Najlepsze narzędzia do współpracy w zakresie treści dla marek B2B

Współpraca nad treścią to świetny sposób na poprawę jakości treści, przyciągnięcie odpowiedniego ruchu i wykorzystanie doświadczenia w organizacji do stworzenia czegoś wartościowego.

Czym jest współpraca nad treścią? Dzieje się tak, gdy ludzie wnoszą swoje pomysły, wiedzę i doświadczenie w tworzenie treści — a narzędzia do współpracy nad zawartością umożliwiają to wszystko.

Ale współpraca w zakresie treści jest niedoceniana. Lubimy pracować z naszymi słuchawkami, pokonując naszą listę rzeczy do zrobienia bez żadnych zakłóceń i przerw. Jednak gdy członkowie zespołu współpracują, uczą się od siebie nowych rzeczy i doskonalą pomysły, które mogą prowadzić do świetnych treści.

W przypadku braku współpracy organizacje mogą przeoczyć kluczowe spostrzeżenia i w rezultacie tworzyć przeciętne treści. W badaniu Fierce Inc. 86% respondentów stwierdziło, że brak współpracy był odpowiedzialny za niepowodzenia w miejscu pracy. To ogromne! A przeciętne treści nie przyciągną gałek ocznych do Twojej witryny ani nie dodadzą wartości Twoim klientom.

Dlaczego potrzebujesz narzędzia do współpracy nad treścią?

Narzędzia do współpracy nad treściami dla marek B2B pozwalają zespołom na burzę mózgów i tworzenie treści, które oferują lepsze wyniki zarówno dla czytelników , jak i dla biznesu.

Krótko mówiąc, narzędzia do współpracy pozwalają na:

• Zaangażowani członkowie zespołu : Niestety tylko 33% pracowników w Stanach Zjednoczonych jest zaangażowanych. Jednym z najlepszych sposobów na zaangażowanie innych w biurze jest współpraca.
• Kreatywny wkład : dzięki odpowiednim narzędziom do łączenia ludzi możesz dotrzeć do umysłów wszystkich odpowiednich interesariuszy i uwzględnić ich unikalne perspektywy, aby stworzyć coś wyjątkowego.
• Usprawnione procesy : czasami trzeba współpracować z osobami spoza organizacji. Najlepsze narzędzia do współpracy nad treścią umożliwiają bezproblemową komunikację.

Oto siedem najlepszych narzędzi do współpracy nad treścią, które mogą wspierać potrzeby Twojego zespołu B2B:

1. Dokumenty Google (i cały pakiet G Suite)

Dokumenty Google to darmowy, wieloplatformowy edytor tekstu (co oznacza, że ​​synchronizuje się na wszystkich Twoich urządzeniach), który działa w trybie online i offline.

Wszystko, czego potrzebujesz, to bezpłatne konto Google – to samo konto, którego używasz w Gmailu .

Gdy tworzysz dokument w Dokumentach Google, narzędzie w chmurze automatycznie synchronizuje i zapisuje całą Twoją pracę.

Ale to właśnie współpraca to miejsce, w którym narzędzie naprawdę błyszczy. Pozwól, że odtworzę znajomą sytuację:

Pracujesz nad projektem, który wymaga danych wejściowych. Dlatego załączasz dokument do wiadomości e-mail i prosisz współpracowników o wprowadzenie zmian. Każdy odbiorca wprowadza swoje zmiany i odsyła je z powrotem, a Ty spędzasz resztę dnia na łączeniu wszystkich zmian w jednym dokumencie.

Dokumenty Google eliminują ten problem. Wystarczy, że udostępnisz dokument swojemu zespołowi, a wszyscy będą mogli wprowadzać zmiany w tym samym dokumencie.

Innym naprawdę fajnym aspektem Dokumentów Google jest współpraca w czasie rzeczywistym . Wszyscy upoważnieni „redaktorzy” mogą dokonywać swoich zmian jednocześnie, a ich aktywność jest widoczna w czasie rzeczywistym. Każda zmiana jest śledzona i zapisywana. Dostępna jest również wbudowana funkcja czatu, dzięki której członkowie zespołu mogą omawiać dokument podczas pracy.

