Les meilleurs outils de collaboration de contenu pour les marques B2B

La collaboration de contenu est un excellent moyen d'améliorer la qualité de votre contenu, de générer un trafic pertinent et d'utiliser l'expertise au sein de votre organisation pour créer quelque chose de valeur.

Qu'est-ce que la collaboration de contenu ? C'est lorsque les gens apportent leurs idées, leurs connaissances et leur expertise à la création d'un élément de contenu, et les outils de collaboration de contenu rendent tout cela possible.

Mais la collaboration de contenu est sous-estimée. Nous aimons travailler avec nos écouteurs et nous attaquer à notre liste de tâches sans aucune distraction ni interruption. Cependant, lorsque les membres de l'équipe collaborent, ils apprennent de nouvelles choses les uns des autres et développent des idées qui peuvent mener à un excellent contenu.

En cas de manque de collaboration, les organisations peuvent ignorer des informations clés et, par conséquent, produire un contenu médiocre. Dans une étude de Fierce Inc., 86 % des répondants ont déclaré qu'un manque de collaboration était responsable des échecs en milieu de travail. C'est énorme ! Et un contenu médiocre n'attirera pas les regards sur votre site et n'ajoutera pas de valeur à vos clients.

Pourquoi avez-vous besoin d'un outil de collaboration de contenu ?

Les outils de collaboration de contenu pour les marques B2B permettent aux équipes de réfléchir et de produire du contenu qui offre de meilleurs résultats à la fois pour les lecteurs et pour l'entreprise.

En bref, les outils de collaboration permettent :

• Membres de l'équipe engagés : Malheureusement, seuls 33 % des employés aux États-Unis sont engagés. L'un des meilleurs moyens d'impliquer les autres au bureau est la collaboration.
• Contribution créative : avec les bons outils pour connecter les gens, vous pouvez puiser dans l'esprit de toutes les parties prenantes appropriées et intégrer leurs perspectives uniques pour créer quelque chose de spécial.
• Processus rationalisés : Parfois, vous devez collaborer avec des personnes extérieures à votre organisation. Les meilleurs outils de collaboration de contenu permettent une communication transparente.

Voici sept des meilleurs outils de collaboration de contenu qui peuvent répondre aux besoins de votre équipe B2B :

1. Google Docs (et toute la suite G)

Google Docs est un traitement de texte multiplateforme gratuit (ce qui signifie qu'il se synchronise sur tous vos appareils) qui fonctionne en ligne et hors ligne.

Tout ce dont vous avez besoin est un compte Google gratuit, le même que celui que vous utilisez pour Gmail .

Lorsque vous créez un document dans Google Docs, l' outil basé sur le cloud synchronise et enregistre automatiquement tout votre travail.

Mais la collaboration est là où l'outil brille vraiment. Permettez-moi de recréer une situation familière :

Vous travaillez sur un projet qui nécessite des commentaires. Vous joignez donc le document à un e-mail et demandez à vos collègues de vous donner leurs modifications. Chaque destinataire apporte ses modifications et les renvoie, et vous passez le reste de la journée à combiner toutes ses modifications dans un seul document.

Google Docs élimine ce tracas. Tout ce que vous avez à faire est de partager le document avec votre équipe, et ils peuvent tous apporter leurs modifications dans le même document.

Un autre aspect vraiment intéressant de Google Docs est la collaboration en temps réel . Tous les « éditeurs » autorisés peuvent effectuer leurs modifications en même temps, et leur activité est visible en temps réel. Chaque modification est suivie et enregistrée. Il existe également une fonction de chat intégrée pour que les membres de l'équipe puissent discuter du document pendant qu'ils travaillent.

