従業員からの土壇場での病気の電話に対処する方法

インフルエンザ、風邪、その他の病気はいつ発生するかわかりません。 同じことがあなたの従業員にも当てはまります。

アレルギーの突然の発作であろうと、生検後の壊滅的なニュースであろうと、労働者は回復または治療を受けるために休暇を取る必要があるかもしれません. 理想的には、通知を受け取ることができます。

ただし、労働者は、勤務日の朝まで、またはシフトの数分前まで電話をかけず、勤務できないと言う場合があります。

今日、従業員は、電話するのと同じくらい、病気の依頼をテキスト メッセージで送信する可能性があります。 しかし、コミュニケーション方法に関係なく、従業員が病気で電話をかけた場合の対応方法を次に示します。

電話をかける前にポリシーを設定する

従業員が病気で電話をかけたときに何を言うべきかを知る最善の方法は、欠勤管理計画を立てることです。 このようにして、従業員の仕事をカバーし、ビジネスを処理する準備が整います。 慌てることが少なくなり、次のステップに進む準備が整います。

計画は、従業員がアクセスできるオンラインの知識ベースまたは従業員ハンドブックに保存して、病気で電話をかける必要がある場合に誰もが自分の責任を理解できるようにする必要があります。 従業員が病気を報告するためにあなたに連絡する方法を含める必要があります。 労働者に電話するように頼むことができますが、誰かが気分が悪い場合、彼らはそれを気にしないかもしれません. また、適切な担当者に簡単に連絡が取れないという問題もあります。

別の方法は、従業員にテキスト メッセージを送信するか、会社の職場のチャット プラットフォームでメッセージを送信するように依頼することです。 そうすれば、管理者はリアルタイムで通知を受け取ることができます。 Connecteam の Time Off アプリなどのソフトウェアを使用して、従業員が病気でテキスト メッセージを送信した場合の対応方法を正確に把握し、すぐに欠勤を文書化し、タイムシートを更新することができます。

また、可能であれば、従業員が体調不良のときに在宅勤務のオプションを提供するかどうかを検討することもできます。 在宅勤務が許可されている労働者は、手術や病気の後、より早く職務に戻ることができます。 病気で仕事に行けなくても、軽い仕事はできるかもしれません。 実際、在宅勤務の従業員は、社内の従業員と比較して病欠が少ないと報告しています。

欠勤ポリシーには、次のような要素を含めることができます。

• 欠席申請の明確な手続き
• 仕事のチャットアプリなど、体調が悪い場合に簡単に連絡が取れるシンプルな仕組み
• チームの他のメンバーと迅速に連絡を取り、誰が引き継ぐことができるかを見つけて、仕事やシフトをカバーするためのシステム
• 土壇場での病気の電話は、特定の時刻の前に行う必要があるという要件
• 本当に連絡が取れない場合を除き、労働者が電話をかけず、現れないことを禁止する要件
• 長期不在や度重なる欠勤の場合、医師の診断書の取得を求める制度
• 慢性的な健康上の問題による病欠の繰り返し要求に対処するためのポリシー
• 従業員が病気ではないのに病気で電話をかけたり、病気の日の方針を乱用した場合の懲戒処分

特定の欠勤ポリシーも役立ちます。特に、定期的に病気で電話をかける従業員がいる場合はなおさらです。 これは、従業員が休暇を申請する頻度を追跡するのに役立ちます。 また、従業員のリクエストや土壇場でのノーショーが問題になっているかどうかを確認することもできます。 追跡している場合は、さらに掘り下げて、ワーカーが苦労している場合にサポートを提供できます。

組織に適したもう 1 つのオプションは、有給休暇 (PTO) ポリシーです。 これにより、従業員は、休暇や病欠など、理由を問わず、年間に特定の日数の休暇を取ることができます。 PTO は従業員にある程度の柔軟性を与えます。これにより、圧倒されるのを避けるために休憩が必要なときに、病気で電話をかけないようにすることができます。

従業員にチェックインする

労働者が土壇場で病気の電話をかけてきた場合は、まず彼らがどのように感じているかを調べてください。 従業員の約 44% が、病気で電話をかけたらトラブルになるのではないかと心配していると報告しているため、安心を提供します。 結局のところ、あなたの最初の懸念は従業員です。

従業員が改善に必要なものをすべて備えているかどうかを調べます。 1 日程度で回復する可能性があると思われる時期を尋ねたり、ステータスの更新を要求したりします。

医師の診断書の要求など、実施されている方針を従業員に思い出させ、医師の診察を受けるように勧めます。 従業員に追加の休暇が必要かどうか、または次のシフトで戻ってくるかどうかを尋ねたい場合があります。 これは、事前に計画するのに役立ちます。

オープンなコミュニケーションを保つ

病欠について最初の従業員の電話を受けた後、連絡を取り続けます。 従業員が休息して回復することを望む一方で、更新も必要です。 チームメンバーがいつ仕事に戻るかを知る必要があります。 また、組織の対応方法に影響を与える可能性があるため、彼らの病気が FMLA または ADA の対象となるかどうかを確認する必要があります。

従業員が病気で最初に休みを取った後、従業員に電話するか、テキスト メッセージを送信します。 「今日は調子いい？」と聞いてみましょう。 そして再び彼らの幸福に真の関心を示します。 彼らがいつ仕事に戻る可能性があるかについての当初の見積もりが正確かどうか調べてください。 また、「明日仕事を休む必要がありますか?」と尋ねます。

