Cara Menangani Panggilan Sakit Menit Terakhir dari Karyawan Anda

Kita tidak pernah tahu kapan flu, pilek, atau penyakit lainnya akan menyerang. Hal yang sama berlaku untuk karyawan Anda.

Apakah itu serangan alergi yang tiba-tiba atau berita buruk setelah biopsi, pekerja mungkin perlu mengambil cuti untuk pulih atau mendapatkan perawatan. Idealnya, Anda akan mendapat pemberitahuan.

Namun, kadang-kadang, pekerja tidak menelepon sampai pagi hari kerja mereka atau bahkan beberapa menit sebelum giliran kerja untuk mengatakan bahwa mereka tidak bisa datang.

Saat ini, pekerja cenderung mengirim pesan sakit seperti halnya mereka menelepon. Tapi tidak peduli bagaimana mereka berkomunikasi, inilah cara menanggapi ketika seorang karyawan menelepon sakit.

Memiliki Kebijakan di Tempat Sebelum Mereka Menelepon

Cara terbaik untuk mengetahui apa yang harus dikatakan ketika seorang karyawan menelepon karena sakit adalah dengan memiliki rencana manajemen ketidakhadiran. Dengan cara ini, Anda siap untuk menutupi pekerjaan karyawan dan mengurus bisnis. Anda tidak akan terlalu bingung dan lebih siap untuk mengambil langkah selanjutnya.

Rencana Anda harus disimpan dalam basis pengetahuan online atau buku pegangan karyawan yang dapat diakses oleh pekerja Anda sehingga setiap orang akan mengetahui apa tanggung jawab mereka jika mereka perlu izin sakit. Itu harus mencakup bagaimana pekerja harus menghubungi Anda untuk melaporkan penyakit. Anda dapat meminta pekerja untuk menelepon, tetapi jika seseorang merasa tidak enak badan, mereka mungkin merasa tidak sanggup melakukannya. Ada juga masalah bahwa pekerja tidak dapat dengan mudah menjangkau orang yang tepat.

Alternatifnya adalah meminta karyawan untuk mengirimi Anda SMS atau mengirimi Anda pesan di platform obrolan tempat kerja perusahaan Anda. Dengan begitu, pengelola bisa mendapatkan pemberitahuan secara real time. Menggunakan perangkat lunak seperti aplikasi Time Off Connecteam, mereka tahu persis bagaimana menanggapi SMS karyawan yang sakit dan kemudian dapat segera mendokumentasikan ketidakhadiran dan memperbarui lembar waktu.

Anda juga dapat mempertimbangkan apakah akan memberi pekerja pilihan untuk bekerja dari rumah saat mereka tidak sehat, jika memungkinkan. Pekerja yang diizinkan melakukan telecommuting dapat kembali bekerja lebih cepat setelah operasi atau sakit. Mereka mungkin dapat melakukan tugas-tugas ringan bahkan jika mereka terlalu sakit untuk bekerja. Faktanya, karyawan yang bekerja dari rumah melaporkan lebih sedikit hari libur sakit jika dibandingkan dengan pekerja rumahan.

Kebijakan ketidakhadiran Anda dapat mencakup elemen-elemen seperti:

• Prosedur tertulis yang jelas untuk permintaan ketidakhadiran
• Sistem sederhana untuk memungkinkan pekerja menghubungi Anda dengan cepat jika mereka sakit, seperti menggunakan aplikasi obrolan kerja
• Sebuah sistem untuk meliput pekerjaan atau shift dengan berkomunikasi secara cepat dengan anggota tim lainnya untuk mencari tahu siapa yang tersedia untuk mengambil alih
• Persyaratan bahwa panggilan sakit pada menit-menit terakhir harus dilakukan sebelum waktu tertentu dalam sehari
• Persyaratan yang melarang pekerja untuk tidak menelepon dan tidak muncul, kecuali jika mereka benar-benar tidak dapat menghubungi Anda
• Sebuah sistem yang mungkin mengharuskan karyawan untuk mendapatkan catatan dokter jika mereka pergi untuk waktu yang lama atau berulang kali absen
• Kebijakan untuk menangani permintaan berulang untuk hari libur sakit karena masalah kesehatan kronis
• Tindakan disipliner jika pekerja menyatakan sakit padahal mereka tidak sakit atau menyalahgunakan kebijakan hari sakit

Kebijakan absensi tertentu juga dapat membantu, terutama jika Anda memiliki beberapa pekerja yang secara rutin mengaku sakit. Ini dapat membantu Anda melacak seberapa sering pekerja meminta cuti. Anda juga akan dapat melihat apakah permintaan satu karyawan dan ketidakhadiran di menit-menit terakhir menjadi masalah. Jika Anda melacak, Anda dapat menyelam lebih jauh dan memberikan dukungan jika pekerja sedang berjuang.

