As melhores ferramentas de colaboração de conteúdo para marcas B2B

A colaboração de conteúdo é uma ótima maneira de melhorar a qualidade do seu conteúdo, direcionar tráfego relevante e usar o conhecimento da sua organização para criar algo de valor.

O que é colaboração de conteúdo? É quando as pessoas contribuem com suas ideias, conhecimento e experiência para a criação de um conteúdo — e as ferramentas de colaboração de conteúdo tornam tudo isso possível.

Mas a colaboração de conteúdo é subestimada. Gostamos de trabalhar com nossos fones de ouvido, lidando com nossa lista de tarefas sem distrações ou interrupções. No entanto, quando os membros da equipe colaboram, eles aprendem coisas novas uns com os outros e aprimoram ideias que podem levar a um ótimo conteúdo.

Quando há falta de colaboração, as organizações podem ignorar os principais insights e, como resultado, produzir conteúdo medíocre. Em um estudo da Fierce Inc., 86% dos entrevistados relataram que a falta de colaboração foi responsável por falhas no local de trabalho. Isso é enorme! E o conteúdo medíocre não atrairá atenção para o seu site ou agregará valor aos seus clientes.

Por que você precisa de uma ferramenta de colaboração de conteúdo?

As ferramentas de colaboração de conteúdo para marcas B2B permitem que as equipes façam brainstorming e produzam conteúdo que ofereça melhores resultados tanto para os leitores quanto para os negócios.

Em suma, as ferramentas de colaboração permitem:

• Membros da equipe engajados : Infelizmente, apenas 33% dos funcionários nos Estados Unidos estão engajados. Uma das melhores maneiras de envolver outras pessoas no escritório é por meio da colaboração.
• Entrada criativa : com as ferramentas certas para conectar as pessoas, você pode explorar as mentes de todas as partes interessadas apropriadas e incorporar suas perspectivas exclusivas para criar algo especial.
• Processos simplificados : às vezes você precisa colaborar com pessoas de fora da sua organização. As melhores ferramentas de colaboração de conteúdo permitem uma comunicação perfeita.

Aqui estão sete das melhores ferramentas de colaboração de conteúdo que podem atender às necessidades de sua equipe B2B:

1. Google Docs (e todo o G Suite)

O Google Docs é um processador de texto gratuito e multiplataforma (o que significa que sincroniza em todos os seus dispositivos) que funciona online e offline.

Tudo o que você precisa é de uma conta gratuita do Google — a mesma conta que você usa para o Gmail .

Quando você cria um documento no Google Docs, a ferramenta baseada em nuvem sincroniza e salva automaticamente todo o seu trabalho.

Mas a colaboração é onde a ferramenta realmente brilha. Deixe-me recriar uma situação familiar:

Você está trabalhando em um projeto que precisa de entrada. Assim, você anexa o documento a um e-mail e pede aos seus colegas que lhe forneçam as alterações. Cada destinatário faz suas edições e as envia de volta – e você passa o resto do dia combinando todas as alterações em um documento.

O Google Docs elimina esse incômodo. Tudo o que você precisa fazer é compartilhar o documento com sua equipe e todos podem fazer as alterações no mesmo documento.

Outro aspecto muito legal do Google Docs é a colaboração em tempo real . Todos os “editores” autorizados podem fazer suas alterações ao mesmo tempo, e sua atividade é visível em tempo real. Cada alteração é rastreada e salva. Há também uma função de bate-papo integrada para que os membros da equipe possam discutir o documento enquanto trabalham.

Benefícios:

• Acessibilidade : os colaboradores podem usar o Google Docs 24 horas por dia, 7 dias por semana em qualquer dispositivo com acesso à Internet. Essa flexibilidade é muito útil para funcionários que estão em fusos horários diferentes ou viajando. O acesso fácil aumenta a produtividade e permite que sua equipe realize projetos mais rapidamente.
• Simplicidade : o Google Docs é uma ferramenta simples de aprender. Se você usou processadores de texto semelhantes, aprenderá facilmente os recursos e funções.
• Importação/Exportação Fácil : Se você precisar importar um arquivo para o Google Docs ou exportar um Google Doc para o Microsoft Word, não encontrará mensagens de erro ou problemas de compatibilidade. O Google Docs coopera com outros tipos de arquivo, permitindo que os membros da equipe enviem e recebam arquivos sem um processo de conversão frustrante.

