6 اتجاهات تحول إدارة العمليات في الخطوط الأمامية في عام 2023

لقد تجاوز مديرو العمليات في الخطوط الأمامية الكثير من التغيير في السنوات القليلة الماضية.

أولاً ، قلب جائحة COVID-19 العمليات رأساً على عقب ، مما أجبر المديرين على التكيف على أقدامهم مع التغييرات المستمرة. بعد ذلك ، وضع الانتعاش الاقتصادي والاستقالة العظيمة ضغوطًا أكثر من أي وقت مضى على المديرين للحفاظ على نوبات العمل والاستجابة لاحتياجات العملاء.

الآن ، مع اقترابنا من عام 2023 ، تتغير التحديات والفرص أمام مديري العمليات في الخطوط الأمامية مرة أخرى. في هذه المقالة ، سنلقي نظرة على ستة اتجاهات نتوقعها خلال العام المقبل ونوضح كيف يمكن لمديري العمليات البقاء في الطليعة.

كان مصطلح "ثقافة مكان العمل" على لسان كل مدير عمليات في الخطوط الأمامية في عام 2022. وأشار عدد هائل من الموظفين الذين استقالوا خلال "الاستقالة العظيمة" إلى ثقافة مكان العمل غير المواتية كسبب رئيسي لمغادرتهم.

في الواقع ، وجد استطلاع أجرته شركة FlexJobs العام الماضي أن "ثقافة الشركة السامة" كانت السبب الأول وراء ترك الموظفين وظائفهم. وجاءت المخاوف المتعلقة بالراتب في المرتبة الثانية.

على الرغم من أن سوق العمل يضيق الآن ، لا ينبغي للمديرين أن يرفعوا أعينهم عن الكرة عندما يتعلق الأمر بمعالجة المخاوف الثقافية. قد لا يستقيل موظفوك تمامًا ، لكن الإرهاق من ثقافة مكان العمل السيئة يمكن أن يكون له تأثير سلبي كبير على إنتاجيتهم ومعنوياتهم.

إذن ما الذي يمكن أن يفعله مديرو العمليات في الخطوط الأمامية لمعالجة القضايا الثقافية المحتملة؟ أفضل مكان للبدء هو إجراء تدقيق للثقافة.

اسأل موظفيك عن رأيهم في ثقافة شركتك وما هي التحسينات التي يريدون رؤيتها. أثناء تواجدك فيه ، اطلب انطباعات عملائك من التفاعلات مع موظفيك. يمكن لأداة مثل استطلاعات Connecteam أن تساعد في هذه العملية.

بمجرد حصولك على النتائج ، ضعها موضع التنفيذ - والأهم من ذلك ، اشرك موظفيك في العملية. قم بإحضار الحلول المحتملة إلى موظفيك للحصول على تعليقات قبل التنفيذ. من الأهمية بمكان التأكد من أن تغييراتك تؤدي إلى تغيير ثقافي طويل المدى بدلاً من أن تكون بمثابة أداة مساعدة مؤقتة.

بالإضافة إلى ذلك ، ضع في اعتبارك أن ثقافة مكان العمل هي شيء دائم التطور ستحتاج إلى تحديثه باستمرار. وثق ثقافتك في دليل الموظف لتعريف الموظفين الجدد بها. قد تستفيد أيضًا من لجنة ثقافية ، يعمل بها مديرين وموظفين ، لإبقاء الأمور تسير في الاتجاه الصحيح.

يسير تمكين موظفيك جنبًا إلى جنب مع تحسين ثقافة مكان العمل. لا يرغب الموظفون في الافتخار بعملهم فحسب ، بل يريدون أيضًا أن يكون لهم رأي في كيفية عملهم. يمكن أن يؤدي الإفراط في التحكم إلى شعورهم بعدم التقدير ويمنعهم من تحقيق التوازن بين العمل والحياة.

قد يتفاجأ المديرون من الكيفية التي يمكن أن تحدث بها التغييرات الصغيرة فرقًا كبيرًا من حيث الشعور بالملكية لدى العاملين في الخطوط الأمامية في عملهم.

على سبيل المثال ، يمكنك التبديل إلى منصة جدولة وردية مثل Connecteam التي تمكن الموظفين من تبديل الورديات بسهولة. ستشعر براحة البال لأن النوبات يتم تغطيتها من قبل موظفين مؤهلين ، وأن موظفيك يتمتعون بمزيد من القوة للعمل عندما يكون ذلك مناسبًا لهم.

هناك طريقة أخرى لتمكين الموظفين وهي الحصول على مدخلاتهم في القرارات الإدارية. يمكنك استخدام الاستطلاعات لجمع الأفكار حول مجالات الاستثمار المحتملة والحصول على تعليقات بعد تنفيذ التغييرات. فقط تأكد من المتابعة حتى يعرف العمال أن أصواتهم مسموعة ، حتى عندما تقرر عدم متابعة اقتراح.

