10 modalități dovedite de a crește eficiența la locul de muncă

Dacă doriți ca afacerea dvs. să reușească, operați la cea mai mare eficiență posibilă este esențială. Acest lucru vă poate ajuta să vă asigurați că organizația dumneavoastră oferă produse și servicii de înaltă calitate la costuri generale accesibile.

Elaborarea unei strategii eficiente pentru îmbunătățirea eficienței va depinde, desigur, de industria în care lucrați și de provocările cu care vă confruntați. Cu toate acestea, respectarea celor 10 sfaturi de mai jos ar trebui să vă ajute să mențineți costurile scăzute și să îmbunătățiți productivitatea angajaților.

Cum îți îmbunătățește eficiența la locul de muncă rezultatul final?

Unul dintre cele mai convingătoare argumente pentru îmbunătățirea eficienței locului de muncă este că poate reduce risipa și poate crește profiturile.

O afacere trebuie să obțină o rentabilitate decentă a investiției din banii pe care îi cheltuiește pentru a-și plăti angajații și pentru a-și gestiona sediul. În caz contrar, este nevoie de multă muncă pentru a obține profit.

Dacă compania dvs. cheltuie din cauza muncii redundante sau a utilajelor învechite, acest lucru vă va afecta profiturile. În plus, probabil că va crea nemulțumiri în rândul liderilor și acționarilor dacă îi aveți. Dacă se întâmplă acest lucru, s-ar putea să vă fie dificil să vă dezvoltați compania și să țineți pasul cu concurenții.

Îmbunătățirea eficienței la locul de muncă poate ajuta, de asemenea, să vă asigurați că atingeți termenele limită și să vă mențineți clienții mulțumiți. Dacă o organizație nu reușește să livreze, mulți clienți își vor pierde încrederea și își vor duce afacerea în altă parte.

Cum îmbunătățește eficiența locului de muncă cultura companiei?

Când oamenii aud termenul „eficiență ” , se gândesc adesea la finanțele companiei, dar eficiența are și implicații pentru cultura la locul de muncă.

Un mediu eficient și productiv poate oferi lucrătorilor un sentiment sporit de stabilitate. Această situație este mai probabil să conducă la o forță de muncă mulțumită și angajată. De fapt, un studiu de la Universitatea Warwick a constatat că angajații sunt în medie cu 12% mai productivi atunci când sunt fericiți în viața lor profesională.

Ca rezultat, angajații sunt, de asemenea, mai probabil să se simtă investiți în a vă ajuta afacerea să își atingă obiectivele. O astfel de creștere a angajamentului poate duce, de asemenea, la o rotație redusă a personalului și la o mai bună reținere a angajaților.

10 sfaturi de top pentru a crește eficiența în afacerea dvs

Decizia modului de îmbunătățire a eficienței la locul de muncă va depinde de factori precum dimensiunea afacerii dvs. și sectorul în care lucrați.

Prin adoptarea acestor 10 practici, totuși, ar trebui să observați o îmbunătățire a nivelurilor de eficiență ale companiei dvs.

După cum știe orice lider de resurse umane sau de afaceri, este mai probabil ca angajații să se simtă implicați și motivați atunci când lucrează la un obiectiv clar. Având atât obiective la nivel de proiect, cât și obiective la nivel de companie, vă poate ajuta oamenii să rămână concentrați și să măsoare progresul pe măsură ce ating diverse repere.

La sfârșitul acestui proces, atingerea unui obiectiv poate aduce angajaților un sentiment imens de satisfacție și poate ridica moralul. Și dacă angajații tăi lucrează în colaborare, atingerea unui obiectiv comun poate încuraja camaraderia în echipă.

Cu toate acestea, este important să vă asigurați că obiectivele dvs. sunt realiste și realizabile în intervalul de timp. Dacă un angajat lucrează la un obiectiv pe care nu îl poate îndeplini, poate începe să experimenteze stres sau epuizare. A te simți sub presiune pentru a atinge obiective nerealiste ar putea avea, de asemenea, un impact negativ asupra sănătății mintale a angajaților tăi.

Pe lângă dăunarea bunăstării, un mediu de lucru stresant ar putea duce la rate mai mari de îmbolnăvire și absență. Ambele vor duce în cele din urmă la niveluri de eficiență mai scăzute la locul de muncă.

Una dintre cele mai eficiente modalități de a evita acest lucru este stabilirea etapelor individuale pe care echipa ta va trebui să le atingă pentru a finaliza un proiect. Apoi, puteți aloca timp și resurse specifice fiecărei etape. În acest fel, veți avea o imagine realistă și completă a cât timp trebuie să îl aloce personalul dumneavoastră unui proiect.

Comunicarea eficientă este esențială pentru a-ți ajuta angajații să înțeleagă așteptările tale de la ei. A face nevoile proiectului, obiectivele, valorile de productivitate și standardele de calitate clare de la început ajută la evitarea reparărilor care necesită timp la jumătatea proiectului. La urma urmei, fără să știe cum le vor fi judecate performanța, lucrătorii nu vor avea de unde să aprecieze dacă lucrează eficient.

