직원의 막판 아픈 전화를 처리하는 방법

독감, 감기 또는 기타 질병이 언제 닥칠지 알 수 없습니다. 직원들에게도 마찬가지입니다.

갑작스러운 알레르기 발작이든 생검 후 충격적인 소식이든 근로자는 회복 또는 치료를 위해 휴식을 취해야 할 수 있습니다. 이상적으로는 알림을 받을 수 있습니다.

그러나 때때로 근로자는 근무일 아침이 될 때까지 또는 근무 시간 몇 분 전까지 전화를 걸어 일을 할 수 없다고 말합니다.

오늘날 근로자들은 전화를 하는 것만큼이나 아픈 요청을 문자로 보낼 가능성이 높습니다. 그러나 의사 소통 방법에 관계없이 직원이 병가를 낼 때 응답하는 방법은 다음과 같습니다.

그들이 전화하기 전에 정책을 마련하십시오

직원이 병가로 전화했을 때 무엇을 말해야 하는지 아는 가장 좋은 방법은 부재 관리 계획을 마련하는 것입니다. 이렇게 하면 직원의 업무를 처리하고 업무를 처리할 준비가 된 것입니다. 덜 당황하고 다음 단계를 수행할 준비가 더 잘 될 것입니다.

귀하의 계획은 직원이 액세스할 수 있는 온라인 지식 기반 또는 직원 핸드북에 저장되어 모든 사람이 병가를 내야 하는 경우 자신의 책임이 무엇인지 알 수 있도록 해야 합니다. 근로자가 질병을 보고하기 위해 귀하에게 연락하는 방법을 포함해야 합니다. 근로자에게 전화를 걸도록 요청할 수 있지만, 누군가 몸이 좋지 않은 경우 전화를 걸 수 없을 수도 있습니다. 작업자가 적임자에게 쉽게 연락할 수 없다는 문제도 있습니다.

대안은 직원에게 문자 메시지를 보내거나 회사의 직장 채팅 플랫폼에서 메시지를 보내도록 요청하는 것입니다. 그래야 관리자가 실시간으로 알림을 받을 수 있습니다. Connecteam의 Time Off 앱과 같은 소프트웨어를 사용하여 직원이 병가로 문자 메시지를 보낼 때 응답하는 방법을 정확히 알고 부재를 즉시 문서화하고 작업표를 업데이트할 수 있습니다.

가능하면 근로자가 몸이 좋지 않을 때 집에서 일할 수 있는 옵션을 제공할지 여부도 고려할 수 있습니다. 재택근무가 허용된 근로자는 수술이나 질병 후 더 빨리 업무에 복귀할 수 있습니다. 너무 아파서 출근할 수 없는 경우에도 가벼운 작업을 수행할 수 있습니다. 실제로 재택근무를 하는 직원은 사내 직원에 비해 병가가 적다고 합니다.

부재 정책에는 다음과 같은 요소가 포함될 수 있습니다.

• 부재 요청에 대한 명확하게 작성된 절차
• 업무용 채팅 앱을 사용하는 등 작업자가 아플 때 쉽고 빠르게 연락할 수 있는 간단한 시스템
• 나머지 팀원들과 신속하게 소통하여 대체할 수 있는 사람을 찾아 작업 또는 교대 근무를 처리하는 시스템
• 하루 중 특정 시간 이전에 막바지 질병 전화가 발생해야 한다는 요구 사항
• 근로자가 귀하에게 실제로 연락할 수 없는 경우가 아니면 전화를 걸거나 나타나지 않는 것을 금지하는 요구 사항
• 장기 부재 또는 반복 결근 시 의사의 진단서를 받아야 하는 제도
• 만성질환으로 인한 반복적인 병가 요청에 대한 대처 방안
• 근로자가 아프지 않았는데도 병가를 부르거나 병가제도를 남용한 경우 징계 조치

특정한 결근 정책도 도움이 될 수 있습니다. 특히 일부 근로자가 정기적으로 병가를 내는 경우에는 더욱 그렇습니다. 이를 통해 근로자가 휴가를 요청하는 빈도를 추적할 수 있습니다. 또한 한 직원의 요청과 막판 노쇼가 문제가 되고 있는지 확인할 수 있습니다. 추적하고 있다면 더 깊이 들어가 직원이 어려움을 겪고 있는 경우 지원을 제공할 수 있습니다.