يجب أن يسعى المديرون أيضًا إلى أن يكونوا شفافين في اتخاذ قراراتهم. يُعد موجز إعلانات Connecteam مكانًا رائعًا لمشاركة السياسات الجديدة مع الموظفين وأيضًا الأسباب الكامنة وراءها. كلما تمكنت من إشراك الموظفين في قراراتك ، زادت احتمالية تكيفهم.

ليس الأمر سهلاً دائمًا ، ولكن أكبر تغيير يمكنك إجراؤه هو زيادة الثقة في موظفيك. فوض المهام وحدد توقعات واضحة ، ولكن لا تحوم. عندما يرى الموظفون أنك تثق بهم في مهمة مهمة ، فمن المرجح أن يسيطروا عليها ويحققوا نتيجة قوية.

تلعب الأتمتة دورًا هائلاً في إدارة عمليات الخطوط الأمامية. يمكن أن يساعد الموظفين على أن يكونوا أكثر إنتاجية ، ويقلل من الأخطاء ، ويقضي على بعض أكثر مهامهم مملة. يمكن أن تساعدك الأتمتة أيضًا في الإشراف على الموظفين مع التركيز على المهام الأكثر أهمية.

قام العديد من المديرين بالفعل بدمج بعض الأتمتة في عملياتهم. ربما تستخدم برنامج إدارة الوقت الذي يعمل تلقائيًا على تسجيل الموظفين عند وصولهم إلى موقع العمل. أو يمكنك استخدام برنامج جدولة المناوبة لصياغة الجداول تلقائيًا بناءً على توفر الموظفين.

في عام 2023 ، ستكون الأتمتة أكثر أهمية وقوة من أي وقت مضى. ستهتم بشكل متزايد بالعمليات اليومية ، مما يوفر لك الحرية للتركيز على المشاريع الاستراتيجية والفرص الجديدة. سيعتمد الموظفون على الأتمتة لتوفير الوقت وتلبية طلبات العملاء المتزايدة.

قبل الاستثمار في أي عمليات تلقائية جديدة ، تأكد من سؤال موظفي الخطوط الأمامية عما يريدون بالفعل. غالبًا ما يعرف الموظفون المزيد حول المهام المناسبة للأتمتة والتي تتطلب حكمًا بشريًا.

بالإضافة إلى ذلك ، تأكد من تدريب العاملين لديك جيدًا على الأتمتة الجديدة قبل بدء العمل في هذا المجال. يجب عليك أيضًا تقديم طرق للموظفين لتقديم الملاحظات بحيث يمكن تحسين الأتمتة وفقًا لاحتياجاتهم.

هناك اتجاه آخر نتوقع رؤيته وهو التنوع المتزايد لمنصات الاتصال لكل من العمل والاستخدام الشخصي. اعتاد الموظفون على القدرة على انتقاء واختيار المنصات التي تناسبهم بشكل أفضل.

لذلك ، قد يكون الأمر محبطًا لكل من موظفي الخطوط الأمامية والعملاء إذا لم تكن منصات الاتصال الداخلية والخارجية لديك على قدم المساواة.

ستختلف احتياجات الاتصالات اعتمادًا على عملياتك اليومية. ومع ذلك ، فإن الموثوقية وسهولة الاستخدام والمرونة هي مفتاح لجميع الأنظمة الأساسية.

يجب أن تكون أنظمة الاتصالات قادرة على العمل بشكل موثوق بنسبة 100٪ من الوقت ، بغض النظر عن مكان وجود موظفيك. إذا لم يستطع موظفوك التحدث مع بعضهم البعض أو مع المديرين ، أو إذا لم يتمكن العملاء من الاتصال بعملك ، فسوف تتوقف الإنتاجية بسرعة. هذا يمكن أن يؤخر العمل ، ويزيد الضغط على الموظفين ويحتمل أن يخاطر بالإرهاق.

سهولة الاستخدام أمر بالغ الأهمية لأن الموظفين بحاجة إلى الوصول السريع إلى المديرين. لا يوجد شيء أسوأ من ظهور مشكلة ملحة والاضطرار إلى قضاء وقت ثمين في التنقل في تطبيق اتصالات عالي الأداء لمجرد توصيل رسالتك.

تعمل واجهات المستخدم البديهية أيضًا على تسهيل تدريب الموظفين الجدد على أداة الاتصالات. لذلك ، يمكنهم القفز إلى العمليات بسرعة أكبر.

