Как справиться с последними звонками по болезни от ваших сотрудников

Мы никогда не знаем, когда нас поразит грипп, простуда или другая болезнь. То же самое относится и к вашим сотрудникам.

Будь то внезапный приступ аллергии или ужасные новости после биопсии, работникам может потребоваться время, чтобы восстановиться или пройти курс лечения. В идеале, вы должны получить какое-то уведомление.

Однако иногда работники не звонят до утра рабочего дня или даже за несколько минут до смены, чтобы сказать, что не могут прийти.

Сегодня работники с такой же вероятностью отправляют сообщение о болезни, как и звонят. Но независимо от того, как они общаются, вот как реагировать, когда сотрудник звонит по болезни.

Разработайте политику до того, как они позвонят

Лучший способ узнать, что сказать, когда сотрудник звонит по болезни, — это иметь план управления отсутствием. Таким образом, вы готовы покрыть работу сотрудника и позаботиться о бизнесе. Вы будете менее взволнованы и более подготовлены к следующим шагам.

Ваш план должен храниться в онлайн-базе знаний или справочнике сотрудников, к которому ваши работники могут получить доступ, чтобы все знали, каковы их обязанности, если им нужно вызвать больничного. В нем должно быть указано, как работники должны связаться с вами, чтобы сообщить о болезни. Вы можете попросить работников позвонить, но если кто-то плохо себя чувствует, они могут не решиться. Существует также проблема, что работники не могут легко связаться с нужным человеком.

В качестве альтернативы можно попросить сотрудников написать вам текстовое сообщение или отправить вам сообщение на платформе чата на рабочем месте вашей компании. Таким образом, менеджеры могут получать уведомления в режиме реального времени. Используя программное обеспечение, такое как приложение Time Off от Connecteam, они точно знают, как реагировать на SMS-сообщение сотрудника о болезни, а затем могут немедленно задокументировать отсутствие и обновить табели учета рабочего времени.

Вы также можете подумать о том, чтобы дать работникам возможность работать из дома, когда они нездоровы, если это возможно. Работники, которым разрешено работать удаленно, могут быстрее вернуться к своим обязанностям после операции или болезни. Они могут выполнять легкие задания, даже если они слишком больны, чтобы приходить на работу. Фактически, сотрудники, которые работают из дома, сообщают о меньшем количестве выходных по болезни по сравнению с штатными работниками.

Ваша политика отсутствия может включать такие элементы, как:

• Четко прописанная процедура для заявлений об отсутствии
• Простая система, позволяющая работникам быстро связаться с вами, если они заболели, например, с помощью приложения для рабочего чата.
• Система для покрытия работы или смен путем быстрого общения с остальной частью команды, чтобы узнать, кто может взять на себя управление
• Требование о том, чтобы вызовы по болезни в последнюю минуту происходили до определенного времени суток.
• Требование, которое запрещает работникам не звонить и не появляться, если они действительно не могут с вами связаться
• Система, которая может потребовать от сотрудников получения справки от врача, если они отсутствуют в течение длительного времени или имеют повторяющиеся отсутствия
• Политика обработки повторных запросов на отпуск по болезни из-за хронических проблем со здоровьем
• Дисциплинарные меры в случае, если работник звонит по болезни, когда он не болен, или нарушает правила больничных дней

Также может помочь специальная политика невыхода на работу, особенно если у вас есть работники, которые регулярно звонят по болезни. Это может помочь вам отслеживать, как часто работники просят отгулы. Вы также сможете увидеть, становятся ли проблемой запросы одного сотрудника и неявки в последнюю минуту. Если вы отслеживаете, вы можете погрузиться дальше и оказать поддержку, если работник испытывает трудности.

Еще одним хорошим вариантом для организаций является политика оплачиваемого отпуска (PTO). Это позволяет работникам брать определенное количество выходных в год по любой причине, включая отпуск и больничные. PTO дает сотрудникам некоторую гибкость, которая может гарантировать, что они не вызовут больничный, когда им просто нужен перерыв, чтобы избежать перегрузки.

Свяжитесь со своим сотрудником

Если работник звонит по болезни в последнюю минуту, сначала узнайте, как он себя чувствует. Около 44% работников сообщают, что беспокоятся о том, что у них могут возникнуть проблемы, если они вызовут болезнь, поэтому подбодрите их. В конце концов, ваша первая забота — это ваши сотрудники.

Узнайте, есть ли у работника все необходимое, чтобы стать лучше. Спросите, когда они могут подумать, что смогут восстановиться, или запросить обновление статуса примерно через день.

Напомните своему работнику о любых действующих правилах, таких как запрос на справку от врача, и предложите ему посетить врача. Возможно, вы захотите спросить, нужен ли работнику дополнительный отпуск или вернется ли он в следующую смену. Это поможет вам планировать заранее.

Держите общение открытым

После первого звонка сотрудника о больничном продолжайте общение. Хотя вы хотите, чтобы ваш сотрудник отдохнул и поправился, вам также нужны обновления. Вам нужно знать, когда член вашей команды вернется к работе. Вам также необходимо выяснить, может ли их болезнь покрываться FMLA или ADA, так как это может повлиять на реакцию вашей организации.

После того, как ваш сотрудник заболел, позвоните ему по телефону или напишите ему. Спросите их: «Хорошо себя чувствуете сегодня?» и снова проявить искреннюю заботу об их благополучии. Узнайте, верна ли их первоначальная оценка того, когда они могут вернуться на работу. Также спросите: «Тебе нужно взять завтра выходной?»

