2023'te Ön Cephe Operasyon Yönetimini Dönüştüren 6 Trend

Ön cephe operasyon yöneticileri, son birkaç yılda çok fazla değişikliğin üstesinden geldi.

İlk olarak, COVID-19 salgını operasyonları alt üst etti ve yöneticileri sürekli değişikliklere ayaklarının üzerinde uyum sağlamaya zorladı. Bundan sonra, ekonomik toparlanma ve Büyük İstifa, vardiyalarda personel bulundurma ve müşteri ihtiyaçlarına yanıt verme konusunda yöneticiler üzerinde her zamankinden daha fazla baskı oluşturdu.

Şimdi, 2023'e girerken ön cephe operasyon yöneticilerinin karşılaştığı zorluklar ve fırsatlar bir kez daha değişiyor. Bu makalede, önümüzdeki yıl içinde beklenebilecek altı trende göz atacağız ve operasyon yöneticilerinin nasıl çağın ötesinde kalabileceğini açıklayacağız.

İşyeri kültürü terimi, 2022'de her cephe operasyon müdürünün dilindeydi. Büyük İstifa sırasında ayrılan çok sayıda çalışan, ayrılmalarının temel nedeni olarak elverişsiz bir işyeri kültürünü gösterdi.

Aslında, geçen yıl FlexJobs tarafından yapılan bir anket, çalışanların işlerini bırakmalarının bir numaralı nedeninin "zehirli şirket kültürü" olduğunu ortaya koydu. Maaş endişeleri ikinci sırada geldi.

İşgücü piyasası artık daralıyor olsa da, iş kültürel kaygıları ele almaya geldiğinde yöneticiler gözlerini toptan ayırmamalıdır. Çalışanlarınız hemen pes etmeyebilir, ancak zayıf işyeri kültüründen kaynaklanan tükenmişlik, üretkenlik ve moralleri üzerinde önemli bir olumsuz etkiye sahip olabilir.

Öyleyse ön cephe operasyon yöneticileri potansiyel kültür sorunlarını ele almak için ne yapabilir? Başlamak için iyi bir yer, bir kültür denetimi yapmaktır.

Çalışanlarınıza şirket kültürünüz hakkında ne düşündüklerini ve hangi gelişmeleri görmek istediklerini sorun. Hazır başlamışken, çalışanlarınızla olan etkileşimlerinden müşterilerinizin izlenimlerini isteyin. Connecteam anketleri gibi bir araç bu süreçte yardımcı olabilir.

Sonuçları aldıktan sonra bunları eyleme geçirin ve daha da önemlisi çalışanlarınızı sürece dahil edin. Uygulamadan önce geri bildirim için çalışanlarınıza potansiyel çözümler getirin. Değişikliklerinizin geçici bir yara bandı işlevi görmek yerine uzun vadeli bir kültür değişikliği yaratmasını sağlamak çok önemlidir.

Ayrıca, iş yeri kültürünün sürekli gelişen ve güncellemeye devam etmeniz gereken bir şey olduğunu unutmayın. Kültürünüzü yeni çalışanlara tanıtmak için bir çalışan el kitabında belgeleyin. İşlerin doğru yönde ilerlemesini sağlamak için yöneticiler ve çalışanlardan oluşan bir kültür komitesinden de yararlanabilirsiniz.

Çalışanlarınızı güçlendirmek, işyeri kültürünü geliştirmekle el ele gider. Çalışanlar sadece işleriyle gurur duymak değil, aynı zamanda nasıl çalıştıkları konusunda da söz sahibi olmak isterler. Aşırı kontrolcü olmak, takdir edilmediklerini hissetmelerine neden olabilir ve iş-yaşam dengesi kurmalarını engelleyebilir.

Yöneticiler, ön saflardaki çalışanların işlerinde sahip oldukları sahiplik duygusunda küçük değişikliklerin nasıl büyük bir fark yaratabileceğine şaşırabilirler.

Örneğin, çalışanların vardiyaları kolayca değiştirmesini sağlayan Connecteam gibi bir vardiya planlama platformuna geçebilirsiniz. Vardiyaların kalifiye personel tarafından karşılanması ve çalışanlarınızın kendilerine en uygun zamanda daha fazla çalışma gücüne sahip olmaları konusunda içiniz rahat olur.

Çalışanları yetkilendirmenin bir başka yolu da yönetsel kararlarda onların görüşlerini almaktır. Potansiyel yatırım alanları hakkında fikir toplamak ve değişiklikleri uyguladıktan sonra geri bildirim almak için anketleri kullanabilirsiniz. Bir öneriyi takip etmemeye karar verdiğinizde bile çalışanların seslerinin duyulduğunu bilmesi için takip ettiğinizden emin olun.

