Jak wezwać chorego do pracy: co powiedzieć i kiedy zadzwonić

Wiedza o tym, jak wzywać chorych w profesjonalny sposób, nie tylko pomaga wyzdrowieć po chorobie bez dodatkowego stresu, ale także zapewnia informowanie zespołu i minimalizuje zakłócenia spowodowane nieobecnościami.

To, co powiesz i kiedy poprosisz o zwolnienie lekarskie, będzie zależeć od Twojej sytuacji, ale należy pamiętać o kilku najlepszych praktykach. Omówimy powody, dla których możesz zadzwonić z powodu choroby, kwestie, które należy wziąć pod uwagę przed napisaniem wiadomości — takie jak potrzeba zaświadczenia lekarskiego — oraz sposoby skontaktowania się z pracodawcą.

Podamy również przykłady, jak sprawić, by Twoja prośba była zwięzła, szczera i zawierała wiele informacji.

Powody wzywania chorych

Możesz poprosić o zwolnienie lekarskie, jeśli źle się czujesz. Ważne jest, aby dbać o siebie, ponieważ praca podczas choroby zmniejsza produktywność i może ogólnie pogorszyć stan zdrowia.

Jeśli to, co masz, jest zaraźliwe, przychodzenie chore do pracy również grozi zarażeniem innych.

Istnieje wiele uzasadnionych powodów, aby zgłosić chorobę, w tym następujące.

• Masz infekcję wirusową/bakteryjną
• Twój przewlekły stan zdrowia jest trudny do opanowania
• Miałeś wypadek
• Potrzebujesz dnia zdrowia psychicznego
• Masz wizytę u lekarza
• Masz bóle menstruacyjne
• Opiekujesz się chorymi członkami rodziny
• Dochodzisz do siebie po wypaleniu

Rzeczy do rozważenia podczas wzywania chorego

Zanim złożysz wniosek przez telefon lub wiadomość, poświęć kilka minut na rozważenie kilku podstawowych elementów dotyczących Twojej sytuacji, na przykład tego, co zawiera Twój pakiet świadczeń i jak Twoja nieobecność wpłynie na zespół.

Oto kilka przykładów rzeczy, które należy wziąć pod uwagę przy zgłaszaniu choroby. Twoje odpowiedzi na poniższe pytania mogą wpłynąć na najlepszy sposób sformułowania Twojej prośby.

Jaka jest polityka Twojej firmy w zakresie zwolnień lekarskich?

Przed zgłoszeniem choroby powinieneś zrozumieć, do jakiego rodzaju zwolnienia chorobowego masz prawo. Wiele firm określa swoje zasady dotyczące zwolnień chorobowych w podręczniku dla pracowników, który może wyjaśniać konkretne kroki, jak wezwać pracownika do pracy z powodu choroby.

Sprawdź, czy masz płatne lub bezpłatne zwolnienia chorobowe i oblicz, ile dni Ci zostało. Powszechnym standardem branżowym jest sześć dni płatnego zwolnienia chorobowego rocznie dla pracowników pełnoetatowych.

Jeśli nie masz zasiłku chorobowego, możesz wziąć dni wolne od zasiłku za płatny czas wolny (PTO).

Przeczytaj więcej: WOM a czas choroby: jaka jest różnica?

Czy to nagły wypadek?

Nagłe sytuacje mogą obejmować wypadek, ostry ból lub wsparcie członka rodziny podczas epizodu ze zdrowiem psychicznym. W takich sytuacjach nie masz zbyt wiele czasu do stracenia, więc musisz podejmować szybkie decyzje.

Poinformuj swojego pracodawcę o nagłym wypadku — prawdopodobnie natychmiast zrozumie i zatwierdzi zwolnienie lekarskie. Jeśli nie jest to nagły wypadek, zastanów się dokładnie, co Twój zespół musi wiedzieć o Twoich zadaniach podczas Twojej nieobecności.

Jak długo może trwać choroba?

Oszacuj, ile dni będziesz mieć wolne, aby Twój zespół mógł zaplanować obciążenie pracą wokół pozostałych zasobów.

Jeśli bierzesz kilka dni zdrowia psychicznego, Twoja praca może być objęta przez współpracownika lub nawet wstrzymana do Twojego powrotu. Jednak powrót do zdrowia po poważnym wypadku może zająć kilka tygodni lub miesięcy, a Twój pracodawca może potrzebować zatrudnić pracowników tymczasowych, aby wykonać pracę.

Czy będzie potrzebne zaświadczenie od lekarza?

Być może będziesz musiał odwiedzić lekarza i poprosić o zwolnienie lekarskie, w zależności od polityki Twojej firmy i czasu nieobecności. Pracodawcy zwykle nie proszą o zaświadczenie lekarskie na jeden lub dwa dni wolne, ale wielu wymaga go w przypadku nieobecności dłuższych niż tydzień, aby zniechęcić do absencji.