Поддерживайте моральный дух и производительность на высоком уровне

Вам нужно думать не только о своем больном работнике. Когда сотрудник сообщает о болезни, другим членам команды может потребоваться больше работы или сверхурочная работа. Возможно, им придется прийти, когда они не будут работать по расписанию. Все это может повлиять на их благополучие и психическое здоровье из-за дополнительного стресса.

Поговорите с членами команды, на которых напрямую повлияла болезнь коллеги. Узнайте, какой объем работы эти сотрудники могут выполнять и что им нужно для достижения успеха. Вы можете повысить этих работников с помощью стимулов или вознаграждений. И не забудьте искренне поблагодарить их за усердный труд, чтобы поддержать больного коллегу.

Защитите свою организацию

Руководство и менеджеры понимают, что рабочие болеют. Они также обеспокоены тем, что некоторые работники могут воспользоваться больничными или оплачиваемым отпуском по болезни, когда они не больны. Когда работники в последнюю минуту звонят по болезни, это может означать дополнительный стресс для всей их команды. И это может означать, что ваша организация оплачивает свободное время, которое можно было запланировать заранее.

Чтобы защитить свою организацию, ознакомьтесь с законами, регулирующими время болезни. В соответствии с федеральным Законом о семейных и медицинских отпусках (FMLA) работникам может быть разрешен до 12 недель отпуска с сохранением рабочего места по болезни или для ухода за членом семьи.

Кроме того, такие штаты, как Аризона, Калифорния, Коннектикут, Мичиган, Нью-Джерси, Орегон, Массачусетс, Мэриленд, Род-Айленд, Вермонт, Вашингтон и округ Колумбия, имеют мандаты, требующие от работодателей предоставления оплачиваемых дней по болезни. Вы можете проконсультироваться с адвокатом по трудоустройству, чтобы убедиться, что вы предлагаете необходимое количество отпусков.

Вы также можете проконсультироваться с адвокатом о том, соответствуют ли ваши правила отсутствия, стратегии невыхода на работу и требования в отношении отпусков по болезни антидискриминационным законам. Например, Закон об американцах-инвалидах (ADA) требует от работодателей создания разумных условий для работников с ограниченными возможностями. Если у вас есть работник, живущий с инвалидностью, и ему нужно взять отпуск для получения медицинской помощи, он может быть защищен.

Расследуйте возможные злоупотребления и примите меры

Вы хотите думать о своих работниках как можно лучше, но вам нужно подумать, что делать с любыми нарушениями правил отпуска по болезни. У вас может быть сотрудник, который звонит по болезни в последнюю минуту, когда он на самом деле еще не болен, или слишком часто звонит по болезни.

Если вы подозреваете мошенничество, это касается не только вашей организации. Если ваш работник утверждает, что болен, хотя на самом деле это не так, он может совершать мошенничество в соответствии с FMLA. Это также вредит вашей прибыли и несправедливо по отношению к другим работникам.

Ведение учета количества отсутствий может помочь выявить наличие проблемы. Особо следует отметить количество запросов об отсутствии в последнюю минуту.

В этих случаях вам следует проверить, насколько честным является сотрудник. Если есть заполненные табели учета рабочего времени или отговорки в случае невыполнения сроков, это может быть тревожным сигналом. В крайнем случае, вы можете нанять профессионального следователя.

Они могут провести тщательный анализ любого потенциального мошенничества, соблюдая при этом все соответствующие законы. Они также могут предоставить вам вещественные доказательства, если что-то не так.

Некоторые организации даже просматривают учетные записи своих сотрудников в социальных сетях после неоднократных запросов о болезни. Например, вы можете увидеть, что работник отсутствовал, когда он утверждал, что болен.

Обратите внимание, что вам следует позаботиться о том, чтобы не проверять какие-либо частные или защищенные сообщения. Однако закон в целом соглашается с тем, что работодатели могут просматривать общедоступные учетные записи в социальных сетях.

Когда невыход на работу является проблемой, вам необходимо решить эту проблему лицом к лицу с вашим сотрудником. Объясните, что для этой должности необходимо определенное количество рабочего времени. Если у вас есть доказательства того, что работник не был болен, когда он утверждал, что болел, вам может потребоваться принять дисциплинарные меры.

Это покажет, что нечестность в вашей организации недопустима. В некоторых случаях ситуация может стоить вашей организации больших денег, и вы можете планировать увольнение работника. Здесь вы можете связаться с адвокатом и предъявить сотруднику доказательства.

Вывод

Скорее всего, всем в вашей организации придется время от времени звонить по болезни. Сезон гриппа, простуды и более серьезные заболевания — это всего лишь часть жизни.

Спланируйте это сейчас, чтобы знать, как реагировать на звонки или сообщения сотрудников, которые заболели. Эффективный подход сбалансирует вашу естественную заботу о больном сотруднике с защитой коллег, которым может потребоваться дополнительная работа.

Вы также захотите принять меры для защиты своей организации. Хотя вы ожидаете от своих работников самого лучшего, мошенничество все же случается. Если работник злоупотребляет больничными, это снижает вашу производительность и вашу прибыль.

Поэтому важно знать, как проверить, действительно ли работник болен, и иметь план дисциплинарных мер. Это гарантирует, что работники имеют доступ к больничным, когда они действительно в них нуждаются, потому что никто не злоупотребляет системой.