Las mejores herramientas de colaboración de contenido para marcas B2B

La colaboración de contenido es una excelente manera de mejorar la calidad de su contenido, generar tráfico relevante y utilizar la experiencia dentro de su organización para crear algo de valor.

¿Qué es la colaboración de contenido? Es cuando las personas aportan sus ideas, conocimientos y experiencia para la creación de una pieza de contenido, y las herramientas de colaboración de contenido hacen que todo eso sea posible.

Pero la colaboración de contenido está subestimada. Nos gusta trabajar con los auriculares puestos y abordar nuestra lista de tareas pendientes sin distracciones ni interrupciones. Sin embargo, cuando los miembros del equipo colaboran, aprenden cosas nuevas unos de otros y perfeccionan ideas que pueden generar contenido excelente.

Cuando hay una falta de colaboración, las organizaciones pueden pasar por alto información clave y, como resultado, producir contenido mediocre. En un estudio de Fierce Inc., el 86% de los encuestados informaron que la falta de colaboración era responsable de las fallas en el lugar de trabajo. ¡Eso es enorme! Y el contenido mediocre no llamará la atención de su sitio ni agregará valor a sus clientes.

¿Por qué necesita una herramienta de colaboración de contenido?

Las herramientas de colaboración de contenido para marcas B2B permiten a los equipos intercambiar ideas y producir contenido que ofrezca mejores resultados tanto para los lectores como para la empresa.

En resumen, las herramientas de colaboración permiten:

• Miembros del equipo comprometidos : lamentablemente, solo el 33 % de los empleados en los Estados Unidos están comprometidos. Una de las mejores maneras de involucrar a otros en la oficina es a través de la colaboración.
• Aportación creativa : con las herramientas adecuadas para conectar a las personas, puede aprovechar las mentes de todas las partes interesadas apropiadas e incorporar sus perspectivas únicas para crear algo especial.
• Procesos optimizados : a veces necesita colaborar con personas de fuera de su organización. Las mejores herramientas de colaboración de contenido permiten una comunicación fluida.

Aquí hay siete de las mejores herramientas de colaboración de contenido que pueden satisfacer las necesidades de su equipo B2B:

1. Google Docs (y todo el G Suite)

Google Docs es un procesador de texto multiplataforma gratuito (lo que significa que se sincroniza en todos sus dispositivos) que funciona en línea y sin conexión.

Todo lo que necesita es una cuenta gratuita de Google, la misma cuenta que usa para Gmail .

Cuando crea un documento en Google Docs, la herramienta basada en la nube sincroniza y guarda automáticamente todo su trabajo.

Pero la colaboración es donde la herramienta realmente brilla. Permítanme recrear una situación familiar:

Estás trabajando en un proyecto que necesita información. Así que adjuntas el documento a un correo electrónico y les pides a tus colegas que te den sus cambios. Cada destinatario realiza sus modificaciones y las devuelve, y pasa el resto del día combinando todos sus cambios en un solo documento.

Google Docs elimina esta molestia. Todo lo que tiene que hacer es compartir el documento con su equipo, y todos pueden hacer sus cambios en el mismo documento.

Otro aspecto realmente interesante de Google Docs es la colaboración en tiempo real . Todos los “editores” autorizados pueden hacer sus cambios al mismo tiempo, y su actividad es visible en tiempo real. Cada cambio es rastreado y guardado. También hay una función de chat integrada para que los miembros del equipo puedan discutir el documento mientras trabajan.

Beneficios:

• Accesibilidad : los colaboradores pueden usar Google Docs las 24 horas del día, los 7 días de la semana en cualquier dispositivo que tenga acceso a Internet. Esta flexibilidad es muy útil para los empleados que se encuentran en diferentes zonas horarias o viajando. El fácil acceso aumenta la productividad y permite que su equipo complete los proyectos más rápidamente.
• Simplicidad : Google Docs es una herramienta sencilla de aprender. Si ha utilizado procesadores de texto similares, aprenderá fácilmente las características y funciones.
• Fácil importación/exportación : si necesita importar un archivo a Google Docs o exportar un Google Doc a Microsoft Word, no encontrará ningún mensaje de error ni problemas de compatibilidad. Google Docs coopera con otros tipos de archivos, lo que permite a los miembros del equipo enviar y recibir archivos sin un proceso de conversión frustrante.

