วิธีจัดการกับการโทรลาป่วยในนาทีสุดท้ายจากพนักงานของคุณ

เราไม่มีทางรู้ว่าไข้หวัด หวัด หรือโรคอื่นๆ จะเกิดขึ้นเมื่อใด เช่นเดียวกับพนักงานของคุณ

ไม่ว่าจะเป็นอาการแพ้อย่างกะทันหันหรือข่าวร้ายหลังการตรวจชิ้นเนื้อ คนงานอาจต้องใช้เวลาพักฟื้นหรือเข้ารับการรักษา เป็นการดีที่คุณจะได้รับการแจ้งเตือน

อย่างไรก็ตาม บางครั้งคนงานไม่โทรหาจนกว่าจะถึงเช้าของวันทำงานหรือแม้แต่ไม่กี่นาทีก่อนกะเพื่อบอกว่าไม่สามารถทำได้

ทุกวันนี้ คนงานมีแนวโน้มที่จะส่งข้อความในคำขอลาป่วยพอๆ กับที่พวกเขาโทรหา แต่ไม่ว่าจะสื่อสารด้วยวิธีใด นี่คือวิธีตอบกลับเมื่อพนักงานโทรมาลาป่วย

มีนโยบายก่อนที่จะโทร

วิธีที่ดีที่สุดที่จะรู้ว่าควรพูดอะไรเมื่อพนักงานโทรมาลาป่วยคือการมีแผนการจัดการการขาดงาน ด้วยวิธีนี้ คุณพร้อมที่จะดูแลงานของพนักงานและดูแลธุรกิจ คุณจะหงุดหงิดน้อยลงและพร้อมที่จะทำตามขั้นตอนต่อไปมากขึ้น

แผนของคุณควรจัดเก็บไว้ในฐานความรู้ออนไลน์หรือคู่มือพนักงานที่พนักงานของคุณสามารถเข้าถึงได้ เพื่อให้ทุกคนรู้ว่าความรับผิดชอบของพวกเขาคืออะไรหากจำเป็นต้องลาป่วย ควรรวมถึงวิธีที่พนักงานควรติดต่อคุณเพื่อรายงานการเจ็บป่วย คุณสามารถขอให้พนักงานโทรหาได้ แต่ถ้าใครรู้สึกไม่สบาย พวกเขาอาจไม่รู้สึกอะไร นอกจากนี้ยังมีปัญหาที่คนงานอาจเข้าถึงคนที่เหมาะสมได้ยาก

อีกทางเลือกหนึ่งคือการขอให้พนักงานส่งข้อความถึงคุณหรือส่งข้อความถึงคุณบนแพลตฟอร์มแชทในที่ทำงานของบริษัท ด้วยวิธีนี้ ผู้จัดการจะได้รับการแจ้งเตือนแบบเรียลไทม์ การใช้ซอฟต์แวร์ เช่น แอพ Time Off ของ Connecteam พวกเขารู้วิธีตอบสนองต่อพนักงานที่ส่งข้อความลาป่วย และสามารถบันทึกเอกสารการขาดงานและอัปเดตไทม์ชีทได้ทันที

นอกจากนี้ คุณยังอาจพิจารณาว่าจะให้ทางเลือกแก่พนักงานในการทำงานจากที่บ้านเมื่อพวกเขาไม่สบายหรือไม่ หากเป็นไปได้ ผู้ปฏิบัติงานที่ได้รับอนุญาตให้สื่อสารโทรคมนาคมสามารถกลับไปปฏิบัติหน้าที่ได้เร็วขึ้นหลังการผ่าตัดหรือเจ็บป่วย พวกเขาอาจสามารถทำงานเบาๆ ได้แม้ว่าพวกเขาจะป่วยเกินกว่าจะมาทำงานได้ ในความเป็นจริง พนักงานที่ทำงานจากที่บ้านรายงานวันลาป่วยน้อยลงเมื่อเทียบกับพนักงานในบริษัท

นโยบายการขาดงานของคุณอาจมีองค์ประกอบต่างๆ เช่น:

• ขั้นตอนการขอขาดงานเป็นลายลักษณ์อักษรอย่างชัดเจน
• ระบบง่ายๆ ที่ช่วยให้พนักงานติดต่อคุณได้อย่างรวดเร็วหากพวกเขาป่วย เช่น การใช้แอปแชทที่ทำงาน
• ระบบที่ครอบคลุมการทำงานหรือกะโดยการสื่อสารกับส่วนที่เหลือในทีมอย่างรวดเร็วเพื่อค้นหาว่าใครพร้อมที่จะรับช่วงต่อ
• ข้อกำหนดที่การโทรแจ้งอาการป่วยในนาทีสุดท้ายควรเกิดขึ้นก่อนช่วงเวลาหนึ่งของวัน
• ข้อกำหนดที่ห้ามไม่ให้พนักงานโทรหาและไม่ปรากฏตัว เว้นแต่พวกเขาจะติดต่อคุณไม่ได้จริงๆ
• ระบบที่อาจกำหนดให้พนักงานต้องขอใบรับรองแพทย์หากพวกเขาไม่อยู่เป็นเวลานานหรือขาดงานซ้ำ
• นโยบายในการจัดการกับคำขอลาป่วยซ้ำเนื่องจากปัญหาสุขภาพเรื้อรัง
• มาตรการทางวินัยในกรณีที่พนักงานลาป่วยโดยที่ไม่ป่วยหรือละเมิดนโยบายวันลาป่วย

นโยบายการขาดงานที่เฉพาะเจาะจงสามารถช่วยได้เช่นกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณมีพนักงานบางคนที่โทรมาลาป่วยเป็นประจำ วิธีนี้จะช่วยให้คุณติดตามความถี่ที่พนักงานขอลาหยุดได้ คุณยังสามารถดูได้ว่าคำขอของพนักงานคนหนึ่งและการไม่ปรากฏตัวในนาทีสุดท้ายกำลังเป็นปัญหาหรือไม่ หากคุณติดตามอยู่ คุณสามารถดำดิ่งลงไปอีกและให้การสนับสนุนหากพนักงานมีปัญหา

อีกทางเลือกที่ดีสำหรับองค์กรคือนโยบายการจ่ายเงินนอกเวลา (PTO) ซึ่งช่วยให้พนักงานสามารถหยุดงานได้ตามจำนวนวันต่อปีไม่ว่าจะด้วยเหตุผลใดก็ตาม รวมถึงวันหยุดและวันลาป่วย ส่งกำลังออกให้ความยืดหยุ่นแก่พนักงาน ซึ่งทำให้มั่นใจได้ว่าพวกเขาจะไม่ป่วยเมื่อต้องการหยุดพักเพื่อหลีกเลี่ยงงานล้นมือ

เช็คอินกับพนักงานของคุณ

หากคนงานโทรมาลาป่วยในนาทีสุดท้าย ก่อนอื่นให้ค้นหาว่าพวกเขารู้สึกอย่างไร คนงานประมาณ 44% รายงานว่ากังวลว่าอาจมีปัญหาหากป่วย ดังนั้นให้ความมั่นใจ ท้ายที่สุด ความกังวลอันดับแรกของคุณคือพนักงานของคุณ

ค้นหาว่าพนักงานมีทุกสิ่งที่จำเป็นเพื่อให้ดีขึ้นหรือไม่ ถามเมื่อพวกเขาคิดว่าสามารถกู้คืนหรือร้องขอการอัปเดตสถานะได้ในหนึ่งวันหรือมากกว่านั้น

เตือนพนักงานของคุณเกี่ยวกับนโยบายใดๆ ที่ใช้อยู่ เช่น การขอบันทึกจากแพทย์ และกระตุ้นให้พวกเขาไปพบแพทย์ คุณอาจต้องการสอบถามว่าพนักงานต้องการเวลาหยุดงานเพิ่มเติมหรือไม่ หรือพวกเขาจะกลับมาในกะถัดไปหรือไม่ สิ่งนี้ช่วยให้คุณวางแผนล่วงหน้าได้

เปิดการสื่อสารไว้

หลังจากรับสายพนักงานครั้งแรกเกี่ยวกับวันที่ป่วยแล้ว ให้สื่อสารต่อไป ในขณะที่คุณต้องการให้พนักงานของคุณพักผ่อนและดีขึ้น คุณก็ต้องการการอัปเดตเช่นกัน คุณจำเป็นต้องรู้ว่าสมาชิกในทีมของคุณจะกลับมาทำงานเมื่อใด คุณต้องค้นหาด้วยว่า FMLA หรือ ADA สามารถคุ้มครองความเจ็บป่วยของพวกเขาได้หรือไม่ เนื่องจากอาจส่งผลต่อการตอบสนองขององค์กรของคุณ

หลังจากลาป่วยวันแรก ให้โทรหาพนักงานหรือส่งข้อความถึงพวกเขา ถามพวกเขาว่า “วันนี้สบายดีไหม” และแสดงความห่วงใยอย่างแท้จริงต่อความเป็นอยู่ของพวกเขาอีกครั้ง ค้นหาว่าการประมาณการเดิมของพวกเขาว่าจะกลับมาทำงานเมื่อใดนั้นถูกต้องหรือไม่ ถามด้วยว่า “พรุ่งนี้คุณต้องหยุดงานไหม”

