6 Tren Transformasi Manajemen Operasi Garis Depan Tahun 2023

Manajer operasi garis depan telah melewati banyak perubahan dalam beberapa tahun terakhir.

Pertama, pandemi COVID-19 menjungkirbalikkan operasi, memaksa para manajer untuk beradaptasi dengan perubahan yang berkelanjutan. Setelah itu, pemulihan ekonomi dan Pengunduran Diri Besar memberikan tekanan yang lebih besar dari sebelumnya pada para manajer untuk menjaga pergantian staf dan menanggapi kebutuhan pelanggan.

Sekarang, saat kita memasuki tahun 2023, tantangan dan peluang bagi manajer operasi garis depan sekali lagi bergeser. Dalam artikel ini, kita akan melihat enam tren yang diharapkan di tahun mendatang dan menjelaskan bagaimana manajer operasi dapat tetap berada di depan kurva.

Istilah budaya tempat kerja ada di lidah setiap manajer operasi garis depan pada tahun 2022. Banyak sekali karyawan yang berhenti selama Pengunduran Diri Besar-besaran mengutip budaya tempat kerja yang tidak menguntungkan sebagai alasan utama kepergian mereka.

Faktanya, sebuah survei dari FlexJobs tahun lalu menemukan bahwa “budaya perusahaan yang beracun” adalah alasan nomor satu karyawan berhenti dari pekerjaan mereka. Masalah gaji menempati urutan kedua.

Meskipun pasar tenaga kerja sekarang semakin ketat, para manajer tidak boleh mengalihkan perhatian mereka ketika harus menangani masalah budaya. Karyawan Anda mungkin tidak langsung berhenti, tetapi kejenuhan dari budaya tempat kerja yang buruk dapat memiliki efek negatif yang signifikan terhadap produktivitas dan moral mereka.

Jadi, apa yang dapat dilakukan manajer operasi garis depan untuk mengatasi potensi masalah budaya? Tempat yang baik untuk memulai adalah dengan melakukan audit budaya.

Tanyakan kepada karyawan Anda apa pendapat mereka tentang budaya perusahaan Anda dan peningkatan apa yang ingin mereka lihat. Saat Anda melakukannya, tanyakan kesan pelanggan Anda dari interaksi dengan karyawan Anda. Alat seperti survei Connecteam dapat membantu proses ini.

Setelah Anda mendapatkan hasil, wujudkan dalam tindakan—dan yang terpenting, libatkan karyawan Anda dalam proses tersebut. Berikan solusi potensial kepada karyawan Anda untuk umpan balik sebelum diterapkan. Sangat penting untuk memastikan bahwa perubahan Anda menciptakan perubahan budaya jangka panjang daripada berfungsi sebagai plester sementara.

Selain itu, perlu diingat bahwa budaya tempat kerja adalah hal yang terus berkembang yang harus terus Anda perbarui. Dokumentasikan budaya Anda dalam buku pegangan karyawan untuk memperkenalkannya kepada karyawan baru. Anda mungkin juga mendapat manfaat dari komite budaya, yang dikelola oleh manajer dan karyawan, untuk menjaga segala sesuatunya berjalan ke arah yang benar.

Memberdayakan karyawan Anda sejalan dengan peningkatan budaya tempat kerja. Karyawan tidak hanya ingin bangga dengan pekerjaan mereka tetapi juga memiliki pendapat tentang cara mereka bekerja. Menjadi terlalu mengontrol dapat membuat mereka merasa kurang dihargai dan menghentikan mereka mencapai keseimbangan kehidupan kerja.

Manajer mungkin terkejut melihat bagaimana perubahan kecil dapat membuat perbedaan besar dalam rasa kepemilikan yang dimiliki pekerja garis depan dalam pekerjaan mereka.

Misalnya, Anda dapat beralih ke platform penjadwalan shift seperti Connecteam yang memungkinkan karyawan bertukar shift dengan mudah. Anda mendapatkan ketenangan pikiran bahwa shift ditanggung oleh staf yang berkualifikasi, dan karyawan Anda memiliki lebih banyak kekuatan untuk bekerja pada saat yang paling sesuai untuk mereka.

Cara lain untuk memberdayakan karyawan adalah dengan mendapatkan masukan mereka tentang keputusan manajerial. Anda dapat menggunakan survei untuk mengumpulkan ide tentang bidang investasi potensial dan untuk mendapatkan umpan balik setelah menerapkan perubahan. Pastikan untuk menindaklanjuti sehingga pekerja tahu bahwa suara mereka didengar, bahkan ketika Anda memutuskan untuk tidak mengajukan saran.