2.Microsoft SharePoint

SharePoint es una plataforma de intranet basada en la nube utilizada por más de 200 000 empresas en todo el mundo para la administración de contenido, la comunicación y el intercambio de recursos.

Su equipo puede acceder a su sitio de SharePoint desde un navegador web básico. Está diseñado para ser un punto central donde los equipos pueden colaborar en varios proyectos. Esto es especialmente importante para las empresas que no están centralizadas geográficamente. Incluso trabajando de forma remota, los colegas pueden conectarse entre sí a través de SharePoint.

A menudo se usa para almacenar archivos controlados por versión como documentos de Word, especialmente archivos que deben compartirse con otros.

Tradicionalmente, los equipos han usado el correo electrónico para pasar documentos de un lado a otro, pero con ese método, existe un alto potencial para mezclar varias versiones del mismo documento. SharePoint, por otro lado, proporciona un lugar único para almacenar, ver y actualizar documentos.

Cada miembro del equipo también tiene su propio espacio de almacenamiento personal llamado OneDrive , donde los archivos permanecen privados hasta que el usuario decide compartirlos.

Además, la función de coautoría de documentos de la plataforma permite que varios usuarios trabajen en el mismo documento al mismo tiempo sin causar demoras ni sobrescribir.

Beneficios :

• Integración con Microsoft Office: Este tiene que ser uno de los beneficios más valiosos de SharePoint. Word, Excel y PowerPoint son herramientas populares en la comunidad empresarial y, dado que SharePoint es un producto de Microsoft, se integra a la perfección con estos otros programas.
• Seguridad : la plataforma de SharePoint permite a las empresas proteger su contenido del uso no autorizado mediante la administración de permisos para carpetas y documentos. Las características de seguridad integradas incluyen la capacidad de limitar quién fuera de su empresa puede acceder a su contenido y quién dentro de su empresa puede acceder a ciertos documentos.
• Personalización : con SharePoint, tiene la opción de mantener la configuración de fábrica o crear aplicaciones y componentes personalizados. Con un poco de ayuda de TI, su equipo podrá acceder a las herramientas que necesitan para hacer su trabajo y colaborar en el contenido.

Precio

SharePoint tiene varios planes de precios:

El primer plan cuesta $5 por usuario por mes. Con esta opción, obtiene SharePoint y OneDrive, y los miembros de su equipo pueden acceder a las funciones en línea de SharePoint, como el almacenamiento de archivos y las herramientas de comunicación.

Por $10 por usuario al mes, su empresa obtiene almacenamiento ilimitado y opciones de seguridad avanzadas.

El tercer plan, que cuesta $20 por usuario al mes, viene con Office 365, Skype for Business y Yammer , una aplicación de redes sociales.

3. Papel de buzón

Para cumplir con los requisitos de colaboración de las empresas, Dropbox ha lanzado una herramienta de colaboración llamada Dropbox Paper .

En Paper (que requiere una cuenta de Dropbox), los usuarios pueden crear, organizar y revisar contenido compartido. La plataforma admite numerosos formatos de archivo, incluidos Word, Excel, Google Docs y Google Sheets. Editar documentos simultáneamente es fácil y Paper también viene con una sala de chat para que los miembros del equipo puedan mantenerse en contacto mientras trabajan en proyectos.

Todos los archivos de su espacio de trabajo se pueden organizar en carpetas o proyectos. Cada proyecto se puede asignar a un miembro del equipo, y el usuario asignado puede acceder y controlar el proyecto a través de Dropbox Smart Sync .

Beneficios

• Más libertad con sus documentos : Dropbox Paper es un procesador de textos en línea, pero se parece más a Evernote en la forma en que maneja el contenido. Sus documentos en Paper pueden fluir desde texto hasta casillas de verificación e imágenes; realmente no hay restricciones sobre cómo puede juntar elementos. También se admiten GIF y emojis, si su contenido necesita un poco de emoción.
• Capacidades para compartir : Dropbox Paper es excelente para compartir archivos . Paper adopta un enfoque de etiquetado similar al de Facebook o Twitter: puede etiquetar a alguien en un comentario o asignarlo a un documento, ya sea que use Dropbox o no. Los documentos pueden compartirse con individuos o agregarse a una carpeta a la que puede acceder todo el equipo. También puede invitar a personas a ver o editar un archivo por correo electrónico.
• El poder de la incrustación : puede incrustar casi cualquier cosa que desee (un clip de YouTube, un GIF) en Dropbox Paper. Es agradable ver que una herramienta en línea funciona tan bien con los medios.

