คู่มือ HR ฉบับสมบูรณ์สำหรับการปกป้องข้อมูลของพนักงาน

นายจ้างทุกคนต้องรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับคนงานของตน จำเป็นต้องใช้ข้อมูลพนักงาน เช่น หมายเลขประกันสังคมหรือวันเดือนปีเกิดเพื่อให้สอดคล้องกับหน่วยงานและกฎระเบียบด้านภาษี คุณยังต้องการข้อมูลธนาคารและข้อมูลส่วนตัวเพื่อชำระเงินให้กับทีมของคุณ

ด้วยเหตุนี้ บริษัทต่างๆ จึงได้รับความไว้วางใจให้ดูแลข้อมูลส่วนบุคคลจำนวนมากซึ่งอาจเป็นอันตรายเมื่อไปอยู่ในมือที่ไม่ถูกต้อง การปกป้องข้อมูลนี้สามารถช่วยป้องกันพนักงานของคุณจากการฉ้อโกงและการขู่กรรโชก นอกจากนี้ยังลดความเสี่ยงทางกฎหมายและช่วยสร้างความไว้วางใจระหว่างคุณและทีมของคุณ

ในขณะเดียวกัน การละเมิดข้อมูลอย่างร้ายแรงเกิดขึ้นทุกวัน หลายรายการมีข้อมูลพนักงานที่ละเอียดอ่อน นี่เป็นเรื่องจริงโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจที่ต้องนั่งโต๊ะและพนักงานภาคสนาม ซึ่งข้อมูลส่วนใหญ่จะถูกจัดเก็บด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์

อ่านเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการปกป้องข้อมูลของพนักงาน รวมถึงกฎหมายและข้อบังคับที่คุณจำเป็นต้องรู้และวิธีปฏิบัติตาม

การคุ้มครองข้อมูลพนักงานคืออะไร?

การปกป้องข้อมูลพนักงานคือสิ่งที่คุณทำเพื่อรักษาข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานให้ปลอดภัยในองค์กรของคุณ ซึ่งรวมถึงนโยบายการปกป้องข้อมูลที่คุณมีและเครื่องมือและแพลตฟอร์มที่คุณใช้เพื่อรักษาความปลอดภัยของข้อมูล

การปกป้องข้อมูลของพนักงานครอบคลุมข้อมูลที่หลากหลายตลอดวงจรชีวิตของพนักงานทั้งหมด ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการเก็บข้อมูลส่วนตัวของผู้สมัครงานที่ไม่ประสบความสำเร็จ เผื่อว่าพวกเขาเหมาะสมกับตำแหน่งในอนาคต คุณจะต้องขออนุญาตจากผู้สมัครในการทำเช่นนี้

หากคุณเก็บข้อมูลเกี่ยวกับผู้ปฏิบัติงานก่อนหน้านี้เพื่อวัตถุประสงค์ด้านภาษีหรือการปฏิบัติตามกฎระเบียบ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบันทึกเหล่านี้ได้รับการเก็บรักษาไว้อย่างปลอดภัย เก็บเฉพาะสิ่งที่จำเป็นสำหรับการปฏิบัติตามเท่านั้น

ข้อมูลใดที่ต้องการการปกป้อง

โดยทั่วไป การคุ้มครองข้อมูลพนักงานหมายถึงข้อมูลส่วนบุคคลที่สามารถระบุตัวตนได้ ครอบคลุมสิ่งต่อไปนี้

• ชื่อ
• ที่อยู่
• วันเกิด
• หมายเลขประกันสังคม
• ประวัติย่อ—รวมถึงข้อมูลการศึกษา
• ประวัติทางการแพทย์และบันทึก
• หมายเลขโทรศัพท์
• สถานภาพการสมรส
• เพศและเพศ
• สถานะความพิการ
• สถานภาพการสมรส
• ข้อมูลเกี่ยวกับเชื้อชาติ ชาติกำเนิด หรือสัญชาติ

