Лучшие инструменты для совместной работы над контентом для брендов B2B

Совместная работа над контентом — отличный способ улучшить качество вашего контента, привлечь релевантный трафик и использовать опыт вашей организации для создания чего-то ценного.

Что такое совместная работа над контентом? Это когда люди вносят свои идеи, знания и опыт в создание части контента, а инструменты для совместной работы делают все это возможным.

Но совместная работа над контентом недооценивается. Нам нравится работать в наушниках, выполняя наш список дел, не отвлекаясь и не отвлекаясь. Однако, когда члены команды сотрудничают, они учатся друг у друга новому и оттачивают идеи, которые могут привести к созданию отличного контента.

При отсутствии сотрудничества организации могут упускать из виду ключевые идеи и, как следствие, создавать посредственный контент. В исследовании Fierce Inc. 86 % респондентов сообщили, что отсутствие сотрудничества является причиной неудач на рабочем месте. Это массивно! А посредственный контент не привлечет внимания к вашему сайту и не добавит ценности вашим клиентам.

Зачем вам нужен инструмент для совместной работы над контентом?

Инструменты для совместной работы над контентом для брендов B2B позволяют командам проводить мозговой штурм и создавать контент, который предлагает лучшие результаты как для читателей, так и для бизнеса.

Короче говоря, инструменты для совместной работы позволяют:

• Вовлеченные члены команды : к сожалению, только 33% сотрудников в Соединенных Штатах вовлечены. Один из лучших способов привлечь других к работе в офисе — сотрудничество.
• Творческий вклад : с правильными инструментами для объединения людей вы можете задействовать умы всех соответствующих заинтересованных сторон и использовать их уникальные точки зрения, чтобы создать что-то особенное.
• Оптимизированные процессы . Иногда вам необходимо сотрудничать с людьми, не входящими в вашу организацию. Лучшие инструменты для совместной работы над контентом обеспечивают бесперебойную коммуникацию.

Вот семь лучших инструментов для совместной работы над контентом, которые могут удовлетворить потребности вашей команды B2B:

1. Документы Google (и весь G Suite)

Документы Google – это бесплатный кроссплатформенный текстовый процессор (это означает, что он синхронизируется на всех ваших устройствах), который работает онлайн и офлайн.

Все, что вам нужно, — это бесплатная учетная запись Google — та же учетная запись, которую вы используете для Gmail .

Когда вы создаете документ в Google Docs, облачный инструмент автоматически синхронизирует и сохраняет всю вашу работу.

Но совместная работа — это то, где инструмент действительно сияет. Воспроизведу знакомую ситуацию:

Вы работаете над проектом, который требует ввода. Итак, вы прикрепляете документ к электронному письму и просите своих коллег внести вам свои изменения. Каждый получатель вносит свои правки и отправляет их обратно, а вы проводите остаток дня, объединяя все их изменения в один документ.

Документы Google устраняют эту проблему. Все, что вам нужно сделать, это поделиться документом со своей командой, и все они смогут вносить свои изменения в один и тот же документ.

Еще один действительно интересный аспект Google Docs — совместная работа в режиме реального времени . Все авторизованные «редакторы» могут вносить свои изменения одновременно, и их действия видны в режиме реального времени. Каждое изменение отслеживается и сохраняется. Также имеется встроенная функция чата, чтобы члены команды могли обсуждать документ во время работы.

Преимущества:

• Доступность : сотрудники могут использовать Google Docs круглосуточно и без выходных на любом устройстве с доступом в Интернет. Эта гибкость очень полезна для сотрудников, которые находятся в разных часовых поясах или путешествуют. Легкий доступ повышает производительность и позволяет вашей команде быстрее выполнять проекты.
• Простота : Документы Google — это простой инструмент для изучения. Если вы пользовались подобными текстовыми процессорами, вы без труда освоите их возможности и функции.
• Простой импорт/экспорт . Если вам нужно импортировать файл в Документы Google или экспортировать Документ Google в Microsoft Word, вы не столкнетесь с сообщениями об ошибках или проблемами совместимости. Документы Google взаимодействуют с другими типами файлов, позволяя членам команды отправлять и получать файлы без утомительного процесса преобразования.