Precio

Dropbox Paper es gratis; sin embargo, si tiene una cuenta comercial estándar con Dropbox ($ 17.50 por mes), puede obtener funciones administrativas que no están incluidas en la versión gratuita.

4. Trello

Trello es una herramienta de colaboración que organiza sus proyectos en tableros y tareas.

Utiliza el sistema Kanban , que fue desarrollado por Toyota para agilizar la producción. En forma analógica, el sistema funciona como una pizarra llena de notas Post-it. Cada Post-it representa una tarea dentro de un proyecto.

Trello actualiza el sistema Post-it con una interfaz flexible e intuitiva. Es una excelente herramienta para reemplazar cualquier programa de chat que use su equipo para la comunicación basada en tareas: en Trello, puede agregar comentarios, archivos adjuntos y fechas de vencimiento a cada tarea, para que los miembros del equipo puedan ver todo lo que necesitan en un solo lugar.

Los tableros de Trello representan proyectos (p. ej., rediseño de sitios web), las listas organizan su flujo de trabajo (p. ej., para hacer esta semana) y las tarjetas contienen tareas (p. ej., diseño gráfico).

Además de agregar comentarios y fechas de vencimiento a una tarea (también conocida como tarjeta), puede agregar una lista de verificación para dividirla en subtareas. Por ejemplo, si usa Trello para un viaje de negocios, puede tener una tarjeta para una reunión, con una lista de verificación de las cosas que necesita para prepararse.

También puede asignar etiquetas para indicar la categoría o el estado de una tarea. Las etiquetas se pueden buscar para que pueda mostrar todas las tareas que están aprobadas, por ejemplo, o todas las tareas relacionadas con el marketing.

A medida que trabaja y finaliza las tareas, puede arrastrar y soltar tarjetas fácilmente de una lista a otra (por ejemplo, de "En proceso" a "Terminado") y eventualmente archivar tarjetas y listas que haya completado.

Beneficios

• Organización clara : con tableros para cada proyecto y tarjetas para cada tarea, se minimizan la confusión y la ansiedad. Trello permite a los usuarios organizar todo el proceso de creación, desde la lluvia de ideas hasta la escritura y la publicación, todo en un solo lugar.
• Edición : la interfaz de Trello es flexible y el mecanismo de arrastrar y soltar facilita la edición de sus listas. Además, puede mantenerse actualizado con los cambios en los proyectos de alta prioridad suscribiéndose a un foro o tarjeta.
• Capacidades de búsqueda : con etiquetas y filtros, los usuarios pueden localizar tareas y archivos en poco tiempo. Y todas las discusiones y contenidos relevantes se almacenan en Trello para referencia futura y se respaldan contra cualquier falla o falla de seguridad.

Precio

La versión gratuita de Trello permite una cantidad ilimitada de tableros, listas y tarjetas personales, pero los tableros de equipo están restringidos a 10. Los usuarios gratuitos también pueden agregar un Power-Up por tablero.

Trello también ofrece opciones pagas. Trello Business Class ($9.99 por usuario por mes) viene con controles administrativos, herramientas de automatización y Power-Ups ilimitados, entre otras ventajas. La versión Enterprise de Trello ($20.83 por usuario por mes) ofrece controles administrativos y de seguridad avanzados que las grandes organizaciones necesitan.

5. lunes

Monday es el nuevo nombre de un producto anteriormente conocido como dapulse. La plataforma de gestión de proyectos basada en la nube pone toda la información asociada con un proyecto (tareas, fechas de vencimiento, usuarios asignados, flujo de trabajo, archivos, comentarios) en un único centro compartido.

Los proyectos toman la forma de tableros (como pizarras) y los administradores pueden controlar la visibilidad de cada tablero.

Al configurar sus tableros, puede usar las plantillas disponibles o comenzar desde cero para crear una configuración que se ajuste a sus necesidades.

Cada tablero se compone de grupos o secciones codificadas por colores que representan semanas, meses, áreas de proyecto, lo que tenga sentido para ese proyecto. Cada grupo contiene tareas o "pulsos". No hay límite en la cantidad de pulsos que puede tener, y se pueden copiar, mover y eliminar. También puedes adjuntar archivos y dejar comentarios en cada pulso.

