วิธีโทรหาคนป่วยในที่ทำงาน: จะพูดอย่างไรและควรโทรหาเมื่อใด

การรู้วิธีโทรหาคนป่วยอย่างมืออาชีพไม่เพียงแต่ช่วยให้คุณหายจากการเจ็บป่วยโดยไม่มีความเครียดเพิ่มเติม แต่ยังช่วยให้ทีมของคุณทราบข้อมูลและลดการหยุดชะงักที่เกิดจากการขาดงาน

สิ่งที่คุณพูดและเมื่อคุณขอลาป่วยจะขึ้นอยู่กับสถานการณ์ของคุณ แต่มีแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดบางประการที่ควรคำนึงถึง เราจะพูดถึงเหตุผลที่คุณสามารถโทรลาป่วยได้ สิ่งที่ควรพิจารณาก่อนเขียนข้อความของคุณ เช่น ต้องการใบรับรองแพทย์ และวิธีติดต่อนายจ้างของคุณ

นอกจากนี้ เรายังให้ตัวอย่างวิธีทำให้คำขอของคุณสั้น ตรงไปตรงมา และให้ข้อมูล

เหตุผลในการโทรป่วย

คุณสามารถขอลาป่วยได้หากคุณรู้สึกไม่สบาย สิ่งสำคัญคือคุณต้องดูแลตัวเอง เนื่องจากการทำงานขณะป่วยจะทำให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลง และอาจทำให้สุขภาพโดยรวมแย่ลงได้

หากสิ่งที่คุณมีนั้นเป็นโรคติดต่อ การลาป่วยไปทำงานยังเสี่ยงที่จะแพร่เชื้อให้ผู้อื่นด้วย

มีเหตุผลที่ถูกต้องหลายประการในการลาป่วย รวมถึงสิ่งต่อไปนี้

• คุณมีการติดเชื้อไวรัส/แบคทีเรีย
• ภาวะสุขภาพเรื้อรังของคุณเป็นเรื่องยากที่จะจัดการ
• คุณประสบอุบัติเหตุ
• คุณต้องการวันสุขภาพจิต
• คุณมีนัดพบแพทย์
• คุณมีอาการปวดประจำเดือน
• คุณกำลังดูแลสมาชิกในครอบครัวที่ป่วย
• คุณกำลังฟื้นตัวจากความเหนื่อยหน่าย

สิ่งที่ต้องพิจารณาเมื่อโทรป่วย

ก่อนที่คุณจะส่งคำขอทางโทรศัพท์หรือส่งข้อความ ให้ใช้เวลาสักครู่เพื่อพิจารณาองค์ประกอบพื้นฐานบางอย่างเกี่ยวกับสถานการณ์ของคุณ เช่น สิ่งที่อยู่ในชุดสวัสดิการของคุณ และการขาดงานของคุณจะส่งผลกระทบต่อทีมอย่างไร

ต่อไปนี้คือตัวอย่างบางส่วนที่ควรพิจารณาเกี่ยวกับวิธีเรียกคนป่วย คำตอบของคุณสำหรับคำถามด้านล่างอาจส่งผลต่อวิธีที่ดีที่สุดในการเรียบเรียงคำขอของคุณ

นโยบายการลาป่วยของบริษัทของคุณเป็นอย่างไร?

ก่อนโทรลาป่วย คุณควรทำความเข้าใจว่าสิทธิ์การลาป่วยประเภทใดที่คุณมีสิทธิ์ได้รับ หลายบริษัทกำหนดนโยบายการลาป่วยไว้ในคู่มือพนักงาน ซึ่งอาจอธิบายขั้นตอนเฉพาะในการเรียกลาป่วยเข้าทำงาน

ตรวจสอบว่าคุณได้ลาป่วยโดยได้รับค่าจ้างหรือไม่ได้รับค่าจ้าง และคำนวณจำนวนวันที่คุณเหลือ มาตรฐานอุตสาหกรรมทั่วไปคือการลาป่วยโดยได้รับค่าจ้างหกวันต่อปีสำหรับพนักงานประจำ

หากคุณไม่ได้รับเบี้ยเลี้ยงลาป่วย คุณอาจสามารถลาพักร้อนจากค่าเบี้ยเลี้ยงการลาพักร้อน (PTO) ที่จ่ายไป

อ่านเพิ่มเติม: PTO vs. Sick Time: ต่างกันอย่างไร?

