Come gestire le chiamate per malattia dell'ultimo minuto dei dipendenti

Non sappiamo mai quando colpiranno l'influenza, il raffreddore o altre malattie. Lo stesso vale per i tuoi dipendenti.

Che si tratti di un attacco improvviso di allergie o di notizie devastanti dopo una biopsia, i lavoratori potrebbero aver bisogno di prendersi una pausa per riprendersi o per farsi curare. Idealmente, riceveresti un preavviso.

A volte, tuttavia, i lavoratori non chiamano fino alla mattina della loro giornata lavorativa o addirittura pochi minuti prima di un turno per dire che non possono farcela.

Oggi, i lavoratori hanno la stessa probabilità di inviare messaggi di testo in una richiesta di malattia quanto di chiamare. Ma non importa come comunicano, ecco come rispondere quando un dipendente si ammala.

Avere una politica in vigore prima che chiamino

Il modo migliore per sapere cosa dire quando un dipendente si ammala è disporre di un piano di gestione delle assenze. In questo modo, sei pronto a coprire il lavoro del dipendente e ad occuparti degli affari. Sarai meno agitato e più preparato a compiere i passi successivi.

Il tuo piano dovrebbe essere archiviato in una knowledge base online o in un manuale per i dipendenti a cui i tuoi dipendenti possono accedere in modo che tutti sappiano quali sono le loro responsabilità se devono chiamare in malattia. Dovrebbe includere il modo in cui i lavoratori dovrebbero contattarti per segnalare una malattia. Puoi chiedere ai lavoratori di chiamare, ma se qualcuno non si sente bene, potrebbe non sentirsi all'altezza. C'è anche il problema che i lavoratori potrebbero non raggiungere facilmente la persona giusta.

Un'alternativa è chiedere ai dipendenti di inviarti un messaggio o di inviarti un messaggio sulla piattaforma di chat sul posto di lavoro della tua azienda. In questo modo, i gestori possono ricevere l'avviso in tempo reale. Utilizzando software come l'app Time Off di Connecteam, sanno esattamente come rispondere a un messaggio di malattia di un dipendente e possono quindi documentare immediatamente l'assenza e aggiornare le schede attività.

Potresti anche considerare se offrire ai lavoratori la possibilità di lavorare da casa quando non stanno bene, se possibile. I lavoratori a cui è consentito il telelavoro possono tornare alle proprie mansioni più rapidamente dopo un intervento chirurgico o una malattia. Potrebbero essere in grado di svolgere compiti leggeri anche se sono troppo malati per venire a lavorare. Infatti, i dipendenti che lavorano da casa riportano meno giorni di ferie rispetto ai lavoratori interni.

La tua politica di assenza potrebbe includere elementi come:

• Una procedura scritta in modo chiaro per le richieste di assenza
• Un sistema semplice per consentire ai lavoratori di contattarti facilmente e rapidamente se sono malati, ad esempio utilizzando un'app di chat di lavoro
• Un sistema per coprire il lavoro o i turni comunicando rapidamente con il resto del team per scoprire chi è disponibile a subentrare
• Un requisito secondo cui le chiamate per malattia dell'ultimo minuto dovrebbero avvenire prima di una certa ora del giorno
• Un requisito che vieta ai lavoratori di non chiamare e di non presentarsi, a meno che non possano proprio contattarti
• Un sistema che può richiedere ai dipendenti di ottenere una nota del medico se sono assenti per lungo tempo o hanno assenze ripetute
• Una politica per gestire le richieste ripetute di giorni di ferie per malattia a causa di problemi di salute cronici
• Misure disciplinari nel caso in cui un lavoratore si ammali quando non è malato o abusa della polizza dei giorni di malattia

Anche una specifica politica di assenteismo può essere d'aiuto, soprattutto se si hanno alcuni lavoratori che si ammalano regolarmente. Questo può aiutarti a tenere traccia della frequenza con cui i lavoratori richiedono il permesso. Potrai anche vedere se le richieste di un dipendente e le mancate presentazioni dell'ultimo minuto stanno diventando un problema. Se stai tenendo traccia, puoi immergerti ulteriormente e fornire supporto se il lavoratore è in difficoltà.