Korzyści:

• Ułatwienia dostępu : współpracownicy mogą korzystać z Dokumentów Google 24/7 na dowolnym urządzeniu z dostępem do internetu. Ta elastyczność jest bardzo przydatna dla pracowników przebywających w różnych strefach czasowych lub podróżujących. Łatwy dostęp zwiększa produktywność i umożliwia zespołowi szybsze realizowanie projektów.
• Prostota : Dokumenty Google to proste narzędzie do nauki. Jeśli używałeś podobnych edytorów tekstu, z łatwością poznasz cechy i funkcje.
• Łatwy import/eksport : jeśli chcesz zaimportować plik do Dokumentów Google lub wyeksportować dokument Google do programu Microsoft Word, nie wystąpią żadne komunikaty o błędach ani problemy ze zgodnością. Dokumenty Google współpracują z innymi typami plików, umożliwiając członkom zespołu wysyłanie i odbieranie plików bez frustrującego procesu konwersji.

2. Microsoft SharePoint

SharePoint to oparta na chmurze platforma intranetowa używana przez ponad 200 000 firm na całym świecie do zarządzania treścią, komunikacji i udostępniania zasobów.

Twój zespół może uzyskać dostęp do Twojej witryny programu SharePoint z podstawowej przeglądarki internetowej. Został zaprojektowany jako centralny punkt, w którym zespoły mogą współpracować przy różnych projektach. Jest to szczególnie ważne w przypadku firm, które nie są scentralizowane geograficznie. Nawet pracując zdalnie, współpracownicy mogą łączyć się ze sobą za pośrednictwem programu SharePoint.

Jest często używany do przechowywania plików z kontrolą wersji, takich jak dokumenty programu Word — zwłaszcza plików, które muszą być udostępniane innym.

Tradycyjnie zespoły używały poczty e-mail do przekazywania dokumentów tam iz powrotem, ale dzięki tej metodzie istnieje duże prawdopodobieństwo pomieszania wielu wersji tego samego dokumentu. Z drugiej strony SharePoint zapewnia jedno miejsce do przechowywania, przeglądania i aktualizowania dokumentów.

Każdy członek zespołu ma również własną przestrzeń dyskową o nazwie OneDrive , w której pliki pozostają prywatne, dopóki użytkownik nie zdecyduje się ich udostępnić.

Ponadto dostępna na platformie funkcja współtworzenia dokumentów umożliwia wielu użytkownikom pracę nad tym samym dokumentem w tym samym czasie bez powodowania opóźnień lub nadpisywania.

Korzyści :

• Integracja z Microsoft Office: To musi być jedna z najcenniejszych zalet SharePoint. Word, Excel i PowerPoint to popularne narzędzia w społeczności biznesowej, a ponieważ SharePoint jest produktem firmy Microsoft, bezproblemowo integruje się z innymi programami.
• Bezpieczeństwo : platforma SharePoint umożliwia firmom zabezpieczenie ich zawartości przed nieautoryzowanym użyciem poprzez zarządzanie uprawnieniami do folderów i dokumentów. Wbudowane funkcje zabezpieczeń obejmują możliwość ograniczenia, kto spoza firmy może uzyskać dostęp do zawartości, a kto w firmie może uzyskać dostęp do niektórych dokumentów.
• Dostosowywanie : w programie SharePoint masz możliwość zachowania ustawień fabrycznych lub tworzenia niestandardowych aplikacji i składników. Z niewielką pomocą działu IT Twój zespół będzie mógł uzyskać dostęp do narzędzi potrzebnych do wykonywania swojej pracy i współpracy nad zawartością.

Cena £

SharePoint ma kilka planów cenowych:

Pierwszy plan kosztuje 5 USD za użytkownika miesięcznie. Dzięki tej opcji otrzymujesz SharePoint i OneDrive, a członkowie Twojego zespołu mają dostęp do funkcji online SharePoint, takich jak przechowywanie plików i narzędzia do komunikacji.

Za 10 USD za użytkownika miesięcznie Twoja firma otrzymuje nieograniczone miejsce na dane i zaawansowane opcje zabezpieczeń.

Trzeci plan, który kosztuje 20 USD za użytkownika miesięcznie, obejmuje Office 365, Skype dla firm i Yammer , aplikację społecznościową.