المرونة مهمة لأن الموظفين يحتاجون غالبًا إلى التكيف مع المواقف بسرعة. بحاجة الى ارسال صورة؟ يجب أن تسمح منصة الاتصال الخاصة بك بذلك. مراسلة جماعية؟ يجب أن يكون سهلا. كلما زاد عدد الوظائف التي يمكنك توفيرها ، زادت الخيارات المتاحة لموظف الخط الأمامي عند حدوث ما هو غير متوقع.

ركزت التجارة الإلكترونية على السرعة التي انتشرت في جميع الصناعات الأخرى تقريبًا. سواء كان عملك في مجال التجارة الإلكترونية أم لا ، فقد توقع العملاء حلولًا سريعة.

هذا يخلق مجموعة جديدة كاملة من التحديات لمديري الخطوط الأمامية. تحتاج إلى التأكد من أن الوظائف المخطط لها مزودة بموظفين مؤهلين ، وأن لديك الموارد اللازمة للرد على الطلبات غير المتوقعة في أسرع وقت ممكن.

من الناحية العملية ، قد يعني ذلك الاعتماد على برنامج تتبع موقع الموظف لمعرفة مكان وجود موظفيك في الوقت الفعلي وإعادة نشرهم حسب الحاجة. تشتمل Connecteam وأدوات التتبع الأخرى على أدوات الاتصال ، مما يسهل تحديث العمال والتأكد من شغل كل وظيفة.

قد ترغب أيضًا في أدوات النمذجة للتنبؤ بالطلب المستقبلي. هذه تجعل من السهل تحديد عدد الموظفين الذين سيتم تعيينهم في أي يوم معين ، ومن يجب جدولته ، وعدد الموظفين الذين يجب الاحتفاظ بهم في حالة العمل الإضافي. تتيح لك أدوات إعداد التقارير المضمنة في Connecteam معرفة عدد التحولات التي كانت مطلوبة في موسم العطلات الماضي حتى تتمكن من التخطيط بدقة للموسم التالي.

في حين أن تلبية طلبات العملاء للحصول على خدمة سريعة يمكن أن يمثل تحديًا خطيرًا ، إلا أنه يمثل أيضًا فرصة. الشركات التي يمكنها تقديم خدمة سريعة وعالية الجودة باستمرار ستميز نفسها عن المنافسة. يتذكر العملاء الخدمة السريعة ، لذلك من المرجح أن يعودوا إلى عملك.

هناك اتجاه إيجابي للغاية يتجه إلى عام 2023 وهو أنه يتم توحيد المزيد والمزيد من أدوات العمليات في منصات الإدارة مثل Connecteam. توفر هذه الأنظمة الأساسية كل شيء بدءًا من أدوات الاتصال والأتمتة السلس إلى تحويل ميزات الجدولة وإدارة المهام.

يعد نقل جميع الأدوات التشغيلية التي يحتاجها عملك إلى منصة واحدة مفيدًا للغاية للموظفين. عليهم فقط تعلم كيفية استخدام برنامج واحد للتعامل مع معظم أعمالهم. عندما يكون هناك الكثير من الأمور الأخرى ، يمكن لهذه البساطة الصغيرة أن تحدث فرقًا كبيرًا.

يؤدي استخدام نظام إدارة تشغيل موحد أيضًا إلى تقليل التدريب. قد تتم إضافة ميزات جديدة إلى النظام الأساسي ، لكن الوظيفة الأساسية لن تتغير. لا يحتاج الموظفون إلى الاستمرار في تعلم منصات جديدة لكل مهمة جديدة.

بالنسبة للمديرين ، هناك المزيد من الفوائد لوضع جميع بيانات العمليات الخاصة بك في مكان واحد. يمكنك التبديل بسلاسة بين التواصل مع الموظفين في الميدان وجدولة الأشخاص المناسبين للوظائف القادمة. يمكنك أيضًا التحقق من مواقع الموظفين ، وسحب تقارير الوقت ، وتعيين المهام ، كل ذلك من نظام أساسي واحد.

ملخص

يستعد عام 2023 ليكون عامًا آخر من التغيير السريع لمديري العمليات في الخطوط الأمامية.

في العام المقبل ، ستحتاج إلى إيلاء اهتمام وثيق لاحتياجات الموظفين للاحتفاظ بأفضل المواهب. ستحتاج أيضًا إلى نشر عمليات تلقائية جديدة بشكل استباقي للحفاظ على الكفاءة عالية وتقديم خدمة سريعة للعملاء. لإدارة هذه المهام ، يمكن أن تساعد منصات الإدارة الموحدة بما في ذلك أدوات الاتصال السلس.

من المؤكد أن تحقيق التوازن بين مطالب الموظفين والعملاء والشركات سيكون تحديًا في العام المقبل. في الوقت نفسه ، هناك فرصة هائلة للمديرين الذين يحققون هذا التوازن بشكل صحيح.