Cum să gestionați apelurile bolnave de ultim moment de la angajații dvs

Nu știm niciodată când va lovi gripa, răceala sau altă boală. Același lucru este valabil și pentru angajații dvs.

Fie că este vorba despre o criză bruscă de alergii sau vești devastatoare după o biopsie, lucrătorii ar putea avea nevoie să-și ia timp liber pentru a se recupera sau pentru a primi tratament. În mod ideal, ați primi o notificare.

Uneori, totuși, lucrătorii nu sună decât în ​​dimineața zilei de lucru sau chiar cu câteva minute înainte de o tură pentru a spune că nu pot ajunge.

Astăzi, lucrătorii sunt la fel de probabil să trimită mesaje text într-o cerere bolnavă, precum și să sune. Dar indiferent de modul în care comunică, iată cum să răspunzi atunci când un angajat sună bolnav.

Aveți o politică în vigoare înainte de a apela

Cel mai bun mod de a ști ce să spui când un angajat sună bolnav este să ai un plan de gestionare a absențelor. În acest fel, sunteți pregătit să acoperiți munca angajatului și să vă ocupați de afaceri. Vei fi mai puțin tulburat și mai pregătit să faci următorii pași.

Planul dvs. ar trebui să fie stocat într-o bază de cunoștințe online sau într-un manual al angajaților pe care angajații dvs. îl pot accesa, astfel încât toată lumea să știe care sunt responsabilitățile lor dacă trebuie să se îmbolnăvească. Ar trebui să includă modul în care lucrătorii ar trebui să vă contacteze pentru a raporta o boală. Puteți cere lucrătorilor să sune, dar dacă cineva se simte rău, este posibil să nu se simtă în stare. Există, de asemenea, problema că lucrătorii nu pot ajunge cu ușurință la persoana potrivită.

O alternativă este să le ceri angajaților să-ți trimită mesaje sau să-ți trimită un mesaj pe platforma de chat de la locul de muncă a companiei tale. Astfel, managerii pot primi notificarea în timp real. Folosind software, cum ar fi aplicația Time Off de la Connecteam, ei știu exact cum să răspundă unui angajat care trimite mesaje de tip bolnav și pot apoi să documenteze imediat absența și să actualizeze foile de pontaj.

De asemenea, vă puteți gândi dacă să oferiți lucrătorilor opțiunea de a lucra de acasă atunci când nu sunt bine, dacă este posibil. Lucrătorii cărora li se permite să lucreze la distanță se pot întoarce la sarcini mai repede după o intervenție chirurgicală sau o boală. Ei pot fi capabili să-și asume sarcini ușoare chiar dacă sunt prea bolnavi pentru a veni la muncă. De fapt, angajații care lucrează de acasă raportează mai puține zile libere de boală în comparație cu lucrătorii interni.

Politica de absență poate include elemente precum:

• O procedură scrisă clar pentru cererile de absență
• Un sistem simplu care permite lucrătorilor să vă contacteze cu ușurință rapid dacă sunt bolnavi, cum ar fi utilizarea unei aplicații de chat de la serviciu
• Un sistem pentru acoperirea muncii sau a turelor prin comunicarea rapidă cu restul echipei pentru a afla cine este disponibil să preia
• O cerință conform căreia apelurile medicale de ultim moment ar trebui să aibă loc înainte de o anumită oră a zilei
• O cerință care interzice lucrătorilor să nu sune și să nu se prezinte, cu excepția cazului în care chiar nu vă pot contacta
• Un sistem care poate solicita angajaților să obțină o notă a medicului dacă sunt plecați pentru o perioadă lungă de timp sau au absențe repetate
• O politică pentru tratarea cererilor repetate de zile libere medicale din cauza problemelor cronice de sănătate
• Măsuri disciplinare în cazul în care un lucrător sună bolnav când nu este bolnav sau abuzează de politica zilei de boală

O politică specifică de absenteism poate ajuta, de asemenea, mai ales dacă aveți unii lucrători care apelează în mod obișnuit bolnavi. Acest lucru vă poate ajuta să urmăriți cât de des lucrătorii solicită timp liber. De asemenea, veți putea vedea dacă solicitările unui angajat și neprezentările de ultim moment devin o problemă. Dacă ține evidența, poți să mergi mai departe și să oferi sprijin dacă lucrătorul se luptă.

