Alat Kolaborasi Konten Terbaik Untuk Merek B2B

Kolaborasi konten adalah cara yang bagus untuk meningkatkan kualitas konten Anda, mengarahkan lalu lintas yang relevan, dan menggunakan keahlian dalam organisasi Anda untuk menciptakan sesuatu yang bernilai.

Apa itu kolaborasi konten? Saat itulah orang-orang menyumbangkan ide, pengetahuan, dan keahlian mereka ke arah pembuatan konten—dan alat kolaborasi konten memungkinkan semua itu.

Tapi kolaborasi konten kurang dihargai. Kami suka bekerja dengan headphone kami, menangani daftar tugas kami tanpa gangguan atau interupsi. Namun, ketika anggota tim berkolaborasi, mereka belajar hal baru dari satu sama lain dan mengasah ide yang dapat menghasilkan konten hebat.

Ketika ada kurangnya kolaborasi, organisasi mungkin mengabaikan wawasan utama dan sebagai hasilnya, menghasilkan konten yang biasa-biasa saja. Dalam sebuah studi dari Fierce Inc., 86% responden melaporkan bahwa kurangnya kolaborasi bertanggung jawab atas kegagalan di tempat kerja. Itu sangat besar! Dan konten biasa-biasa saja tidak akan menarik perhatian ke situs Anda atau menambah nilai bagi pelanggan Anda.

Mengapa Anda Membutuhkan Alat Kolaborasi Konten?

Alat kolaborasi konten untuk merek B2B memungkinkan tim untuk bertukar pikiran dan menghasilkan konten yang menawarkan hasil yang lebih baik bagi pembaca dan bisnis.

Singkatnya, alat kolaborasi memungkinkan untuk:

• Anggota Tim yang Terlibat : Sayangnya, hanya 33% karyawan di Amerika Serikat yang terlibat. Salah satu cara terbaik untuk membuat orang lain terlibat di kantor adalah melalui kolaborasi.
• Masukan Kreatif : Dengan alat yang tepat untuk menghubungkan orang, Anda dapat memanfaatkan pikiran semua pemangku kepentingan yang sesuai dan menggabungkan perspektif unik mereka untuk menciptakan sesuatu yang istimewa.
• Proses yang Disederhanakan : Terkadang Anda perlu berkolaborasi dengan orang-orang dari luar organisasi Anda. Alat kolaborasi konten terbaik memungkinkan komunikasi yang lancar.

Berikut adalah tujuh alat kolaborasi konten terbaik yang dapat mendukung kebutuhan tim B2B Anda:

1. Google Documents (Dan Seluruh G Suite)

Google Documents adalah pengolah kata lintas platform gratis (artinya disinkronkan di semua perangkat Anda) yang berfungsi online dan offline.

Yang Anda butuhkan hanyalah akun Google gratis—akun yang sama dengan yang Anda gunakan untuk Gmail .

Saat Anda membuat dokumen di Google Documents, alat berbasis cloud secara otomatis menyinkronkan dan menyimpan semua pekerjaan Anda.

Tetapi kolaborasi adalah tempat alat itu benar-benar bersinar. Biarkan saya menciptakan kembali situasi yang akrab:

Anda sedang mengerjakan proyek yang membutuhkan masukan. Jadi Anda melampirkan dokumen ke email dan meminta rekan kerja Anda untuk memberikan perubahan mereka. Setiap penerima mengedit dan mengirimkannya kembali—dan Anda menghabiskan sisa hari itu dengan menggabungkan semua perubahan mereka ke dalam satu dokumen.

Google Documents menghilangkan kerumitan ini. Yang harus Anda lakukan adalah berbagi dokumen dengan tim Anda, dan mereka semua dapat membuat perubahan dalam dokumen yang sama.

Aspek lain yang sangat keren dari Google Documents adalah kolaborasi waktu nyata . Semua "editor" yang berwenang dapat membuat perubahan mereka pada saat yang sama, dan aktivitas mereka terlihat secara real-time. Setiap perubahan dilacak dan disimpan. Ada juga fungsi obrolan bawaan sehingga anggota tim dapat mendiskusikan dokumen saat mereka bekerja.

