病気で仕事に電話する方法：何を言うべきか、いつ電話するか

専門的な方法で病欠を知らせる方法を知っていれば、余分なストレスを感じることなく病気から回復できるだけでなく、チームに情報を提供し、欠勤による混乱を最小限に抑えることができます。

何を言うか、いつ病欠を求めるかは状況によって異なりますが、心に留めておくべきベスト プラクティスがいくつかあります。 病気で電話できる理由、メッセージを書く前に考慮すべきこと (医師の診断書が必要など)、雇用主への連絡方法について説明します。

また、リクエストを簡潔で、正直で、有益なものにする方法の例も示します。

病欠の理由

気分が悪い場合は、病欠をリクエストできます。 病気のときに働くと生産性が低下し、全体的な健康状態が悪化する可能性があるため、自分の世話をすることが重要です.

あなたが持っているものが伝染性である場合、病気になって仕事に来ることは、他の人に感染するリスクもあります.

以下を含む、病気で電話をかける正当な理由はたくさんあります。

• ウイルス/細菌感染症にかかっている
• あなたの慢性的な健康状態は管理が難しい
• あなたは事故にあった
• メンタルヘルスの日が必要です
• 医師の予約があります
• 月経周期の痛みがある
• あなたは病気の家族の世話をしています
• あなたは燃え尽き症候群から回復しています

病気で電話をかけるときの考慮事項

電話またはメッセージでリクエストを行う前に、福利厚生パッケージの内容や欠席がチームに与える影響など、状況に関するいくつかの基本的な要素を考慮してください。

病気で電話をかける方法について考慮すべき事項の例をいくつか示します。 以下の質問に対するあなたの回答は、あなたのリクエストを表現する最良の方法に影響を与える可能性があります.

あなたの会社の病気休暇の方針は何ですか?

病気で電話をかける前に、どのような種類の病気休暇が認められているかを理解する必要があります。 多くの企業は、従業員ハンドブックで病気休暇のポリシーを概説しており、病気で仕事に電話する方法の具体的な手順が説明されている場合があります。

有給または無給の病気休暇があるかどうかを確認し、残りの日数を計算します。 一般的な業界標準は、フルタイムの従業員に年間 6 日間の有給病気休暇を与えることです。

病気休暇手当がない場合は、有給休暇 (PTO) 手当から休暇を取ることができる場合があります。

続きを読む: PTO と病欠時間: 違いは何ですか?

緊急事態ですか？

緊急事態には、事故に遭ったり、急性の痛みを感じたり、メンタルヘルスのエピソードを通じて家族をサポートしたりすることが含まれます。 このような状況では、時間に余裕がないため、迅速な意思決定を行う必要があります。

緊急事態が発生したことを雇用主に知らせてください。雇用主は、病欠をすぐに理解して承認してくれるでしょう。 緊急でない場合は、不在中にチームがタスクについて何を知る必要があるかを慎重に考えてください。

病気はどのくらい続く可能性がありますか？

チームが残りのリソースに合わせてワークロードを計画できるように、何日休みになるかを見積もります。

メンタルヘルス休暇を数日取っている場合、仕事は同僚がカバーしてくれるか、戻ってくるまで保留にされることさえあります。 ただし、重大な事故からの回復には数週間または数か月かかる場合があり、雇用主は作業を完了するために臨時スタッフを雇う必要がある場合があります。

医師の診断書は必要ですか？

会社の方針や不在期間によっては、医師の診察を受けて病気の診断書を求めなければならない場合があります。 雇用主は通常、1 日か 2 日休みの場合は医師の診断書を要求しませんが、多くの場合、欠勤を思いとどまらせるために、1 週間以上の欠勤には医師の診断書を要求します。

医師の診断書が必要かどうかわからない場合は、従業員のハンドブックで病気の電話をかける方法を確認するか、上司に相談してください。

あなたの仕事をカバーする人が必要ですか？

チームが計画どおりにワークフローを継続できるようにすることは、労働倫理の良い例です。 最も近いチーム メンバーを特定し、委任、通知、または延期します。

フィールド業務や物流など、実行する必要があるタスクを委任します。 経験の浅い同僚が介入する必要がある場合に備えて、プロセスと顧客の詳細についてチームメンバーに通知します。仕事に戻るまで待つことができる、ビジネスに重要ではない活動を遅らせます。

あなたが病気で休んでいることを誰が知る必要がありますか?

ほとんどの場合、直属の上司に伝えるだけで十分です。 ただし、病欠を追跡できるように、人事担当者に通知する必要がある場合もあります。 病気休暇について契約上誰に通知する義務があるかを確認するには、従業員ハンドブックを参照するか、上司に尋ねてください。

会社で Connecteam などの休暇を管理するソフトウェアを使用している場合、ソフトウェア内で休暇を申請できます。休暇は、レビューのために組織内の適切な担当者に自動的に送信されます。

病気でいつ電話するか

病気休暇が必要だとわかったらすぐに、病気休暇を申請する必要があります。 たとえば、手術が予定されている場合は、数週間前にチームに通知できます。 または、インフルエンザが始まる前日に来ると感じた場合は、予防措置として病気を呼ぶことができます.

