานมักจะรู้มากขึ้นว่างานใดเหมาะสมกับระบบอัตโนมัติและงานใดที่ต้องใช้วิจารณญาณของมนุษย์

นอกจากนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ฝึกอบรมพนักงานของคุณเกี่ยวกับระบบอัตโนมัติใหม่อย่างถี่ถ้วนก่อนที่จะเริ่มใช้งานจริง นอกจากนี้ คุณควรเสนอวิธีให้พนักงานแสดงความคิดเห็นเพื่อให้ระบบอัตโนมัติสามารถปรับแต่งตามความต้องการของพวกเขาได้

แนวโน้มอีกประการหนึ่งที่เราคาดว่าจะเห็นคือความหลากหลายของแพลตฟอร์มการสื่อสารที่เพิ่มขึ้นทั้งสำหรับการทำงานและการใช้งานส่วนตัว พนักงานคุ้นเคยกับการเลือกและเลือกแพลตฟอร์มที่ทำงานได้ดีที่สุดสำหรับพวกเขา

ดังนั้น อาจเป็นเรื่องน่าหงุดหงิดสำหรับทั้งพนักงานส่วนหน้าและลูกค้า หากแพลตฟอร์มการสื่อสารภายในและภายนอกของคุณไม่ได้มาตรฐาน

ความต้องการด้านการสื่อสารจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับการดำเนินงานในแต่ละวันของคุณ อย่างไรก็ตาม ความน่าเชื่อถือ ความง่ายในการใช้งาน และความยืดหยุ่นเป็นกุญแจสำคัญสำหรับทุกแพลตฟอร์ม

ระบบการสื่อสารต้องสามารถทำงานได้อย่างน่าเชื่อถือ 100% ตลอดเวลา ไม่ว่าพนักงานของคุณจะอยู่ที่ไหนก็ตาม หากพนักงานของคุณหรือผู้จัดการไม่สามารถพูดคุยกันได้ หรือหากลูกค้าไม่สามารถติดต่อธุรกิจของคุณได้ ประสิทธิภาพการทำงานจะหยุดชะงักลงอย่างรวดเร็ว สิ่งนี้อาจทำให้งานล่าช้า เพิ่มความกดดันให้กับพนักงานและอาจเสี่ยงต่อการหมดไฟ

การใช้งานง่ายเป็นสิ่งสำคัญเนื่องจากพนักงานจำเป็นต้องเข้าถึงผู้จัดการได้อย่างรวดเร็ว ไม่มีอะไรจะเลวร้ายไปกว่าปัญหาเร่งด่วนที่เกิดขึ้นและต้องใช้เวลาอันมีค่าในการนำทางแอปสื่อสารที่เทอะทะเพียงเพื่อให้ข้อความของคุณผ่านไปได้

อินเทอร์เฟซผู้ใช้ที่ใช้งานง่ายยังทำให้การฝึกอบรมพนักงานใหม่เกี่ยวกับเครื่องมือสื่อสารทำได้ง่ายขึ้น ดังนั้นพวกเขาจึงสามารถดำเนินการได้รวดเร็วยิ่งขึ้น

ความยืดหยุ่นมีความสำคัญเนื่องจากพนักงานมักต้องปรับตัวให้เข้ากับสถานการณ์อย่างรวดเร็ว ต้องการส่งรูปถ่ายหรือไม่ แพลตฟอร์มการสื่อสารของคุณควรอนุญาต ข้อความกลุ่ม? ควรจะง่าย ยิ่งคุณสามารถจัดเตรียมฟังก์ชันต่างๆ ได้มากเท่าไร พนักงานแนวหน้าก็จะมีตัวเลือกมากขึ้นเมื่อเกิดเหตุการณ์ไม่คาดฝันขึ้น

อีคอมเมิร์ซได้ให้ความสำคัญกับความเร็วที่กระเพื่อมไปยังอุตสาหกรรมอื่น ๆ เกือบทั้งหมด ไม่ว่าธุรกิจของคุณจะอยู่ในฟิลด์อีคอมเมิร์ซหรือไม่ก็ตาม ลูกค้าต่างคาดหวังถึงวิธีแก้ปัญหาที่รวดเร็ว

นั่นสร้างความท้าทายชุดใหม่สำหรับผู้จัดการแนวหน้า คุณต้องแน่ใจว่างานที่วางแผนไว้นั้นมีพนักงานที่มีคุณสมบัติครบถ้วน และคุณมีทรัพยากรที่จะตอบสนองต่อคำขอที่ไม่คาดคิดโดยเร็วที่สุด

ในทางปฏิบัติ นั่นอาจหมายถึงการพึ่งพาซอฟต์แวร์ติดตามตำแหน่งของพนักงานเพื่อดูว่าพนักงานของคุณอยู่ที่ไหนแบบเรียลไทม์และปรับใช้ใหม่ตามความจำเป็น Connectteam และเครื่องมือติดตามอื่น ๆ รวมเครื่องมือสื่อสารเข้าด้วยกัน ทำให้ง่ายต่อการอัปเดตพนักงานและตรวจสอบให้แน่ใจว่างานทุกงานเต็ม