2. Microsoft SharePoint

O SharePoint é uma plataforma de intranet baseada em nuvem usada por mais de 200.000 empresas em todo o mundo para gerenciamento de conteúdo, comunicação e compartilhamento de recursos.

Sua equipe pode acessar seu site do SharePoint a partir de um navegador da Web básico. Ele foi projetado para ser um ponto central onde as equipes podem colaborar em vários projetos. Isso é especialmente importante para empresas que não são geograficamente centralizadas. Mesmo trabalhando remotamente, os colegas podem se conectar por meio do SharePoint.

É frequentemente usado para armazenar arquivos com controle de versão, como documentos do Word, especialmente arquivos que precisam ser compartilhados com outras pessoas.

Tradicionalmente, as equipes usam e-mail para enviar e receber documentos, mas com esse método, há um alto potencial para misturar várias versões do mesmo documento. O SharePoint, por outro lado, oferece um local único para armazenar, visualizar e atualizar documentos.

Cada membro da equipe também tem seu próprio espaço de armazenamento pessoal chamado OneDrive , onde os arquivos permanecem privados até que o usuário opte por compartilhá-los.

Além disso, o recurso de coautoria de documentos da plataforma permite que vários usuários trabalhem no mesmo documento ao mesmo tempo sem causar atrasos ou substituições.

Benefícios :

• Integração com o Microsoft Office: esse deve ser um dos benefícios mais valiosos do SharePoint. Word, Excel e PowerPoint são ferramentas populares na comunidade empresarial e, como o SharePoint é um produto da Microsoft, ele se integra perfeitamente a esses outros programas.
• Segurança : A plataforma SharePoint permite que as empresas protejam seu conteúdo contra uso não autorizado, gerenciando permissões para pastas e documentos. Os recursos de segurança integrados incluem a capacidade de limitar quem fora de sua empresa pode acessar seu conteúdo e quem em sua empresa pode acessar determinados documentos.
• Personalização : Com o SharePoint, você tem a opção de manter as configurações de fábrica ou criar aplicativos e componentes personalizados. Com uma pequena ajuda da TI, sua equipe poderá acessar as ferramentas necessárias para realizar seu trabalho e colaborar no conteúdo.

Preço

O SharePoint tem vários planos de preços:

O primeiro plano custa $ 5 por usuário por mês. Com essa opção, você obtém o SharePoint e o OneDrive, e os membros de sua equipe podem acessar os recursos online do SharePoint, como armazenamento de arquivos e ferramentas de comunicação.

Por US$ 10 por usuário por mês, sua empresa obtém armazenamento ilimitado e opções avançadas de segurança.

O terceiro plano, que custa US$ 20 por usuário por mês, vem com Office 365, Skype for Business e Yammer , um aplicativo de rede social.

3. Papel Dropbox

Para atender aos requisitos de colaboração das empresas, o Dropbox lançou uma ferramenta de colaboração chamada Dropbox Paper .

No Paper (que requer uma conta Dropbox), os usuários podem criar, organizar e revisar conteúdo compartilhado. A plataforma suporta vários formatos de arquivo, incluindo Word, Excel, Google Docs e Google Sheets. Editar documentos simultaneamente é fácil, e o Paper também vem com uma sala de bate-papo para que os membros da equipe possam manter contato enquanto trabalham em projetos.

Todos os arquivos em seu espaço de trabalho podem ser organizados em pastas ou projetos. Cada projeto pode ser atribuído a um membro da equipe, e o usuário atribuído pode acessar e controlar o projeto por meio do Dropbox Smart Sync .

Benefícios

• Mais liberdade com seus documentos : O Dropbox Paper é um processador de texto online, mas é mais parecido com o Evernote na maneira como lida com o conteúdo. Seus documentos no Paper podem fluir de texto para caixas de seleção e imagens - não há realmente nenhuma restrição sobre como você pode juntar elementos. GIFs e emojis também são suportados, se o seu conteúdo precisar de um pouco de emoção.
• Recursos de compartilhamento : O Dropbox Paper é ótimo para compartilhar arquivos . O Paper adota uma abordagem de marcação semelhante ao Facebook ou Twitter – você pode marcar alguém em um comentário ou atribuí-lo a um documento, usando ou não o Dropbox. Os documentos podem ser compartilhados com indivíduos ou adicionados a uma pasta que toda a equipe pode acessar. Você também pode convidar pessoas para visualizar ou editar um arquivo por e-mail.
• O poder da incorporação : você pode incorporar praticamente tudo o que quiser — um clipe do YouTube, um GIF — no Dropbox Paper. É bom ver uma ferramenta online jogar tão bem com a mídia.

