วิธีเรียกคืนอีเมลใน Outlook

เราทุกคนต่างมีเรื่องราวเกี่ยวกับอีเมลที่น่าอับอาย การส่งอีเมลถึงผิดคน การลืมแนบไฟล์แนบ การส่งอีเมลที่ไม่เหมาะสมในช่วงเวลาที่ร้อนระอุ และการพิมพ์ผิดแบบโง่ๆ เป็นเพียงส่วนเล็กๆ ของข้อผิดพลาดในอีเมลบางส่วนที่เราทุกคนต้องการจะเลิกทำทันทีที่เราทราบ และการเรียกคืนอีเมลเป็นวิธีหนึ่งในการแก้ไขข้อผิดพลาดเหล่านั้น

ในบทความนี้ เราจะเรียนรู้วิธีเรียกคืนอีเมลใน Outlook มาดำน้ำกัน:

ข้อกำหนดสำหรับการเรียกคืนอีเมลที่ส่งใน Outlook

คุณและผู้รับควรมีบัญชีอีเมล Microsoft 365 หรือ Microsoft Exchange ในองค์กรเดียวกันเพื่อเรียกคืนอีเมลที่ส่งใน Outlook

ดังนั้นคุณจึงจำข้อความที่ส่งไปยัง Gmail, Yahoo หรือโปรแกรมรับส่งเมลอื่นๆ ไม่ได้ Outlook บนเว็บ ไม่มีฟีเจอร์ในการเรียกคืนอีเมล

ข้อความที่ได้รับการป้องกันโดย Azure Information Protection ไม่สามารถเรียกคืนได้ คุณควรจดบันทึกด้วยว่าคุณไม่สามารถจำข้อความที่ผู้รับเปิดได้

อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างรายชื่อผู้รับจดหมายใน Outlook

วิธีเรียกคืนอีเมล Outlook

ต่อไปนี้เป็นกระบวนการทีละขั้นตอนในการเรียกคืนอีเมล:

ขั้นตอน 1

เปิด Microsoft Outlook แล้วไปที่รายการที่ส่งแล้วเพื่อเลือกอีเมลที่คุณต้องการเรียกคืน

ขั้นตอน 2

ในพื้นที่ริบบอน คุณจะเห็นแท็บ การดำเนินการ มีตัวเลือก - เรียกคืนข้อความนี้

ถ้าคุณมี Ribbon แบบง่าย คุณอาจไม่เห็นแท็บการดำเนินการที่นั่น ในกรณีนี้ ให้เปิดข้อความที่ส่งที่คุณต้องการเรียกคืนแล้วคลิกจุดสามจุดที่ด้านขวาบนของริบบิ้น คุณจะพบแท็บการดำเนินการในเมนูแบบเลื่อนลง

เมื่อคุณเลือกแท็บการดำเนินการ ตัวเลือกในการเรียกคืนข้อความนี้จะปรากฏขึ้นที่ด้านขวา

ขั้นตอน 3

เมื่อคุณคลิกที่ตัวเลือก เรียกคืนข้อความนี้ หน้าต่าง Outlook ใหม่จะปรากฏขึ้น คุณมีสองตัวเลือกในการเรียกคืนข้อความของคุณ:

• ลบสำเนาข้อความนี้ที่ยังไม่ได้อ่าน
• ลบสำเนาที่ยังไม่ได้อ่านและแทนที่ด้วยข้อความใหม่

เลือกตัวเลือกที่คุณต้องการ ในกรณีที่คุณต้องการทราบว่าการเรียกคืนสำเร็จหรือล้มเหลว ให้ทำเครื่องหมายในช่องสำหรับการเรียกคืนสำเร็จหรือล้มเหลว

คลิกที่ปุ่มตกลงเพื่อเรียกคืนข้อความ

ขั้นตอน 4

คุณจะได้รับการยืนยันบนหน้าจอเพื่อแจ้งให้คุณทราบว่าคุณได้เรียกคืนข้อความ

หากเรียกคืนข้อความได้สำเร็จ คุณจะได้รับการแจ้งเตือน

การเรียกคืนข้อความใน Outlook บนเว็บ

Outlook บนเว็บ ไม่มีตัวเลือกการเรียกคืนสำหรับรายการที่ส่ง แต่คุณสามารถยกเลิกการส่งได้ภายใน 10 วินาที

นี่คือวิธีการ:

ขั้นตอน 1

คลิกที่ไอคอนฟันเฟืองใน Outlook บนเว็บ และไปที่เมนูดูการตั้งค่า Outlook ทั้งหมด

ขั้นตอนที่ 2

ไปที่ส่วนเขียนและตอบกลับแล้วเลื่อนรายการแบบเลื่อนลงเพื่อค้นหาแท็บเลิกทำการส่ง ตั้งระยะเวลาการยกเลิกเป็น 10 วินาที

ปัจจุบัน คุณไม่สามารถมีระยะเวลาการยกเลิกได้เกิน 10 วินาที

ขั้นตอน 3

เขียนอีเมลใน Outlook บนเว็บแล้วส่ง ที่ด้านล่างของบานหน้าต่างอีเมล คุณจะเห็นหน้าต่างป๊อปอัปการส่งพร้อมตัวเลือกเลิกทำ

คลิกที่ปุ่ม Undo เพื่อหยุดการส่งข้อความ

ทางเลือกในการเรียกคืนอีเมล Outlook ที่ส่ง

หากคุณไม่สามารถใช้คุณสมบัติการเรียกคืนใน Outlook ได้ ต่อไปนี้คือทางเลือกสองสามทางในการเรียกคืนข้อความ Outlook ที่ส่ง:

1. ส่งอีเมลขอโทษอย่างจริงใจ

การทำผิดพลาดเป็นเพียงมนุษย์เท่านั้น ดังนั้น หากคุณส่งอีเมลที่น่าอับอาย คุณจะมีตัวเลือกในการส่งอีเมลขอโทษเสมอ

หากคุณเขียนอีเมลที่ตรงไปตรงมา ผู้รับมักจะเพิกเฉยต่ออีเมลที่ไม่ถูกต้องของคุณ

2. ชะลอการส่งอีเมล Outlook ของคุณ

หลายปัจจัยกำหนดชะตากรรมของคำขอเรียกคืน หลายครั้งที่การเรียกคืนอีเมลล้มเหลว

ทางเลือกที่ปลอดภัยคือการชะลอการส่งอีเมล Outlook ของคุณ วิธีนี้จะทำให้คุณมีเวลาเพียงพอในการตรวจสอบข้อความอีเมลของคุณในภายหลังเพื่อตรวจสอบว่าทุกอย่างถูกต้องหรือไม่

ต่อไปนี้คือวิธีเลื่อนการส่งอีเมลของคุณใน Outlook:

ขั้นตอน 1

คลิกจุดสามจุดที่มุมขวาของริบบิ้น แล้ววางเมาส์บนกฎ คลิกแท็บ จัดการกฎและการแจ้งเตือน

ขั้นตอน 2

คลิกที่แท็บ New Rule ในหน้าต่างป๊อปอัปกฎและการแจ้งเตือน หน้าต่างตัวช่วยสร้างกฎใหม่จะเปิดขึ้น เลือกแท็บ ใช้กฎกับข้อความที่ฉันส่ง แล้วคลิกปุ่ม ถัดไป

ขั้นตอน 3

ตอนนี้ ตัวช่วยสร้างกฎจะถามว่าคุณต้องการตรวจสอบเงื่อนไขใด

ไม่ต้องตรวจสอบอะไรแล้วคลิกถัดไป หน้าจอยืนยันจะปรากฏขึ้นโดยระบุว่ากฎนี้จะใช้กับทุกข้อความที่คุณส่ง คลิกที่ใช่

ขั้นตอน 4

หน้าต่างตัวช่วยสร้างกฎใหม่จะเปิดขึ้น โดยถามคุณว่าคุณต้องการทำอะไรกับข้อความ เลือกเพื่อเลื่อนกล่องจัดส่งและแก้ไขคำอธิบายกฎเพื่อเลือกนาทีที่คุณต้องการให้การส่งอีเมลล่าช้า

ขั้นตอน 5

คลิกที่ปุ่ม ถัดไป และหน้าต่างใหม่จะเปิดขึ้นเพื่อให้คุณสร้างข้อยกเว้นสำหรับกฎนี้ ยกเลิกการเลือกทุกช่องแล้วคลิกปุ่มถัดไป

ในหน้าต่างตัวช่วยสร้างกฎใหม่ คุณสามารถตั้งชื่อกฎนี้ คลิกที่ปุ่มเสร็จสิ้น และใช้กฎ

ตอนนี้ ถ้าคุณส่งอีเมล Outlook จะเลื่อนการจัดส่งออกไป 5 นาที อีเมลจะอยู่ในกล่องขาออกในช่วงเวลานี้ และคุณสามารถเปลี่ยนแปลงอีเมลและส่งอีกครั้งได้

เหตุใดการเรียกคืนอีเมลของฉันจึงไม่ทำงาน

ต่อไปนี้คือสาเหตุที่เป็นไปได้บางประการที่ทำให้การเรียกคืนอีเมลของคุณไม่ทำงาน:

• คุณและผู้รับไม่มีบัญชีอีเมล Microsoft 365 หรือ Microsoft Exchange ในองค์กรเดียวกัน
• ผู้รับของคุณเปิดข้อความแล้ว
• ข้อความถูกเปลี่ยนเส้นทางไปยังโฟลเดอร์อื่นโดยผู้รับหรือเนื่องจากกฎของ Outlook

การเรียกคืนอีเมลใน Outlook เวอร์ชันต่างๆ เหมือนกันหรือไม่

ใช่ การเรียกคืนอีเมลใน Outlook เวอร์ชันต่างๆ จะเหมือนกัน อย่างไรก็ตาม สำหรับ Outlook 2007 บางตัวเลือกมีชื่อต่างกันเล็กน้อย

ผู้รับรู้ว่าคุณจำอีเมลใน Microsoft Outlook ได้หรือไม่

ใช่ ผู้รับจะรู้ว่าคุณจำอีเมลใน Outlook ได้หรือไม่

ใช้เวลานานเท่าใดเพื่อดูว่าการเรียกคืนสำเร็จใน Outlook หรือไม่

อาจใช้เวลาสองสามวินาทีถึงหลายนาทีเพื่อดูว่าการเรียกคืนสำเร็จใน Outlook หรือไม่

มีกำหนดเวลาในการเรียกคืนอีเมลใน Outlook หรือไม่

ไม่ ไม่มีกำหนดเวลาในการเรียกคืนอีเมลใน Outlook สำหรับความพยายามเรียกคืนให้ประสบความสำเร็จใน Outlook ผู้รับต้องไม่เปิดอีเมล

บทสรุป

ตอนนี้คุณรู้วิธีเรียกคืนอีเมลใน Outlook แล้ว คุณควรเริ่มใช้คุณสมบัตินี้ แต่คุณควรดำเนินการอย่างรวดเร็วเพื่อเรียกคืนข้อความอีเมลของคุณ เนื่องจากคุณลักษณะนี้ใช้ไม่ได้หากผู้รับเปิดข้อความ

ขณะที่คุณใช้งาน คุณควรเรียนรู้วิธีเรียกคืนอีเมลใน Gmail ด้วย

ภาพ: องค์ประกอบ Envato