Sprawdź podręcznik pracownika, jak zgłaszać chorobę lub porozmawiaj ze swoim przełożonym, jeśli nie masz pewności, czy potrzebujesz zaświadczenia lekarskiego.

Potrzebujesz kogoś, kto zajmie się Twoimi zadaniami?

Umożliwienie zespołowi kontynuowania pracy zgodnie z planem jest doskonałym przykładem etyki pracy — jeśli pozwala na to zdrowie. Zidentyfikuj najbliższych członków zespołu i deleguj, informuj lub opóźniaj.

Deleguj zadania, które należy wykonać, takie jak obowiązki w terenie i logistyka. Poinformuj członków zespołu o procesach i szczegółach klienta na wypadek, gdyby musiał wkroczyć mniej doświadczony współpracownik. Opóźnij wszelkie działania niezwiązane z biznesem, które mogą poczekać, aż wrócisz do pracy.

Kto musi wiedzieć, że jesteś chory?

W większości przypadków wystarczy powiedzieć swojemu przełożonemu. Czasami jednak musisz również poinformować przedstawiciela działu HR, aby mógł śledzić Twoje dni chorobowe. Aby dowiedzieć się, kogo jesteś umownie zobowiązany powiadomić o zwolnieniu chorobowym, zajrzyj do swojego podręcznika pracownika lub zapytaj swojego przełożonego.

Jeśli Twoja firma korzysta z oprogramowania do zarządzania czasem wolnym, takiego jak Connecteam, możesz poprosić o czas wolny w ramach oprogramowania, a zostanie ono automatycznie przesłane do wglądu do właściwej osoby w organizacji.

Kiedy zgłosić chorobę

Powinieneś poprosić o zwolnienie chorobowe, gdy tylko dowiesz się, że go potrzebujesz. Na przykład możesz powiadomić swój zespół z kilkutygodniowym wyprzedzeniem, jeśli masz zaplanowaną operację. Lub, w przypadkach, gdy możesz poczuć grypę na dzień przed jej rozpoczęciem, możesz wezwać chorych jako środek zapobiegawczy.

Jednak wiele chorób i urazów nie ostrzega. W sytuacji w ostatniej chwili spróbuj powiadomić swoją firmę na początku dnia, kiedy chcesz wystartować. Rozsądne jest również wyjście w ciągu dnia pracy, jeśli zły stan zdrowia powoduje, że jesteś nieproduktywny lub grozi zarażeniem innych.

Czasami wezwanie z pracy nie jest konieczne, jeśli możesz pracować z domu, więc może to być opcja do zbadania. Na przykład, jeśli zwykle pracujesz w szpitalu, możesz odbierać telefony od pacjentów z domu.

Jak skontaktować się z pracodawcą

Miejsce, w którym poinformujesz swojego szefa, że ​​jesteś chory, może mieć znaczenie. Upewnij się, że jest to kanał, z którego regularnie korzystają, niezależnie od tego, czy jest to e-mail, czy SMS, w przeciwnym razie mogą przegapić Twoją wiadomość.

Aby uzyskać najlepsze wyniki, użyj preferowanej metody komunikacji. Zadzwoń do swojego szefa, jeśli w ten sposób potwierdza dostępność zespołu. Zaletą rozmowy telefonicznej jest to, że możesz być pewien, że ją otrzymali, ale jej wadą jest to, że możesz zostać poproszony o dodatkowe pytania.

E-mail jest również ważnym kanałem, w którym prosisz o czas wolny, i jest mniej prawdopodobne, że zostaniesz umieszczony na miejscu. Lub, jeśli Twój przełożony preferuje wiadomości tekstowe, może to być skuteczny sposób na przekazanie wiadomości właściwej osobie, pozwalając jej odpowiedzieć, gdy będzie gotowa.

Podstawowym przykładem wysyłania SMS-a z informacją o chorobie jest: „Nie czuję się dzisiaj dobrze, więc wezmę zwolnienie lekarskie. Prawdopodobnie do jutra poczuję się lepiej.

Być może będziesz musiał zaktualizować swoją dostępność w firmowym oprogramowaniu do śledzenia czasu, jeśli Twoja firma z niego korzysta.

Co powiedzieć, gdy dzwonisz z powodu choroby

Nie ma dokładnego, właściwego sposobu zgłaszania choroby, ponieważ zależy to od okoliczności, kultury firmy i relacji z szefem. Bez względu na to, z jakiego kanału korzystasz, dobrze jest wziąć pod uwagę ich osobowość podczas tworzenia prośby. Czy jest typem osoby, która potrzebuje mniej szczegółów lub więcej kontekstu?