กระบวนการและนโยบายบางอย่างที่คุณใช้อาจอิงตามกฎหมายในพื้นที่หรืออุตสาหกรรมของคุณ แนวทางปฏิบัติอื่นๆ อาจเป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่นอกเหนือไปจากข้อกำหนดทางกฎหมายเพื่อให้ข้อมูลมีความปลอดภัยเป็นพิเศษ

คุณต้องทราบกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานใดบ้าง

บริษัทของคุณมีสิทธิ์ขอ รวบรวม จัดเก็บ และใช้ข้อมูลพนักงานที่หลากหลาย ซึ่งอาจรวมถึงข้อมูลที่ระบุตัวบุคคล นอกจากนี้ยังสามารถรวมข้อมูลเกี่ยวกับประสิทธิภาพของพนักงาน มีกฎหมายที่องค์กรของคุณต้องปฏิบัติตามเมื่อจัดการกับข้อมูลนี้

พระราชบัญญัติการพกพาและความรับผิดชอบในการประกันสุขภาพ (HIPAA)

HIPAA กำหนดให้นายจ้างต้องขออนุญาตพนักงานก่อนที่จะขอข้อมูลสุขภาพส่วนบุคคลจากผู้ให้บริการด้านสุขภาพหรือแผนสุขภาพ ข้อมูลด้านสุขภาพส่วนบุคคลคือข้อมูลด้านสุขภาพที่สามารถระบุตัวบุคคลได้ ซึ่งอาจรวมถึงรายละเอียดเกี่ยวกับการรักษา เงื่อนไขทางการแพทย์ และสถานะสุขภาพ

พระราชบัญญัติคนอเมริกันที่มีความพิการ (ADA)

หัวข้อ I ของ ADA ระบุว่านายจ้างอาจรักษาความปลอดภัยข้อมูลเกี่ยวกับสถานะและสภาพทางการแพทย์ของพนักงาน ซึ่งสามารถทำได้ผ่านการเปิดเผยตนเองของผู้ปฏิบัติงาน การตรวจสุขภาพหลังจากเสนองาน หรือเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการเสนอที่พักที่สมเหตุสมผลให้แก่ผู้ปฏิบัติงาน

หากคุณมีข้อมูลนี้ คุณต้องเก็บไว้เป็น “เวชระเบียนที่เป็นความลับ” ซึ่งหมายความว่าคุณต้องแยกออกจากแฟ้มหรือบันทึกของพนักงาน คุณสามารถแบ่งปันข้อมูลนี้กับเจ้าหน้าที่ของรัฐและผู้ปฏิบัติการฉุกเฉินเบื้องต้น ข้อมูลนี้ยังสามารถแบ่งปันกับผู้จัดการที่ต้องการรายละเอียดทางการแพทย์ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของงานของพวกเขา

พระราชบัญญัติการรายงานเครดิตที่เป็นธรรม (FCRA)

FCRA ครอบคลุมกฎที่คุณต้องปฏิบัติตามหากคุณต้องการตรวจสอบเครดิตหรือประวัติพนักงานหรือผู้สมัครงาน คุณต้องแจ้งให้ผู้สมัครงานหรือพนักงานทราบเป็นลายลักษณ์อักษรว่าคุณกำลังหาข้อมูลนี้และได้รับอนุญาตเป็นลายลักษณ์อักษรจากพวกเขา

เมื่อตรวจสอบภูมิหลังหรือเครดิตเสร็จแล้ว คุณต้องกำจัดข้อมูลใดๆ ที่คุณรวบรวมจากรายงานอย่างปลอดภัย รวมทั้งตัวรายงานด้วย ซึ่งอาจหมายถึงการลบไฟล์อิเล็กทรอนิกส์เพื่อไม่ให้เรียกค้นได้ ไฟล์ฟิสิคัลจะต้องถูกย่อยหรือทำลายทั้งหมด

พระราชบัญญัติธุรกรรมสินเชื่อที่ยุติธรรมและถูกต้อง (FACT Act)

พระราชบัญญัติข้อเท็จจริงขอให้นายจ้างทำลายข้อมูลของพนักงานอย่างปลอดภัยซึ่งไม่จำเป็นอีกต่อไป ภายใต้กฎหมายนี้ คุณอาจต้องรับผิดหากคุณไม่ระมัดระวังที่จะหลีกเลี่ยงการขโมยข้อมูลระบุตัวตนของพนักงาน