Yöneticiler ayrıca karar verme süreçlerinde şeffaf olmaya çalışmalıdır. Connecteam'in duyuru akışı, çalışanlarla yalnızca yeni politikaları değil, aynı zamanda bunların arkasındaki mantığı da paylaşmak için harika bir yerdir. Çalışanları kararlarınıza ne kadar çok dahil ederseniz, uyum sağlama olasılıkları o kadar artar.

Her zaman kolay değildir, ancak yapabileceğiniz en büyük değişiklik, çalışanlarınıza daha fazla güvenmektir. Görevleri devredin ve net beklentiler belirleyin, ancak üzerine gelmeyin. Çalışanlar, onlara önemli bir görevde güvendiğinizi gördüklerinde, onu sahiplenme ve güçlü bir sonuç elde etme olasılıkları daha yüksektir.

Otomasyonun cephe operasyonlarının yönetiminde muazzam bir rolü vardır. Çalışanların daha üretken olmasına, hataları azaltmasına ve en sıkıcı görevlerinden bazılarını ortadan kaldırmasına yardımcı olabilir. Otomasyonlar, daha önemli görevlere odaklanırken çalışanları denetlemenize de yardımcı olabilir.

Birçok yönetici, bazı otomasyonları süreçlerine zaten dahil etmiştir. Belki de çalışanları bir iş sahasına ulaştıklarında otomatik olarak izleyen bir zaman yönetimi yazılımı kullanıyorsunuzdur. Ya da çalışanların uygunluk durumuna göre otomatik olarak çizelgeler hazırlamak için vardiya planlama yazılımını kullanabilirsiniz.

2023'te otomasyon her zamankinden daha önemli ve daha güçlü olacak. Stratejik projelere ve yeni fırsatlara odaklanmanız için sizi serbest bırakarak günlük operasyonlarla giderek daha fazla ilgilenecektir. Çalışanlar zamandan tasarruf etmek ve artan müşteri taleplerini karşılamak için otomasyonlara güvenecekler.

Herhangi bir yeni otomasyona yatırım yapmadan önce ön saflardaki çalışanlara gerçekte ne istediklerini sorduğunuzdan emin olun. Çalışanlar genellikle hangi görevlerin otomasyon için olgunlaştığı ve hangilerinin insan muhakemesi gerektirdiği hakkında daha fazla bilgi sahibi olur.

Ayrıca, sahada canlı yayına geçmeden önce çalışanlarınızı yeni otomasyonlar konusunda kapsamlı bir şekilde eğittiğinizden emin olun. Otomasyonların ihtiyaçlarına göre iyileştirilebilmesi için çalışanlara geri bildirim sağlama yolları da sunmalısınız.

Görmeyi beklediğimiz bir başka trend de hem iş hem de kişisel kullanım için iletişim platformlarının artan çeşitliliğidir. Çalışanlar, kendileri için en uygun platformları seçip seçmeye alışkındır.

Bu nedenle, dahili ve harici iletişim platformlarınızın eşit düzeyde olmaması hem ön saflardaki çalışanlar hem de müşteriler için sinir bozucu olabilir.

İletişim ihtiyaçları, günlük operasyonlarınıza bağlı olarak farklılık gösterecektir. Ancak, güvenilirlik, kullanım kolaylığı ve esneklik tüm platformlar için çok önemlidir.

Çalışanlarınız nerede olursa olsun, iletişim sistemlerinin %100 güvenilir bir şekilde çalışabilmesi gerekir. Çalışanlarınız birbirleriyle veya yöneticilerle konuşamıyorsa veya müşteriler işletmenizle iletişim kuramıyorsa, üretkenlik hızla durma noktasına gelir. Bu, işi geciktirebilir, çalışanlar üzerindeki baskıyı artırabilir ve potansiyel olarak tükenmişlik riskini artırabilir.

Kullanım kolaylığı çok önemlidir çünkü çalışanların yöneticilere hızlı bir şekilde erişmesi gerekir. Acil bir sorunun ortaya çıkması ve sadece mesajınızı iletmek için hantal bir iletişim uygulamasında gezinmek için değerli zaman harcamak zorunda kalmasından daha kötü bir şey yoktur.

Sezgisel kullanıcı arayüzleri, yeni çalışanların bir iletişim aracı üzerinde eğitilmesini de kolaylaştırır. Böylece operasyonlara çok daha hızlı atlayabilirler.