2. Microsoft SharePoint

SharePoint — это облачная интранет-платформа, используемая более чем 200 000 компаний по всему миру для управления контентом, связи и совместного использования ресурсов.

Ваша команда может получить доступ к вашему сайту SharePoint из обычного веб-браузера. Он разработан, чтобы быть центральной точкой, где команды могут сотрудничать в различных проектах. Это особенно важно для предприятий, которые географически не централизованы. Даже работая удаленно, коллеги могут общаться друг с другом через SharePoint.

Он часто используется для хранения файлов с контролем версий, таких как документы Word, особенно файлов, которыми необходимо поделиться с другими.

Традиционно команды использовали электронную почту для передачи документов туда и обратно, но этот метод может привести к смешению нескольких версий одного и того же документа. SharePoint, с другой стороны, предоставляет единое место для хранения, просмотра и обновления документов.

У каждого члена команды также есть собственное личное хранилище под названием OneDrive , где файлы остаются закрытыми до тех пор, пока пользователь не решит поделиться ими.

Кроме того, функция совместного редактирования документов платформы позволяет нескольким пользователям одновременно работать над одним и тем же документом, не вызывая задержек или перезаписи.

Преимущества :

• Интеграция с Microsoft Office: это должно быть одним из самых ценных преимуществ SharePoint. Word, Excel и PowerPoint являются популярными инструментами в бизнес-сообществе, а поскольку SharePoint является продуктом Microsoft, он легко интегрируется с этими другими программами.
• Безопасность . Платформа SharePoint позволяет компаниям защитить свой контент от несанкционированного использования, управляя разрешениями для папок и документов. Встроенные функции безопасности включают возможность ограничить доступ к вашему контенту за пределами вашей компании, а также доступ к определенным документам в вашей компании.
• Настройка : в SharePoint у вас есть возможность сохранить заводские настройки или создать собственные приложения и компоненты. С небольшой помощью ИТ-отдела ваша команда сможет получить доступ к инструментам, необходимым им для выполнения своей работы и совместной работы над контентом.

Цена

У SharePoint есть несколько тарифных планов:

Первый план стоит 5 долларов за пользователя в месяц. С этим вариантом вы получаете SharePoint и OneDrive, а члены вашей команды могут получить доступ к онлайн-функциям SharePoint, таким как хранилище файлов и средства связи.

За 10 долларов США за пользователя в месяц ваш бизнес получает неограниченное хранилище и дополнительные параметры безопасности.

Третий план, который стоит 20 долларов на пользователя в месяц, включает Office 365, Skype для бизнеса и Yammer , приложение для социальных сетей.

3. Дропбокс Бумага

Чтобы удовлетворить потребности бизнеса в совместной работе, Dropbox запустила инструмент для совместной работы под названием Dropbox Paper .

В Paper (для которой требуется учетная запись Dropbox) пользователи могут создавать, упорядочивать и просматривать общий контент. Платформа поддерживает множество форматов файлов, включая Word, Excel, Google Docs и Google Sheets. Редактировать документы одновременно очень просто, а в Paper также есть чат, чтобы члены команды могли оставаться на связи во время работы над проектами.

Все файлы в вашем рабочем пространстве могут быть организованы в папки или проекты. Каждый проект может быть назначен члену команды, и назначенный пользователь может получить доступ к проекту и управлять им через Dropbox Smart Sync .

Преимущества

• Больше свободы с вашими документами : Dropbox Paper — это онлайн-текстовый процессор, но он больше похож на Evernote по способу работы с содержимым. Ваши документы в Paper могут переходить от текста к флажкам и изображениям — на самом деле нет никаких ограничений на то, как вы можете соединять элементы. Также поддерживаются GIF-файлы и смайлики, если вашему контенту не помешает немного волнения.
• Возможности обмена : Dropbox Paper отлично подходит для обмена файлами . Paper использует подход к тегированию, аналогичный Facebook или Twitter: вы можете отметить кого-то в комментарии или назначить его для документа, независимо от того, использует ли он Dropbox или нет. Документами можно поделиться с отдельными пользователями или добавить в папку, к которой имеет доступ вся команда. Вы также можете пригласить людей для просмотра или редактирования файла по электронной почте.
• Сила встраивания : вы можете встроить в Dropbox Paper практически все, что захотите — клип с YouTube, GIF-файл. Приятно видеть, что онлайн-инструмент так хорошо сочетается с медиа.