Los pulsos (o tareas) se organizan verticalmente, mientras que las columnas desglosan los componentes o el flujo de trabajo de cada tarea. Monday ofrece varios tipos de columnas para adaptarse a las necesidades de su equipo, como propietario (puede asignar un pulso a un miembro del equipo en particular), fecha de vencimiento, presupuesto y estado.

Beneficios

• Personalización : Monday permite a las empresas crear una plataforma específica de marca con diseños y reglas personalizados. La plataforma también realiza un seguimiento de todos los cambios en los tableros y las tareas; en caso de que algo salga mal, Monday le informará qué sucedió y quién realizó el cambio.
• Seguimiento : las columnas de flujo de trabajo de Monday facilitan ver el estado de cada proyecto y tarea de un vistazo. Con notificaciones personalizables, los usuarios reciben alertas sobre cambios en las tareas que poseen o en las que están involucrados.
• Analytics : Monday realmente se destaca en sus capacidades de generación de informes. Con fórmulas y filtros, puede ver datos como el gasto total de su equipo en tareas combinadas o el progreso de un miembro del equipo en varios proyectos. Incluso puede exportar esta información como un archivo de Excel.

Precio

Monday ofrece una variedad de paquetes a diferentes precios, dependiendo de la cantidad de usuarios. A efectos de comparación, nos vamos a centrar en cinco usuarios, facturados anualmente.

El plan Básico ($25 por mes) incluye 5 GB de almacenamiento, tableros ilimitados, filtros básicos y un registro de actividad básico.

El plan estándar ($39 al mes) aumenta su almacenamiento a 50 GB y permite automatizaciones, integraciones y personalizaciones limitadas.

Por $59 al mes, puede obtener el Plan Pro con almacenamiento ilimitado e incluso más automatizaciones e integraciones, además de fórmulas para generar informes.

El plan final, para clientes empresariales, ofrece seguridad avanzada, soporte VIP, capacitación personalizada y un límite de tasa de API más alto.

6. Curata

La colaboración de contenido no siempre significa creación de contenido ; también puedes colaborar en contenido ya publicado. Ahí es donde entra Curata . Es una plataforma de marketing de contenido que ayuda a los especialistas en marketing a seleccionar y volver a publicar contenido de manera ética en múltiples canales.

Aunque puede crear contenido original en Curata, el verdadero valor del software está en sus herramientas de curación que ayudan a los equipos a descubrir contenido especialmente adecuado para su público objetivo sin mucho esfuerzo. Curata también proporciona análisis para que pueda ver el rendimiento de su contenido.

Usar Curata es simple. Primero, define sus fuentes de contenido, por ejemplo, blogs, revistas o cuentas de redes sociales en su industria. Curata también lo ayudará a encontrar fuentes relevantes de las que quizás no haya oído hablar. Puede filtrar el contenido que obtiene Curata por fecha, palabra clave y otros parámetros para que solo vea el contenido que desea.

Luego, puede controlar cómo se organiza el contenido creando temas y categorías que Curata aplicará automáticamente al contenido.

En su feed, verá el contenido que Curata ha encontrado para usted, y puede aprobar fácilmente una publicación para publicarla en cualquier medio que haya sincronizado con el software, por ejemplo, las redes sociales o el blog de su empresa. Antes de publicar, puede cambiar el título o la imagen, agregar comentarios e incluso insertar una llamada a la acción.

La plataforma es colaborativa para que los miembros del equipo puedan contribuir a la curación y publicación de contenido.

Beneficios

• Descubrimiento de contenido sin esfuerzo: si tiene dificultades para encontrar o crear contenido en el que los clientes potenciales hagan clic, el software de autoaprendizaje de Curata puede ayudarlo. Encuentra y prioriza de manera inteligente el contenido que probablemente atraerá a su audiencia, e incluso reconoce los temas de moda.
• Compartir : Curata facilita ganar exposición al publicar su contenido a través de una variedad de canales. Cuanto más contenido relevante comparta, más usuarios querrán leer lo que publique y compartir su contenido con otros.
• Optimización de motores de búsqueda: gracias a las herramientas de SEO integradas de Curata , el contenido que publica puede ayudar a generar tráfico de calidad, generar vínculos de retroceso y aumentar su clasificación de búsqueda.