นอกจากนี้ หากคุณให้ข้อมูลพนักงานแก่หน่วยงานรายงานผู้บริโภค คุณต้องแน่ใจว่าข้อมูลนั้นถูกต้อง ซึ่งรวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับการจ้างงานหรือบทบาทของพนักงานในองค์กร บริษัทของคุณต้องมีนโยบายเพื่อให้พนักงานโต้แย้งข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง

พระราชบัญญัติความเป็นส่วนตัวของผู้บริโภคแห่งแคลิฟอร์เนีย (CCPA)

CCPA ใช้กับบริษัทที่แสวงหาผลกำไรในแคลิฟอร์เนียที่แบ่งปัน รวบรวม หรือขายข้อมูลจากลูกค้าในแคลิฟอร์เนีย หากคุณเป็นนายจ้างที่กฎหมาย “ครอบคลุม” คุณต้องให้ข้อตกลงความเป็นส่วนตัวแก่พนักงานก่อนที่จะรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลใดๆ

ภายใต้กฎหมายนี้ ข้อมูลส่วนบุคคลสามารถเป็นอะไรก็ได้ที่ "ระบุ เกี่ยวข้อง อธิบาย เกี่ยวข้องอย่างสมเหตุสมผล หรืออาจเชื่อมโยงอย่างสมเหตุสมผล ไม่ว่าโดยตรงหรือโดยอ้อมกับครัวเรือนผู้บริโภครายใดรายหนึ่ง" ข้อมูลนี้สามารถแบ่งปันกับบุคคลอื่นได้หากจำเป็นตามกฎหมาย หรือหากมีความจำเป็นจริง ๆ ในการแบ่งปันข้อมูล

หากคุณแบ่งปันข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานกับบุคคลที่สาม คุณต้องทำข้อตกลงการประมวลผลข้อมูล (DPA) กับพวกเขา เพื่อให้คุณมั่นใจได้ว่าข้อมูลส่วนตัวจะได้รับการปกป้อง ภายใต้ CCPA พนักงานมีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลส่วนบุคคลและขอให้แก้ไขหรือแม้แต่ลบทิ้ง

ภายในกฎหมายเหล่านี้มีพื้นที่สีเทาที่อาจทำให้เกิดความสับสน ตัวอย่างเช่น ภายใต้ CCPA อาจเป็นเรื่องยากที่จะตัดสินใจว่ามี "ความจำเป็น" ที่แท้จริงในการแบ่งปันข้อมูลหรือไม่ ทางเลือกที่ดีที่สุดของคุณคือการพูดคุยกับทนายความ หากคุณต้องการความช่วยเหลือในการทำความเข้าใจภาระหน้าที่เฉพาะของคุณ

ระเบียบการคุ้มครองข้อมูลทั่วไป (GDPR)

กฎระเบียบให้ความคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของผู้บริโภค (GDPR) ใช้กับพนักงานในสหภาพยุโรป (EU) แม้ว่าคุณจะอยู่ในสหรัฐอเมริกา—หรือที่อื่นนอกสหภาพยุโรป—กฎหมายนี้ยังคงมีผลบังคับใช้กับคุณหากคุณมีคนงานในสหภาพยุโรป GDPR ยังมีผลบังคับใช้หากคุณใช้งานฟรีแลนซ์หรือผู้รับจ้างในสหภาพยุโรป

ภายใต้ GDPR บริษัทสามารถใช้เหตุผลของ “ผลประโยชน์โดยชอบด้วยกฎหมาย” เพื่อประมวลผลข้อมูล ตัวอย่างเช่น การรวบรวมข้อมูลส่วนตัวและข้อมูลธนาคารเพื่อจ่ายเงินให้พนักงานเป็นผลประโยชน์ที่ชอบด้วยกฎหมาย บริษัทต่างๆ ยังสามารถรับข้อมูลพนักงานได้ด้วยการขอความยินยอมจากพนักงาน