조직을 위한 또 다른 좋은 옵션은 유급 휴가(PTO) 정책입니다. 이를 통해 근로자는 휴가 및 병가를 포함하여 어떤 이유로든 연간 특정 수의 휴가를 가질 수 있습니다. PTO는 직원들에게 약간의 유연성을 제공하여 압도를 피하기 위해 휴식이 필요할 때 아프다고 전화하지 않도록 할 수 있습니다.

직원과 체크인

직원이 마지막 순간에 아파서 전화를 걸면 먼저 기분이 어떤지 알아보세요. 근로자의 약 44%가 병가를 부르면 문제가 생길까봐 걱정한다고 보고하므로 안심시켜 주십시오. 결국 첫 번째 관심사는 직원입니다.

근로자가 개선에 필요한 모든 것을 갖추고 있는지 알아보십시오. 그들이 회복할 수 있다고 생각하거나 하루 정도 후에 상태 업데이트를 요청할 수 있다고 생각하는지 물어보십시오.

담당 직원에게 의사 소견서 요청과 같은 시행 중인 정책을 상기시키고 의사를 방문하도록 권장하십시오. 근로자에게 추가 휴가가 필요한지 또는 다음 교대조에 돌아올 것인지 물어볼 수 있습니다. 이렇게 하면 미리 계획하는 데 도움이 됩니다.

열린 커뮤니케이션 유지

병가에 대한 초기 직원 전화를 받은 후 계속 의사 소통을 하십시오. 직원이 휴식을 취하고 나아지길 바라는 동시에 업데이트도 필요합니다. 팀원이 언제 직장에 복귀할지 알아야 합니다. 또한 귀하의 조직이 대응하는 방식에 영향을 미칠 수 있으므로 그들의 질병이 FMLA 또는 ADA에 의해 보장될 수 있는지 여부를 확인해야 합니다.

직원의 첫 번째 휴가가 아프면 직원에게 전화를 걸거나 문자를 보내십시오. 그들에게 "오늘 기분이 좋니?"라고 물어보세요. 다시 한 번 그들의 복지에 대한 진정한 관심을 보여주십시오. 직장에 복귀할 수 있는 원래 예상 시간이 정확한지 확인하십시오. 또한 "내일 일을 쉬어야 합니까?"라고 물어보십시오.

사기와 생산성을 높게 유지

당신이 생각해야 할 것은 당신의 아픈 직원만이 아닙니다. 직원이 아프다고 문자를 보내면 다른 팀원이 더 많은 일을 하거나 야근을 해야 할 수 있습니다. 그들은 일할 예정이 없을 때 들어와야 할 수도 있습니다. 이 모든 것은 추가 스트레스를 통해 웰빙과 정신 건강에 영향을 미칠 수 있습니다.

동료의 병가로 인해 직접적인 영향을 받는 팀원과 대화하십시오. 이 직원들이 할 수 있는 일의 양과 성공을 위해 필요한 것이 무엇인지 알아보십시오. 인센티브나 보상으로 이러한 근로자를 부양할 수 있습니다. 그리고 아픈 동료를 지원하기 위해 열심히 노력하는 그들에게 진심으로 감사하는 것을 잊지 마십시오.

조직 보호

경영진과 관리자는 근로자가 병에 걸린다는 것을 이해합니다. 그들은 또한 일부 근로자가 아프지 않은 경우 병가나 유급 병가를 이용할 수 있다고 우려하고 있습니다. 근로자가 마지막 순간에 병가를 부르면 전체 팀에 스트레스가 가중될 수 있습니다. 또한 조직이 미리 계획할 수 있었던 휴가에 대한 비용을 지불하고 있음을 의미할 수 있습니다.

조직을 보호하려면 병가에 적용되는 법률을 숙지하십시오. 연방 가족 및 의료 휴가법(Family and Medical Leave Act, FMLA)에 따라 근로자는 질병이나 가족을 돌보기 위해 최대 12주의 직업 보호 휴가를 받을 수 있습니다.