Pilihan bagus lainnya untuk organisasi adalah kebijakan cuti berbayar (PTO). Ini memungkinkan pekerja untuk mengambil jumlah hari libur tertentu per tahun dengan alasan apa pun, termasuk liburan dan hari sakit. PTO memberi karyawan fleksibilitas, yang dapat memastikan mereka tidak mengaku sakit saat mereka hanya perlu istirahat untuk menghindari kewalahan.

Hubungi Karyawan Anda

Jika seorang pekerja mengaku sakit pada saat-saat terakhir, pertama-tama cari tahu bagaimana perasaan mereka. Sekitar 44% pekerja melaporkan khawatir akan mendapat masalah jika mereka mengaku sakit, jadi berikan jaminan. Bagaimanapun, perhatian pertama Anda adalah karyawan Anda.

Cari tahu apakah pekerja memiliki semua yang mereka butuhkan untuk menjadi lebih baik. Tanyakan kapan mereka merasa akan pulih atau meminta pembaruan status dalam satu atau dua hari.

Ingatkan pekerja Anda tentang kebijakan apa pun yang berlaku, seperti permintaan surat keterangan dokter dan dorong mereka untuk mengunjungi dokter. Anda mungkin ingin bertanya apakah pekerja tersebut memerlukan waktu istirahat tambahan atau apakah mereka akan kembali pada shift berikutnya. Ini membantu Anda merencanakan ke depan.

Tetap Buka Komunikasi

Setelah menerima telepon karyawan awal tentang hari sakit, teruslah berkomunikasi. Meskipun Anda ingin karyawan Anda beristirahat dan menjadi lebih baik, Anda juga memerlukan pembaruan. Anda perlu tahu kapan anggota tim Anda akan kembali bekerja. Anda juga perlu mencari tahu apakah penyakit mereka dapat ditanggung oleh FMLA atau ADA, karena ini dapat memengaruhi respons organisasi Anda.

Setelah hari pertama pekerja Anda sakit, lakukan panggilan telepon ke karyawan Anda atau SMS mereka. Tanyakan kepada mereka, "Merasa sehat hari ini?" dan sekali lagi menunjukkan kepedulian yang tulus terhadap kesejahteraan mereka. Cari tahu apakah perkiraan awal mereka tentang kapan mereka akan kembali bekerja sudah akurat. Juga tanyakan, "Apakah Anda perlu mengambil cuti besok dari pekerjaan?"

Menjaga Moral dan Produktivitas Tinggi

Bukan hanya pekerja sakit Anda yang perlu Anda pikirkan. Ketika seorang karyawan mengirim pesan sakit, anggota tim lainnya mungkin perlu melakukan lebih banyak pekerjaan atau bekerja lembur. Mereka mungkin perlu masuk saat tidak dijadwalkan untuk bekerja. Semua ini dapat memengaruhi kesejahteraan dan kesehatan mental mereka melalui stres tambahan.

Bicaralah dengan anggota tim yang terkena dampak langsung dari hari sakit rekan kerja. Cari tahu berapa banyak pekerjaan yang dapat dilakukan karyawan ini dan apa yang mereka butuhkan untuk berhasil. Anda mungkin ingin meningkatkan pekerja ini dengan insentif atau penghargaan. Dan jangan lupa untuk berterima kasih dengan tulus kepada mereka karena telah bekerja keras untuk mendukung rekan yang sakit.

Lindungi Organisasi Anda

Kepemimpinan dan manajer memahami bahwa pekerja sakit. Mereka juga khawatir beberapa pekerja mungkin memanfaatkan hari sakit atau cuti sakit berbayar ketika mereka tidak sakit. Ketika pekerja mengaku sakit pada menit terakhir, itu bisa berarti menambah stres bagi seluruh tim mereka. Dan itu bisa berarti organisasi Anda membayar cuti yang seharusnya sudah direncanakan sebelumnya.

Untuk melindungi organisasi Anda, kenali hukum yang mengatur waktu sakit. Di bawah Family and Medical Leave Act (FMLA) federal, pekerja dapat diizinkan hingga 12 minggu cuti yang dilindungi pekerjaan karena sakit atau untuk merawat anggota keluarga.

Selain itu, negara bagian seperti Arizona, California, Connecticut, Michigan, New Jersey, Oregon, Massachusetts, Maryland, Rhode Island, Vermont, Washington, dan District of Columbia memiliki mandat yang mewajibkan pemberi kerja untuk menyediakan hari sakit berbayar. Anda mungkin ingin berkonsultasi dengan pengacara ketenagakerjaan untuk memastikan Anda menawarkan jumlah cuti yang diminta.