GDPR จำกัดระยะเวลาที่นายจ้างสามารถเก็บข้อมูลพนักงานได้ ด้วย GDPR พนักงานมีสิทธิ์ในการร้องขอสิทธิ์ของเจ้าของข้อมูล (DSR) เพื่อเข้าถึง แก้ไข โต้แย้ง และลบข้อมูลออกจากบันทึกของตน นายจ้างต้องตอบสนองต่อคำขอเหล่านี้อย่างทันท่วงที

ข่าวดีก็คือ Connecteam ปฏิบัติตาม GDPR ดังนั้นหากคุณเคยจ้างสมาชิกในทีมในสหภาพยุโรป คุณก็พร้อมที่จะปกป้องข้อมูลของพวกเขา

การปกป้องข้อมูลพนักงาน: สิ่งที่คุณทำได้

ลำดับความสำคัญของคุณคือต้องแน่ใจว่าคุณปฏิบัติตามกฎหมายข้อมูลท้องถิ่นและกฎหมายระหว่างประเทศที่เกี่ยวข้อง นอกเหนือจากนั้น ต่อไปนี้เป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดบางส่วนเพื่อปกป้องพนักงานของคุณและปกป้ององค์กรของคุณจากความเสี่ยงทางกฎหมาย

รู้ว่าคุณกำลังสะสมอะไรและทำไม

นายจ้างชาวอเมริกันในปัจจุบันสามารถรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานของตนได้มากกว่าที่เคยเป็นมา อย่างไรก็ตาม ในเขตอำนาจศาลบางแห่ง บริษัทจำเป็นต้องแจ้งให้พนักงานทราบว่าพวกเขากำลังรวบรวมข้อมูลใดและพวกเขาใช้ข้อมูลนั้นอย่างไร

ข้อมูลพนักงานบางส่วนอาจจำเป็นต้องรวบรวมเพื่อวัตถุประสงค์ในการบริหารและทรัพยากรบุคคล ตัวอย่างเช่น รายละเอียดครอบครัวของพนักงานอาจมีความสำคัญต่อโครงการสวัสดิการพนักงานของคุณ การเก็บบันทึกระเบียบวินัยของพนักงานอาจช่วยให้คุณตรวจสอบพฤติกรรมในที่ทำงาน

เมื่อคุณเริ่มรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับสมาชิกในทีม คุณควรถามตัวเองเสมอว่าทำไมคุณถึงต้องการข้อมูลนั้น หลีกเลี่ยงการรวบรวมข้อมูลที่ไม่มีวัตถุประสงค์เฉพาะ

คุณอาจไม่จำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับการตัดสินใจรับเลี้ยงบุตรบุญธรรมหรือสร้างครอบครัวหากไม่เกี่ยวข้องกับการจ้างงานหรือผลประโยชน์ของพวกเขา ในทำนองเดียวกัน คุณไม่จำเป็นต้องรู้ว่าพนักงานของคุณทำอะไรบนอุปกรณ์ส่วนตัวเมื่อพวกเขาไม่ได้อยู่บนนาฬิกา

การเก็บข้อมูลพนักงานโดยไม่จำเป็นอาจนำไปสู่การเรียกร้องการเลือกปฏิบัติ

เลือกซอฟต์แวร์และระบบที่เหมาะสม

ปัจจุบันธุรกิจส่วนใหญ่ใช้เครื่องมือดิจิทัลในการประมวลผลและจัดเก็บข้อมูล หลายคน โดยเฉพาะทีมที่ไม่มีโต๊ะ ใช้โซลูชันบนคลาวด์ เช่น Connectteam วิธีนี้เป็นวิธีที่ฉลาด เนื่องจากบันทึกที่เป็นกระดาษมีความเสี่ยงที่จะถูกทำลายจากไฟไหม้หรือน้ำท่วม หรือสามารถเคลื่อนย้ายออกจากพื้นที่ปลอดภัยได้