Цена

Dropbox Paper бесплатна; однако, если у вас есть учетная запись Standard Business в Dropbox (17,50 долларов в месяц), вы можете получить административные функции, которых нет в бесплатной версии.

4. Трелло

Trello — это инструмент для совместной работы, который упорядочивает ваши проекты в виде досок и задач.

В нем используется система Канбан , разработанная Toyota для оптимизации производства. В аналоговой форме система функционирует как белая доска, заполненная стикерами Post-it. Каждый стикер представляет собой одну задачу в рамках проекта.

Trello обновляет систему Post-it с помощью гибкого интуитивно понятного интерфейса. Это отличный инструмент для замены любой программы чата, которую ваша команда использует для общения на основе задач — в Trello вы можете добавлять комментарии, вложения и сроки выполнения к каждой задаче, чтобы члены команды могли видеть все, что им нужно, в одном месте.

Доски Trello представляют проекты (например, редизайн веб-сайта), списки организуют ваш рабочий процесс (например, что нужно сделать на этой неделе), а карточки содержат задачи (например, графический дизайн).

Помимо добавления комментариев и сроков выполнения к задаче (также известной как карточка), вы можете добавить контрольный список, чтобы разбить ее на подзадачи. Например, если вы используете Trello для деловой поездки, у вас может быть карточка для встречи с контрольным списком вещей, которые вам нужно подготовить к ней.

Вы также можете назначать метки для обозначения категории или статуса задачи. Ярлыки доступны для поиска, поэтому вы можете просмотреть все утвержденные задачи, скажем, или все задачи, связанные с маркетингом.

Когда вы работаете над задачами и завершаете их, вы можете легко перетаскивать карточки из одного списка в другой (например, из «Выполняется» в «Готово») и в конечном итоге архивировать карточки и списки, которые вы выполнили.

Преимущества

• Четкая организация : с досками для каждого проекта и карточками для каждой задачи путаница и беспокойство сведены к минимуму. Trello позволяет пользователям организовать весь процесс создания от мозгового штурма до написания и публикации — и все это в одном месте.
• Редактирование : интерфейс Trello является гибким, а механизм перетаскивания упрощает редактирование ваших списков. Кроме того, вы можете быть в курсе изменений в высокоприоритетных проектах, подписавшись на доску или карточку.
• Возможности поиска : с помощью меток и фильтров пользователи могут быстро находить задачи и файлы. И все соответствующие обсуждения и контент хранятся в Trello для дальнейшего использования и резервируются на случай любого нарушения безопасности или сбоя.

Цена

В бесплатной версии Trello разрешено неограниченное количество личных досок, списков и карточек, но количество групповых досок ограничено 10. Пользователи бесплатной версии также могут добавить одно усиление на доску.

Trello также предлагает платные варианты. Trello Business Class (9,99 долл. США на пользователя в месяц) поставляется с административным управлением, инструментами автоматизации и неограниченным количеством бонусов, среди прочих преимуществ. Версия Trello Enterprise (20,83 долл. США на пользователя в месяц) предлагает расширенные средства безопасности и администрирования, необходимые крупным организациям.

5. Понедельник

Monday — это новое название продукта, ранее известного как dapulse. Облачная платформа управления проектами помещает всю информацию, связанную с проектом — задачи, сроки выполнения, назначенных пользователей, рабочий процесс, файлы, комментарии — в единый общий центр.

Проекты имеют форму досок (например, интерактивных досок), и администраторы могут контролировать видимость каждой доски.

При настройке досок вы можете использовать доступные шаблоны или начать с нуля, чтобы создать настройку, соответствующую вашим потребностям.

Каждая доска состоит из групп или разделов с цветовой кодировкой, которые представляют недели, месяцы, области проекта — все, что имеет смысл для этого проекта. Каждая группа содержит задачи или «импульсы». Количество импульсов не ограничено, их можно копировать, перемещать и удалять. Вы также можете прикреплять файлы и оставлять комментарии к каждому импульсу.