Preço

O Dropbox Paper é gratuito; no entanto, se você tiver uma conta Standard Business com o Dropbox (US$ 17,50 por mês), poderá obter recursos administrativos que não estão incluídos na versão gratuita.

4. Trello

O Trello é uma ferramenta de colaboração que organiza seus projetos em quadros e tarefas.

Utiliza o sistema Kanban , desenvolvido pela Toyota para agilizar a produção. Na forma analógica, o sistema funciona como um quadro branco cheio de post-its. Cada Post-it representa uma tarefa dentro de um projeto.

O Trello atualiza o sistema Post-it com uma interface flexível e intuitiva. É uma excelente ferramenta para substituir qualquer programa de bate-papo que sua equipe use para comunicação baseada em tarefas - no Trello, você pode adicionar comentários, anexos e datas de entrega para cada tarefa, para que os membros da equipe possam ver tudo o que precisam em um só lugar.

Os quadros do Trello representam projetos (por exemplo, redesenho do site), listas organizam seu fluxo de trabalho (por exemplo, para fazer esta semana) e os cartões contêm tarefas (por exemplo, design gráfico).

Além de adicionar comentários e datas de entrega a uma tarefa (também conhecida como cartão), você pode adicionar uma lista de verificação para dividi-la em subtarefas. Por exemplo, se você estiver usando o Trello para uma viagem de negócios, você pode ter um cartão para uma reunião, com uma lista de verificação das coisas que você precisa para se preparar para isso.

Você também pode atribuir rótulos para indicar a categoria ou o status de uma tarefa. Os rótulos são pesquisáveis ​​para que você possa exibir todas as tarefas aprovadas, digamos, ou todas as tarefas relacionadas ao marketing.

Conforme você trabalha e conclui as tarefas, você pode facilmente arrastar e soltar cartões de uma lista para outra (por exemplo, de “Em andamento” para “Concluído”) e, eventualmente, arquivar cartões e listas que você concluiu.

Benefícios

• Organização clara : Com quadros para cada projeto e cartões para cada tarefa, a confusão e a ansiedade são minimizadas. O Trello permite que os usuários organizem todo o processo de criação, desde o brainstorming até a escrita e a publicação, tudo em um só lugar.
• Edição : A interface do Trello é flexível e o mecanismo de arrastar e soltar facilita a edição de suas listas. Além disso, você pode se manter atualizado com as alterações em projetos de alta prioridade assinando um quadro ou cartão.
• Recursos de pesquisa : com rótulos e filtros, os usuários podem localizar tarefas e arquivos rapidamente. E todas as discussões e conteúdos relevantes são armazenados no Trello para referência futura e protegidos contra qualquer violação ou falha de segurança.

Preço

A versão gratuita do Trello permite um número ilimitado de quadros, listas e cartões pessoais, mas os quadros de equipe são restritos a 10. Usuários gratuitos também podem adicionar um Power-Up por quadro.

O Trello também oferece opções pagas. O Trello Business Class (US$ 9,99 por usuário por mês) vem com controles administrativos, ferramentas de automação e Power-Ups ilimitados, entre outras vantagens. A versão Enterprise do Trello (US$ 20,83 por usuário por mês) oferece segurança avançada e controles administrativos que as grandes organizações precisam.

5. Segunda-feira

Monday é o novo nome de um produto anteriormente conhecido como dapulse. A plataforma de gerenciamento de projetos baseada em nuvem coloca todas as informações associadas a um projeto – tarefas, prazos, usuários atribuídos, fluxo de trabalho, arquivos, comentários – em um único hub compartilhado.

Os projetos assumem a forma de quadros (como quadros brancos), e os administradores podem controlar a visibilidade de cada quadro.

Ao configurar seus quadros, você pode usar os modelos disponíveis ou começar do zero para criar uma configuração que atenda às suas necessidades.

Cada quadro é composto de grupos ou seções codificadas por cores que representam semanas, meses, áreas do projeto – o que fizer sentido para aquele projeto. Cada grupo contém tarefas, ou “pulsos”. Não há limite para quantos pulsos você pode ter, e eles podem ser copiados, movidos e excluídos. Você também pode anexar arquivos e deixar comentários em cada pulso.