ระบบจัดเก็บเอกสารและข้อมูลออนไลน์ช่วยให้คุณเก็บทุกอย่างไว้อย่างปลอดภัยในระบบคลาวด์ โซลูชันบนระบบคลาวด์ที่ปลอดภัยช่วยให้คุณสามารถจำกัดการเข้าถึงเอกสาร เข้ารหัสข้อมูล ตั้งรหัสผ่าน และดูได้ว่าใครเข้าถึงบันทึก

เพื่อลดความเสี่ยงของการละเมิดข้อมูล ทำงานกับแอพและซอฟต์แวร์ที่มีการเข้ารหัสและนโยบายความเป็นส่วนตัวที่รัดกุม เช่น Connecteam ใช้รหัสผ่านที่รัดกุมและอัปเดตเป็นประจำ ทำความรู้จักกับซอฟต์แวร์และแอปของคุณ เพื่อให้คุณสามารถเปิดใช้งานคุณลักษณะด้านความปลอดภัยที่ให้คุณรักษาข้อมูลส่วนตัวของพนักงานได้

มีความโปร่งใสกับพนักงานของคุณ

คุณอาจไม่ได้รับการร้องขอทางกฎหมายให้เปิดเผยข้อมูลที่คุณจัดเก็บหรือเพราะเหตุใด ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับสถานที่ตั้งของบริษัทของคุณ ถึงกระนั้น ความโปร่งใสก็ช่วยให้คุณสร้างวัฒนธรรมแห่งความไว้วางใจได้

เมื่อขอให้พนักงานให้ข้อมูลส่วนตัว ให้อธิบายว่าเหตุใดคุณจึงต้องการข้อมูลนั้น สิ่งนี้สามารถช่วยคลายความกังวลและช่วยให้พนักงานเข้าใจว่าข้อมูลของพวกเขาถูกใช้อย่างไร

สร้างนโยบายความเป็นส่วนตัวและการปกป้องข้อมูลของพนักงาน

นโยบาย 2 ข้อสามารถช่วยคุณรักษาข้อมูลของผู้ปฏิบัติงานให้ปลอดภัยได้ ประการแรก คือ นโยบายความเป็นส่วนตัว สำหรับสถานที่ทำงานของคุณ สิ่งนี้สามารถช่วยร่างวิธีจัดการกับข้อมูลลูกค้าและพนักงานได้

ตัวอย่างเช่น คุณอาจระบุว่าคุณไม่แบ่งปันข้อมูลส่วนบุคคลเว้นแต่จะมีความจำเป็น คุณยังสามารถอธิบายสิ่งที่คุณต้องการสำหรับบัญชีเงินเดือน สวัสดิการ และส่วนสำคัญอื่นๆ ในการทำธุรกิจ

นโยบายความเป็นส่วนตัว ยังสามารถช่วยให้พนักงานเข้าใจภาระหน้าที่ของตนเอง ตัวอย่างเช่น หากพนักงานที่ไม่ได้นั่งโต๊ะของคุณใช้อุปกรณ์ของตนเอง ให้บอกพวกเขาว่าสามารถเข้าถึงอีเมลส่วนตัวหรือโซเชียลมีเดียในที่ทำงานได้หรือไม่

นโยบายการปกป้องข้อมูลพนักงาน

นโยบายการปกป้องข้อมูลของพนักงานเป็นเอกสารภายในสำหรับทีมของคุณ เป็นการบอกพนักงานในบริษัทของคุณ ว่าพวกเขาสามารถทำอะไรได้บ้าง เพื่อรักษาข้อมูลของผู้ปฏิบัติงานให้ปลอดภัย นโยบายนี้แตกต่างจากนโยบายความเป็นส่วนตัวเนื่องจากโดยทั่วไปแล้วเป็นนโยบายภายนอกและอธิบาย ว่า คุณปกป้องข้อมูลอย่างไร

คุณสามารถใช้ นโยบายการปกป้องข้อมูลของพนักงาน เพื่ออธิบายว่าข้อมูลใดของพนักงานได้รับการคุ้มครอง คุณยังสามารถสร้างกฎของบริษัทเพื่อเก็บรักษาข้อมูลที่ละเอียดอ่อนนี้เป็นส่วนตัวได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถขอให้ไฟล์ที่มีข้อมูลพนักงานติดป้ายกำกับว่า "ส่วนตัว"