또한 애리조나, 캘리포니아, 코네티컷, 미시간, 뉴저지, 오레곤, 매사추세츠, 메릴랜드, 로드아일랜드, 버몬트, 워싱턴 및 컬럼비아 특별구와 같은 주에는 고용주가 유급 병가를 제공하도록 요구하는 의무가 있습니다. 고용 변호사와 상담하여 필요한 만큼의 휴가를 제공하고 있는지 확인할 수 있습니다.

부재 정책, 결근 전략 및 병가 요구 사항이 차별 금지법을 준수하는지 여부에 대해 변호사와 상담할 수도 있습니다. 예를 들어 미국 장애인법(ADA)에서는 고용주가 장애가 있는 근로자를 위해 합당한 편의를 제공할 것을 요구합니다. 장애가 있는 근로자가 있고 의료를 위해 휴가를 내야 하는 경우 보호받을 수 있습니다.

남용 가능성을 조사하고 조치를 취하십시오.

직원을 최대한 고려하고 싶지만 병가 정책의 남용에 대해 무엇을 해야 하는지 고려해야 합니다. 실제로 아프지 않은 마지막 순간에 병가를 부르거나 과도하게 병가를 부르는 직원이 있을 수 있습니다.

사기가 의심되는 경우 조직에만 문제가 있는 것은 아닙니다. 근로자가 아프지 않은데도 아프다고 주장하는 경우 FMLA 사기를 저지르는 것일 수 있습니다. 그것은 또한 수익을 해치고 다른 근로자들에게 불공평합니다.

결석 횟수를 기록하면 문제가 있음을 보여주는 데 도움이 될 수 있습니다. 특히 막바지 결석 요청 건수에 ​​주목해야 합니다.

이 경우 직원이 정직성에 대한 강력한 기록을 가지고 있는지 확인해야 합니다. 마감일을 놓쳤을 때 채워진 작업표나 변명이 있다면 위험 신호일 수 있습니다. 최후의 수단으로 전문 수사관을 고용하는 것이 좋습니다.

그들은 모든 관련 법률을 준수하면서 잠재적 사기에 대한 철저한 검토를 수행할 수 있습니다. 또한 문제가 있는 경우 확실한 증거를 제공할 수 있습니다.

일부 조직은 반복적인 병가 요청 후 직원의 소셜 미디어 계정을 확인하기도 합니다. 예를 들어 직원이 아프다고 주장했을 때 외출 중임을 확인할 수 있습니다.

비공개 또는 보호된 게시물을 검토하지 않도록 주의해야 합니다. 그러나 법은 일반적으로 고용주가 공개적으로 액세스할 수 있는 소셜 미디어 계정을 볼 수 있다는 데 동의합니다.

결근이 문제라면 직원과 직접 대면하여 문제를 해결해야 합니다. 해당 직책에 일정 시간의 근무 시간이 필요함을 설명합니다. 직원이 아프다고 주장했을 때 아프지 않았다는 증거가 있는 경우 징계 조치를 취해야 할 수도 있습니다.

이것은 당신의 조직에서 부정직이 용납되지 않는다는 것을 보여줄 것입니다. 어떤 경우에는 상황으로 인해 조직에 많은 비용이 들 수 있으며 작업자를 해고할 계획일 수 있습니다. 여기에서 변호사에게 연락하여 직원과 증거를 대면할 수 있습니다.

결론

조직의 모든 사람이 가끔씩 병가를 내야 할 가능성이 있습니다. 독감 시즌, 일반 감기 및 더 심각한 질병은 삶의 일부일 뿐입니다.

지금 계획을 세워 직원의 전화나 병가에 대한 문자 메시지에 응답하는 방법을 알 수 있습니다. 효과적인 접근 방식은 아픈 직원에 대한 자연스러운 관심과 추가 작업이 필요할 수 있는 동료에 대한 보호 사이에서 균형을 이룰 것입니다.

또한 조직을 보호하기 위한 조치를 취하고 싶을 것입니다. 직원들에게 최선을 기대하지만 사기는 발생합니다. 근로자가 병가를 남용하면 생산성과 수익이 나빠집니다.

따라서 근로자가 실제로 아픈지 여부를 확인하는 방법을 알고 징계 조치에 대한 계획을 세우는 것이 중요합니다. 아무도 시스템을 부당하게 이용하지 않기 때문에 근로자가 정말 필요할 때 병가를 이용할 수 있습니다.