Manajer juga harus berusaha untuk transparan dalam pengambilan keputusan mereka. Umpan pengumuman Connecteam adalah tempat yang bagus untuk berbagi tidak hanya kebijakan baru dengan karyawan, tetapi juga alasan di baliknya. Semakin Anda dapat melibatkan karyawan dengan keputusan Anda, semakin besar kemungkinan mereka untuk beradaptasi.

Ini tidak selalu mudah, tetapi perubahan terbesar yang dapat Anda lakukan adalah lebih memercayai karyawan Anda. Delegasikan tugas dan tetapkan ekspektasi yang jelas, tetapi jangan melayang. Ketika karyawan melihat bahwa Anda memercayai mereka dengan tugas penting, mereka lebih cenderung mengambil kepemilikan dan mencapai hasil yang kuat.

Otomasi memiliki peran besar dalam manajemen operasi garis depan. Ini dapat membantu karyawan menjadi lebih produktif, mengurangi kesalahan, dan menghilangkan beberapa tugas mereka yang paling membosankan. Otomasi juga dapat membantu Anda mengawasi karyawan sambil berfokus pada tugas yang lebih penting.

Banyak manajer telah memasukkan beberapa otomatisasi ke dalam proses mereka. Mungkin Anda menggunakan perangkat lunak manajemen waktu yang secara otomatis mengatur jam kerja karyawan saat mereka tiba di lokasi kerja. Atau Anda dapat menggunakan perangkat lunak penjadwalan shift untuk menyusun jadwal secara otomatis berdasarkan ketersediaan karyawan.

Di tahun 2023, otomatisasi akan menjadi lebih penting dan lebih kuat dari sebelumnya. Ini akan semakin menangani operasi sehari-hari, membebaskan Anda untuk fokus pada proyek strategis dan peluang baru. Karyawan akan mengandalkan otomatisasi untuk menghemat waktu dan memenuhi permintaan pelanggan yang terus meningkat.

Sebelum berinvestasi dalam otomatisasi baru, pastikan untuk bertanya kepada karyawan garis depan apa yang sebenarnya mereka inginkan. Karyawan sering tahu lebih banyak tentang tugas mana yang siap untuk diotomatisasi dan mana yang membutuhkan penilaian manusia.

Selain itu, pastikan Anda melatih pekerja Anda secara menyeluruh dalam otomatisasi baru sebelum terjun langsung di lapangan. Anda juga harus menawarkan cara bagi karyawan untuk memberikan umpan balik sehingga otomatisasi dapat disesuaikan dengan kebutuhan mereka.

Tren lain yang kami perkirakan akan terlihat adalah meningkatnya keragaman platform komunikasi baik untuk pekerjaan maupun penggunaan pribadi. Karyawan terbiasa memilih dan memilih platform yang paling cocok untuk mereka.

Jadi, karyawan garis depan dan pelanggan dapat frustasi jika platform komunikasi internal dan eksternal Anda tidak sesuai standar.

Kebutuhan komunikasi akan berbeda tergantung pada operasi Anda sehari-hari. Namun, keandalan, kemudahan penggunaan, dan fleksibilitas adalah kunci untuk semua platform.

Sistem komunikasi harus dapat berjalan dengan andal 100% setiap saat, di mana pun karyawan Anda berada. Jika karyawan Anda tidak dapat berbicara satu sama lain atau manajer, atau jika pelanggan tidak dapat menghubungi bisnis Anda, produktivitas akan segera terhenti. Hal ini dapat menunda pekerjaan, meningkatkan tekanan pada karyawan, dan berpotensi menimbulkan risiko kelelahan.

Kemudahan penggunaan sangat penting karena karyawan perlu memiliki akses cepat ke manajer. Tidak ada yang lebih buruk daripada masalah mendesak yang muncul dan harus menghabiskan waktu yang berharga menavigasi aplikasi komunikasi yang kikuk hanya untuk menyampaikan pesan Anda.

Antarmuka pengguna yang intuitif juga mempermudah pelatihan karyawan baru tentang alat komunikasi. Jadi, mereka dapat terjun ke operasi lebih cepat.

