Comment gérer les appels de maladie de dernière minute de vos employés

Nous ne savons jamais quand la grippe, un rhume ou une autre maladie frappera. Il en va de même pour vos employés.

Qu'il s'agisse d'une crise soudaine d'allergies ou d'une nouvelle dévastatrice après une biopsie, les travailleurs peuvent avoir besoin de s'absenter pour récupérer ou se faire soigner. Idéalement, vous devriez recevoir un préavis.

Parfois, cependant, les travailleurs n'appellent que le matin de leur journée de travail ou même quelques minutes avant un quart de travail pour dire qu'ils ne peuvent pas venir.

Aujourd'hui, les travailleurs sont aussi susceptibles d'envoyer un texto dans une demande de maladie que d'appeler. Mais peu importe comment ils communiquent, voici comment réagir lorsqu'un employé se déclare malade.

Avoir une politique en place avant qu'ils appellent

La meilleure façon de savoir quoi dire lorsqu'un employé se déclare malade est de mettre en place un plan de gestion des absences. De cette façon, vous êtes prêt à couvrir le travail de l'employé et à vous occuper des affaires. Vous serez moins agité et plus préparé à passer aux étapes suivantes.

Votre plan doit être stocké dans une base de connaissances en ligne ou dans un manuel de l'employé auquel vos employés peuvent accéder afin que chacun sache quelles sont ses responsabilités s'il doit se rendre malade. Il devrait inclure la façon dont les travailleurs doivent vous contacter pour signaler une maladie. Vous pouvez demander aux travailleurs d'appeler, mais si quelqu'un ne se sent pas bien, il se peut qu'il ne se sente pas à la hauteur. Il y a aussi le problème que les travailleurs peuvent ne pas joindre facilement la bonne personne.

Une alternative consiste à demander aux employés de vous envoyer un SMS ou de vous envoyer un message sur la plateforme de chat de votre entreprise. De cette façon, les gestionnaires peuvent recevoir l'avis en temps réel. À l'aide d'un logiciel tel que l'application Time Off de Connecteam, ils savent exactement comment répondre à un employé qui envoie un SMS malade et peuvent ensuite documenter immédiatement l'absence et mettre à jour les feuilles de temps.

Vous pouvez également envisager de donner aux travailleurs la possibilité de travailler à domicile lorsqu'ils ne se sentent pas bien, si possible. Les travailleurs autorisés à faire du télétravail peuvent reprendre leurs fonctions plus rapidement après une intervention chirurgicale ou une maladie. Ils peuvent être en mesure d'effectuer des tâches légères même s'ils sont trop malades pour venir travailler. En fait, les employés qui travaillent à domicile déclarent moins de jours de congé maladie que les travailleurs internes.

Votre politique d'absence peut inclure des éléments tels que :

• Une procédure clairement écrite pour les demandes d'absence
• Un système simple pour permettre aux travailleurs de vous contacter facilement et rapidement s'ils sont malades, comme l'utilisation d'une application de chat professionnel
• Un système pour couvrir le travail ou les quarts de travail en communiquant rapidement avec le reste de l'équipe pour savoir qui est disponible pour prendre le relais
• Une exigence selon laquelle les appels de maladie de dernière minute doivent avoir lieu avant une certaine heure de la journée
• Une exigence qui interdit aux travailleurs de ne pas appeler et de ne pas se présenter, à moins qu'ils ne puissent vraiment pas vous contacter
• Un système qui peut obliger les employés à obtenir une note du médecin s'ils sont absents pendant une longue période ou s'ils ont des absences répétées
• Une politique pour traiter les demandes répétées de congés de maladie en raison de problèmes de santé chroniques
• Mesures disciplinaires dans le cas où un travailleur se déclare malade alors qu'il n'est pas malade ou abuse de la politique sur les jours de maladie

Une politique d'absentéisme spécifique peut également être utile, surtout si vous avez des travailleurs qui appellent régulièrement des malades. Cela peut vous aider à suivre la fréquence à laquelle les travailleurs demandent des congés. Vous pourrez également voir si les demandes d'un employé et les absences de dernière minute deviennent un problème. Si vous gardez une trace, vous pouvez approfondir et fournir un soutien si le travailleur a du mal.