อัพเดทประวัติพนักงานอย่างสม่ำเสมอ

ลบข้อมูลที่ไม่จำเป็นและล้าสมัยออกจากไฟล์และฐานข้อมูลพนักงานของคุณ หากระบบของคุณถูกแฮ็ก การมีข้อมูลที่ไม่ทันสมัยอาจเพิ่มการอ้างสิทธิ์ใดๆ ที่คุณไม่ได้สนใจประวัติพนักงานของคุณ การจัดเก็บเอกสารที่ไม่จำเป็นยังทำให้พนักงานของคุณมีความเสี่ยงมากขึ้นอีกด้วย

ในขณะที่คุณดำเนินการ ตรวจสอบบันทึกพนักงานและระบบจัดเก็บข้อมูลของคุณเป็นประจำ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลยังคงปลอดภัยและพนักงานคนก่อนหรือบุคคลอื่นที่ไม่ได้รับอนุญาตจะไม่สามารถเข้าถึงได้ การตรวจสอบว่าคุณมีระบบรักษาความปลอดภัย เช่น การป้องกันมัลแวร์ เป็นสิ่งสำคัญ เช่นเดียวกับการใช้ซอฟต์แวร์เวอร์ชันล่าสุดเพื่อหลีกเลี่ยงช่องโหว่ด้านความปลอดภัย

พิจารณาว่าคุณทำธุรกิจกับใคร

มีโอกาสที่คุณจะต้องแบ่งปันข้อมูลพนักงานซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการดำเนินธุรกิจของคุณ

ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องส่งข้อมูลบัญชีเงินเดือนให้กับนักบัญชีหรือแชร์ข้อมูลทางการเงินกับผู้ให้บริการผลประโยชน์หรือหน่วยงานด้านภาษี

อย่าลืมตรวจสอบนโยบายการปกป้องข้อมูลขององค์กรอื่นก่อนที่จะแบ่งปันข้อมูลของพนักงานของคุณกับองค์กรนั้น คุณสามารถลดความเสี่ยงได้ด้วยการแบ่งปันข้อมูลในจำนวนขั้นต่ำที่จำเป็นต่อการดำเนินการเท่านั้น

ประเมินวิธีการแชร์ข้อมูลพนักงานภายในองค์กร

ลองดูการแบ่งปันข้อมูลพนักงานภายในอีกครั้งด้วย การส่งต่ออีเมลที่มีข้อมูลส่วนตัวของพนักงานโดยไม่ตั้งใจอาจทำให้คุณต้องรับผิดหากข้อมูลนั้นถูกใช้ในทางที่ผิด ตัวอย่างเช่น หากคุณตัดสินใจที่จะแลกการ์ดวันหยุดหรือของขวัญ คุณอาจแชร์ที่อยู่และข้อมูลการติดต่อของพนักงาน นั่นอาจเป็นปัญหาได้

ทางออกง่ายๆ คือการใช้แพลตฟอร์มเช่นการแชทของ Connectteam ช่วยให้ทีมของคุณสามารถติดต่อกันได้และแม้แต่ส่งคำทักทายในวันหยุดในแพลตฟอร์มแชทที่ปลอดภัย โดยไม่จำเป็นต้องแชร์ข้อมูลติดต่อ

ฝึกอบรมพนักงานและผู้จัดการเกี่ยวกับการปกป้องข้อมูล

การปกป้องข้อมูลของพนักงานจะแข็งแกร่งก็ต่อเมื่อทีมของคุณเข้าใจความเป็นส่วนตัวและกฎหมายที่เกี่ยวข้อง เท่านั้น ผู้จัดการที่ไม่เข้าใจกฎอาจทำให้ข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานตกอยู่ในความเสี่ยงได้ง่าย พนักงานยังสามารถส่งต่อข้อมูลที่พนักงานอีกคนแบ่งปันกับพวกเขาเป็นการส่วนตัว