Импульсы (или задачи) расположены вертикально, а столбцы разбивают компоненты или рабочий процесс каждой задачи. Понедельник предлагает различные типы столбцов в соответствии с потребностями вашей команды, такие как владелец (вы можете назначить пульс конкретному члену команды), срок выполнения, бюджет и статус.

Преимущества

• Настройка : Monday позволяет компаниям создавать платформу для конкретных брендов с пользовательскими макетами и правилами. Платформа также отслеживает все изменения в досках и задачах — если что-то пойдет не так, Monday расскажет, что произошло и кто внес изменения.
• Отслеживание : столбцы рабочего процесса в понедельник позволяют легко увидеть статус каждого проекта и задачи с первого взгляда. С помощью настраиваемых уведомлений пользователи уведомляются об изменениях в задачах, которыми они владеют или в которых участвуют.
• Аналитика : Monday действительно выделяется своими возможностями отчетности. Используя формулы и фильтры, вы можете просматривать такие данные, как общие расходы вашей команды на объединенные задачи или прогресс члена команды в нескольких проектах. Вы даже можете экспортировать эту информацию в виде файла Excel.

Цена

Понедельник предлагает множество пакетов по разным ценам, в зависимости от количества пользователей. В целях сравнения мы сосредоточимся на пяти пользователях, оплачиваемых ежегодно.

Базовый план (25 долларов в месяц) включает 5 ГБ хранилища, неограниченное количество досок, базовые фильтры и базовый журнал активности.

Стандартный план (39 долларов в месяц) увеличивает объем вашего хранилища до 50 ГБ и допускает ограниченную автоматизацию, интеграцию и настройку.

За 59 долларов в месяц вы можете получить план Pro с неограниченным хранилищем и еще большим количеством автоматизации и интеграций, а также формулами для отчетности.

Окончательный план для корпоративных клиентов предлагает расширенную безопасность, VIP-поддержку, индивидуальное обучение и более высокий предел скорости API.

6. Курата

Совместная работа над контентом не всегда означает создание контента ; вы также можете совместно работать над уже опубликованным контентом. Вот тут-то и появляется Curata . Это платформа контент-маркетинга, которая помогает маркетологам этически курировать и публиковать контент по нескольким каналам.

Хотя вы можете создавать оригинальный контент в Curata, истинная ценность программного обеспечения заключается в его инструментах курирования, которые помогают командам без особых усилий находить контент, уникально подходящий для их целевой аудитории. Curata также предоставляет аналитику, чтобы вы могли видеть, насколько хорошо работает ваш контент.

Пользоваться Curata просто. Во-первых, вы определяете источники контента — скажем, блоги, журналы или аккаунты в социальных сетях в вашей отрасли. Curata поможет вам найти релевантные источники, о которых вы, возможно, даже не слышали. Вы можете фильтровать контент, который Curata извлекает по дате, ключевому слову и другим параметрам, чтобы видеть только тот контент, который вам нужен.

Затем вы можете управлять организацией контента, создавая темы и категории , которые Curata будет автоматически применять к контенту.

В своей ленте вы увидите контент, который Curata нашла для вас, и вы можете легко одобрить публикацию для публикации в любых источниках, которые вы синхронизировали с программным обеспечением — например, в социальных сетях или блоге вашей компании. Перед публикацией вы можете изменить заголовок или изображение, добавить комментарий и даже вставить призыв к действию.

Платформа предназначена для совместной работы, поэтому члены команды могут вносить свой вклад в отбор и публикацию контента.

Преимущества

• Легкое обнаружение контента: если вы изо всех сил пытаетесь найти или создать контент, на который будут нажимать потенциальные клиенты, вам может помочь самообучающееся программное обеспечение Curata. Он интеллектуально находит и приоритизирует контент, который может заинтересовать вашу аудиторию, даже распознавая популярные темы.
• Обмен : Curata позволяет легко привлечь внимание, публикуя ваш контент по различным каналам. Чем более релевантным контентом вы делитесь, тем больше пользователей захотят читать то, что вы публикуете, и делиться вашим контентом с другими.
• Поисковая оптимизация: благодаря встроенным SEO - инструментам Curata публикуемый вами контент может помочь обеспечить качественный трафик, создать обратные ссылки и повысить ваш поисковый рейтинг.