Une autre bonne option pour les organisations est une politique de congés payés (PTO). Cela permet aux travailleurs de prendre un nombre spécifique de jours de congé par an pour n'importe quelle raison, y compris les vacances et les jours de maladie. La prise de force donne aux employés une certaine flexibilité, ce qui peut garantir qu'ils n'appellent pas malades lorsqu'ils ont juste besoin d'une pause pour éviter d'être submergés.

Vérifiez auprès de votre employé

Si un travailleur se déclare malade à la dernière minute, renseignez-vous d'abord sur son état. Environ 44 % des travailleurs déclarent craindre d'avoir des ennuis s'ils se font porter malades, alors rassurez-vous. Après tout, votre première préoccupation, ce sont vos employés.

Découvrez si le travailleur a tout ce dont il a besoin pour aller mieux. Demandez quand ils pourraient penser qu'ils peuvent récupérer ou demandez une mise à jour de statut dans un jour ou deux.

Rappelez à votre travailleur toutes les politiques en place, comme une demande de certificat médical et encouragez-le à consulter un médecin. Vous voudrez peut-être demander si le travailleur a besoin d'un congé supplémentaire ou s'il sera de retour au prochain quart de travail. Cela vous aide à planifier à l'avance.

Gardez la communication ouverte

Après avoir pris un premier appel d'un employé au sujet d'un jour de maladie, continuez à communiquer. Bien que vous souhaitiez que votre employé se repose et s'améliore, vous avez également besoin de mises à jour. Vous devez savoir quand le membre de votre équipe retournera au travail. Vous devez également savoir si leur maladie pourrait être couverte par la FMLA ou l'ADA, car cela pourrait avoir un impact sur la façon dont votre organisation réagit.

Après le premier jour de congé de maladie de votre travailleur, téléphonez à votre employé ou envoyez-lui un texto. Demandez-leur : « Vous vous sentez bien aujourd'hui ? et montrent à nouveau une réelle préoccupation pour leur bien-être. Découvrez si leur estimation initiale du moment où ils pourraient être de retour au travail est exacte. Demandez également : "Avez-vous besoin de prendre congé demain ?"

Gardez le moral et la productivité élevés

Ce n'est pas seulement à votre travailleur malade que vous devez penser. Lorsqu'un employé est malade par SMS, d'autres membres de l'équipe peuvent avoir besoin de faire plus de travail ou de faire des heures supplémentaires. Ils peuvent avoir besoin de venir quand ils ne sont pas censés travailler. Tout cela peut affecter leur bien-être et leur santé mentale en raison d'un stress supplémentaire.

Parlez aux membres de l'équipe qui sont directement touchés par les jours de maladie d'un collègue. Découvrez la quantité de travail que ces employés peuvent accomplir et ce dont ils ont besoin pour réussir. Vous voudrez peut-être stimuler ces travailleurs avec des incitations ou des récompenses. Et n'oubliez pas de les remercier sincèrement d'avoir travaillé dur pour soutenir un collègue malade.

Protégez votre organisation

Les dirigeants et les gestionnaires comprennent que les travailleurs tombent malades. Ils craignent également que certains travailleurs ne profitent de jours de maladie ou de congés de maladie payés lorsqu'ils ne sont pas malades. Lorsque les travailleurs se déclarent malades à la dernière minute, cela peut signifier un stress supplémentaire pour toute leur équipe. Et cela peut signifier que votre organisation paie des congés qui auraient pu être planifiés à l'avance.

Pour protéger votre organisation, familiarisez-vous avec les lois qui régissent les congés de maladie. En vertu de la loi fédérale sur le congé familial et médical (FMLA), les travailleurs peuvent bénéficier jusqu'à 12 semaines de congé avec protection de l'emploi en cas de maladie ou pour prendre soin d'un membre de la famille.