O altă opțiune bună pentru organizații este o politică de concediu plătit (PTO). Acest lucru permite lucrătorilor să își ia un anumit număr de zile libere pe an pentru orice motiv, inclusiv concediu și zile de boală. PTO oferă angajaților o oarecare flexibilitate, ceea ce poate asigura că nu apelează bolnav atunci când au nevoie doar de o pauză pentru a evita copleșirea.

Înregistrați-vă cu angajatul dvs

Dacă un lucrător sună bolnav în ultimul moment, mai întâi află cum se simte. Aproximativ 44% dintre lucrători declară că sunt îngrijorați că ar putea avea probleme dacă sună bolnavi, așa că oferiți-vă liniștirea. La urma urmei, prima ta preocupare sunt angajații tăi.

Aflați dacă muncitorul are tot ce îi trebuie pentru a se îmbunătăți. Întrebați când s-ar putea crede că se pot recupera sau solicita o actualizare de stare într-o zi sau cam asa ceva.

Amintiți-i lucrătorului dvs. de orice politici în vigoare, cum ar fi o solicitare pentru o notă a medicului și încurajați-l să viziteze un medic. Poate doriți să întrebați dacă lucrătorul are nevoie de timp suplimentar liber de la serviciu sau dacă se va întoarce în schimbul următor. Acest lucru vă ajută să vă planificați din timp.

Păstrați comunicarea deschisă

După ce ați primit un telefon inițial al angajatului despre o zi de boală, continuați să comunicați. Deși doriți ca angajatul dvs. să se odihnească și să se îmbunătățească, aveți nevoie și de actualizări. Trebuie să știi când membrul echipei tale se va întoarce la muncă. De asemenea, trebuie să aflați dacă boala lor ar putea fi acoperită de FMLA sau ADA, deoarece acest lucru ar putea afecta modul în care organizația dumneavoastră răspunde.

După prima zi liberă a lucrătorului dumneavoastră, sunați-i angajatului sau trimiteți-i un mesaj. Întrebați-i: „Te simți bine astăzi?” și arată din nou o preocupare reală pentru bunăstarea lor. Aflați dacă estimarea lor inițială cu privire la momentul în care s-ar putea întoarce la serviciu este corectă. Întrebați, de asemenea, „Trebuie să vă luați liber mâine de la serviciu?”

Menține moralul și productivitatea ridicate

Nu trebuie să te gândești doar la lucrătorul tău bolnav. Când un angajat a trimis un mesaj text bolnav, alți membri ai echipei ar putea fi nevoiți să lucreze mai mult sau să lucreze ore suplimentare. Este posibil să fie nevoie să vină atunci când nu sunt programați să lucreze. Toate acestea le pot afecta bunăstarea și sănătatea mintală prin stres suplimentar.

Discutați cu membrii echipei care sunt direct afectați de zilele de boală ale unui coleg de muncă. Aflați câtă muncă pot face acești angajați și de ce au nevoie pentru a reuși. Poate doriți să stimulați acești lucrători cu stimulente sau recompense. Și nu uitați să le mulțumiți sincer pentru că au muncit din greu pentru a susține un coleg bolnav.

Protejați-vă organizația

Conducerea și managerii înțeleg că lucrătorii se îmbolnăvesc. De asemenea, sunt îngrijorați că unii lucrători pot profita de zilele medicale sau de concediu medical plătit atunci când nu sunt bolnavi. Când lucrătorii sună bolnavi în ultimul moment, poate însemna stres suplimentar pentru întreaga lor echipă. Și poate însemna că organizația dvs. plătește pentru concediu care ar fi putut fi planificat din timp.

Pentru a vă proteja organizația, familiarizați-vă cu legile care reglementează timpul medical. În conformitate cu Legea federală pentru familie și concediu medical (FMLA), lucrătorilor li se poate acorda până la 12 săptămâni de concediu protejat de muncă pentru boală sau pentru a avea grijă de un membru al familiei.