Manfaat:

• Aksesibilitas : Kolaborator dapat menggunakan Google Documents 24/7 di perangkat apa pun yang memiliki akses Internet. Fleksibilitas ini sangat berguna bagi karyawan yang berada di zona waktu atau perjalanan yang berbeda. Akses mudah meningkatkan produktivitas dan memungkinkan tim Anda menyelesaikan proyek dengan lebih cepat.
• Kesederhanaan : Google Documents adalah alat sederhana untuk dipelajari. Jika Anda telah menggunakan pengolah kata serupa, Anda akan dengan mudah mengambil fitur dan fungsi.
• Impor/Ekspor Mudah : Jika Anda perlu mengimpor file ke Google Docs atau mengekspor Google Doc ke Microsoft Word, Anda tidak akan mengalami pesan kesalahan atau masalah kompatibilitas. Google Documents bekerja sama dengan jenis file lain, memungkinkan anggota tim mengirim dan menerima file tanpa proses konversi yang membuat frustrasi.

2. Microsoft SharePoint

SharePoint adalah platform intranet berbasis cloud yang digunakan oleh lebih dari 200.000 perusahaan di seluruh dunia untuk manajemen konten, komunikasi, dan berbagi sumber daya.

Tim Anda bisa mengakses situs SharePoint Anda dari browser web dasar. Ini dirancang untuk menjadi titik sentral di mana tim dapat berkolaborasi dalam berbagai proyek. Ini sangat penting untuk bisnis yang tidak terpusat secara geografis. Bahkan bekerja dari jarak jauh, rekan kerja dapat terhubung satu sama lain melalui SharePoint.

Ini sering digunakan untuk menyimpan file yang dikontrol versi seperti dokumen Word—terutama file yang perlu dibagikan dengan orang lain.

Secara tradisional, tim telah menggunakan email untuk mengirimkan dokumen bolak-balik, tetapi dengan metode itu, ada potensi tinggi untuk mencampur beberapa versi dari dokumen yang sama. SharePoint, di sisi lain, menyediakan satu tempat untuk menyimpan, menampilkan, dan memperbarui dokumen.

Setiap anggota tim juga memiliki ruang penyimpanan pribadi yang disebut OneDrive tempat file tetap pribadi hingga pengguna memilih untuk membagikannya.

Selain itu, fitur penulisan bersama dokumen platform memungkinkan banyak pengguna untuk mengerjakan dokumen yang sama secara bersamaan tanpa menyebabkan penundaan atau penimpaan.

Manfaat :

• Integrasi Dengan Microsoft Office: Ini harus menjadi salah satu manfaat paling berharga dari SharePoint. Word, Excel, dan PowerPoint adalah alat populer di komunitas bisnis, dan karena SharePoint adalah produk Microsoft, SharePoint terintegrasi dengan mulus dengan program lain ini.
• Keamanan : Platform SharePoint memungkinkan bisnis untuk mengamankan konten mereka dari penggunaan yang tidak sah dengan mengelola izin untuk folder dan dokumen. Fitur keamanan bawaan mencakup kemampuan untuk membatasi siapa di luar bisnis Anda yang dapat mengakses konten Anda, dan siapa di perusahaan Anda yang dapat mengakses dokumen tertentu.
• Kustomisasi : Dengan SharePoint, Anda memiliki opsi untuk mempertahankan pengaturan pabrik atau membuat aplikasi dan komponen kustom. Dengan sedikit bantuan dari TI, tim Anda akan dapat mengakses alat yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka dan berkolaborasi dalam konten.

Harga

SharePoint memiliki beberapa paket harga:

Paket pertama berharga $5 per pengguna per bulan. Dengan opsi ini, Anda mendapatkan SharePoint dan OneDrive, dan anggota tim Anda bisa mengakses fitur online SharePoint seperti penyimpanan file dan alat komunikasi.

Dengan $10 per pengguna per bulan, bisnis Anda mendapatkan penyimpanan tak terbatas dan opsi keamanan lanjutan.

Paket ketiga, dengan biaya $20 per pengguna per bulan, dilengkapi dengan Office 365, Skype for Business, dan Yammer , aplikasi jejaring sosial.

3. Kertas Dropbox

Untuk memenuhi persyaratan kolaborasi bisnis, Dropbox telah meluncurkan alat kolaborasi yang disebut Dropbox Paper .