Un'altra buona opzione per le organizzazioni è una politica di ferie retribuite (PTO). Ciò consente ai lavoratori di prendere un numero specifico di giorni liberi all'anno per qualsiasi motivo, comprese le ferie e i giorni di malattia. PTO offre ai dipendenti una certa flessibilità, che può garantire che non si ammalino quando hanno solo bisogno di una pausa per evitare di essere sopraffatti.

Fai il check-in con il tuo dipendente

Se un lavoratore si ammala all'ultimo minuto, prima scopri come si sente. Circa il 44% dei lavoratori riferisce di essere preoccupato di poter finire nei guai se si ammala, quindi rassicurali. Dopotutto, la tua prima preoccupazione sono i tuoi dipendenti.

Scopri se il lavoratore ha tutto ciò di cui ha bisogno per stare meglio. Chiedi quando potrebbero pensare che potrebbero riprendersi o richiedere un aggiornamento dello stato in un giorno o giù di lì.

Ricorda al tuo lavoratore eventuali politiche in vigore, come la richiesta di un certificato medico e incoraggialo a visitare un medico. Potresti chiedere se il lavoratore ha bisogno di ulteriori assenze dal lavoro o se tornerà il turno successivo. Questo ti aiuta a pianificare in anticipo.

Mantieni aperta la comunicazione

Dopo aver risposto a una telefonata iniziale di un dipendente per un giorno di malattia, continua a comunicare. Mentre vuoi che il tuo dipendente si riposi e stia meglio, hai anche bisogno di aggiornamenti. Devi sapere quando il membro del tuo team tornerà al lavoro. Devi anche scoprire se la loro malattia potrebbe essere coperta dall'FMLA o dall'ADA, poiché ciò potrebbe influire sulla risposta della tua organizzazione.

Dopo il primo giorno di assenza per malattia del tuo lavoratore, fai una telefonata al tuo dipendente o mandagli un messaggio. Chiedi loro: "Ti senti bene oggi?" e ancora una volta mostrano sincera preoccupazione per il loro benessere. Scopri se la loro stima originale di quando potrebbero tornare al lavoro è accurata. Chiedi anche: "Hai bisogno di prenderti una pausa dal lavoro domani?"

Mantieni alto il morale e la produttività

Non è solo il tuo lavoratore malato a cui devi pensare. Quando un dipendente ha inviato un messaggio di malattia, altri membri del team potrebbero aver bisogno di fare più lavoro o fare gli straordinari. Potrebbero aver bisogno di entrare quando non sono programmati per lavorare. Tutto ciò può influire sul loro benessere e sulla loro salute mentale a causa dello stress aggiuntivo.

Parla con i membri del team che sono direttamente colpiti dai giorni di malattia di un collega. Scopri quanto lavoro possono svolgere questi dipendenti e di cosa hanno bisogno per avere successo. Potresti voler potenziare questi lavoratori con incentivi o premi. E non dimenticare di ringraziarli sinceramente per aver lavorato sodo per supportare un collega malato.

Proteggi la tua organizzazione

Leadership e manager capiscono che i lavoratori si ammalano. Sono anche preoccupati che alcuni lavoratori possano approfittare dei giorni di malattia o del congedo per malattia retribuito quando non sono malati. Quando i lavoratori si danno per malattia all'ultimo minuto, può significare ulteriore stress per l'intero team. E può significare che la tua organizzazione sta pagando per un periodo di ferie che avrebbe potuto essere pianificato in anticipo.

Per proteggere la tua organizzazione, prendi familiarità con le leggi che regolano il periodo di malattia. Ai sensi del Federal Family and Medical Leave Act (FMLA), ai lavoratori possono essere concessi fino a 12 settimane di congedo protetto dal lavoro per malattia o per prendersi cura di un familiare.