Avantages:

• Accessibilité : les collaborateurs peuvent utiliser Google Docs 24h/24 et 7j/7 sur n'importe quel appareil disposant d'un accès à Internet. Cette flexibilité est très utile pour les employés qui se trouvent dans des fuseaux horaires différents ou qui voyagent. Un accès facile augmente la productivité et permet à votre équipe d'accomplir les projets plus rapidement.
• Simplicité : Google Docs est un outil simple à prendre en main. Si vous avez utilisé des traitements de texte similaires, vous en maîtriserez facilement les caractéristiques et les fonctions.
• Importation/exportation facile : si vous devez importer un fichier dans Google Docs ou exporter un document Google Doc dans Microsoft Word, vous ne rencontrerez aucun message d'erreur ou problème de compatibilité. Google Docs coopère avec d'autres types de fichiers, permettant aux membres de l'équipe d'envoyer et de recevoir des fichiers sans processus de conversion frustrant.

2. Microsoft SharePoint

SharePoint est une plate-forme intranet basée sur le cloud utilisée par plus de 200 000 entreprises dans le monde pour la gestion de contenu, la communication et le partage de ressources.

Votre équipe peut accéder à votre site SharePoint à partir d'un navigateur Web de base. Il est conçu pour être un point central où les équipes peuvent collaborer sur divers projets. Ceci est particulièrement important pour les entreprises qui ne sont pas géographiquement centralisées. Même en travaillant à distance, les collègues peuvent se connecter via SharePoint.

Il est souvent utilisé pour stocker des fichiers dont la version est contrôlée, tels que des documents Word, en particulier des fichiers qui doivent être partagés avec d'autres.

Traditionnellement, les équipes utilisaient le courrier électronique pour transmettre des documents dans les deux sens, mais avec cette méthode, il existe un fort potentiel de mélange de plusieurs versions du même document. SharePoint, en revanche, fournit un emplacement unique pour stocker, afficher et mettre à jour les documents.

Chaque membre de l'équipe dispose également de son propre espace de stockage personnel appelé OneDrive où les fichiers restent privés jusqu'à ce que l'utilisateur choisisse de les partager.

De plus, la fonctionnalité de co-création de documents de la plate-forme permet à plusieurs utilisateurs de travailler sur le même document en même temps sans causer de retards ni d'écrasements.

Avantages :

• Intégration avec Microsoft Office : ce doit être l'un des avantages les plus précieux de SharePoint. Word, Excel et PowerPoint sont des outils populaires dans le monde des affaires et, comme SharePoint est un produit Microsoft, il s'intègre parfaitement à ces autres programmes.
• Sécurité : La plate-forme SharePoint permet aux entreprises de sécuriser leur contenu contre toute utilisation non autorisée en gérant les autorisations pour les dossiers et les documents. Les fonctions de sécurité intégrées incluent la possibilité de limiter les personnes extérieures à votre entreprise qui peuvent accéder à votre contenu et les personnes de votre entreprise qui peuvent accéder à certains documents.
• Personnalisation : Avec SharePoint, vous avez la possibilité de conserver les paramètres d'usine ou de créer des applications et des composants personnalisés. Avec un peu d'aide du service informatique, votre équipe pourra accéder aux outils dont elle a besoin pour faire son travail et collaborer sur le contenu.

Prix

SharePoint propose plusieurs plans tarifaires :

Le premier plan coûte 5 $ par utilisateur et par mois. Avec cette option, vous obtenez SharePoint et OneDrive, et les membres de votre équipe peuvent accéder aux fonctionnalités en ligne de SharePoint telles que le stockage de fichiers et les outils de communication.

Pour 10 $ par utilisateur et par mois, votre entreprise bénéficie d'un stockage illimité et d'options de sécurité avancées.

Le troisième plan, qui coûte 20 $ par utilisateur et par mois, est fourni avec Office 365, Skype Entreprise et Yammer , une application de réseau social.

3. Papier Dropbox

Pour répondre aux besoins de collaboration des entreprises, Dropbox a lancé un outil de collaboration appelé Dropbox Paper .