Di Paper (yang memerlukan akun Dropbox), pengguna dapat membuat, mengatur, dan meninjau konten yang dibagikan. Platform ini mendukung berbagai format file, termasuk Word, Excel, Google Documents, dan Google Sheets. Mengedit dokumen secara bersamaan itu mudah, dan Paper juga dilengkapi dengan ruang obrolan sehingga anggota tim dapat tetap berkomunikasi saat mengerjakan proyek.

Semua file di ruang kerja Anda dapat diatur ke dalam folder atau proyek. Setiap proyek dapat ditugaskan ke anggota tim, dan pengguna yang ditugaskan dapat mengakses dan mengontrol proyek melalui Dropbox Smart Sync .

Manfaat

• Lebih Banyak Kebebasan Dengan Dokumen Anda : Dropbox Paper adalah pengolah kata online, tetapi lebih seperti Evernote dalam hal menangani konten. Dokumen Anda di Paper dapat mengalir dari teks ke kotak centang ke gambar—benar-benar tidak ada batasan bagaimana Anda bisa menyatukan elemen. GIF dan emoji juga didukung, jika konten Anda dapat menggunakan sedikit kegembiraan.
• Kemampuan Berbagi : Dropbox Paper sangat bagus untuk berbagi file . Paper menggunakan pendekatan penandaan yang mirip dengan Facebook atau Twitter—Anda dapat menandai seseorang dalam komentar atau menetapkan mereka ke dokumen, baik mereka menggunakan Dropbox atau tidak. Dokumen dapat dibagikan dengan individu atau ditambahkan ke folder yang dapat diakses oleh seluruh tim. Anda juga dapat mengundang orang untuk melihat atau mengedit file melalui email.
• Kekuatan Penyematan : Anda dapat menyematkan apa saja yang Anda inginkan—klip YouTube, GIF—di Dropbox Paper. Sangat menyenangkan melihat alat online bermain sangat baik dengan media.

Harga

Dropbox Paper gratis; namun, jika Anda memiliki akun Bisnis Standar dengan Dropbox ($17,50 per bulan), Anda bisa mendapatkan fitur administratif yang tidak termasuk dalam versi gratis.

4. Trello

Trello adalah alat kolaborasi yang mengatur proyek Anda menjadi papan dan tugas.

Ini menggunakan sistem Kanban , yang dikembangkan oleh Toyota untuk merampingkan produksi. Dalam bentuk analog, sistem berfungsi sebagai papan tulis yang diisi dengan Post-it Notes. Setiap Post-it mewakili satu tugas dalam sebuah proyek.

Trello meningkatkan sistem Post-it dengan antarmuka yang fleksibel dan intuitif. Ini adalah alat yang sangat baik untuk menggantikan program obrolan apa pun yang digunakan tim Anda untuk komunikasi berbasis tugas—di Trello, Anda dapat menambahkan komentar, lampiran, dan tanggal jatuh tempo ke setiap tugas, sehingga anggota tim dapat melihat semua yang mereka butuhkan di satu tempat.

Papan Trello mewakili proyek (misalnya, desain ulang situs web), daftar mengatur alur kerja Anda (misalnya, yang harus dilakukan minggu ini), dan kartu berisi tugas (misalnya, desain grafis).

Selain menambahkan komentar dan tenggat waktu untuk tugas (alias kartu), Anda dapat menambahkan daftar periksa untuk memecahnya menjadi sub-tugas. Misalnya, jika Anda menggunakan Trello untuk perjalanan bisnis, Anda mungkin memiliki kartu untuk rapat, dengan daftar periksa hal-hal yang perlu Anda persiapkan untuk itu.

Anda juga dapat menetapkan label untuk menunjukkan kategori atau status tugas. Label dapat dicari sehingga Anda dapat memunculkan semua tugas yang disetujui, misalnya, atau semua tugas yang terkait dengan pemasaran.

Saat Anda mengerjakan dan menyelesaikan tugas, Anda dapat dengan mudah menarik dan melepaskan kartu dari satu daftar ke daftar lainnya (misalnya, dari "Sedang berlangsung" ke "Selesai") dan akhirnya mengarsipkan kartu dan daftar yang telah Anda selesaikan.