รักษาขวัญและกำลังใจในการทำงานให้สูง

ไม่ใช่แค่คนงานที่ป่วยเท่านั้นที่คุณต้องนึกถึง เมื่อพนักงานส่งข้อความลาป่วย สมาชิกในทีมคนอื่นๆ อาจต้องทำงานมากขึ้นหรือทำงานล่วงเวลา พวกเขาอาจต้องมาในเวลาที่ไม่มีกำหนดการทำงาน ทั้งหมดนี้อาจส่งผลต่อ ความ เป็นอยู่และสุขภาพจิตของพวกเขาผ่านความเครียดที่เพิ่มขึ้น

พูดคุยกับสมาชิกในทีมที่ได้รับผลกระทบโดยตรงจากการลาป่วยของเพื่อนร่วมงาน ค้นหาว่าพนักงานเหล่านี้สามารถทำงานได้มากเพียงใดและพวกเขาต้องการอะไรเพื่อให้ประสบความสำเร็จ คุณอาจต้องการส่งเสริมพนักงานเหล่านี้ด้วยสิ่งจูงใจหรือรางวัล และอย่าลืมขอบคุณพวกเขาอย่างจริงใจสำหรับการทำงานหนักเพื่อช่วยเหลือเพื่อนร่วมงานที่ป่วย

ปกป้ององค์กรของคุณ

ผู้นำและผู้จัดการเข้าใจดีว่าพนักงานเจ็บป่วย พวกเขายังกังวลว่าคนงานบางคนอาจใช้ประโยชน์จากวันลาป่วยหรือลาป่วยโดยได้รับค่าจ้างทั้งที่พวกเขาไม่ได้ป่วย เมื่อคนงานลาป่วยในนาทีสุดท้าย อาจหมายถึงความเครียดที่เพิ่มขึ้นสำหรับทั้งทีม และอาจหมายความว่าองค์กรของคุณจ่ายเงินสำหรับการหยุดงานซึ่งอาจมีการวางแผนล่วงหน้า

เพื่อปกป้ององค์กรของคุณ ทำความคุ้นเคยกับกฎหมายที่ควบคุมเวลาลาป่วย ภายใต้พระราชบัญญัติการลาเพื่อครอบครัวและการรักษาพยาบาลของรัฐบาลกลาง (FMLA) พนักงานอาจได้รับอนุญาตให้ลางานได้สูงสุด 12 สัปดาห์เนื่องจากเจ็บป่วยหรือเพื่อดูแลสมาชิกในครอบครัว

นอกจากนี้ รัฐต่างๆ เช่น แอริโซนา แคลิฟอร์เนีย คอนเนตทิคัต มิชิแกน นิวเจอร์ซีย์ โอเรกอน แมสซาชูเซตส์ แมริแลนด์ โรดไอส์แลนด์ เวอร์มอนต์ วอชิงตัน และดิสตริกต์ออฟโคลัมเบีย มีคำสั่งให้นายจ้างจ่ายวันลาป่วยโดยได้รับค่าจ้าง คุณอาจต้องการปรึกษากับทนายความด้านการจ้างงานเพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้เสนอวันลาตามจำนวนที่กำหนด

คุณอาจต้องการปรึกษาทนายความว่านโยบายการขาดงาน กลยุทธ์การขาดงาน และข้อกำหนดการลาป่วยของคุณเป็นไปตามกฎหมายต่อต้านการเลือกปฏิบัติหรือไม่ ตัวอย่างเช่น พระราชบัญญัติคนอเมริกันที่มีความทุพพลภาพ (ADA) กำหนดให้นายจ้างจัดหาที่พักที่เหมาะสมสำหรับคนงานที่มีความทุพพลภาพ หากคุณมีพนักงานที่มีความทุพพลภาพและต้องการหยุดงานเพื่อการรักษาพยาบาล พวกเขาอาจได้รับความคุ้มครอง

ตรวจสอบการละเมิดที่อาจเกิดขึ้นและดำเนินการ

คุณต้องการคิดถึงคนงานของคุณให้ดีที่สุด แต่คุณต้องพิจารณาว่าจะทำอย่างไรกับการละเมิดนโยบายการลาป่วย คุณอาจมีพนักงานที่ลาป่วยในนาทีสุดท้ายโดยที่พวกเขาไม่ได้ป่วยจริงๆ หรือลาป่วยมากเกินไป