Inoltre, stati come Arizona, California, Connecticut, Michigan, New Jersey, Oregon, Massachusetts, Maryland, Rhode Island, Vermont, Washington e Distretto di Columbia hanno mandati che richiedono ai datori di lavoro di fornire giorni di malattia retribuiti. Potresti consultare un avvocato del lavoro per assicurarti di offrire la quantità di ferie richiesta.

Potresti anche voler consultare un avvocato per sapere se le tue politiche di assenza, strategie di assenteismo e requisiti di congedo per malattia sono conformi alle leggi contro la discriminazione. L'Americans with Disabilities Act (ADA), ad esempio, richiede ai datori di lavoro di fornire sistemazioni ragionevoli per i lavoratori con disabilità. Se hai un lavoratore che vive con una disabilità e ha bisogno di prendersi del tempo libero per cure mediche, potrebbe essere protetto.

Indaga su possibili abusi e agisci

Vuoi pensare il meglio dei tuoi lavoratori, ma devi considerare cosa fare in caso di abuso della politica di congedo per malattia. Potresti avere un dipendente che si dà malato all'ultimo minuto quando non è veramente malato o si dà malato eccessivamente.

Se sospetti una frode, non è solo una preoccupazione per la tua organizzazione. Se il tuo lavoratore afferma di essere malato quando non lo è, potrebbe commettere una frode FMLA. Inoltre danneggia i tuoi profitti ed è ingiusto nei confronti degli altri lavoratori.

Tenere un registro del numero di assenze può aiutare a dimostrare che potrebbe esserci un problema. Si dovrebbe notare in particolare il numero di richieste di assenza dell'ultimo minuto.

In questi casi, dovresti verificare se il dipendente ha una solida reputazione di onestà. Se ci sono schede attività imbottite o scuse quando mancano le scadenze, potrebbe essere una bandiera rossa. Come ultima risorsa, potresti assumere un investigatore professionista.

Possono condurre una revisione approfondita di qualsiasi potenziale frode rimanendo conformi a tutte le leggi pertinenti. Possono anche fornirti prove tangibili se qualcosa non va.

Alcune organizzazioni guardano persino gli account dei social media dei propri dipendenti dopo ripetute richieste di malattia. Potresti essere in grado di vedere che un lavoratore è stato in giro quando ha dichiarato di essere malato, per esempio.

Tieni presente che dovresti fare attenzione a non esaminare alcun post privato o protetto. La legge generalmente concorda, tuttavia, sul fatto che i datori di lavoro possano guardare gli account dei social media che sono accessibili al pubblico.

Quando l'assenteismo è un problema, devi affrontarlo faccia a faccia con il tuo dipendente. Spiegare che per la posizione è necessaria una certa quantità di tempo di lavoro. Se hai la prova che un lavoratore non era malato quando ha affermato di esserlo, potresti dover intraprendere un'azione disciplinare.

Questo dimostrerà che la disonestà non sarà tollerata nella tua organizzazione. In alcuni casi, la situazione potrebbe essere costata molto denaro alla tua organizzazione e potresti pensare di licenziare il lavoratore. Qui, potresti voler contattare un avvocato e confrontare il dipendente con le prove.

Conclusione

È probabile che tutti nella tua organizzazione debbano ammalarsi di tanto in tanto. La stagione influenzale, i comuni raffreddori e le malattie più gravi sono solo una parte della vita.

Pianifica ora in modo da sapere come rispondere a un dipendente che chiama o invia messaggi di malato. Un approccio efficace bilancerà la tua naturale preoccupazione per il tuo dipendente malato con le protezioni per i colleghi che potrebbero aver bisogno di svolgere un lavoro extra.

Ti consigliamo inoltre di adottare misure per proteggere la tua organizzazione. Mentre ti aspetti il ​​meglio dai tuoi dipendenti, le frodi accadono. Se un lavoratore abusa dei giorni di malattia, danneggia la tua produttività e i tuoi profitti.

È quindi importante sapere come verificare se un lavoratore è veramente malato e avere un piano per i provvedimenti disciplinari. Ciò garantisce ai lavoratori l'accesso ai giorni di malattia quando ne hanno davvero bisogno perché nessuno sta approfittando ingiustamente del sistema.