Anda mungkin juga ingin berkonsultasi dengan pengacara tentang apakah kebijakan ketidakhadiran, strategi ketidakhadiran, dan persyaratan cuti sakit Anda mematuhi undang-undang antidiskriminasi. Undang-undang Penyandang Disabilitas Amerika (ADA), misalnya, mewajibkan pemberi kerja untuk menyediakan akomodasi yang wajar bagi pekerja penyandang disabilitas. Jika Anda memiliki seorang pekerja yang hidup dengan disabilitas dan mereka perlu mengambil cuti untuk perawatan medis, mereka dapat dilindungi.

Selidiki Kemungkinan Penyalahgunaan dan Ambil Tindakan

Anda ingin memikirkan yang terbaik dari pekerja Anda, tetapi Anda perlu mempertimbangkan apa yang harus dilakukan tentang penyalahgunaan kebijakan cuti sakit. Anda mungkin memiliki karyawan yang mengaku sakit pada saat-saat terakhir ketika mereka tidak benar-benar sakit, atau sering sakit.

Jika Anda mencurigai penipuan, itu bukan hanya masalah bagi organisasi Anda. Jika pekerja Anda mengaku sakit padahal sebenarnya tidak, mereka mungkin melakukan penipuan FMLA. Ini juga merugikan keuntungan Anda dan tidak adil bagi pekerja lain.

Mencatat jumlah ketidakhadiran dapat membantu menunjukkan bahwa mungkin ada masalah. Anda terutama harus mencatat jumlah permintaan ketidakhadiran di menit-menit terakhir.

Dalam kasus ini, Anda harus memeriksa apakah karyawan tersebut memiliki catatan kejujuran yang kuat. Jika ada lembar waktu yang empuk atau alasan saat melewatkan tenggat waktu, itu bisa menjadi tanda bahaya. Sebagai upaya terakhir, Anda mungkin ingin menyewa penyelidik profesional.

Mereka dapat melakukan tinjauan menyeluruh terhadap potensi penipuan sambil tetap mematuhi semua undang-undang yang relevan. Mereka juga dapat memberi Anda bukti nyata jika ada sesuatu yang salah.

Beberapa organisasi bahkan melihat akun media sosial karyawan mereka setelah permintaan sakit berulang kali. Anda mungkin dapat melihat bahwa seorang pekerja telah keluar dan ketika mereka mengaku sakit, misalnya.

Perhatikan bahwa Anda harus berhati-hati untuk tidak memeriksa kiriman pribadi atau yang dilindungi. Namun, undang-undang umumnya setuju bahwa pemberi kerja dapat melihat akun media sosial yang dapat diakses publik.

Ketika ketidakhadiran menjadi masalah, Anda perlu mengatasi masalah ini secara langsung dengan karyawan Anda. Jelaskan bahwa sejumlah waktu kerja diperlukan untuk posisi tersebut. Jika Anda memiliki bukti bahwa seorang pekerja tidak sakit seperti yang diklaimnya, Anda mungkin perlu mengambil tindakan disipliner.

Ini akan menunjukkan bahwa ketidakjujuran tidak akan ditoleransi dalam organisasi Anda. Dalam beberapa kasus, situasinya mungkin menghabiskan banyak uang bagi organisasi Anda dan Anda mungkin berencana untuk memecat pekerja tersebut. Di sini, Anda mungkin ingin menghubungi pengacara dan menghadapkan karyawan dengan bukti.

Kesimpulan

Kemungkinannya adalah bahwa setiap orang di organisasi Anda perlu izin sakit sesekali. Musim flu, pilek, dan penyakit yang lebih serius hanyalah bagian dari kehidupan.

Rencanakan sekarang agar Anda tahu cara menanggapi panggilan karyawan atau SMS saat sakit. Pendekatan yang efektif akan menyeimbangkan kepedulian alami Anda terhadap karyawan yang sakit dengan perlindungan bagi kolega yang mungkin perlu melakukan pekerjaan tambahan.

Anda juga ingin mengambil langkah-langkah untuk melindungi organisasi Anda. Meskipun Anda mengharapkan yang terbaik dari pekerja Anda, penipuan bisa saja terjadi. Jika seorang pekerja menyalahgunakan hari sakit, itu mengganggu produktivitas dan laba Anda.

Oleh karena itu penting untuk mengetahui bagaimana memverifikasi apakah seorang pekerja benar-benar sakit dan memiliki rencana tindakan disipliner. Ini memastikan pekerja memiliki akses ke hari sakit ketika mereka benar-benar membutuhkannya karena tidak ada yang memanfaatkan sistem secara tidak adil.