เป็นเรื่องฉุกเฉินหรือไม่?

ภาวะฉุกเฉินอาจรวมถึงการประสบอุบัติเหตุ ความเจ็บปวดเฉียบพลัน หรือการช่วยเหลือสมาชิกในครอบครัวผ่านช่วงสุขภาพจิต ในสถานการณ์เช่นนี้ คุณมีเวลาเหลือไม่มาก ดังนั้นคุณต้องตัดสินใจอย่างรวดเร็ว

แจ้งให้นายจ้างของคุณทราบว่ามีเหตุฉุกเฉิน พวกเขาน่าจะเข้าใจและอนุมัติเวลาลาป่วยได้ทันที ถ้าไม่ใช่เรื่องฉุกเฉิน ให้คิดอย่างรอบคอบเกี่ยวกับสิ่งที่ทีมของคุณต้องรู้เกี่ยวกับงานของคุณในขณะที่คุณไม่อยู่

ความเจ็บป่วยจะคงอยู่นานแค่ไหน?

ประเมินจำนวนวันที่คุณจะหยุด เพื่อให้ทีมของคุณสามารถวางแผนภาระงานตามทรัพยากรที่เหลืออยู่

หากคุณต้องหยุดงานสุขภาพจิต 2-3 วัน เพื่อนร่วมงานอาจปิดงานหรืออาจถูกพักงานไว้จนกว่าคุณจะกลับมา อย่างไรก็ตาม การฟื้นตัวจากอุบัติเหตุร้ายแรงอาจใช้เวลาหลายสัปดาห์หรือหลายเดือน และนายจ้างของคุณอาจต้องจ้างพนักงานชั่วคราวเพื่อทำงานให้เสร็จ

คุณต้องการใบรับรองแพทย์หรือไม่?

คุณอาจต้องไปพบแพทย์และขอใบลาป่วย ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับนโยบายของบริษัทและระยะเวลาที่คุณไม่อยู่ นายจ้างมักจะไม่ขอใบรับรองแพทย์สำหรับวันหยุดหนึ่งหรือสองวัน แต่หลายคนต้องการวันหยุดนานกว่าหนึ่งสัปดาห์เพื่อลดการขาดงาน

ตรวจสอบคู่มือพนักงานของคุณเกี่ยวกับวิธีการโทรหาคนป่วยหรือพูดคุยกับผู้จัดการของคุณ หากคุณไม่แน่ใจว่าคุณต้องการใบรับรองแพทย์หรือไม่

คุณต้องการใครสักคนที่จะครอบคลุมงานของคุณหรือไม่?

การทำให้ทีมของคุณดำเนินขั้นตอนการทำงานต่อไปตามที่วางแผนไว้คือตัวอย่างที่ดีของจรรยาบรรณในการทำงาน หากสุขภาพของคุณเอื้ออำนวย ระบุสมาชิกในทีมที่ใกล้ชิดที่สุดของคุณและมอบหมาย แจ้ง หรือเลื่อนเวลา

มอบหมายงานที่ต้องทำ เช่น หน้าที่ภาคสนามและโลจิสติกส์ แจ้งสมาชิกในทีมเกี่ยวกับกระบวนการและรายละเอียดลูกค้า ในกรณีที่เพื่อนร่วมงานที่มีประสบการณ์น้อยจำเป็นต้องเข้ามาดำเนินการ ชะลอกิจกรรมที่ไม่มีความสำคัญทางธุรกิจที่สามารถรอจนกว่าคุณจะกลับไปทำงาน

ใครจะรู้ว่าคุณไม่สบาย?