En outre, des États tels que l'Arizona, la Californie, le Connecticut, le Michigan, le New Jersey, l'Oregon, le Massachusetts, le Maryland, le Rhode Island, le Vermont, Washington et le district de Columbia ont pour mandat d'obliger les employeurs à accorder des congés de maladie payés. Vous voudrez peut-être consulter un avocat spécialisé en droit du travail pour vous assurer que vous offrez les congés requis.

Vous pouvez également consulter un avocat pour savoir si vos politiques d'absence, vos stratégies d'absentéisme et vos exigences en matière de congés de maladie sont conformes aux lois anti-discrimination. L'Americans with Disabilities Act (ADA), par exemple, oblige les employeurs à faire des aménagements raisonnables pour les travailleurs handicapés. Si vous avez un travailleur handicapé et qu'il doit s'absenter pour des soins médicaux, il peut être protégé.

Enquêter sur les abus possibles et prendre des mesures

Vous voulez penser au mieux de vos travailleurs, mais vous devez réfléchir à ce qu'il faut faire en cas d'abus de la politique sur les congés de maladie. Vous pourriez avoir un employé qui se fait porter malade à la dernière minute alors qu'il n'est pas vraiment malade, ou qui se fait porter malade de manière excessive.

Si vous soupçonnez une fraude, ce n'est pas seulement une préoccupation pour votre organisation. Si votre travailleur prétend être malade alors qu'il ne l'est pas, il pourrait commettre une fraude FMLA. Cela nuit également à vos résultats et est injuste envers les autres travailleurs.

Garder un registre du nombre d'absences peut aider à montrer qu'il peut y avoir un problème. Il faut surtout noter le nombre de demandes d'absence de dernière minute.

Dans ces cas, vous devez vérifier si l'employé a un solide dossier d'honnêteté. S'il y a des feuilles de temps rembourrées ou des excuses en cas de dépassement des délais, cela pourrait être un drapeau rouge. En dernier recours, vous voudrez peut-être embaucher un enquêteur professionnel.

Ils peuvent effectuer un examen approfondi de toute fraude potentielle tout en respectant toutes les lois applicables. Ils peuvent également vous fournir des preuves tangibles si quelque chose ne va pas.

Certaines organisations consultent même les comptes de médias sociaux de leurs employés après des demandes répétées de maladie. Vous pourrez peut-être voir qu'un travailleur est sorti lorsqu'il a prétendu être malade, par exemple.

Notez que vous devez veiller à ne pas examiner les publications privées ou protégées. Cependant, la loi convient généralement que les employeurs peuvent consulter les comptes de médias sociaux accessibles au public.

Lorsque l'absentéisme est un problème, vous devez aborder le problème en face-à-face avec votre employé. Expliquez qu'un certain temps de travail est nécessaire pour le poste. Si vous avez la preuve qu'un travailleur n'était pas malade lorsqu'il a prétendu l'être, vous devrez peut-être prendre des mesures disciplinaires.

Cela montrera que la malhonnêteté ne sera pas tolérée dans votre organisation. Dans certains cas, la situation peut avoir coûté beaucoup d'argent à votre organisation et vous envisagez peut-être de licencier le travailleur. Ici, vous voudrez peut-être contacter un avocat et confronter l'employé avec les preuves.

Conclusion

Il y a de fortes chances que tout le monde dans votre organisation doive se faire porter malade de temps à autre. La saison de la grippe, les rhumes et les maladies plus graves font partie de la vie.

Planifiez dès maintenant afin de savoir comment répondre à un employé qui vous appelle ou vous envoie un texto en cas de maladie. Une approche efficace équilibrera votre préoccupation naturelle pour votre employé malade avec des protections pour les collègues qui pourraient avoir besoin de faire du travail supplémentaire.

Vous voudrez également prendre des mesures pour protéger votre organisation. Bien que vous attendiez le meilleur de vos travailleurs, la fraude se produit. Si un travailleur abuse des congés de maladie, cela nuit à votre productivité et à vos résultats.

Il est donc important de savoir vérifier si un travailleur est vraiment malade et d'avoir un plan de mesures disciplinaires. Cela garantit que les travailleurs ont accès à des congés de maladie lorsqu'ils en ont vraiment besoin, car personne ne profite injustement du système.