Manfaat

• Organisasi yang Jelas : Dengan papan untuk setiap proyek dan kartu untuk setiap tugas, kebingungan dan kecemasan diminimalkan. Trello memungkinkan pengguna untuk mengatur seluruh proses pembuatan mulai dari brainstorming hingga penulisan hingga penerbitan, semuanya di satu tempat.
• Pengeditan : Antarmuka Trello fleksibel, dan mekanisme seret dan lepas memudahkan untuk mengedit daftar Anda. Selain itu, Anda dapat tetap mengetahui perubahan terbaru pada proyek prioritas tinggi dengan berlangganan papan atau kartu.
• Kemampuan Pencarian : Dengan label dan filter, pengguna dapat menemukan tugas dan file dalam waktu singkat. Dan semua diskusi dan konten yang relevan disimpan di Trello untuk referensi di masa mendatang dan dicadangkan terhadap pelanggaran atau kegagalan keamanan apa pun.

Harga

Versi gratis Trello memungkinkan jumlah papan, daftar, dan kartu pribadi yang tidak terbatas, tetapi papan tim dibatasi hingga 10. Pengguna gratis juga dapat menambahkan satu Power-Up per papan.

Trello juga menawarkan opsi berbayar. Trello Business Class ($9,99 per pengguna per bulan) hadir dengan kontrol administratif, alat otomatisasi, dan Power-Up tak terbatas, di antara fasilitas lainnya. Versi Enterprise Trello ($20,83 per pengguna per bulan) menawarkan keamanan tingkat lanjut dan kontrol administratif yang dibutuhkan organisasi besar.

5. Senin

Monday adalah nama baru dari produk yang sebelumnya dikenal sebagai dapulse. Platform manajemen proyek berbasis cloud menempatkan semua informasi yang terkait dengan proyek—tugas, tanggal jatuh tempo, pengguna yang ditetapkan, alur kerja, file, komentar—dalam satu hub bersama.

Proyek berbentuk papan (seperti papan tulis), dan admin dapat mengontrol visibilitas setiap papan.

Saat menyiapkan papan, Anda dapat menggunakan templat yang tersedia atau memulai dari awal untuk membuat pengaturan yang sesuai dengan kebutuhan Anda.

Setiap papan terdiri dari kelompok, atau bagian kode warna yang mewakili minggu, bulan, area proyek—apa pun yang masuk akal untuk proyek itu. Setiap kelompok berisi tugas, atau "pulsa." Tidak ada batasan berapa banyak pulsa yang dapat Anda miliki, dan pulsa tersebut dapat disalin, dipindahkan, dan dihapus. Anda juga dapat melampirkan file dan meninggalkan komentar di setiap pulsa.

Pulsa (atau tugas) disusun secara vertikal, sedangkan kolom memecah komponen atau alur kerja setiap tugas. Monday menawarkan berbagai jenis kolom yang sesuai dengan kebutuhan tim Anda, seperti pemilik (Anda dapat menetapkan pulsa ke anggota tim tertentu), tanggal jatuh tempo, anggaran, dan status.

Manfaat

• Kustomisasi : Monday memberdayakan bisnis untuk membuat platform khusus merek dengan tata letak dan aturan khusus. Platform juga melacak semua perubahan pada papan dan tugas—jika terjadi kesalahan, Monday akan memberi tahu Anda apa yang terjadi dan siapa yang membuat perubahan.
• Pelacakan : Kolom alur kerja Senin memudahkan untuk melihat status setiap proyek dan tugas secara sekilas. Dengan pemberitahuan yang dapat disesuaikan, pengguna diperingatkan tentang perubahan dalam tugas yang mereka miliki atau terlibat di dalamnya.
• Analytics : Monday benar-benar menonjol dalam kemampuan pelaporannya. Dengan menggunakan rumus dan filter, Anda dapat melihat data seperti total pengeluaran tim Anda untuk tugas gabungan, atau kemajuan anggota tim di beberapa proyek. Anda bahkan dapat mengekspor informasi ini sebagai file Excel.

Harga

Monday menawarkan berbagai paket dengan harga berbeda, tergantung jumlah pengguna. Untuk tujuan perbandingan, kami akan fokus pada lima pengguna, yang ditagih setiap tahun.

Paket Dasar ($25 per bulan) termasuk penyimpanan 5GB, papan tak terbatas, filter dasar, dan log aktivitas dasar.