しかし、多くの病気や怪我は警告を発しません。 土壇場の状況では、離陸したい日の初めに会社に知らせるようにしてください. また、健康状態が悪いために生産性が低下したり、他の人に感染するリスクがある場合は、勤務時間中に退社することも合理的です.

自宅で仕事ができる場合は、外出先に電話する必要がない場合もあります。 たとえば、普段病院で働いている場合、自宅から患者との電話に出ることができるかもしれません。

雇用主への連絡方法

あなたが病気であることを上司に伝える場所は、すべての違いを生む可能性があります. メールであれテキストであれ、彼らが定期的に使用するチャネルであることを確認してください。さもないと、メッセージを見逃す可能性があります。

最良の結果を得るには、彼らの好みの通信方法を使用してください。 上司がチームの空き状況を確認する方法である場合は、上司に電話してください。 電話の利点は、相手が電話を確実に受け取ったことを確認できることですが、欠点は、フォローアップの質問をされる可能性があることです。

また、メールは休暇を申請する有効なチャネルであり、その場に置かれる可能性は低くなります。 または、上司がテキスト メッセージングを好む場合は、適切な人にメッセージを送信し、準備ができたら返信できるようにするための効率的な方法かもしれません。

病欠時のメールの基本的な例は、「今日は気分が悪いので、病欠を取ります。 明日にはきっと良くなっているだろう。」

会社で時間追跡ソフトウェアを使用している場合は、会社の時間追跡ソフトウェアの可用性を更新する必要がある場合もあります。

病気で電話するときに何を言うべきか

あなたの状況、会社の文化、上司との関係に依存するため、病欠の正確な方法はありません。 どのチャネルを使用する場合でも、リクエストを作成する際には相手の性格を考慮することをお勧めします。 彼らは、より少ない詳細またはより多くのコンテキストを必要とするタイプの人ですか?

また、あなたの会社の病気休暇の方針で、マネージャーの承認を求める必要があるのか​​、それとも単に病欠を知らせるだけなのかを確認してください。 承認を求める場合は、次のように書くことができます。 これを承認していただけますか？」 それ以外の場合は、「休みを取りたいのですが、今年は病気が 3 日残っていると思います」と伝えます。

状況はそれぞれ異なりますが、以下の病気で電話をかけるためのヒントは、ほとんどの従業員に専門的なメッセージを作成するのに役立ちます.

タイムリーに

休暇が必要だとわかったらすぐに雇用主に連絡することは、メッセージがどのように受け取られるかに貢献します。

たとえば、「父が手術を受けている間、私は父と一緒にいる必要があります」は、手術が事前に予定されていることが多いため、当日​​ではなく、イベントの 2 週間前に言った方が理解が深まる可能性があります。

正直であること

自分の病気を誇張したくなるかもしれませんが、そうしないようにしてください。 たとえば、「これは私が今までに経験した中で最もひどい病気です」は、専門家らしくなく、真実ではないように聞こえる可能性があります。

代わりに、自分の気持ちに正直になりましょう。これは、チームとの信頼関係を築くのに役立ちます。

たとえば、「不安を引き起こしているいくつかの問題に対処するために、個人的な日を過ごす必要があります。 明日は仕事に戻るので、生産性を高めることができます。」

病欠中のオンライン アクティビティ (ソーシャル メディアへの投稿など) は、職場の同僚に表示される可能性があることに注意してください。 自分で検閲する必要はありませんが、特定のキャプションや写真が誤解される可能性があるかどうかを検討してください。

短くしてください

あなたの状況に関連するすべてをカバーしながら、リクエストをできるだけ短くしてください。 気分を害する人もいるので、自分の病気についてあまり詳しく話さないでください。

たとえば、「風邪と胃の虫で目が覚めたので、伝染する可能性があるため、今日は出勤しません」と言いますが、体温がどのくらい高いか、服用している薬は追加しません.

空室状況を確認する

チームの計画に役立つので、いつ仕事に戻るかをチームに知らせてください。 たとえば、標準的な外来治療を受けている場合、医師は回復期間を示す必要があります。

空き状況を確認する例としては、「今週末、アイススケートをしているときに膝を負傷しました。 私の医者は、私は休みを取って休むべきだと言いました。 でも、明日までに気分が良くなることを願っています。」

また、休暇中にメールや職場の社内コミュニケーション アプリをチェックしたり、小さなタスクを実行したりする予定があるかどうかについて言及することもできます。

タスクのステータスに言及する

病気になったときに行っていたタスクがチームのワークフローにとって重要である場合は、チームが不在のときに対処できるように、チームに情報を提供する必要があります。

次に、マネージャーにタスクのステータスを知らせます。たとえば、次のように伝えます。 今日と明日はジェーンに代役を頼んだので、私が戻るまではピーターが引き継いでくれます。」

結論

病気で仕事に電話する最善の方法は、あなたの状況と、あなたの会社で何が専門的であると考えられているかによって通知されます. ただし、ほとんどの場合、できるだけ早くマネージャーに病気休暇を依頼し、いつ戻ってくるかを見積もり、関連する仕事関連の情報をチームに提供することをお勧めします。

電話で要求を書いたり共有したりするときは、正直に簡潔にまとめてください。 たとえば、「今日は気分が悪いので、家にいるのが一番です。 明日、良くなったらお知らせします」 は、病気を伝える適切な言い方です。