ในกรณีส่วนใหญ่ การบอกผู้จัดการสายงานของคุณก็เพียงพอแล้ว แต่บางครั้ง คุณจำเป็นต้องแจ้งเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลเพื่อให้พวกเขาสามารถติดตามวันลาป่วยของคุณได้ หากต้องการทราบว่าใครมีหน้าที่ต้องแจ้งการลาป่วยตามสัญญา โปรดอ่านคู่มือพนักงานหรือสอบถามผู้จัดการของคุณ

หากบริษัทของคุณใช้ซอฟต์แวร์ที่จัดการเวลาหยุด เช่น Connectteam คุณสามารถขอเวลาหยุดภายในซอฟต์แวร์ได้ และซอฟต์แวร์นั้นจะถูกส่งไปตรวจสอบโดยอัตโนมัติไปยังบุคคลที่เหมาะสมในองค์กร

เมื่อใดควรโทรหาผู้ป่วย

คุณควรขอลาป่วยทันทีที่คุณรู้ว่าคุณต้องการ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถแจ้งทีมของคุณล่วงหน้าหลายสัปดาห์หากคุณมีกำหนดการผ่าตัด หรือในกรณีที่คุณรู้สึกว่ามีไข้หวัดใหญ่มาหนึ่งวันก่อนที่จะเริ่มมีอาการ คุณสามารถโทรหาคนป่วยเพื่อเป็นการป้องกันไว้ก่อน

อย่างไรก็ตาม ความเจ็บป่วยและการบาดเจ็บจำนวนมากไม่ได้ให้คำเตือน ในสถานการณ์ในนาทีสุดท้าย พยายามแจ้งให้บริษัทของคุณทราบเมื่อเริ่มต้นวันที่คุณต้องการออกเดินทาง นอกจากนี้ คุณควรออกจากงานในระหว่างวันทำงานหากสุขภาพที่ไม่ดีของคุณทำให้คุณไม่มีประสิทธิผลหรือเสี่ยงที่จะแพร่เชื้อไปยังผู้อื่น

บางครั้ง การโทรออกจากที่ทำงานก็ไม่จำเป็นหากคุณทำงานจากที่บ้านได้ ดังนั้นนี่อาจเป็นตัวเลือกในการสำรวจ ตัวอย่างเช่น ถ้าปกติคุณทำงานในโรงพยาบาล คุณอาจสามารถรับโทรศัพท์กับผู้ป่วยจากที่บ้านได้

วิธีติดต่อนายจ้างของคุณ

การที่คุณแจ้งเจ้านายว่าคุณป่วยอาจสร้างความแตกต่างได้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเป็นช่องทางที่พวกเขาใช้เป็นประจำ ไม่ว่าจะเป็นอีเมลหรือข้อความ มิฉะนั้นพวกเขาอาจพลาดข้อความของคุณ

เพื่อผลลัพธ์ที่ดีที่สุด ให้ใช้วิธีการสื่อสารที่พวกเขาต้องการ โทรหาเจ้านายของคุณหากพวกเขายืนยันความพร้อมของทีม ข้อดีของการโทรศัพท์คือคุณสามารถมั่นใจได้ว่าพวกเขาได้รับแล้ว แต่ข้อเสียคือคุณอาจถูกถามคำถามติดตามผล

อีเมลยังเป็นช่องทางที่ถูกต้องในการขอลางาน และโอกาสที่คุณจะได้หยุดงานก็น้อยลงด้วย หรือถ้าผู้จัดการของคุณชอบการส่งข้อความ นี่อาจเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการส่งข้อความถึงบุคคลที่เหมาะสมในขณะที่ปล่อยให้พวกเขาตอบกลับเมื่อพวกเขาพร้อม