3. Papier Dropbox

Aby spełnić wymagania firm dotyczące współpracy, Dropbox uruchomił narzędzie do współpracy o nazwie Dropbox Paper .

W Paper (co wymaga konta Dropbox) użytkownicy mogą tworzyć, porządkować i przeglądać udostępniane treści. Platforma obsługuje wiele formatów plików, w tym Word, Excel, Google Docs i Google Sheets. Jednoczesna edycja dokumentów jest łatwa, a Paper zawiera również pokój rozmów, dzięki czemu członkowie zespołu mogą pozostać w kontakcie podczas pracy nad projektami.

Wszystkie pliki w obszarze roboczym można organizować w folderach lub projektach. Każdy projekt można przypisać do członka zespołu, a przydzielony użytkownik może uzyskać dostęp do projektu i sterować nim za pośrednictwem Dropbox Smart Sync .

Korzyści

• Więcej swobody w Twoich dokumentach : Dropbox Paper to internetowy edytor tekstu, ale w sposobie, w jaki radzi sobie z treściami , bardziej przypomina Evernote . Twoje dokumenty w aplikacji Paper mogą przepływać od tekstu przez pola wyboru do obrazów — naprawdę nie ma ograniczeń co do sposobu łączenia elementów. Obsługiwane są również GIF-y i emotikony, jeśli Twoje treści mogą wymagać odrobiny emocji.
• Możliwości udostępniania : Dropbox Paper doskonale nadaje się do udostępniania plików . Paper stosuje metodę tagowania podobną do Facebooka czy Twittera — możesz oznaczyć kogoś w komentarzu lub przypisać go do dokumentu, niezależnie od tego, czy korzysta on z Dropbox. Dokumenty można udostępniać poszczególnym osobom lub dodawać do folderu, do którego ma dostęp cały zespół. Możesz także zaprosić inne osoby do przeglądania lub edytowania pliku za pośrednictwem poczty e-mail.
• Moc osadzania : w Dropbox Paper możesz osadzić praktycznie wszystko, co chcesz — klip z YouTube, plik GIF. Miło jest widzieć, jak narzędzie online tak dobrze współpracuje z mediami.

Cena £

Papier Dropbox jest bezpłatny; jeśli jednak masz konto Standard Business w Dropbox (17,50 USD miesięcznie), możesz uzyskać funkcje administracyjne, które nie są zawarte w bezpłatnej wersji.

4. Trello

Trello to narzędzie do współpracy, które organizuje Twoje projekty w tablice i zadania.

Wykorzystuje system Kanban , który został opracowany przez Toyotę w celu usprawnienia produkcji. W formie analogowej system pełni funkcję tablicy wypełnionej karteczkami samoprzylepnymi. Każdy Post-it reprezentuje jedno zadanie w ramach projektu.

Trello aktualizuje system Post-it o elastyczny, intuicyjny interfejs. Jest to doskonałe narzędzie do zastąpienia dowolnego programu czatu używanego przez Twój zespół do komunikacji opartej na zadaniach — w Trello możesz dodawać komentarze, załączniki i terminy do każdego zadania, dzięki czemu członkowie zespołu mogą zobaczyć wszystko, czego potrzebują w jednym miejscu.

Tablice Trello reprezentują projekty (np. przeprojektowanie strony internetowej), listy porządkują przepływ pracy (np. do zrobienia w tym tygodniu), a karty zawierają zadania (np. projektowanie graficzne).

Oprócz dodawania komentarzy i terminów do zadania (czyli karty), możesz dodać listę kontrolną, aby podzielić je na podzadania. Na przykład, jeśli korzystasz z Trello w podróży służbowej, możesz mieć wizytówkę na spotkanie z listą kontrolną rzeczy, które musisz do niego przygotować.

Możesz także przypisać etykiety, aby wskazać kategorię lub stan zadania. Etykiety można przeszukiwać, dzięki czemu można wyświetlić wszystkie zatwierdzone zadania, powiedzmy, lub wszystkie zadania związane z marketingiem.

Podczas pracy nad zadaniami i ich kończenia możesz łatwo przeciągać i upuszczać karty z jednej listy na drugą (np. z „W toku” do „Gotowe”) i ewentualnie archiwizować ukończone karty i listy.