Os pulsos (ou tarefas) são organizados verticalmente, enquanto as colunas dividem os componentes ou o fluxo de trabalho de cada tarefa. A segunda-feira oferece vários tipos de colunas para atender às necessidades de sua equipe, como proprietário (você pode atribuir um pulso a um determinado membro da equipe), data de vencimento, orçamento e status.

Benefícios

• Personalização : a segunda-feira permite que as empresas criem uma plataforma específica da marca com layouts e regras personalizados. A plataforma também rastreia todas as alterações em quadros e tarefas - caso algo dê errado, a segunda-feira informará o que aconteceu e quem fez a alteração.
• Acompanhamento : as colunas de fluxo de trabalho de segunda-feira facilitam a visualização rápida do status de cada projeto e tarefa. Com notificações personalizáveis, os usuários são alertados sobre alterações nas tarefas que possuem ou nas quais estão envolvidos.
• Analytics : Monday realmente se destaca em seus recursos de relatório. Usando fórmulas e filtros, você pode visualizar dados como o gasto total de sua equipe em tarefas combinadas ou o progresso de um membro da equipe em vários projetos. Você pode até exportar essas informações como um arquivo Excel.

Preço

A segunda-feira oferece uma variedade de pacotes a preços diferentes, dependendo do número de usuários. Para efeito de comparação, vamos focar em cinco usuários, faturados anualmente.

O plano Básico (US $ 25 por mês) inclui 5 GB de armazenamento, placas ilimitadas, filtros básicos e um registro básico de atividades.

O plano Standard (US$ 39 por mês) aumenta seu armazenamento para 50 GB e permite automações, integrações e personalização limitadas.

Por US$ 59 por mês, você pode obter o Pro Plan com armazenamento ilimitado e ainda mais automações e integrações, além de fórmulas para fins de relatórios.

O plano final, para clientes corporativos, oferece segurança avançada, suporte VIP, treinamento individual e um limite de taxa de API mais alto.

6. Cura

Colaboração de conteúdo nem sempre significa criação de conteúdo ; você também pode colaborar em conteúdo já publicado. É aí que entra o Curata . É uma plataforma de marketing de conteúdo que ajuda os profissionais de marketing a organizar e republicar conteúdo de forma ética em vários canais.

Embora você possa criar conteúdo original no Curata, o verdadeiro valor do software está em suas ferramentas de curadoria que ajudam as equipes a descobrir conteúdo exclusivamente adequado ao seu público-alvo sem muito esforço. A Curata também fornece análises para que você possa ver o desempenho do seu conteúdo.

Usar Curata é simples. Primeiro, você define suas fontes de conteúdo – digamos, blogs, revistas ou contas de mídia social em seu setor. Curata irá ajudá-lo a encontrar fontes relevantes das quais você talvez não tenha ouvido falar também. Você pode filtrar o conteúdo que o Curata extrai por data, palavra-chave e outros parâmetros para que você veja apenas o conteúdo que deseja.

Em seguida, você pode controlar como o conteúdo é organizado criando tópicos e categorias que o Curata aplicará automaticamente ao conteúdo.

Em seu feed, você verá o conteúdo que o Curata encontrou para você e poderá aprovar facilmente uma postagem para publicação em qualquer meio que sincronizou com o software - a mídia social ou o blog da sua empresa, por exemplo. Antes de publicar, você pode alterar o título ou a imagem, adicionar comentários e até mesmo incorporar uma chamada à ação.

A plataforma é colaborativa para que os membros da equipe possam contribuir para a curadoria e publicação de conteúdo.

Benefícios

• Descoberta de conteúdo sem esforço: Se você está lutando para encontrar ou criar conteúdo que os clientes em potencial clicarão, o software de autoaprendizagem da Curata pode ajudar. Ele encontra e prioriza de forma inteligente o conteúdo que provavelmente envolverá seu público, até mesmo reconhecendo tópicos de tendências.
• Compartilhamento : o Curata facilita a obtenção de exposição publicando seu conteúdo em vários canais. Quanto mais conteúdo relevante você compartilhar, mais usuários desejarão ler o que você publica e compartilhar seu conteúdo com outras pessoas.
• Search Engine Optimization: Graças às ferramentas de SEO integradas do Curata , o conteúdo que você publica pode ajudar a fornecer tráfego de qualidade, gerar backlinks e aumentar sua classificação de pesquisa.

