Cómo manejar las llamadas de última hora por enfermedad de sus empleados

Nunca sabemos cuándo llegará la gripe, un resfriado u otra enfermedad. Lo mismo es cierto para sus empleados.

Ya sea que se trate de un ataque repentino de alergias o de una noticia devastadora después de una biopsia, es posible que los trabajadores necesiten tomarse un tiempo libre para recuperarse o recibir tratamiento. Idealmente, recibiría algún aviso.

A veces, sin embargo, los trabajadores no llaman hasta la mañana de su jornada laboral o incluso minutos antes de un turno para decir que no pueden asistir.

Hoy en día, es tan probable que los trabajadores envíen un mensaje de texto con una solicitud de enfermedad como que llamen. Pero no importa cómo se comuniquen, aquí se explica cómo responder cuando un empleado llama para informar que está enfermo.

Tenga una política implementada antes de que llamen

La mejor manera de saber qué decir cuando un empleado se reporta enfermo es tener un plan de gestión de ausencias. De esta manera, estará preparado para cubrir el trabajo del empleado y ocuparse del negocio. Estarás menos nervioso y más preparado para dar los siguientes pasos.

Su plan debe almacenarse en una base de conocimiento en línea o en un manual del empleado al que puedan acceder sus trabajadores para que todos sepan cuáles son sus responsabilidades si necesitan reportarse enfermos. Debe incluir cómo los trabajadores deben comunicarse con usted para informar una enfermedad. Puede pedirles a los trabajadores que llamen, pero si alguien no se siente bien, es posible que no se sienta con ganas. También existe el problema de que es posible que los trabajadores no lleguen fácilmente a la persona adecuada.

Una alternativa es pedirles a los empleados que le envíen un mensaje de texto o un mensaje en la plataforma de chat del lugar de trabajo de su empresa. De esa manera, los gerentes pueden recibir el aviso en tiempo real. Al usar un software como la aplicación Time Off de Connecteam, saben exactamente cómo responder a un empleado que envía mensajes de texto cuando está enfermo y luego pueden documentar inmediatamente la ausencia y actualizar las hojas de tiempo.

También puede considerar si dar a los trabajadores la opción de trabajar desde casa cuando no se encuentran bien, si es posible. Los trabajadores a los que se les permite teletrabajar pueden volver a sus funciones más rápido después de una cirugía o una enfermedad. Es posible que puedan realizar tareas livianas incluso si están demasiado enfermos para ir a trabajar. De hecho, los empleados que trabajan desde casa informan menos días libres por enfermedad en comparación con los trabajadores internos.

Su política de ausencia podría incluir elementos como:

• Un procedimiento claramente escrito para las solicitudes de ausencia
• Un sistema simple para permitir que los trabajadores se comuniquen con usted rápidamente si están enfermos, como usar una aplicación de chat de trabajo
• Un sistema para cubrir el trabajo o los turnos comunicándose rápidamente con el resto del equipo para saber quién está disponible para hacerse cargo
• Un requisito de que las llamadas de última hora por enfermedad deben ocurrir antes de una determinada hora del día.
• Un requisito que prohíbe que los trabajadores no llamen y no se presenten, a menos que realmente no puedan comunicarse con usted
• Un sistema que puede requerir que los empleados obtengan una nota del médico si están fuera por mucho tiempo o tienen ausencias repetidas.
• Una política para tratar con solicitudes repetidas de días libres por enfermedad debido a problemas de salud crónicos
• Medidas disciplinarias en caso de que un trabajador se reporte enfermo cuando no está enfermo o abusa de la política de días de enfermedad

Una política específica de ausentismo también puede ayudar, especialmente si tiene algunos trabajadores que rutinariamente se reportan enfermos. Esto puede ayudarlo a realizar un seguimiento de la frecuencia con la que los trabajadores solicitan tiempo libre. También podrá ver si las solicitudes de un empleado y las ausencias de última hora se están convirtiendo en un problema. Si lleva un registro, puede profundizar más y brindar apoyo si el trabajador tiene dificultades.

Otra buena opción para las organizaciones es una política de tiempo libre pagado (PTO). Esto permite a los trabajadores tomarse un número específico de días libres al año por cualquier motivo, incluidas las vacaciones y los días de enfermedad. PTO brinda a los empleados cierta flexibilidad, lo que puede garantizar que no se reporten enfermos cuando solo necesitan un descanso para evitar abrumarse.

Regístrese con su empleado

Si un trabajador se reporta enfermo en el último minuto, primero averigüe cómo se siente. Alrededor del 44% de los trabajadores informan que les preocupa que puedan meterse en problemas si se reportan enfermos, así que ofrezca tranquilidad. Después de todo, su primera preocupación son sus empleados.

Averigüe si el trabajador tiene todo lo que necesita para mejorar. Pregunte cuándo podrían pensar que pueden recuperarse o solicitar una actualización de estado en un día más o menos.

Recuérdele a su trabajador acerca de las políticas vigentes, como la solicitud de una nota del médico, y anímelo a visitar a un médico. Es posible que desee preguntar si el trabajador necesita más tiempo libre o si volverá en el próximo turno. Esto le ayuda a planificar con anticipación.

Mantenga la comunicación abierta

Después de atender la llamada inicial de un empleado sobre un día de enfermedad, siga comunicándose. Si bien desea que su empleado descanse y mejore, también necesita actualizaciones. Necesita saber cuándo volverá a trabajar el miembro de su equipo. También debe averiguar si su enfermedad podría estar cubierta por la FMLA o la ADA, ya que esto podría afectar la respuesta de su organización.