Korzyści

• Przejrzysta organizacja : dzięki tablicom dla każdego projektu i kartom dla każdego zadania minimalizujesz zamieszanie i niepokój. Trello pozwala użytkownikom organizować cały proces tworzenia, od burzy mózgów, przez pisanie, po publikowanie, wszystko w jednym miejscu.
• Edycja : interfejs Trello jest elastyczny, a mechanizm „przeciągnij i upuść” ułatwia edycję list. Ponadto możesz być na bieżąco ze zmianami w projektach o wysokim priorytecie, subskrybując tablicę lub kartę.
• Możliwości wyszukiwania : dzięki etykietom i filtrom użytkownicy mogą błyskawicznie lokalizować zadania i pliki. Wszystkie istotne dyskusje i treści są przechowywane w Trello do wykorzystania w przyszłości i mają kopię zapasową na wypadek naruszenia bezpieczeństwa lub awarii.

Cena £

Darmowa wersja Trello zezwala na nieograniczoną liczbę osobistych tablic, list i kart, ale tablice zespołów są ograniczone do 10. Bezpłatni użytkownicy mogą również dodać jeden dodatek Power-Up na tablicę.

Trello oferuje również opcje płatne. Trello Business Class (9,99 USD za użytkownika miesięcznie) zawiera między innymi kontrole administracyjne, narzędzia do automatyzacji i nieograniczoną liczbę dodatków. Wersja Trello Enterprise (20,83 USD za użytkownika miesięcznie) oferuje zaawansowane zabezpieczenia i kontrole administracyjne, których potrzebują duże organizacje.

5. Poniedziałek

Poniedziałek to nowa nazwa produktu znanego wcześniej jako dapulse. Oparta na chmurze platforma zarządzania projektami umieszcza wszystkie informacje związane z projektem — zadania, terminy, przypisani użytkownicy, przepływ pracy, pliki, komentarze — w jednym, współużytkowanym centrum.

Projekty mają formę tablic (takich jak tablice), a administratorzy mogą kontrolować widoczność każdej tablicy.

Konfigurując tablice, możesz skorzystać z dostępnych szablonów lub zacząć od zera, aby stworzyć konfigurację dopasowaną do Twoich potrzeb.

Każda tablica składa się z grup lub sekcji oznaczonych kolorami, które reprezentują tygodnie, miesiące, obszary projektu — cokolwiek ma sens dla tego projektu. Każda grupa zawiera zadania lub „impulsy”. Nie ma ograniczeń co do liczby impulsów, które możesz mieć i można je kopiować, przenosić i usuwać. Możesz także dołączyć pliki i pozostawić komentarze do każdego pulsu.

Impulsy (lub zadania) są ułożone pionowo, podczas gdy kolumny dzielą komponenty lub przepływ pracy każdego zadania. Poniedziałek oferuje różne typy kolumn, aby dopasować się do potrzeb Twojego zespołu, takie jak właściciel (możesz przypisać puls do konkretnego członka zespołu), termin, budżet i status.

Korzyści

• Personalizacja : poniedziałek umożliwia firmom tworzenie platformy specyficznej dla marki z niestandardowymi układami i regułami. Platforma śledzi również wszystkie zmiany w tablicach i zadaniach — jeśli coś pójdzie nie tak, Monday poinformuje Cię, co się stało i kto dokonał zmiany.
• Śledzenie : Poniedziałkowe kolumny przepływu pracy ułatwiają szybkie sprawdzenie stanu każdego projektu i zadania. Dzięki dostosowywanym powiadomieniom użytkownicy są ostrzegani o zmianach w zadaniach, których są właścicielami lub w które są zaangażowani.
• Analytics : Monday naprawdę wyróżnia się swoimi możliwościami raportowania. Korzystając z formuł i filtrów, możesz wyświetlać dane, takie jak łączne wydatki zespołu na połączone zadania lub postępy członka zespołu w wielu projektach. Możesz nawet wyeksportować te informacje do pliku Excel.

Cena £

Monday oferuje różnorodne pakiety w różnych cenach, w zależności od ilości użytkowników. Dla porównania skupimy się na pięciu użytkownikach rozliczanych rocznie.

Plan podstawowy (25 USD miesięcznie) obejmuje 5 GB pamięci, nieograniczoną liczbę tablic, podstawowe filtry i podstawowy dziennik aktywności.