Dans Paper (qui nécessite un compte Dropbox), les utilisateurs peuvent créer, organiser et réviser le contenu partagé. La plate-forme prend en charge de nombreux formats de fichiers, notamment Word, Excel, Google Docs et Google Sheets. La modification simultanée de documents est facile et Paper est également doté d'une salle de discussion afin que les membres de l'équipe puissent rester en contact tout en travaillant sur des projets.

Tous les fichiers de votre espace de travail peuvent être organisés en dossiers ou projets. Chaque projet peut être attribué à un membre de l'équipe, et l'utilisateur attribué peut accéder au projet et le contrôler via Dropbox Smart Sync .

Avantages

• Plus de liberté avec vos documents : Dropbox Paper est un traitement de texte en ligne, mais il ressemble plus à Evernote dans la façon dont il traite le contenu. Vos documents dans Paper peuvent passer du texte aux cases à cocher en passant par les images. Il n'y a vraiment aucune restriction quant à la façon dont vous pouvez assembler des éléments. Les GIF et les emojis sont également pris en charge, si votre contenu peut utiliser un peu d'excitation.
• Capacités de partage : Dropbox Paper est idéal pour partager des fichiers . Paper adopte une approche de marquage similaire à Facebook ou Twitter : vous pouvez marquer quelqu'un dans un commentaire ou l'affecter à un document, qu'il utilise ou non Dropbox. Les documents peuvent être partagés avec des individus ou ajoutés à un dossier auquel toute l'équipe peut accéder. Vous pouvez également inviter des personnes à consulter ou à modifier un fichier par e-mail.
• Le pouvoir de l'intégration : vous pouvez intégrer à peu près tout ce que vous voulez (un clip YouTube, un GIF) dans Dropbox Paper. C'est agréable de voir un outil en ligne jouer si bien avec les médias.

Prix

Dropbox Paper est gratuit ; cependant, si vous avez un compte Standard Business avec Dropbox (17,50 $ par mois), vous pouvez obtenir des fonctionnalités administratives qui ne sont pas incluses dans la version gratuite.

4. Trello

Trello est un outil de collaboration qui organise vos projets en tableaux et tâches.

Il utilise le système Kanban , qui a été développé par Toyota pour rationaliser la production. Sous forme analogique, le système fonctionne comme un tableau blanc rempli de Post-it. Chaque Post-it représente une tâche au sein d'un projet.

Trello met à niveau le système Post-it avec une interface flexible et intuitive. C'est un excellent outil pour remplacer tout programme de chat que votre équipe utilise pour la communication basée sur les tâches. Dans Trello, vous pouvez ajouter des commentaires, des pièces jointes et des dates d'échéance à chaque tâche, afin que les membres de l'équipe puissent voir tout ce dont ils ont besoin au même endroit.

Les tableaux Trello représentent des projets (par exemple, la refonte du site Web), les listes organisent votre flux de travail (par exemple, à faire cette semaine) et les cartes contiennent des tâches (par exemple, la conception graphique).

En plus d'ajouter des commentaires et des dates d'échéance à une tâche (alias carte), vous pouvez ajouter une liste de contrôle pour la décomposer en sous-tâches. Par exemple, si vous utilisez Trello pour un voyage d'affaires, vous pouvez avoir une carte pour une réunion, avec une liste de contrôle des choses dont vous avez besoin pour vous y préparer.

Vous pouvez également attribuer des étiquettes pour indiquer la catégorie ou l'état d'une tâche. Les étiquettes sont consultables afin que vous puissiez afficher toutes les tâches approuvées, par exemple, ou toutes les tâches liées au marketing.

Lorsque vous travaillez et terminez des tâches, vous pouvez facilement faire glisser et déposer des cartes d'une liste à une autre (par exemple, de "En cours" à "Terminé") et éventuellement archiver les cartes et les listes que vous avez terminées.