คุณอาจต้องการเครื่องมือสร้างแบบจำลองเพื่อคาดการณ์ความต้องการในอนาคต สิ่งเหล่านี้ช่วยให้ตัดสินใจได้ง่ายขึ้นว่าจะมอบหมายพนักงานกี่คนในแต่ละวัน ใครจะจัดกำหนดการ และจำนวนพนักงานที่จะสำรองไว้ในกรณีที่ต้องทำงานพิเศษ เครื่องมือการรายงานในตัวของ Connectteam ช่วยให้คุณเห็นจำนวนกะที่จำเป็นในช่วงเทศกาลวันหยุดที่ผ่านมา เพื่อให้คุณสามารถวางแผนสำหรับกะถัดไปได้อย่างแม่นยำ

ในขณะที่การตอบสนองความต้องการด้านบริการที่รวดเร็วของลูกค้าอาจเป็นความท้าทายอย่างยิ่ง แต่ก็เป็นโอกาสเช่นกัน ธุรกิจที่สามารถให้บริการที่รวดเร็วและมีคุณภาพสูงอย่างสม่ำเสมอจะสร้างความแตกต่างจากการแข่งขัน ลูกค้าจดจำบริการที่รวดเร็วได้ ดังนั้นพวกเขาจึงมีแนวโน้มที่จะกลับมาที่ธุรกิจของคุณอีก

แนวโน้มเชิงบวกอย่างหนึ่งที่มุ่งหน้าสู่ปี 2566 คือเครื่องมือการดำเนินงานจำนวนมากขึ้นเรื่อยๆ ถูกรวมเป็นหนึ่งเดียวในแพลตฟอร์มการจัดการเช่น Connecteam แพลตฟอร์มเหล่านี้มีทุกอย่างตั้งแต่เครื่องมือสื่อสารและการทำงานอัตโนมัติที่ราบรื่นไปจนถึงคุณสมบัติการจัดกำหนดการกะและการจัดการงาน

การย้ายเครื่องมือปฏิบัติงานทั้งหมดที่ธุรกิจของคุณต้องการมาไว้บนแพลตฟอร์มเดียวนั้นมีประโยชน์อย่างมากสำหรับพนักงาน พวกเขาต้องเรียนรู้วิธีใช้ซอฟต์แวร์เดียวเพื่อจัดการงานส่วนใหญ่ของพวกเขา เมื่อมีสิ่งอื่นเกิดขึ้นมากมาย ความเรียบง่ายเล็กน้อยนี้สามารถสร้างความแตกต่างได้มาก

การใช้แพลตฟอร์มการจัดการปฏิบัติการที่เป็นหนึ่งเดียวยังช่วยลดการฝึกอบรมอีกด้วย อาจมีการเพิ่มคุณสมบัติใหม่ลงในแพลตฟอร์ม แต่ฟังก์ชันพื้นฐานจะไม่เปลี่ยนแปลง พนักงานไม่จำเป็นต้องเรียนรู้แพลตฟอร์มใหม่สำหรับงานใหม่แต่ละงาน

สำหรับผู้จัดการ มีประโยชน์มากกว่านั้นในการรวมข้อมูลการดำเนินงานทั้งหมดไว้ในที่เดียว คุณสามารถสลับไปมาระหว่างการติดต่อสื่อสารกับพนักงานในภาคสนามและการจัดตารางเวลาคนที่เหมาะสมสำหรับงานที่กำลังจะมาถึงได้อย่างราบรื่น คุณยังสามารถตรวจสอบตำแหน่งของพนักงาน ดึงรายงานเวลา และมอบหมายงาน ทั้งหมดนี้ทำได้จากแพลตฟอร์มเดียว

สรุป

ปี 2023 กำลังจะกลายเป็นอีกปีแห่งการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วสำหรับผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการแนวหน้า

ในปีข้างหน้า คุณจะต้องใส่ใจอย่างใกล้ชิดกับความต้องการของพนักงานเพื่อรักษาผู้มีความสามารถระดับสูงไว้ คุณจะต้องปรับใช้ระบบอัตโนมัติใหม่เชิงรุกเพื่อให้ประสิทธิภาพสูงและให้บริการที่รวดเร็วแก่ลูกค้า ในการจัดการงานเหล่านี้ แพลตฟอร์มการจัดการแบบครบวงจรรวมถึงเครื่องมือสื่อสารที่ราบรื่นสามารถช่วยได้

การสร้างความสมดุลระหว่างความต้องการของพนักงาน ลูกค้า และธุรกิจเป็นสิ่งที่ท้าทายในปีหน้า ในขณะเดียวกัน มีโอกาสมากมายสำหรับผู้จัดการที่ได้รับความสมดุลนี้