În plus, state precum Arizona, California, Connecticut, Michigan, New Jersey, Oregon, Massachusetts, Maryland, Rhode Island, Vermont, Washington și Districtul Columbia au mandate care cer angajatorilor să ofere zile de boală plătite. Poate doriți să vă consultați cu un avocat pentru ocuparea forței de muncă pentru a vă asigura că oferiți sumele necesare de concediu.

De asemenea, ați putea dori să consultați un avocat pentru a afla dacă politicile dvs. de absență, strategiile de absenteism și cerințele privind concediul medical sunt conforme cu legile anti-discriminare. Americans with Disabilities Act (ADA), de exemplu, cere angajatorilor să facă acomodari rezonabile pentru lucrătorii cu dizabilități. Dacă aveți un lucrător care trăiește cu un handicap și trebuie să-și ia concediu pentru îngrijiri medicale, acesta poate fi protejat.

Investigați posibilele abuzuri și luați măsuri

Vrei să te gândești la ce este mai bun la lucrătorii tăi, dar trebuie să te gândești ce să faci în cazul abuzului asupra politicii de concediu medical. Este posibil să aveți un angajat care sună bolnav în ultimul moment, când nu este cu adevărat bolnav, sau sună excesiv de bolnav.

Dacă bănuiți o fraudă, nu este doar o preocupare pentru organizația dvs. Dacă lucrătorul dumneavoastră pretinde că este bolnav atunci când nu este, ar putea să comită fraudă FMLA. De asemenea, vă afectează rezultatul final și este nedrept față de ceilalți lucrători.

Păstrarea unei evidențe a numărului de absențe poate ajuta să arătați că poate exista o problemă. Ar trebui să rețineți în special numărul de solicitări de absență de ultim moment.

În aceste cazuri, ar trebui să verificați dacă angajatul are un istoric puternic de onestitate. Dacă există foi de pontaj completate sau scuze pentru ratarea termenelor limită, ar putea fi un semnal roșu. Ca ultimă soluție, este posibil să doriți să angajați un investigator profesionist.

Aceștia pot efectua o analiză amănunțită a oricărei fraude potențiale, respectând în același timp toate legile relevante. De asemenea, vă pot furniza dovezi tangibile dacă ceva nu este în regulă.

Unele organizații se uită chiar și la conturile de rețele sociale ale angajaților lor după solicitări repetate bolnave. S-ar putea să vedeți că un muncitor a plecat când a pretins că este bolnav, de exemplu.

Rețineți că ar trebui să aveți grijă să nu examinați nicio postare privată sau protejată. Totuși, legea este de acord în general că angajatorii pot analiza conturile de rețele sociale care sunt accesibile publicului.

Când absenteismul este o problemă, trebuie să abordați problema față în față cu angajatul dvs. Explicați că o anumită perioadă de timp de lucru este necesară pentru post. Dacă aveți dovezi că un lucrător nu a fost bolnav atunci când a susținut că este, poate fi necesar să luați măsuri disciplinare.

Acest lucru va arăta că necinstea nu va fi tolerată în organizația dvs. În unele cazuri, situația poate să fi costat organizația dumneavoastră o mulțime de bani și este posibil să plănuiți să-l concediați pe lucrător. Aici, poate doriți să contactați un avocat și să-l confruntați pe angajat cu dovezile.

Concluzie

Sunt șanse ca toți cei din organizația dvs. să fie nevoiți să se îmbolnăvească din când în când. Sezonul gripei, racelile comune și bolile mai grave sunt doar o parte din viață.

Planificați-vă acum, astfel încât să știți cum să răspundeți la un angajat care sună sau trimite mesaje la bolnav. O abordare eficientă va echilibra preocuparea ta naturală pentru angajatul tău bolnav cu protecțiile pentru colegii care ar putea avea nevoie să-și asume o muncă suplimentară.

De asemenea, veți dori să luați măsuri pentru a vă proteja organizația. În timp ce vă așteptați la ce este mai bun de la lucrătorii dvs., frauda se întâmplă. Dacă un lucrător abuzează de zilele de boală, îți afectează productivitatea și rezultatul final.

Prin urmare, este important să știți cum să verificați dacă un lucrător este cu adevărat bolnav și să aveți un plan de măsuri disciplinare. Acest lucru asigură angajaților acces la zile de boală atunci când chiar au nevoie de ele, deoarece nimeni nu profită în mod nedrept de sistem.