Plan Standard (39 USD miesięcznie) zwiększa pamięć do 50 GB i pozwala na ograniczoną automatyzację, integrację i dostosowywanie.

Za 59 USD miesięcznie możesz otrzymać plan Pro z nieograniczoną przestrzenią dyskową oraz jeszcze większą liczbą automatyzacji i integracji, a także formułami do celów raportowania.

Ostateczny plan dla klientów korporacyjnych oferuje zaawansowane zabezpieczenia, wsparcie VIP, szkolenie jeden na jednego i wyższy limit szybkości interfejsu API.

6. Kuraty

Współpraca nad treścią nie zawsze oznacza tworzenie treści ; możesz współpracować również nad już opublikowanymi treściami. W tym miejscu pojawia się Curata . Jest to platforma marketingu treści, która pomaga marketerom w etycznym doborze i ponownym publikowaniu treści w wielu kanałach.

Chociaż możesz tworzyć oryginalne treści w Curata, prawdziwa wartość oprogramowania tkwi w jego narzędziach do kuracji, które pomagają zespołom odkrywać treści wyjątkowo dopasowane do ich docelowych odbiorców bez tony wysiłku. Curata zapewnia również analizy, dzięki którym możesz zobaczyć, jak dobrze radzi sobie Twoja treść.

Korzystanie z Curaty jest proste. Najpierw definiujesz źródła treści — powiedzmy, blogi, czasopisma lub konta w mediach społecznościowych w swojej branży. Curata pomoże Ci znaleźć odpowiednie źródła, o których być może również nie słyszałeś. Możesz filtrować zawartość pobieraną przez Curata według daty, słowa kluczowego i innych parametrów, aby zobaczyć tylko żądaną zawartość.

Następnie możesz kontrolować sposób organizacji treści, tworząc tematy i kategorie , które Curata automatycznie zastosuje do treści.

W swoim kanale zobaczysz treści, które Curata znalazła dla Ciebie, i możesz łatwo zatwierdzić post do publikacji w dowolnych miejscach, które zsynchronizowałeś z oprogramowaniem — na przykład w mediach społecznościowych lub blogu Twojej firmy. Przed opublikowaniem możesz zmienić tytuł lub zdjęcie, dodać komentarz, a nawet umieścić wezwanie do działania.

Platforma umożliwia współpracę, dzięki czemu członkowie zespołu mogą przyczyniać się do opracowywania i publikowania treści.

Korzyści

• Bezproblemowe odkrywanie treści: Jeśli masz trudności ze znalezieniem lub utworzeniem treści, które potencjalni klienci będą klikać, oprogramowanie do samodzielnego uczenia się Curata może pomóc. Inteligentnie wyszukuje i nadaje priorytet treściom, które mogą zainteresować odbiorców, nawet rozpoznając popularne tematy.
• Udostępnianie : Curata ułatwia zdobywanie ekspozycji, publikując swoje treści na różnych kanałach. Im bardziej trafne treści udostępniasz, tym więcej użytkowników będzie chciało przeczytać to, co publikujesz — i udostępniać je innym.
• Optymalizacja pod kątem wyszukiwarek: Dzięki wbudowanym narzędziom SEO Curata publikowane treści mogą pomóc w dostarczaniu wysokiej jakości ruchu, generowaniu linków zwrotnych i poprawianiu rankingu wyszukiwania.

Cena £

Niestety Curata nie publikuje swoich cen; jednak firma oferuje cztery różne pakiety, w tym plan dla przedsiębiorstw.

7. Zbierz zawartość

GatherContent centralizuje i usprawnia produkcję treści, umożliwiając zespołom pisanie, edytowanie, organizowanie i zatwierdzanie treści w jednym miejscu.

Użytkownicy mogą przeglądać ostatnie działania w ramach projektów opartych na zawartości (takich jak przeprojektowanie witryny internetowej lub kampania marketingowa), tworzyć szablony i instrukcje dla współpracowników, pracować nad własnymi zadaniami i udostępniać zawartość innym współtwórcom.

Gdy treść zostanie zatwierdzona do publikacji, możesz dodać ją bezpośrednio do swojego CMS (np. WordPress) za pomocą integracji GatherContent z CMS — bez kopiowania i wklejania lub utraty całego formatowania.