Avantages

• Organisation claire : avec des tableaux pour chaque projet et des cartes pour chaque tâche, la confusion et l'anxiété sont minimisées. Trello permet aux utilisateurs d'organiser l'ensemble du processus de création, du brainstorming à l'écriture en passant par la publication, le tout en un seul endroit.
• Édition : L'interface de Trello est flexible et le mécanisme de glisser-déposer facilite l'édition de vos listes. De plus, vous pouvez vous tenir au courant des modifications apportées aux projets hautement prioritaires en vous abonnant à un tableau ou à une carte.
• Capacités de recherche : grâce aux étiquettes et aux filtres, les utilisateurs peuvent localiser les tâches et les fichiers en un rien de temps. Et toutes les discussions et contenus pertinents sont stockés dans Trello pour référence future et sauvegardés contre toute violation ou défaillance de sécurité.

Prix

La version gratuite de Trello autorise un nombre illimité de tableaux personnels, de listes et de cartes, mais les tableaux d'équipe sont limités à 10. Les utilisateurs gratuits peuvent également ajouter un Power-Up par tableau.

Trello propose également des options payantes. Trello Business Class (9,99 $ par utilisateur et par mois) est livré avec des contrôles administratifs, des outils d'automatisation et des Power-Ups illimités, entre autres avantages. La version Enterprise de Trello (20,83 $ par utilisateur et par mois) offre des contrôles de sécurité et d'administration avancés dont les grandes organisations ont besoin.

5. Lundi

Monday est le nouveau nom d'un produit précédemment connu sous le nom de dapulse. La plate-forme de gestion de projet basée sur le cloud place toutes les informations associées à un projet (tâches, dates d'échéance, utilisateurs affectés, flux de travail, fichiers, commentaires) dans un hub unique et partagé.

Les projets prennent la forme de tableaux (comme des tableaux blancs), et les administrateurs peuvent contrôler la visibilité de chaque tableau.

Lors de la configuration de vos tableaux, vous pouvez utiliser les modèles disponibles ou repartir de zéro pour créer une configuration qui correspond à vos besoins.

Chaque tableau est composé de groupes ou de sections à code couleur qui représentent des semaines, des mois, des zones de projet, tout ce qui a du sens pour ce projet. Chaque groupe contient des tâches, ou « impulsions ». Il n'y a pas de limite au nombre d'impulsions que vous pouvez avoir, et elles peuvent être copiées, déplacées et supprimées. Vous pouvez également joindre des fichiers et laisser des commentaires sur chaque impulsion.

Les impulsions (ou tâches) sont disposées verticalement, tandis que les colonnes décomposent les composants ou le flux de travail de chaque tâche. Monday propose différents types de colonnes pour répondre aux besoins de votre équipe, tels que le propriétaire (vous pouvez attribuer une impulsion à un membre de l'équipe en particulier), la date d'échéance, le budget et le statut.

Avantages

• Personnalisation : Monday permet aux entreprises de créer une plate-forme spécifique à la marque avec des mises en page et des règles personnalisées. La plate-forme suit également toutes les modifications apportées aux tableaux et aux tâches. En cas de problème, Monday vous dira ce qui s'est passé et qui a effectué la modification.
• Suivi : les colonnes de flux de travail de Monday permettent de voir facilement l'état de chaque projet et tâche en un coup d'œil. Grâce aux notifications personnalisables, les utilisateurs sont alertés des changements dans les tâches qu'ils possèdent ou dans lesquelles ils sont impliqués.
• Analytics : Monday se démarque vraiment par ses capacités de reporting. À l'aide de formules et de filtres, vous pouvez afficher des données telles que les dépenses totales de votre équipe sur des tâches combinées ou la progression d'un membre de l'équipe sur plusieurs projets. Vous pouvez même exporter ces informations sous forme de fichier Excel.

Prix

Monday propose une variété de forfaits à des prix différents, selon le nombre d'utilisateurs. A titre de comparaison, nous allons nous concentrer sur cinq utilisateurs, facturés annuellement.