Comunicarea internă sinceră poate îmbunătăți, de asemenea, relațiile dintre liderii de afaceri și personalul de pe teren. Acest lucru ar putea duce, de asemenea, la o rezolvare mai eficientă a problemelor și la o luare a deciziilor mai eficientă.

În plus, este întotdeauna util să încurajezi angajații să vorbească dacă au sugestii despre cum să îmbunătățească eficiența. Adesea, cei care lucrează la un proiect zilnic au cele mai bune perspective despre cum poate deveni mai eficient.

Dacă angajații dumneavoastră nu sunt pregătiți corespunzător, sunt șanse ca aceștia să nu aibă performanțe la eficiență maximă. Ca urmare, afacerea dvs. probabil irosește bani pe muncă.

În timp ce instruirea angajaților poate implica o cheltuială pe termen scurt, aceasta poate, de asemenea, să facă compania dumneavoastră să funcționeze mai bine pe termen lung. Odată ce angajații dvs. sunt conștienți de cele mai eficiente modalități de a efectua anumite sarcini, ei pot efectua mai rapid și la un standard mai înalt.

În ceea ce privește bunăstarea, este, de asemenea, nedrept să le ceri angajaților tăi să finalizeze sarcini complexe fără a oferi o pregătire adecvată. Pe lângă faptul că este ineficient, acest lucru poate provoca frustrare și scăderea moralului.

Oportunitățile atractive de formare pot crește, de asemenea, reținerea angajaților. Angajații care cred că pot progresa în cadrul unei afaceri sunt mult mai probabil să rămână loiali și să rămână în companie.

Dacă angajați inutil mai mult de o persoană pentru a îndeplini aceeași sarcină, aproape sigur pierdeți bani.

Imaginați-vă că atât echipa dvs. juridică, cât și echipa dvs. de resurse umane caută modalități de a îmbunătăți conformitatea cu legile muncii. Dacă cele două echipe lucrează independent una de cealaltă, probabil că vor ajunge să facă unele dintre aceleași lucruri. Lucrând împreună, departamentele și-ar putea coordona eforturile și ar putea beneficia de îmbunătățirea formării echipei. Acest scenariu ar duce probabil atât la economii de costuri, cât și la rezultate mai bune.

Comunicarea puternică între departamente este una dintre cele mai bune modalități de a evita munca dublată la locul de muncă.

Când încercați să îmbunătățiți eficiența, trebuie să știți cât timp și cât resurse cheltuiți dvs. și echipa dvs. pentru sarcinile de bază.

Deținerea acestor informații vă va ajuta să identificați costurile cu forța de muncă implicate în îndeplinirea sarcinilor specifice. Apoi, puteți căuta modalități de a face aceste domenii ale afacerii dvs. să funcționeze mai eficient.

Una dintre cele mai eficiente moduri de a monitoriza orele angajaților este prin intermediul software-ului de urmărire a timpului. Această tehnologie va păstra o înregistrare digitală a timpului petrecut pe proiect.

Software-ul de urmărire a timpului poate fi, de asemenea, benefic pentru a vă ajuta să identificați problemele cu persoanele.

Dacă unii membri ai echipei petrec mult mai mult timp pe anumite sarcini decât colegii lor, ar putea sugera necesitatea unui sprijin suplimentar în gestionarea timpului pentru acești angajați.

Ajutând acești angajați să lucreze mai eficient, nivelurile de productivitate a muncii se îmbunătățesc în întreaga afacere.

Dacă decideți să introduceți un software de urmărire a timpului, este util să luați în considerare modul în care comunicați acest lucru angajaților dvs. Ar putea fi util să-i asigurați că nu încercați să controlați fiecare aspect al vieții lor profesionale. În schimb, căutați modalități de a vă face afacerea mai eficientă.

În urma pandemiei de Covid-19, a existat o recunoaștere pe scară largă a faptului că modul în care lucrăm s-a schimbat.

În timpul blocajelor, mulți dintre noi trebuiau să lucreze de acasă și au identificat o eficiență mai mare în a face acest lucru. Unii angajați au descoperit că munca hibridă sau la distanță ar putea îmbunătăți echilibrul dintre viața profesională și viața privată. Alții au găsit acest mod de lucru mai potrivit pentru a jongla munca și îngrijirea copiilor.

Acest lucru depinde de situație, deoarece unele lucrări nu pot fi făcute de acasă, iar unii angajați pot avea rezultate mai proaste în afara biroului. Cu toate acestea, merită luat în considerare, deoarece în multe cazuri, angajații sunt mai capabili să se concentreze pe sarcina pe care o au la îndemână știind că își pot satisface și nevoile personale.

De fapt, recentul American Opportunity Survey al lui McKinsey a constatat că 87% dintre angajați ar accepta oportunitatea de a lucra de acasă dacă aceasta ar fi disponibilă.