Precio

Desafortunadamente, Curata no publica su precio; sin embargo, la empresa ofrece cuatro paquetes diferentes, incluido un plan empresarial.

7. Reunir contenido

GatherContent centraliza y agiliza la producción de contenido, lo que permite que los equipos escriban, editen, organicen y aprueben su contenido, todo en un solo lugar.

Los usuarios pueden ver la actividad reciente en un proyecto basado en contenido (como el rediseño de un sitio web o una campaña de marketing), crear plantillas e instrucciones para colegas, trabajar en sus propias tareas y compartir contenido con otros colaboradores.

Una vez que se haya aprobado el contenido para su publicación, puede agregarlo directamente a su CMS (p. ej., WordPress) utilizando las integraciones CMS de GatherContent, sin copiar y pegar ni perder todo el formato.

En el caso de WordPress , puede instalar un complemento que se vincula a la cuenta de GatherContent de su equipo, lo que le permite importar sus piezas de GatherContent como publicaciones, páginas, medios o tipos de publicaciones personalizadas. El complemento utiliza el mapeo de plantillas para controlar cómo los campos y las funciones en GatherContent se traducen en campos y funciones en WordPress.

Beneficios

• Organización : se podría decir que GatherContent es como Marie Kondo para sus proyectos basados ​​en contenido. GatherContent facilita la organización organizando sus activos de contenido (incluyendo ideas y medios) en carpetas y aclarando el proceso de revisión.
• Comunicación en equipo : para acelerar la colaboración, los usuarios pueden resaltar texto y agregar sus comentarios , así como etiquetar a colegas para notificarles que todos están en la misma página.
• Centralización : cambiar entre varias herramientas para crear contenido, compartir archivos y chatear con colegas puede ralentizar el proceso de producción. Con GatherContent, puede colaborar de manera más eficiente y publicar contenido más rápido.

Precio

Después de una prueba gratuita, GatherContent ofrece planes a varios precios, desde el Plan de inicio a $83 al mes hasta el Plan de empresa a $333 al mes, y puede comunicarse con la empresa si necesita algo aún más grande. Cuanto más alto sea el plan, más artículos, proyectos e integraciones premium se le permitirán, además obtendrá funciones de búsqueda avanzada.

8. Milán

Milanote es una herramienta para organizar proyectos creativos en hermosos tableros visuales.
Por diseño, se parece mucho a trabajar en la pared de un estudio creativo: visual, táctil y, a veces, un poco desordenado.

Milanote es un lugar para sus diseñadores, desarrolladores, gerentes de productos e incluso sus clientes: involucre a todos en un proyecto creativo y aborden los desafíos juntos.
Un tablero privado es tu espacio para explorar tu creatividad, pero con unos pocos clics puedes compartir tu trabajo con todo el equipo.
Las funciones para compartir, como enlaces secretos y tableros de solo lectura, significan que solo las personas que invite pueden ver y editar sus tableros.

Facilitamos la recopilación de todo lo necesario al comienzo de un proyecto creativo y le brindamos las herramientas que necesita para organizarlo y darle sentido a todo.

Milanote está repleto de cientos de plantillas integradas para ayudarlo a comenzar con una variedad de proyectos diferentes, desde crear un panel de estado de ánimo hasta escribir el informe creativo perfecto.

Beneficios

• Fácil de usar : escriba notas y listas de tareas, cargue imágenes y archivos y guarde las cosas que encuentre en la web
• Organización : Organice visualmente usando la interfaz flexible de arrastrar y soltar.
• Colaboración : por defecto, los tableros son un lugar privado para pensar, pero con un solo clic puede crear un espacio de trabajo compartido para colaborar con su equipo.

Terminando

Con las fuerzas de trabajo cada vez más dispersas de hoy en día, la colaboración remota es crucial para reducir la distancia entre los empleados.

Soluciones como las siete enumeradas anteriormente permiten a los equipos crear y difundir contenido de manera más eficiente para mejorar su juego de marketing de contenido .

Pero…

No se limite a sumergirse en una de estas herramientas.

Primero, determine las principales prioridades para su negocio para que pueda elegir una plataforma que se ajuste a sus necesidades.

¿Tienes una herramienta de colaboración favorita? Compártalo conmigo en los comentarios a continuación. ¡Me encantaría conocer su experiencia!