Fleksibilitas penting karena karyawan seringkali perlu beradaptasi dengan situasi dengan cepat. Perlu mengirim foto? Platform komunikasi Anda harus mengizinkannya. Pesan grup? Seharusnya mudah. Semakin banyak fungsi yang dapat Anda berikan, semakin banyak opsi yang dimiliki karyawan garis depan saat hal yang tidak terduga terjadi.

E-niaga telah menekankan pada kecepatan yang telah menyebar ke hampir semua industri lainnya. Baik bisnis Anda di bidang E-niaga atau tidak, pelanggan mengharapkan solusi cepat.

Itu menciptakan serangkaian tantangan baru bagi manajer garis depan. Anda perlu memastikan bahwa pekerjaan yang direncanakan dikelola dengan karyawan yang memenuhi syarat, dan bahwa Anda memiliki sumber daya untuk menanggapi permintaan tak terduga secepat mungkin.

Dalam praktiknya, itu mungkin berarti mengandalkan perangkat lunak pelacakan lokasi karyawan untuk melihat di mana karyawan Anda berada secara real-time dan menerapkannya kembali sesuai kebutuhan. Connecteam dan alat pelacak lainnya menggabungkan alat komunikasi, sehingga lebih mudah memperbarui pekerja dan memastikan bahwa setiap pekerjaan terisi.

Anda mungkin juga menginginkan alat pemodelan untuk memperkirakan permintaan di masa mendatang. Ini memudahkan untuk memutuskan berapa banyak karyawan yang akan ditugaskan pada hari tertentu, siapa yang akan dijadwalkan, dan berapa banyak karyawan yang akan disimpan jika ada pekerjaan tambahan. Alat pelaporan bawaan Connecteam memungkinkan Anda untuk melihat berapa banyak shift yang diperlukan pada musim liburan lalu sehingga Anda dapat merencanakan shift berikutnya dengan akurat.

Menavigasi permintaan pelanggan akan layanan yang cepat dapat menjadi tantangan yang serius, tetapi juga merupakan peluang. Bisnis yang secara konsisten dapat memberikan layanan yang cepat dan berkualitas tinggi akan membedakan dirinya dari persaingan. Pelanggan mengingat layanan yang cepat, sehingga kemungkinan besar mereka akan kembali ke bisnis Anda.

Satu tren yang sangat positif menuju tahun 2023 adalah semakin banyak alat operasi yang disatukan ke dalam platform manajemen seperti Connecteam. Platform ini menawarkan segalanya mulai dari alat komunikasi dan otomasi yang mulus hingga fitur penjadwalan shift dan manajemen tugas.

Memindahkan semua alat operasional yang dibutuhkan bisnis Anda ke dalam satu platform sangat bermanfaat bagi karyawan. Mereka hanya perlu mempelajari cara menggunakan satu perangkat lunak untuk menangani sebagian besar pekerjaan mereka. Saat ada banyak hal lain yang terjadi, sedikit kesederhanaan ini dapat membuat perbedaan besar.

Menggunakan platform manajemen operasi terpadu juga mengurangi pelatihan. Fitur baru mungkin ditambahkan ke platform, tetapi fungsi dasarnya tidak akan berubah. Karyawan tidak perlu terus mempelajari platform baru untuk setiap tugas baru.

Bagi para manajer, ada lebih banyak manfaat untuk menempatkan semua data operasi Anda di satu tempat. Anda dapat beralih dengan mulus antara berkomunikasi dengan karyawan di lapangan dan menjadwalkan orang yang tepat untuk pekerjaan yang akan datang. Anda juga dapat memeriksa lokasi karyawan, menarik laporan waktu, dan menetapkan tugas, semuanya dari satu platform.

Ringkasan

Tahun 2023 akan menjadi tahun perubahan cepat bagi manajer operasi garis depan.

Di tahun mendatang, Anda harus memperhatikan kebutuhan karyawan untuk mempertahankan talenta terbaik. Anda juga harus menerapkan otomatisasi baru secara proaktif untuk menjaga efisiensi tetap tinggi dan memberikan layanan yang cepat bagi pelanggan. Untuk mengelola tugas-tugas ini, platform manajemen terpadu termasuk alat komunikasi yang lancar dapat membantu.

Menyeimbangkan tuntutan karyawan, pelanggan, dan bisnis pasti akan menjadi tantangan di tahun depan. Pada saat yang sama, ada peluang besar bagi manajer yang mendapatkan keseimbangan ini dengan benar.