Цена

К сожалению, Curata не публикует свои цены; однако компания предлагает четыре различных пакета, включая корпоративный план.

7. Соберите контент

GatherContent централизует и оптимизирует создание контента, позволяя командам создавать, редактировать, упорядочивать и утверждать свой контент в одном месте.

Пользователи могут видеть последние действия в проекте, ориентированном на контент (например, редизайн веб-сайта или маркетинговая кампания), создавать шаблоны и инструкции для коллег, работать над своими собственными заданиями и делиться контентом с другими участниками.

Как только контент будет одобрен для публикации, вы можете добавить его прямо в свою CMS (например, WordPress) с помощью интеграции CMS GatherContent — без копирования и вставки или потери всего вашего форматирования.

В случае с WordPress вы можете установить плагин, который связывается с учетной записью GatherContent вашей команды, позволяя вам импортировать ваши части GatherContent в виде сообщений, страниц, медиа или пользовательских типов сообщений. Плагин использует сопоставление шаблонов, чтобы контролировать, как поля и функции в GatherContent преобразуются в поля и функции в WordPress.

Преимущества

• Организация : Вы можете сказать, что GatherContent похож на Мари Кондо для ваших проектов, основанных на контенте. GatherContent позволяет легко поддерживать порядок, упорядочив ресурсы контента (включая идеи и медиафайлы) по папкам и уточнив процесс проверки.
• Командное общение : чтобы ускорить совместную работу, пользователи могут выделять текст и добавлять свои комментарии , а также отмечать коллег, чтобы уведомить их о том, что все на одной странице.
• Централизация : переключение между различными инструментами для создания контента, обмена файлами и общения с коллегами может замедлить производственный процесс. С GatherContent вы можете более эффективно сотрудничать и быстрее публиковать контент.

Цена

После бесплатной пробной версии GatherContent предлагает планы по разным ценам: от начального плана за 83 доллара в месяц до корпоративного плана за 333 доллара в месяц — и вы можете связаться с компанией, если вам нужно что-то еще больше. Чем выше план, тем больше элементов, проектов и премиальных интеграций вам разрешено, а также вы получаете расширенные функции поиска.

8. Миланоте

Milanote — это инструмент для организации творческих проектов в красивые визуальные доски.
По дизайну это очень похоже на работу на стене в творческой студии — визуально, тактильно и иногда немного грязно.

Milanote — это место для ваших дизайнеров, разработчиков, менеджеров по продуктам и даже ваших клиентов. Привлекайте всех, кто участвует в творческом проекте, и вместе решайте задачи.
Частная доска — это ваше пространство для изучения вашего творчества, но с помощью нескольких щелчков мыши вы можете поделиться своей работой с более широкой командой.
Совместное использование таких функций, как секретные ссылки и доски только для чтения, означает, что только люди, которых вы пригласили, могут просматривать и редактировать ваши доски.

Мы упрощаем сбор всего, что требуется в начале творческого проекта, и даем вам инструменты, необходимые для организации и осмысления всего.

Milanote наполнен сотнями встроенных шаблонов, которые помогут вам начать работу с различными проектами, от создания доски настроения до написания идеального творческого задания.

Преимущества

• Простота использования : создавайте заметки и списки дел, загружайте изображения и файлы и сохраняйте то, что вы найдете в Интернете.
• Организация : организуйте визуально, используя гибкий интерфейс перетаскивания.
• Совместная работа : доски по умолчанию являются уединенным местом для размышлений, но одним щелчком мыши вы можете создать общее рабочее пространство для совместной работы с вашей командой.

Подведение итогов

Сегодня, когда рабочая сила становится все более рассеянной, удаленное сотрудничество имеет решающее значение для сокращения расстояния между сотрудниками.

Решения, подобные семи перечисленным выше, позволяют командам более эффективно создавать и распространять контент, чтобы улучшить свою игру в области контент-маркетинга .

Но…

Не просто погрузитесь в один из этих инструментов.

Во-первых, определите главные приоритеты для вашего бизнеса, чтобы вы могли выбрать платформу, соответствующую вашим потребностям.

У вас есть любимый инструмент для совместной работы? Поделитесь этим со мной в комментариях ниже — я хотел бы услышать о вашем опыте!