Preço

Infelizmente, a Curata não publica seus preços; no entanto, a empresa oferece quatro pacotes diferentes, incluindo um plano empresarial.

7. Reúna conteúdo

O GatherContent centraliza e agiliza a produção de conteúdo, permitindo que as equipes escrevam, editem, organizem e aprovem seu conteúdo em um só lugar.

Os usuários podem ver a atividade recente em um projeto orientado a conteúdo (como uma reformulação do site ou uma campanha de marketing), criar modelos e instruções para colegas, trabalhar em suas próprias tarefas e compartilhar conteúdo com outros colaboradores.

Uma vez que o conteúdo tenha sido aprovado para publicação, você pode adicioná-lo diretamente ao seu CMS (por exemplo, WordPress) usando as integrações CMS do GatherContent – ​​sem copiar e colar ou perder toda a sua formatação.

No caso do WordPress , você pode instalar um plug-in que vincula a conta GatherContent da sua equipe, permitindo importar suas peças do GatherContent como postagens, páginas, mídia ou tipos de postagem personalizados. O plug-in usa mapeamento de modelo para controlar como os campos e recursos no GatherContent são convertidos em campos e recursos no WordPress.

Benefícios

• Organização : Você pode dizer que GatherContent é como Marie Kondo para seus projetos baseados em conteúdo. O GatherContent facilita a organização organizando seus ativos de conteúdo (incluindo ideias e mídia) em pastas e esclarecendo o processo de revisão.
• Comunicação em equipe : para acelerar a colaboração, os usuários podem destacar texto e adicionar seus comentários , bem como marcar colegas para notificá-los de que todos estão na mesma página.
• Centralização : alternar entre várias ferramentas para criar conteúdo, compartilhar arquivos e conversar com colegas pode retardar o processo de produção. Com o GatherContent, você pode colaborar com mais eficiência e publicar conteúdo mais rapidamente.

Preço

Após uma avaliação gratuita, o GatherContent oferece planos com vários preços, desde o Starter Plan por US$ 83 por mês até o Company Plan por US$ 333 por mês – e você pode entrar em contato com a empresa se precisar de algo ainda maior. Quanto maior o plano, mais itens, projetos e integrações premium você terá, além de obter funções avançadas de pesquisa.

8. Milano

Milanote é uma ferramenta para organizar projetos criativos em belos quadros visuais.
Por design, parece muito trabalhar na parede em um estúdio criativo – visual, tátil e às vezes um pouco confuso.

Milanote é um lugar para seus designers, desenvolvedores, gerentes de produto e até mesmo seus clientes – Envolva todos os envolvidos em um projeto criativo e enfrente os desafios juntos.
Um quadro privado é o seu espaço para explorar sua criatividade, mas com alguns cliques você pode compartilhar seu trabalho com a equipe mais ampla.
Recursos de compartilhamento, como links secretos e quadros somente leitura, significam que apenas as pessoas que você convidar podem ver e editar seus quadros

Facilitamos a coleta de tudo o que é necessário no início de um projeto criativo e fornecemos as ferramentas necessárias para organizar e dar sentido a tudo.

O Milanote está repleto de centenas de modelos integrados para ajudá-lo a começar com uma variedade de projetos diferentes, desde a criação de um quadro de humor até a redação do briefing criativo perfeito.

Benefícios

• Fácil de usar : escreva notas e listas de tarefas, faça upload de imagens e arquivos e salve coisas que encontrar na web
• Organização : Organize visualmente usando a interface flexível de arrastar e soltar.
• Colaboração : por padrão, os quadros são um local privado para pensar, mas com um único clique você pode criar um espaço de trabalho compartilhado para colaboração com sua equipe.

Empacotando

Com as forças de trabalho cada vez mais dispersas de hoje, a colaboração remota é crucial para reduzir a distância entre os funcionários.

Soluções como as sete listadas acima permitem que as equipes criem e divulguem conteúdo com mais eficiência para aprimorar seu jogo de marketing de conteúdo .

Mas…

Não basta mergulhar em uma dessas ferramentas.

Primeiro, determine as principais prioridades do seu negócio para que você possa escolher uma plataforma que atenda às suas necessidades.

Você tem uma ferramenta de colaboração favorita? Compartilhe comigo nos comentários abaixo - eu adoraria ouvir sobre sua experiência!