Paket Standar ($39 per bulan) meningkatkan penyimpanan Anda hingga 50GB dan memungkinkan otomatisasi, integrasi, dan penyesuaian terbatas.

Dengan $59 sebulan, Anda bisa mendapatkan Paket Pro dengan penyimpanan tak terbatas dan bahkan lebih banyak otomatisasi dan integrasi, ditambah formula untuk tujuan pelaporan.

Paket terakhir, untuk pelanggan perusahaan, menawarkan keamanan tingkat lanjut, dukungan VIP, pelatihan satu lawan satu, dan batas tingkat API yang lebih tinggi.

6. Kurata

Kolaborasi konten tidak selalu berarti pembuatan konten ; Anda juga dapat berkolaborasi pada konten yang sudah dipublikasikan. Di situlah Curata masuk. Ini adalah platform pemasaran konten yang membantu pemasar secara etis menyusun dan menerbitkan ulang konten ke berbagai saluran.

Meskipun Anda dapat membuat konten asli di Curata, nilai sebenarnya dari perangkat lunak ini adalah pada alat kurasinya yang membantu tim menemukan konten yang secara unik cocok untuk audiens target mereka tanpa banyak usaha. Curata juga menyediakan analitik sehingga Anda dapat melihat seberapa baik kinerja konten Anda.

Menggunakan Curata sederhana. Pertama, Anda menentukan sumber konten Anda—misalnya, blog, majalah, atau akun media sosial di industri Anda. Curata akan membantu Anda menemukan sumber relevan yang mungkin belum pernah Anda dengar juga. Anda dapat memfilter konten yang ditarik oleh Kurata berdasarkan tanggal, kata kunci, dan parameter lainnya sehingga Anda hanya melihat konten yang Anda inginkan.

Kemudian Anda dapat mengontrol bagaimana konten diatur dengan membuat topik dan kategori yang akan diterapkan secara otomatis oleh Curata ke konten.

Di umpan Anda, Anda akan melihat konten yang ditemukan oleh Curata untuk Anda, dan Anda dapat dengan mudah menyetujui posting untuk diterbitkan di outlet apa pun yang telah Anda sinkronkan dengan perangkat lunak—media sosial atau blog perusahaan Anda, misalnya. Sebelum menerbitkan, Anda dapat mengubah judul atau gambar, menambahkan komentar, dan bahkan menyematkan ajakan bertindak.

Platform ini bersifat kolaboratif sehingga anggota tim dapat berkontribusi pada kurasi dan penerbitan konten.

Manfaat

• Penemuan Konten yang Mudah: Jika Anda kesulitan menemukan atau membuat konten yang akan diklik oleh calon pelanggan, perangkat lunak belajar mandiri Curata dapat membantu. Ini dengan cerdas menemukan dan memprioritaskan konten yang kemungkinan akan melibatkan audiens Anda, bahkan mengenali topik yang sedang tren.
• Berbagi : Curata memudahkan untuk mendapatkan eksposur dengan menerbitkan konten Anda di berbagai saluran. Semakin relevan konten yang Anda bagikan, semakin banyak pengguna yang ingin membaca apa yang Anda publikasikan—dan bagikan konten Anda dengan orang lain.
• Pengoptimalan Mesin Pencari: Berkat alat SEO bawaan Curata , konten yang Anda terbitkan dapat membantu memberikan lalu lintas berkualitas, menghasilkan tautan balik, dan meningkatkan peringkat pencarian Anda.

Harga

Sayangnya, Curata tidak mempublikasikan harganya; namun, perusahaan menawarkan empat paket berbeda, termasuk paket perusahaan.

7. Kumpulkan Konten

GatherContent memusatkan dan merampingkan produksi konten, memungkinkan tim untuk menulis, mengedit, mengatur , dan menyetujui konten mereka semua di satu tempat.

Pengguna dapat melihat aktivitas terbaru pada proyek berbasis konten (seperti desain ulang situs web atau kampanye pemasaran), membuat template dan instruksi untuk kolega, mengerjakan tugas mereka sendiri, dan berbagi konten dengan kontributor lain.

Setelah konten disetujui untuk diterbitkan, Anda dapat menambahkannya langsung ke CMS Anda (misalnya, WordPress) menggunakan integrasi CMS GatherContent—tanpa menyalin dan menempel atau kehilangan semua pemformatan Anda.