W przypadku WordPressa możesz zainstalować wtyczkę, która łączy się z kontem GatherContent Twojego zespołu, umożliwiając importowanie elementów GatherContent jako postów, stron, mediów lub niestandardowych typów postów. Wtyczka wykorzystuje mapowanie szablonów do kontrolowania, jak pola i funkcje w GatherContent przekładają się na pola i funkcje w WordPress.

Korzyści

• Organizacja : Można powiedzieć, że GatherContent jest jak Marie Kondo w przypadku projektów opartych na treści. GatherContent ułatwia utrzymanie porządku, organizując zasoby treści (w tym pomysły i multimedia) w folderach i wyjaśniając proces recenzji.
• Komunikacja zespołowa : aby przyspieszyć współpracę, użytkownicy mogą podświetlać tekst i dodawać komentarze , a także oznaczać współpracowników tagami, aby powiadomić ich, że wszyscy są na tej samej stronie.
• Centralizacja : Przełączanie się między różnymi narzędziami w celu tworzenia treści, udostępniania plików i czatowania ze współpracownikami może spowolnić proces produkcyjny. Dzięki GatherContent możesz wydajniej współpracować i szybciej publikować treści.

Cena £

Po bezpłatnym okresie próbnym GatherContent oferuje plany w różnych przedziałach cenowych, od planu początkowego za 83 USD miesięcznie do planu firmowego za 333 USD miesięcznie — i możesz skontaktować się z firmą, jeśli potrzebujesz czegoś jeszcze większego. Im wyższy plan, tym więcej elementów, projektów i integracji premium jest dozwolonych, a ponadto otrzymujesz zaawansowane funkcje wyszukiwania.

8. Milanote

Milanote to narzędzie do organizowania kreatywnych projektów w piękne plansze wizualne.
Z założenia przypomina to pracę na ścianie w kreatywnym studiu – wizualny, dotykowy, a czasem trochę niechlujny.

Milanote to miejsce dla Twoich projektantów, programistów, menedżerów produktu, a nawet Twoich klientów — zaangażuj wszystkich w kreatywny projekt na pokładzie i wspólnie mierz się z wyzwaniami.
Prywatna tablica to Twoja przestrzeń do odkrywania swojej kreatywności, ale za pomocą kilku kliknięć możesz udostępnić swoją pracę szerszemu zespołowi.
Funkcje udostępniania, takie jak tajne linki i tablice tylko do odczytu, oznaczają, że tylko zaproszone osoby mogą przeglądać i edytować Twoje tablice

Ułatwiamy zebranie wszystkiego, co jest wymagane na początku kreatywnego projektu, i zapewniamy narzędzia, których potrzebujesz, aby wszystko zorganizować i nadać sens.

Milanote jest wypełniony setkami wbudowanych szablonów, które pomogą Ci rozpocząć różnorodne projekty, od stworzenia moodboardu po napisanie idealnego briefu kreatywnego.

Korzyści

• Łatwy w użyciu : pisz notatki i listy rzeczy do zrobienia, przesyłaj obrazy i pliki oraz zapisuj rzeczy znalezione w sieci
• Organizacja : organizuj wizualnie za pomocą elastycznego interfejsu przeciągnij i upuść.
• Współpraca : tablice są domyślnie prywatnym miejscem do myślenia, ale jednym kliknięciem możesz utworzyć udostępniony obszar roboczy do współpracy z zespołem.

Zawijanie

W dzisiejszych czasach coraz bardziej rozproszonych pracowników współpraca zdalna ma kluczowe znaczenie dla zmniejszenia dystansu między pracownikami.

Rozwiązania takie jak siedem wymienionych powyżej pozwalają zespołom na bardziej efektywne tworzenie i rozpowszechnianie treści w celu ulepszenia ich gry content marketingowej .

Ale…

Nie zanurzaj się po prostu w jedno z tych narzędzi.

Najpierw określ najważniejsze priorytety dla swojej firmy, abyś mógł wybrać platformę, która odpowiada Twoim potrzebom.

Czy masz ulubione narzędzie do współpracy? Podziel się tym ze mną w komentarzach poniżej — chciałbym usłyszeć o twoich doświadczeniach!