Después del primer día de baja por enfermedad de su trabajador, llámelo por teléfono o envíele un mensaje de texto. Pregúnteles: "¿Se sienten bien hoy?" y nuevamente mostrar una preocupación genuina por su bienestar. Averigüe si su estimación original de cuándo podrían volver al trabajo es precisa. También pregunte: "¿Necesitas tomarte el día libre en el trabajo mañana?"

Mantenga alta la moral y la productividad

No es solo en tu trabajador enfermo en quien debes pensar. Cuando un empleado ha enviado un mensaje de texto diciendo que está enfermo, es posible que otros miembros del equipo deban hacer más trabajo o trabajar horas extra. Es posible que deban venir cuando no estén programados para trabajar. Todo esto puede afectar su bienestar y su salud mental a través del estrés adicional.

Hable con los miembros del equipo que se ven directamente afectados por los días de enfermedad de un compañero de trabajo. Descubra cuánto trabajo pueden hacer estos empleados y qué necesitan para tener éxito. Es posible que desee impulsar a estos trabajadores con incentivos o recompensas. Y no olvide agradecerles sinceramente por trabajar arduamente para apoyar a un colega enfermo.

Proteja su organización

El liderazgo y los gerentes entienden que los trabajadores se enferman. También les preocupa que algunos trabajadores puedan aprovechar los días de enfermedad o la licencia por enfermedad pagada cuando no están enfermos. Cuando los trabajadores se reportan enfermos en el último minuto, puede significar un estrés adicional para todo su equipo. Y puede significar que su organización está pagando un tiempo libre que podría haberse planificado con anticipación.

Para proteger a su organización, familiarícese con las leyes que rigen las licencias por enfermedad. Según la Ley federal de licencia médica y familiar (FMLA), a los trabajadores se les puede permitir hasta 12 semanas de licencia laboral protegida por enfermedad o para cuidar a un miembro de la familia.

Además, estados como Arizona, California, Connecticut, Michigan, Nueva Jersey, Oregón, Massachusetts, Maryland, Rhode Island, Vermont, Washington y el Distrito de Columbia tienen mandatos que requieren que los empleadores proporcionen días de enfermedad pagados. Es posible que desee consultar con un abogado de empleo para asegurarse de que está ofreciendo la cantidad requerida de licencia.

También es posible que desee consultar a un abogado sobre si sus políticas de ausencia, estrategias de ausentismo y requisitos de licencia por enfermedad cumplen con las leyes contra la discriminación. La Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA), por ejemplo, exige que los empleadores realicen adaptaciones razonables para los trabajadores con discapacidades. Si tiene un trabajador que vive con una discapacidad y necesita tomarse un tiempo libre para recibir atención médica, puede estar protegido.

Investigue un posible abuso y tome medidas

Quiere pensar lo mejor de sus trabajadores, pero debe considerar qué hacer con cualquier abuso de la política de licencia por enfermedad. Es posible que tenga un empleado que se reporta enfermo en el último minuto cuando no está realmente enfermo, o que se reporta enfermo en exceso.

Si sospecha de fraude, no es solo una preocupación para su organización. Si su trabajador afirma estar enfermo cuando no lo está, podría estar cometiendo un fraude FMLA. También perjudica su balance final y es injusto para otros trabajadores.

Mantener un registro del número de ausencias puede ayudar a mostrar que puede haber un problema. Debe tener especialmente en cuenta el número de solicitudes de ausencia de última hora.

En estos casos, debe verificar si el empleado tiene un sólido historial de honestidad. Si hay hojas de asistencia rellenadas o excusas cuando no se cumplen los plazos, podría ser una señal de alerta. Como último recurso, es posible que desee contratar a un investigador profesional.

Pueden realizar una revisión exhaustiva de cualquier posible fraude mientras cumplen con todas las leyes pertinentes. También pueden proporcionarle evidencia tangible si algo anda mal.

Algunas organizaciones incluso miran las cuentas de redes sociales de sus empleados después de repetidas solicitudes por enfermedad. Es posible que pueda ver que un trabajador ha estado fuera de casa cuando afirmó estar enfermo, por ejemplo.

Tenga en cuenta que debe tener cuidado de no examinar ninguna publicación privada o protegida. Sin embargo, la ley generalmente está de acuerdo en que los empleadores pueden consultar las cuentas de las redes sociales que son de acceso público.

Cuando el ausentismo es un problema, debe abordar el problema cara a cara con su empleado. Explique que una cierta cantidad de tiempo de trabajo es necesaria para el puesto. Si tiene evidencia de que un trabajador no estaba enfermo cuando afirmó que lo estaba, es posible que deba tomar medidas disciplinarias.

Esto mostrará que la deshonestidad no será tolerada en su organización. En algunos casos, la situación puede haberle costado mucho dinero a su organización y es posible que esté planeando despedir al trabajador. En este caso, es posible que desee ponerse en contacto con un abogado y confrontar al empleado con la evidencia.

Conclusión

Lo más probable es que todos en su organización necesiten reportarse enfermos de vez en cuando. La temporada de gripe, los resfriados comunes y las enfermedades más graves son solo una parte de la vida.

Planifique ahora para saber cómo responder a un empleado que llama o envía mensajes de texto cuando está enfermo. Un enfoque efectivo equilibrará su preocupación natural por su empleado enfermo con protecciones para los colegas que pueden necesitar realizar un trabajo adicional.

También querrá tomar medidas para proteger su organización. Mientras espera lo mejor de sus trabajadores, el fraude ocurre. Si un trabajador abusa de los días de enfermedad, perjudica su productividad y su resultado final.

Por lo tanto, es importante saber cómo verificar si un trabajador está realmente enfermo y tener un plan de medidas disciplinarias. Esto garantiza que los trabajadores tengan acceso a los días de baja por enfermedad cuando realmente los necesitan porque nadie se está aprovechando injustamente del sistema.