ฝึกอบรมพนักงานเกี่ยวกับวิธีรับรู้และจัดการข้อมูลส่วนบุคคล คุณสามารถสร้างการฝึกอบรมแบบกำหนดเองได้ด้วยแพลตฟอร์มเช่น Connectteam สอนทีมของคุณเกี่ยวกับนโยบายความเป็นส่วนตัวและการปกป้องข้อมูลของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณกำลังแบ่งปันแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการรักษาข้อมูลส่วนบุคคลให้ปลอดภัย

มีแผนรองรับในกรณีที่ข้อมูลรั่วไหล

แม้ว่าคุณจะทำทุกอย่างถูกต้อง แต่คนที่ไม่ถูกต้องอาจเข้าถึงข้อมูลพนักงานได้ นักต้มตุ๋นบางคนอุทิศชีวิตเพื่อพยายามแฮ็กข้อมูลส่วนบุคคลเพื่อผลกำไร

ในกรณีที่ข้อมูลพนักงานที่ละเอียดอ่อนตกไปอยู่ในมือของบุคคลอื่นหรือถูกบุกรุก คุณจะต้องมีแผนที่ชัดเจนสำหรับวิธีจัดการกับสถานการณ์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณแจ้งให้พนักงานของคุณทราบถึงการละเมิดโดยเร็วที่สุด และแจ้งเจ้าหน้าที่เกี่ยวกับอาชญากรรม

สนับสนุนพนักงานของคุณด้วยบริการตรวจสอบเครดิตในกรณีที่ตัวตนของพวกเขาถูกขโมย แจ้งให้สมาชิกในทีมที่ได้รับผลกระทบทราบข้อมูลล่าสุดที่เจ้าหน้าที่แบ่งปันเกี่ยวกับการละเมิด

การปกป้องทรัพย์สินที่สำคัญที่สุดของพนักงานของคุณ: ข้อมูลส่วนบุคคลของพวกเขา

การละเมิดข้อมูลพนักงานไม่เพียงแต่เป็นอันตรายต่อพนักงานเท่านั้น แต่ยังส่งผลเสียอย่างมากต่อชื่อเสียงของบริษัทและขัดขวางการดำเนินงานอีกด้วย

ในฐานะนายจ้าง คุณมีส่วนสำคัญในการสร้างความมั่นใจว่าข้อมูลที่ละเอียดอ่อนของพนักงานได้รับการจัดเก็บและประมวลผลอย่างปลอดภัย โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับทีมที่ไม่มีโต๊ะ ความปลอดภัยของข้อมูลเป็นสิ่งสำคัญที่สุด

โชคดีที่แพลตฟอร์มบนคลาวด์ที่ปลอดภัยเช่น Connectteam ช่วยให้คุณจัดเก็บเอกสารและข้อมูลของพนักงานได้อย่างปลอดภัย ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลที่ได้รับอนุญาตและสมาชิกในทีมจะสามารถเข้าถึงไฟล์ของพนักงานได้ก็ต่อเมื่อพวกเขาเข้าสู่ระบบอย่างปลอดภัย นอกจากนี้ ข้อมูลทั้งหมดของคุณจะถูกสำรองแบบดิจิทัล และคุณเป็นผู้ตัดสินใจว่าใครสามารถเข้าถึงและอัปโหลดข้อมูลได้

Connecteam ยังให้คุณกำหนดวันหมดอายุสำหรับเอกสารพนักงานต่างๆ แจ้งเตือนคุณเมื่อจำเป็นต้องตรวจสอบหรืออัปเดตไฟล์ และมีเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสำหรับการฝึกอบรมทีมของคุณเกี่ยวกับความปลอดภัยของข้อมูล

เหนือสิ่งอื่นใด Connectteam เป็นโซลูชันครบวงจรสำหรับ HR การปฏิบัติงาน และการสื่อสาร นอกเหนือจากการรักษาข้อมูลของพนักงานของคุณให้ปลอดภัยแล้ว Connectteam ยังมีเครื่องมือสำหรับการติดตามเวลา การจัดการงาน การจัดตารางเวลา การสื่อสารภายใน การฝึกอบรมที่ปลอดภัยและการเริ่มต้นใช้งาน และอื่นๆ อีกมากมาย