Esneklik önemlidir, çünkü çalışanların genellikle durumlara hızla uyum sağlaması gerekir. Fotoğraf göndermeniz mi gerekiyor? İletişim platformunuz buna izin vermelidir. Grup mesajlaşması mı? Kolay olmalı. Sağlayabileceğiniz daha fazla işlev, beklenmeyen bir durum olduğunda bir ön saf çalışanının emrinde o kadar fazla seçenek vardır.

E-ticaret, neredeyse tüm diğer sektörlere yayılan hıza önem verdi. İşletmeniz E-ticaret alanında olsun ya da olmasın, müşteriler hızlı çözümler beklemeye başladı.

Bu, cephe yöneticileri için yepyeni bir dizi zorluk yaratır. Planlanan işlerin nitelikli çalışanlarla yapıldığından ve beklenmeyen isteklere mümkün olan en kısa sürede yanıt verecek kaynaklara sahip olduğunuzdan emin olmanız gerekir.

Pratikte bu, çalışanlarınızın nerede olduğunu gerçek zamanlı olarak görmek ve gerektiğinde onları yeniden dağıtmak için çalışan konumu izleme yazılımına güvenmek anlamına gelebilir. Connecteam ve diğer izleme araçları, çalışanları güncellemeyi kolaylaştıran ve her işin doldurulmasını sağlayan iletişim araçlarını içerir.

Gelecekteki talebi tahmin etmek için modelleme araçları da isteyebilirsiniz. Bunlar, herhangi bir güne kaç çalışan atanacağına, kimin programlanacağına ve fazladan çalışma durumunda kaç çalışanın yedekte tutulacağına karar vermeyi kolaylaştırır. Connecteam'in yerleşik raporlama araçları, bir sonraki tatili doğru bir şekilde planlayabilmeniz için geçen tatil sezonunda kaç vardiyaya ihtiyaç duyulduğunu görmenizi sağlar.

Müşterilerin hızlı hizmet taleplerini yönlendirmek ciddi bir zorluk olabilirken, aynı zamanda bir fırsattır. Sürekli olarak hızlı, kaliteli hizmet sunabilen işletmeler, kendilerini rekabette farklılaştıracaktır. Müşteriler hızlı hizmeti hatırlar, bu nedenle işletmenize geri dönme olasılıkları artar.

2023'e giden çok olumlu bir trend, giderek daha fazla operasyon aracının Connecteam gibi yönetim platformlarında birleştirilmesidir. Bu platformlar, kesintisiz iletişim ve otomasyon araçlarından vardiya planlama ve görev yönetimi özelliklerine kadar her şeyi sunar.

İşletmenizin ihtiyaç duyduğu tüm operasyonel araçları tek bir platforma taşımak, çalışanlar için son derece faydalıdır. İşlerinin çoğunu halletmek için yalnızca bir yazılımı nasıl kullanacaklarını öğrenmek zorundalar. Daha pek çok şey olduğunda, bu biraz basitlik büyük bir fark yaratabilir.

Birleşik bir işletim yönetimi platformu kullanmak, eğitimi de azaltır. Platforma yeni özellikler eklenebilir, ancak temel işlevsellik değişmez. Çalışanların her yeni görev için yeni platformlar öğrenmeye devam etmesi gerekmez.

Yöneticiler için, tüm operasyon verilerinizi tek bir yerde toplamanın daha da fazla faydası vardır. Sahadaki çalışanlarla iletişim kurmak ve yaklaşan işler için doğru kişileri planlamak arasında sorunsuz geçiş yapabilirsiniz. Ayrıca, tek bir platformdan çalışanların konumlarını kontrol edebilir, zaman raporları alabilir ve görevler atayabilirsiniz.

Özet

2023, ön cephe operasyon yöneticileri için bir başka hızlı değişim yılı olacak.

Önümüzdeki yıl, en iyi yetenekleri elde tutmak için çalışanların ihtiyaçlarına çok dikkat etmeniz gerekecek. Ayrıca, verimliliği yüksek tutmak ve müşterilere hızlı hizmet sunmak için yeni otomasyonları proaktif olarak devreye almanız gerekecek. Bu görevleri yönetmek için, kesintisiz iletişim araçlarını içeren birleşik yönetim platformları yardımcı olabilir.

Çalışanların, müşterilerin ve işletmelerin taleplerini dengelemek, önümüzdeki yıl kesinlikle zor olacak. Aynı zamanda, bu dengeyi doğru kuran yöneticiler için çok büyük bir fırsat var.