ตัวอย่างพื้นฐานของการส่งข้อความเป็นลาป่วยคือ “วันนี้ฉันรู้สึกไม่ค่อยสบาย ดังนั้นฉันจะลาป่วยหนึ่งวัน ฉันอาจจะดีขึ้นในวันพรุ่งนี้”

นอกจากนี้ คุณยังอาจต้องอัปเดตความพร้อมของคุณในซอฟต์แวร์ติดตามเวลาของบริษัทของคุณ หากบริษัทของคุณใช้ซอฟต์แวร์ดังกล่าว

สิ่งที่ต้องพูดเมื่อโทรป่วย

ไม่มีวิธีการเรียกลาป่วยที่ถูกต้องแน่นอน เนื่องจากขึ้นอยู่กับสถานการณ์ วัฒนธรรมองค์กร และความสัมพันธ์ระหว่างคุณกับเจ้านาย ไม่ว่าคุณจะใช้ช่องทางใดก็ตาม คุณควรคำนึงถึงลักษณะนิสัยของช่องเหล่านี้เมื่อสร้างคำขอของคุณ พวกเขาเป็นคนประเภทที่ต้องการรายละเอียดน้อยลงหรือมีบริบทมากขึ้นหรือไม่?

นอกจากนี้ ตรวจสอบว่านโยบายการลาป่วยของบริษัทกำหนดให้คุณต้องขออนุมัติจากผู้จัดการของคุณ หรือเพียงแค่แจ้งวันลาป่วยให้พวกเขาทราบ หากต้องการขออนุมัติ คุณสามารถเขียนประมาณว่า “ฉันต้องการวันหยุดหนึ่งวันเพื่อพักฟื้น คุณช่วยอนุมัติสิ่งนี้ได้ไหม” มิฉะนั้น ให้บอกพวกเขาโดยพูดว่า “ฉันต้องการหยุดงาน และฉันเชื่อว่าฉันเหลือวันลาป่วยอีกสามวันสำหรับปีนี้”

แม้ว่าทุกสถานการณ์จะไม่ซ้ำกัน เคล็ดลับสำหรับการโทรหาผู้ป่วยด้านล่างสามารถช่วยสร้างข้อความระดับมืออาชีพสำหรับพนักงานส่วนใหญ่

ตรงต่อเวลา

การติดต่อนายจ้างของคุณทันทีที่คุณรู้ว่าคุณจะต้องลางานจะช่วยให้ได้รับข้อความนั้นอย่างไร

ตัวอย่างเช่น “ฉันต้องอยู่กับพ่อในขณะที่เขากำลังผ่าตัด” อาจมีความเข้าใจมากขึ้นหากพูดก่อนวันงาน 2 สัปดาห์แทนที่จะพูดในวันนั้น เพราะการผ่าตัดมักถูกกำหนดล่วงหน้า

ซื่อสัตย์

คุณอาจรู้สึกอยากพูดเกินความจริงเกี่ยวกับความเจ็บป่วยของคุณ แต่พยายามอย่าทำเช่นนี้ ตัวอย่างเช่น “นี่เป็นความเจ็บป่วยที่น่ากลัวที่สุดที่ฉันเคยเป็น” มักจะฟังดูไม่เป็นมืออาชีพและไม่จริง

ให้ซื่อสัตย์ต่อความรู้สึกของคุณแทน เพราะสิ่งนี้จะช่วยสร้างความไว้วางใจให้กับทีมของคุณ

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถพูดว่า “ฉันต้องใช้เวลาส่วนตัวเพื่อจัดการกับปัญหาบางอย่างที่ทำให้ฉันวิตกกังวล ฉันจะกลับมาทำงานในวันพรุ่งนี้ เมื่อฉันสามารถทำงานได้มากขึ้น”