Cu un deficit de competențe în SUA, oferirea de condiții flexibile de lucru ar putea fi una dintre cele mai eficiente modalități de a atrage talente în afacerea dvs.

Indiferent de industria dvs., angajații eficienți sunt cel mai important ingredient în succesul afacerii dvs. Prin urmare, este important ca oamenii tăi să primească sprijin și îndrumare pentru a-și atinge potențialul maxim.

Când vine vorba de managementul performanței, multe organizații realizează analize anuale. Cu toate acestea, acest program ar putea împiedica eficiența afacerii dvs. În practică, evaluarea anuală a performanței ar putea însemna că problemele rămân nerezolvate timp de 12 luni.

Evaluările regulate cu angajații vă oferă posibilitatea de a identifica și rezolva problemele imediat ce apar. În mod ideal, toate recenziile ar trebui să ia forma unei întâlniri unu-la-unu între un angajat și managerul acestuia.

Deși aceste evaluări nu trebuie să fie la fel de formale ca cele anuale, este o idee bună să păstrați o evidență scrisă. Dumneavoastră și angajatul puteți pune apoi măsuri pentru a rezolva orice problemă de performanță cât mai rapid și eficient posibil.

Când liderii de afaceri se gândesc la eficiență, există tendința de a se concentra pe oameni și procese. Cu toate acestea, nicio afacere nu își poate atinge obiectivele dacă se bazează pe instrumente ineficiente.

Imaginați-vă că conduceți o fabrică și aveți personal bine motivat pe linia de producție care este dornic să lucreze. Dacă utilajele dvs. se defectează în mod constant, veți pierde bani pe costurile forței de muncă atunci când angajații nu pot lucra.

Dacă trebuie să depuneți un caz conducerii sau acționarilor pentru îmbunătățirea echipamentului, este util dacă puteți demonstra suma pe care o pierdeți în prezent din cauza instrumentelor ineficiente.

Urmărirea progresului dvs. este adesea cheia pentru îmbunătățirea eficienței la locul de muncă. Dacă nu știi cât de eficient funcționează afacerea ta, nu poți determina dacă modificările pe care le faci au un impact pozitiv.

Unul dintre cei mai importanți pași în urmărirea eficienței este stabilirea unei linii de bază. Imaginați-vă că conduceți o afacere de cules de fructe. Înainte de a introduce orice modificări în procesele dvs., ar trebui să măsurați ceea ce produceți deja, de exemplu, cantitatea de fructe pe care lucrătorii dvs. culeg într-o zi.

Odată ce ați introdus procese noi, puteți măsura modul în care aceste modificări afectează cantitatea de fructe culese. Utilizarea unei măsurători concrete vă va oferi o indicație dacă modificările dvs. au avut un impact pozitiv.

Ori de câte ori este posibil, este util să folosiți date solide pentru a demonstra succesele și domeniile de îmbunătățire. Aceasta ar putea include numărul de dolari câștigați sau ore de muncă economisite.

Satisfacția clienților poate fi, de asemenea, o măsură importantă în măsurarea eficienței operaționale. Dacă afacerea dvs. este bine administrată, este mai probabil ca clienții să lase recenzii pozitive sau să vă recomande serviciile.

A face lucrurile într-un anumit fel, deoarece așa le-ați făcut întotdeauna, vă poate determina să vă bazați pe practici învechite.

O afacere eficientă ar trebui să fie întotdeauna dispusă să arunce o privire sinceră asupra proceselor sale de lungă durată. Dacă identificați o zonă care este ineficientă, fiți deschis la orice sugestii de îmbunătățire.

Tehnologia este, de asemenea, cheia. Dacă doriți să vă faceți afacerea mai eficientă, va trebui să profitați de oportunitățile pe care le pot aduce noile software și sisteme.

Imaginați-vă că echipa dvs. de resurse umane își petrece o parte considerabilă din timp gestionând formarea angajaților. Prin implementarea unui software de management al instruirii, ați putea reduce semnificativ costurile cu forța de muncă.

Personalul dvs. de resurse umane ar fi apoi liber să se concentreze asupra altor aspecte ale rolurilor lor care ar putea crea mai multă valoare pentru afacerea dvs., cum ar fi îmbunătățirea managementului performanței sau diversitatea în cadrul organizației dvs.

Concluzie

Eficiența afacerii se bazează adesea pe dorința de a stabili obiective, de a măsura progresul în mod concret, de a face schimbări și de a se adapta la noile tehnologii. Indiferent de afacerea dvs., este crucial să aveți o idee clară despre obiectivele dvs. și să le comunicați angajaților dvs.

Cel mai bun mod de a îmbunătăți eficiența la locul de muncă va fi, desigur, diferit pentru fiecare afacere. Cu toate acestea, respectarea strategiilor din acest articol ar trebui să vă ajute să vă puneți în direcția corectă și să vă mențineți angajații motivați.