Le plan de base (25 $ par mois) comprend 5 Go de stockage, des cartes illimitées, des filtres de base et un journal d'activité de base.

Le plan Standard (39 $ par mois) augmente votre stockage à 50 Go et permet des automatisations, des intégrations et une personnalisation limitées.

Pour 59 $ par mois, vous pouvez obtenir le plan Pro avec un stockage illimité et encore plus d'automatisations et d'intégrations, ainsi que des formules à des fins de création de rapports.

Le plan final, destiné aux entreprises clientes, offre une sécurité avancée, une assistance VIP, une formation individuelle et une limite de débit API plus élevée.

6. Curata

La collaboration de contenu ne signifie pas toujours la création de contenu ; vous pouvez également collaborer sur du contenu déjà publié. C'est là qu'intervient Curata . Il s'agit d'une plate-forme de marketing de contenu qui aide les spécialistes du marketing à conserver et à republier de manière éthique le contenu sur plusieurs canaux.

Bien que vous puissiez créer du contenu original dans Curata, la véritable valeur du logiciel réside dans ses outils de curation qui aident les équipes à découvrir un contenu adapté de manière unique à leur public cible sans une tonne d'efforts. Curata fournit également des analyses afin que vous puissiez voir les performances de votre contenu.

L'utilisation de Curata est simple. Tout d'abord, vous définissez vos sources de contenu, par exemple des blogs, des magazines ou des comptes de médias sociaux dans votre secteur. Curata vous aidera également à trouver des sources pertinentes dont vous n'avez peut-être pas entendu parler. Vous pouvez filtrer le contenu que Curata extrait par date, mot-clé et autres paramètres afin de ne voir que le contenu que vous souhaitez.

Ensuite, vous pouvez contrôler l'organisation du contenu en créant des sujets et des catégories que Curata appliquera automatiquement au contenu.

Dans votre flux, vous verrez le contenu que Curata a trouvé pour vous, et vous pouvez facilement approuver une publication pour publication sur tous les points de vente que vous avez synchronisés avec le logiciel, par exemple les médias sociaux ou le blog de votre entreprise. Avant de publier, vous pouvez modifier le titre ou l'image, ajouter un commentaire et même intégrer un appel à l'action.

La plateforme est collaborative afin que les membres de l'équipe puissent contribuer à la curation et à la publication du contenu.

Avantages

• Découverte de contenu sans effort : si vous avez du mal à trouver ou à créer du contenu sur lequel les clients potentiels cliqueront, le logiciel d'auto-apprentissage de Curata peut vous aider. Il trouve et hiérarchise intelligemment le contenu susceptible d'engager votre public, même en reconnaissant les sujets tendance.
• Partage : Curata facilite la visibilité en publiant votre contenu sur une variété de canaux. Plus vous partagez de contenu pertinent, plus les utilisateurs voudront lire ce que vous publiez et partager votre contenu avec d'autres.
• Optimisation des moteurs de recherche : grâce aux outils de référencement intégrés de Curata , le contenu que vous publiez peut vous aider à fournir un trafic de qualité, à générer des backlinks et à améliorer votre classement dans les recherches.

Prix

Malheureusement, Curata ne publie pas ses tarifs ; cependant, la société propose quatre forfaits différents, y compris un plan d'entreprise.

7. Rassemblez le contenu

GatherContent centralise et rationalise la production de contenu, permettant aux équipes d'écrire, d'éditer, d' organiser et d'approuver leur contenu en un seul endroit.

Les utilisateurs peuvent voir l'activité récente sur un projet axé sur le contenu (comme une refonte de site Web ou une campagne marketing), créer des modèles et des instructions pour leurs collègues, travailler sur leurs propres devoirs et partager du contenu avec d'autres contributeurs.