โปรดจำไว้ว่ากิจกรรมออนไลน์ของคุณในขณะที่ลาป่วย ซึ่งรวมถึงโพสต์บนโซเชียลมีเดีย เพื่อนร่วมงานอาจมองเห็นได้ แม้ว่าคุณจะไม่ต้องเซ็นเซอร์ตัวเอง แต่ให้พิจารณาว่าคำอธิบายภาพหรือภาพถ่ายบางภาพอาจถูกตีความหมายผิดหรือไม่

ให้มันสั้น

ทำให้คำขอของคุณสั้นที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ในขณะที่ครอบคลุมทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับสถานการณ์ของคุณ อย่าลงรายละเอียดเกี่ยวกับความเจ็บป่วยของคุณมากเกินไป เพราะอาจทำให้บางคนไม่พอใจได้

ตัวอย่างเช่น พูดว่า “ฉันตื่นนอนเพราะเป็นหวัดและเป็นโรคกระเพาะ วันนี้ฉันจะไม่ไปทำงานเพราะโรคติดต่อ” แต่อย่าเพิ่มอุณหภูมิของคุณสูงแค่ไหนและคุณกำลังใช้ยาอะไรอยู่

ยืนยันความพร้อม

ให้ทีมของคุณทราบว่าคุณจะกลับมาทำงานเมื่อใด เนื่องจากจะช่วยให้พวกเขาวางแผนได้ ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังทำหัตถการผู้ป่วยนอกตามมาตรฐานของโรงพยาบาล แพทย์ของคุณควรระบุว่าระยะเวลาพักฟื้นจะนานเท่าใด

ตัวอย่างของการยืนยันความพร้อมคือ “ฉันได้รับบาดเจ็บที่หัวเข่าขณะเล่นสเก็ตน้ำแข็งในสุดสัปดาห์นี้ แพทย์ของฉันบอกว่าฉันควรหยุดงานและพักผ่อน แต่ฉันหวังว่าจะรู้สึกดีขึ้นในวันพรุ่งนี้”

คุณยังสามารถระบุว่าคุณจะตรวจสอบอีเมลหรือแอปสื่อสารภายในที่ทำงานของคุณ หรือทำงานเล็กๆ น้อยๆ ระหว่างลางานหรือไม่

กล่าวถึงสถานะงาน

หากงานที่คุณทำเมื่อคุณป่วยมีความสำคัญต่อเวิร์กโฟลว์ของทีม คุณควรให้ข้อมูลแก่ทีมของคุณ เพื่อให้พวกเขาสามารถจัดการได้เมื่อคุณไม่อยู่

จากนั้น ให้ผู้จัดการของคุณทราบสถานะของงานโดยพูดว่า “ฉันทำส่วนของโปรเจกต์เสร็จไปได้ครึ่งทางแล้ว ฉันขอให้เจนดูแลฉันวันนี้และพรุ่งนี้ แล้วปีเตอร์จะมารับช่วงต่อจนกว่าฉันจะกลับมา”

บทสรุป

วิธีที่ดีที่สุดในการเรียกคนป่วยมาทำงานนั้นควรทราบจากสถานการณ์ของคุณและสิ่งที่ถือว่าเป็นมืออาชีพในบริษัทของคุณ อย่างไรก็ตาม ในกรณีส่วนใหญ่ ขอแนะนำให้ขอลาป่วยจากผู้จัดการของคุณโดยเร็วที่สุด ประเมินเวลาที่คุณจะกลับมา และให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงานแก่ทีมของคุณ

เมื่อเขียนหรือแบ่งปันคำขอของคุณทางโทรศัพท์ จงซื่อสัตย์และกระชับ ตัวอย่างเช่น “วันนี้ฉันรู้สึกไม่ค่อยสบาย ดังนั้นฉันอยู่บ้านดีกว่า ฉันจะบอกคุณว่าพรุ่งนี้ฉันดีขึ้นไหม” เป็นวิธีที่ยอมรับได้ในการโทรหาคนป่วย