หากคุณสงสัยว่ามีการฉ้อโกง ไม่ใช่แค่ความกังวลสำหรับองค์กรของคุณเท่านั้น หากพนักงานของคุณอ้างว่าป่วยทั้งๆ ที่ไม่ได้ป่วย พวกเขาอาจกำลังกระทำการฉ้อโกง FMLA นอกจากนี้ยังส่งผลเสียต่อกำไรของคุณและไม่ยุติธรรมต่อพนักงานคนอื่นๆ

การเก็บบันทึกจำนวนการขาดเรียนสามารถช่วยแสดงว่าอาจมีปัญหา คุณควรสังเกตจำนวนคำขอขาดงานในนาทีสุดท้ายเป็นพิเศษ

ในกรณีเหล่านี้ คุณควรตรวจสอบว่าพนักงานมีประวัติความซื่อสัตย์สุจริตหรือไม่ หากมีแผ่นบันทึกเวลาหรือข้อแก้ตัวเมื่อขาดกำหนดเวลา อาจเป็นสัญญาณสีแดง เป็นทางเลือกสุดท้าย คุณอาจต้องการจ้างนักสืบมืออาชีพ

พวกเขาสามารถดำเนินการตรวจสอบการฉ้อโกงที่อาจเกิดขึ้นอย่างละเอียดในขณะที่ยังคงปฏิบัติตามกฎหมายที่เกี่ยวข้องทั้งหมด นอกจากนี้ยังสามารถให้หลักฐานที่จับต้องได้แก่คุณหากมีสิ่งผิดปกติเกิดขึ้น

องค์กรบางแห่งถึงกับดูบัญชีโซเชียลมีเดียของพนักงานหลังจากร้องขอการลาป่วยซ้ำแล้วซ้ำเล่า คุณอาจเห็นว่าคนงานออกไปข้างนอกเมื่อพวกเขาอ้างว่าป่วย เป็นต้น

โปรดทราบว่าคุณไม่ควรตรวจสอบโพสต์ส่วนตัวหรือโพสต์ที่ได้รับการป้องกัน อย่างไรก็ตาม กฎหมายยอมรับโดยทั่วไปว่านายจ้างสามารถดูบัญชีโซเชียลมีเดียที่สาธารณะสามารถเข้าถึงได้

เมื่อปัญหาการขาดงาน คุณจำเป็นต้องแก้ไขปัญหาแบบตัวต่อตัวกับพนักงานของคุณ อธิบายว่าเวลาทำงานจำนวนหนึ่งจำเป็นสำหรับตำแหน่งนี้ หากคุณมีหลักฐานว่าคนงานไม่ได้ป่วยเมื่อพวกเขาอ้างว่าป่วย คุณอาจต้องดำเนินการทางวินัย

สิ่งนี้จะแสดงให้เห็นว่าการไม่ซื่อสัตย์จะไม่ได้รับการยอมรับในองค์กรของคุณ ในบางกรณี สถานการณ์อาจทำให้องค์กรของคุณต้องเสียเงินเป็นจำนวนมาก และคุณอาจกำลังวางแผนที่จะไล่พนักงานออก ที่นี่คุณอาจต้องการติดต่อทนายความและเผชิญหน้ากับพนักงานด้วยหลักฐาน

บทสรุป

มีโอกาสที่ทุกคนในองค์กรของคุณจะต้องลาป่วยเป็นครั้งคราว ฤดูไข้หวัดใหญ่ โรคหวัด และโรคร้ายแรงอื่น ๆ เป็นเพียงส่วนหนึ่งของชีวิต

วางแผนตอนนี้เพื่อที่คุณจะได้รู้วิธีตอบสนองต่อพนักงานที่โทรหรือส่งข้อความถึงคนป่วย วิธีการที่มีประสิทธิภาพจะสร้างสมดุลระหว่างความกังวลตามธรรมชาติของคุณที่มีต่อพนักงานที่ป่วยด้วยการคุ้มครองเพื่อนร่วมงานที่อาจจำเป็นต้องทำงานพิเศษ

คุณจะต้องดำเนินการเพื่อปกป้ององค์กรของคุณด้วย ในขณะที่คุณคาดหวังสิ่งที่ดีที่สุดจากพนักงานของคุณ การฉ้อฉลก็เกิดขึ้น หากพนักงานใช้วันลาป่วยในทางที่ผิด มันจะส่งผลเสียต่อประสิทธิภาพการทำงานและผลกำไรของคุณ

ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องทราบวิธีการตรวจสอบว่าคนงานป่วยจริงหรือไม่ และต้องมีแผนสำหรับมาตรการทางวินัย สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าคนงานสามารถเข้าถึงวันลาป่วยเมื่อพวกเขาต้องการจริงๆ เพราะไม่มีใครใช้ประโยชน์จากระบบอย่างไม่เป็นธรรม