士気と生産性を高く保つ

あなたが考える必要があるのは、あなたの病気の労働者だけではありません。 従業員が病気でテキスト メッセージを送信した場合、他のチーム メンバーは、より多くの作業や残業を行う必要がある場合があります。 彼らは、仕事の予定がないときに来る必要があるかもしれません。 これらはすべて、ストレスが加わることで、健康と精神的健康に影響を与える可能性があります。

同僚の病欠の影響を直接受けているチーム メンバーと話します。 これらの従業員がどれだけの作業を実行できるか、成功するために何が必要かを調べてください。 インセンティブや報酬でこれらのワーカーを後押ししたい場合があります。 そして、病気の同僚をサポートするために一生懸命働いてくれた彼らに心から感謝することを忘れないでください.

組織を保護

リーダーシップとマネージャーは、労働者が病気になることを理解しています。 彼らはまた、一部の労働者が、病気ではないのに病欠や有給の病気休暇を利用する可能性があることも懸念しています。 労働者が土壇場で病気の電話をすると、チーム全体のストレスが増えることを意味する可能性があります。 また、事前に計画されていた可能性のある休暇に対して、組織が支払っていることを意味する場合もあります。

組織を保護するために、病気の時間を管理する法律に精通してください。 連邦家族医療休暇法 (FMLA) の下で、労働者は、病気や家族の世話をするために、最大 12 週間の仕事を保護する休暇を許可される場合があります。

さらに、アリゾナ州、カリフォルニア州、コネチカット州、ミシガン州、ニュージャージー州、オレゴン州、マサチューセッツ州、メリーランド州、ロードアイランド州、バーモント州、ワシントン州、コロンビア特別区などの州では、雇用主に有給の病欠を提供する義務があります。 必要な量の休暇を提供していることを確認するために、雇用弁護士に相談することをお勧めします。

また、欠勤方針、欠勤戦略、病気休暇の要件が差別禁止法に準拠しているかどうかについて、弁護士に相談することもできます。 たとえば、障害を持つアメリカ人法 (ADA) は、雇用主が障害のある労働者に合理的な配慮をすることを要求しています。 障害を持って生活している労働者がいて、彼らが医療のために休暇を取る必要がある場合、彼らは保護される可能性があります。

不正使用の可能性を調査し、対策を講じる

従業員の最善を尽くしたいと考えていますが、病気休暇ポリシーの乱用について何をすべきかを検討する必要があります。 実際には病気ではないのに土壇場で電話をかけてきたり、過度に電話をかけてくる従業員がいるかもしれません。

詐欺の疑いがある場合、それは組織だけの問題ではありません。 従業員が病気ではないのに病気であると主張している場合、彼らは FMLA 詐欺を犯している可能性があります。 それはまた、あなたの収益を傷つけ、他の労働者に不公平です.

欠席回数を記録しておくと、問題がある可能性を示すのに役立ちます。 特に、土壇場での休暇申請の数に注意する必要があります。

このような場合は、その従業員が誠実さを十分に発揮しているかどうかを確認する必要があります。 締め切りに間に合わなかったときにタイムシートが埋められたり、言い訳があったりする場合は、危険信号である可能性があります。 最後の手段として、専門の調査員を雇うことをお勧めします。

彼らは、関連するすべての法律を遵守しながら、潜在的な不正行為を徹底的に調査することができます。 また、何かがおかしい場合は、具体的な証拠を提供することもできます。

一部の組織では、病気のリクエストが繰り返された後、従業員のソーシャル メディア アカウントを確認することさえあります。 たとえば、従業員が病気であると主張したときに外出していたことを確認できる場合があります。

非公開または保護された投稿を調べないように注意する必要があります。 ただし、法律は一般に、雇用主が公にアクセス可能なソーシャルメディアアカウントを見ることができることに同意しています.

欠勤が問題になっている場合は、従業員と面と向かって問題に対処する必要があります。 そのポジションには一定の勤務時間が必要であることを説明してください。 従業員が病気であると主張したときに病気ではなかったという証拠がある場合は、懲戒処分が必要になる場合があります。

これは、組織内で不正が許容されないことを示します。 状況によっては、組織に多額の費用がかかり、従業員を解雇することを計画している可能性があります。 ここでは、弁護士に連絡して、従業員に証拠を提示することをお勧めします。

結論

組織の全員が、ときどき病気で電話をかけなければならない可能性があります。 インフルエンザの季節、一般的な風邪、およびより深刻な病気は、人生の一部に過ぎません。

今すぐ計画を立てて、病気の従業員の電話やテキストメッセージに対応する方法を理解してください。 効果的なアプローチは、病気の従業員に対するあなたの自然な懸念と、余分な仕事をする必要があるかもしれない同僚への保護とのバランスをとることです。

また、組織を保護するための措置も講じる必要があります。 従業員に最善を期待している一方で、不正行為は実際に発生します。 従業員が病欠を乱用すると、生産性と収益が損なわれます。

したがって、労働者が本当に病気であるかどうかを確認する方法を知り、懲戒処分の計画を立てることが重要です。 これにより、誰もシステムを不当に利用することがないため、従業員は本当に必要なときに病欠にアクセスできるようになります。