Une fois que le contenu a été approuvé pour publication, vous pouvez l'ajouter directement à votre CMS (par exemple, WordPress) en utilisant les intégrations CMS de GatherContent, sans copier-coller ou perdre tout votre formatage.

Dans le cas de WordPress , vous pouvez installer un plug-in lié au compte GatherContent de votre équipe, vous permettant d'importer vos éléments GatherContent sous forme de publications, de pages, de médias ou de types de publication personnalisés. Le plugin utilise le mappage de modèles pour contrôler la façon dont les champs et les fonctionnalités de GatherContent se traduisent en champs et fonctionnalités dans WordPress.

Avantages

• Organisation : Vous pourriez dire que GatherContent est comme Marie Kondo pour vos projets basés sur le contenu. GatherContent facilite l'organisation en organisant vos ressources de contenu (y compris les idées et les médias) dans des dossiers et en clarifiant le processus de révision.
• Communication d'équipe : Pour accélérer la collaboration, les utilisateurs peuvent surligner du texte et ajouter leurs commentaires ainsi que taguer leurs collègues pour les avertir que tout le monde est sur la même page.
• Centralisation : Passer d'un outil à l'autre pour créer du contenu, partager des fichiers et discuter avec des collègues peut ralentir le processus de production. Avec GatherContent, vous pouvez collaborer plus efficacement et publier du contenu plus rapidement.

Prix

Après un essai gratuit, GatherContent propose des plans à différents prix, du plan de démarrage à 83 $ par mois au plan d'entreprise à 333 $ par mois, et vous pouvez contacter l'entreprise si vous avez besoin de quelque chose d'encore plus important. Plus le plan est élevé, plus vous avez d'éléments, de projets et d'intégrations premium autorisés, et plus vous bénéficiez de fonctions de recherche avancées.

8. Milanote

Milanote est un outil pour organiser des projets créatifs dans de beaux tableaux visuels.
De par sa conception, cela ressemble beaucoup à travailler sur le mur dans un studio de création - visuel, tactile et parfois un peu désordonné.

Milanote est un espace pour vos designers, développeurs, chefs de produit et même vos clients. Faites participer tout le monde à un projet créatif et relevez les défis ensemble.
Un tableau privé est votre espace pour explorer votre créativité, mais en quelques clics, vous pouvez partager votre travail avec l'équipe élargie.
Les fonctionnalités de partage telles que les liens secrets et les tableaux en lecture seule signifient que seules les personnes que vous invitez peuvent voir et modifier vos tableaux.

Nous vous permet de rassembler facilement tout ce dont vous avez besoin au début d'un projet créatif et vous donne les outils dont vous avez besoin pour organiser et donner un sens à tout.

Milanote est rempli de centaines de modèles intégrés pour vous aider à démarrer avec une variété de projets différents, de la création d'un tableau d'humeur à la rédaction du brief créatif parfait.

Avantages

• Facile à utiliser : rédigez des notes et des listes de tâches, téléchargez des images et des fichiers et enregistrez les éléments que vous trouvez sur le Web
• Organisation : organisez visuellement à l'aide de l'interface flexible de glisser-déposer.
• Collaboration : Les tableaux sont par défaut un lieu de réflexion privé, mais en un seul clic, vous pouvez créer un espace de travail partagé pour la collaboration avec votre équipe.

Emballer

Avec les effectifs de plus en plus dispersés d'aujourd'hui, la collaboration à distance est cruciale pour réduire la distance entre les employés.

Des solutions comme les sept énumérées ci-dessus permettent aux équipes de créer et de diffuser plus efficacement du contenu afin d'améliorer leur jeu de marketing de contenu .

Mais…

Ne vous contentez pas de plonger dans l'un de ces outils.

Tout d'abord, déterminez les principales priorités de votre entreprise afin de pouvoir choisir une plateforme qui correspond à vos besoins.

Avez-vous un outil de collaboration préféré ? Partagez-le avec moi dans les commentaires ci-dessous. J'aimerais connaître votre expérience !