Sprawdź również, czy polityka Twojej firmy dotycząca zwolnień lekarskich wymaga uzyskania zgody przełożonego lub po prostu poinformowania go o dniu zwolnienia lekarskiego. Prosząc o zgodę, możesz napisać coś w stylu: „Chciałbym wziąć dzień wolny, aby odzyskać siły. Czy możesz to zatwierdzić, proszę? W przeciwnym razie poinformuj ich, mówiąc: „Chciałbym wziąć dzień wolny i wydaje mi się, że pozostały mi trzy dni chorobowe w tym roku”.

Chociaż każda sytuacja jest wyjątkowa, poniższe wskazówki dotyczące zgłaszania choroby mogą pomóc w tworzeniu profesjonalnych wiadomości dla większości pracowników.

Bądź punktualny

Skontaktowanie się z pracodawcą, gdy tylko dowiesz się, że będziesz potrzebować urlopu, przyczynia się do tego, jak wiadomość zostanie odebrana.

Na przykład: „Muszę być z ojcem, kiedy będzie miał operację”, może spotkać się z większym zrozumieniem, jeśli zostanie wypowiedziane dwa tygodnie przed wydarzeniem, a nie w samym dniu, ponieważ operacje są często planowane z wyprzedzeniem.

Bądź szczery

Możesz odczuwać potrzebę wyolbrzymiania swojej choroby, ale staraj się tego nie robić. Na przykład: „To najstraszniejsza choroba, jaką kiedykolwiek miałem” prawdopodobnie zabrzmi nieprofesjonalnie i nieprawdziwie.

Zamiast tego szczerze powiedz, jak się czujesz, ponieważ pomaga to budować zaufanie w zespole.

Na przykład możesz powiedzieć: „Muszę poświęcić dzień osobisty, aby zająć się pewnymi sprawami, które mnie niepokoją. Wrócę do pracy jutro, kiedy będę bardziej produktywna”.

Pamiętaj, że Twoja aktywność online podczas zwolnienia lekarskiego, w tym posty w mediach społecznościowych, może być widoczna dla współpracowników. Chociaż nie musisz się cenzurować, zastanów się, czy dany podpis lub zdjęcie może zostać źle zinterpretowane.

Mów krótko

Staraj się, aby Twoja prośba była jak najkrótsza, obejmując wszystko, co jest istotne w Twojej sytuacji. Nie wchodź w zbyt wiele szczegółów na temat swojej choroby, ponieważ może to zniechęcić niektórych ludzi.

Powiedz na przykład: „Obudziłem się z przeziębieniem i grypą żołądkową, więc nie przychodzę dzisiaj do pracy, bo to zaraźliwe”, ale nie dodawaj, jak wysoka jest twoja temperatura i jakie leki bierzesz.

Potwierdź dostępność

Daj swojemu zespołowi wyobrażenie o tym, kiedy wrócisz do pracy, ponieważ pomoże im to w planowaniu. Na przykład, jeśli masz standardową procedurę w szpitalu ambulatoryjnym, Twój lekarz powinien wskazać, jak długi będzie okres rekonwalescencji.

Przykładem potwierdzenia dostępności jest: „Zraniłem się w kolano podczas jazdy na łyżwach w ten weekend. Mój lekarz powiedział, że powinienem wziąć dzień wolny i odpocząć. Ale mam nadzieję, że do jutra poczuję się lepiej.

Możesz również wspomnieć, czy będziesz sprawdzać e-maile, aplikację do komunikacji wewnętrznej w miejscu pracy lub wykonywać drobne zadania podczas urlopu.

Wspomnij o stanie zadania

Jeśli zadanie, które wykonywałeś, gdy zachorowałeś, ma kluczowe znaczenie dla przepływu pracy zespołu, powinieneś przekazać swojemu zespołowi informacje, aby mogli sobie z tym poradzić pod twoją nieobecność.

Następnie poinformuj kierownika o statusie zadania, mówiąc na przykład: „Jestem mniej więcej w połowie ukończenia mojej części projektu. Poprosiłem Jane, żeby mnie zastąpiła dzisiaj i jutro, a potem Peter przejmie obowiązki, dopóki nie wrócę.

Wniosek

Najlepszy sposób wezwania chorego do pracy zależy od Twojej sytuacji i tego, co jest uważane za profesjonalne w Twojej firmie. Jednak w większości przypadków wskazane jest jak najszybsze zwrócenie się do przełożonego o zwolnienie lekarskie, oszacowanie czasu powrotu i przekazanie zespołowi odpowiednich informacji związanych z pracą.

Pisząc lub udostępniając prośbę przez telefon, bądź szczery i mów krótko. Na przykład: „Nie czuję się dzisiaj dobrze, więc najlepiej będzie, jeśli zostanę w domu. Dam ci znać, jeśli jutro poczuję się lepiej” to akceptowalny sposób zgłoszenia choroby.