Dalam kasus WordPress , Anda dapat menginstal plugin yang menautkan ke akun GatherContent tim Anda, memungkinkan Anda untuk mengimpor bagian GatherContent Anda sebagai posting, halaman, media, atau jenis posting khusus. Plugin ini menggunakan pemetaan template untuk mengontrol bagaimana bidang dan fitur di GatherContent diterjemahkan ke bidang dan fitur di WordPress.

Manfaat

• Organisasi : Anda mungkin mengatakan GatherContent seperti Marie Kondo untuk proyek berbasis konten Anda. GatherContent memudahkan untuk tetap teratur dengan mengatur aset konten Anda (termasuk ide dan media) ke dalam folder dan memperjelas proses peninjauan.
• Komunikasi Tim : Untuk mempercepat kolaborasi, pengguna dapat menyorot teks dan menambahkan komentar mereka serta menandai rekan kerja untuk memberi tahu mereka bahwa semua orang ada di halaman yang sama.
• Sentralisasi : Beralih di antara berbagai alat untuk membuat konten, berbagi file, dan mengobrol dengan rekan kerja dapat memperlambat proses produksi. Dengan GatherContent, Anda dapat berkolaborasi dengan lebih efisien dan menerbitkan konten lebih cepat.

Harga

Setelah uji coba gratis, GatherContent menawarkan paket di berbagai titik harga, mulai dari Paket Pemula seharga $83 per bulan hingga Paket Perusahaan seharga $333 per bulan—dan Anda dapat menghubungi perusahaan jika Anda membutuhkan sesuatu yang lebih besar. Semakin tinggi paketnya, semakin banyak item, proyek, dan integrasi premium yang diizinkan, plus Anda mendapatkan fungsi pencarian lanjutan.

8. Milanote

Milanote adalah alat untuk mengatur proyek kreatif ke dalam papan visual yang indah.
Secara desain, rasanya seperti mengerjakan dinding di studio kreatif – visual, sentuhan, dan terkadang sedikit berantakan.

Milanote adalah tempat bagi desainer, pengembang, manajer produk, dan bahkan klien Anda – Libatkan semua orang dalam proyek kreatif dan atasi tantangan bersama.
Papan pribadi adalah ruang Anda untuk mengeksplorasi kreativitas Anda, tetapi dengan beberapa klik Anda dapat berbagi pekerjaan Anda dengan tim yang lebih luas.
Berbagi fitur seperti tautan rahasia dan papan hanya baca berarti hanya orang yang Anda undang yang dapat melihat dan mengedit papan Anda

Kami membuatnya mudah untuk mengumpulkan semua yang diperlukan di awal proyek kreatif, dan memberi Anda alat yang Anda butuhkan untuk mengatur dan memahami semuanya.

Milanote diisi dengan ratusan templat bawaan untuk membantu Anda memulai berbagai proyek berbeda, mulai dari membuat papan suasana hati hingga menulis ringkasan kreatif yang sempurna.

Manfaat

• Mudah digunakan : Tulis catatan & daftar tugas, unggah gambar & file, dan simpan hal-hal yang Anda temukan di web
• Organisasi : Atur secara visual menggunakan antarmuka seret dan lepas yang fleksibel.
• Kolaborasi : Papan secara default adalah tempat pribadi untuk berpikir, tetapi dengan satu klik Anda dapat membuat ruang kerja bersama untuk berkolaborasi dengan tim Anda.

Membungkus

Dengan tenaga kerja yang semakin tersebar saat ini, kolaborasi jarak jauh sangat penting untuk mengurangi jarak antar karyawan.

Solusi seperti tujuh yang tercantum di atas memungkinkan tim untuk lebih efisien membuat dan menyebarkan konten untuk meningkatkan permainan pemasaran konten mereka .

Tetapi…

Jangan hanya menyelami salah satu alat ini.

Pertama, tentukan prioritas utama untuk bisnis Anda sehingga Anda dapat memilih platform yang sesuai dengan kebutuhan Anda.

Apakah Anda memiliki alat kolaborasi favorit? Bagikan dengan saya di komentar di bawah—saya ingin mendengar tentang pengalaman Anda!