Cum se scrie o cerere de propuneri pentru un motor de promovare?

Publicat: 2022-04-18

‍Obțineți un șablon RFP editabil ca foaie de calcul >‍
Obțineți un șablon RFP editabil în format .doc >

Ce este un motor de promovare?

Un motor de promovare, altfel cunoscut sub denumirea de software de gestionare a promovării sau software de gestionare a ofertelor, este o platformă software care ajută agenții de marketing să gestioneze, să distribuie, să securizeze și să urmărească ofertele digitale. De obicei, pot susține diferite tipuri de promoții de vânzări, cum ar fi cupoane digitale, reduceri automate, carduri cadou, programe de recomandare sau de fidelitate, chiar și cadouri.

Motor de promovare – care sunt opțiunile tale?

Există câteva opțiuni dacă sunteți în căutarea unui sistem de management al promovării. Puteți fie să construiți, fie să cumpărați unul. Când vine vorba de externalizarea unui motor de promovare, acesta poate fi fie o parte dintr-o suită de software mai mare, monolitică, de obicei asociată cu o platformă de comerț electronic sau un sistem CRM sau o soluție de sine stătătoare care poate fi integrată cu tehnologia dvs. existentă. Când vine vorba de software autonom de management al promovării (nu este vândut într-un pachet cu alte platforme), soluțiile tehnologice de vârf sunt bazate pe API, astfel încât să se potrivească în arhitectura software componabilă, conectându-se cu ușurință cu alte soluții software. Recomand ultima opțiune, deoarece (printre alte beneficii) vă pregătește pentru orice canale digitală viitoare, poate fi integrat cu ușurință cu orice software nou, prezintă de obicei un model de preț cu plata pe măsură și poate fi mărit sau micșorat cu ușurință , după cum este necesar. De obicei, este cel mai rapid de integrat, oferindu-vă cel mai rapid timp de comercializare pentru campaniile dvs.

Dacă decideți să cumpărați o suită monolitică sau să plătiți pentru o soluție SaaS, va trebui să alegeți furnizorul potrivit și să pregătiți un RFP.

Ce este un RFP?

Companiile pot emite un RFP sau o cerere de ofertă atunci când aleg un furnizor sau un furnizor de servicii cu care să lucreze. Acest document prezintă specificul proiectului, cum ar fi domeniul de aplicare și prețul, și le cere potențialilor furnizori să revină cu o ofertă pentru lucrare. Mai multe oferte sunt apoi comparate pentru a ajuta la determinarea celei mai bune alegeri.

Ce informații să colectați în scopul cererii de propuneri?

Dacă descoperiți necesitatea unui sistem de management al promovării în organizația dvs., nu ar trebui să treceți direct la scrierea cererilor de propuneri. În primul rând, ar trebui să faceți câteva cercetări interne și externe pentru a ști ce să includeți în cererea de propuneri și despre ce să întrebați ofertanții. Iată o listă scurtă de subiecte pe care ar trebui să le cercetați înainte de a scrie un RFP pentru un motor de promovare:

1. Colectați informațiile despre tehnologia dvs. actuală și planificată

Deoarece motorul de promovare trebuie să fie conectabil cu tehnologia actuală și viitoare, trebuie să faceți o listă cuprinzătoare a software-ului pe care îl utilizați și intenționați să îl utilizați. Apoi ar trebui să adăugați aceste informații la cererea de propuneri, astfel încât ofertanții să poată confirma dacă software-ul lor poate fi integrat cu o astfel de stivă.

Lista ar trebui să includă, de exemplu, limbaje de programare majore utilizate, o platformă de comerț electronic existentă, CMS, aplicații mobile, sisteme CRM sau CDP, sisteme PIM, instrumente de personalizare (CEP, de exemplu), instrumente de etichetare și urmărire , platforme de distribuție (de exemplu, furnizori de distribuție prin e-mail sau SMS), POS și analiză web sau instrumente BI.

2. Cunoașteți cele mai importante caracteristici ale unui motor de promovare

Ar trebui să știți ce este posibil de făcut în prezent folosind motoarele de promovare. Și pentru asta, trebuie să aveți niște cunoștințe de bază înainte de a vă aborda colegii pentru a le colecta nevoile. Astfel, vei putea să le propui câteva opțiuni și să-i întrebi care este must-have și nice-to-have din perspectiva lor. De asemenea, vă va ajuta să definiți ce să căutați la potențialii furnizori. Am scris o postare pe blog în care sunt incluse cele mai importante funcționalități la care să te gândești.

De asemenea, ar trebui să verificați cei mai buni furnizori de pe piață pentru a compila lista inițială de cerințe pe care ulterior le puteți prioritiza în funcție de nevoile organizației dvs. De asemenea, puteți utiliza șablonul RFP de mai jos ca o listă potențială de funcții din care să alegeți.

3. Discutați intern nevoile diferitelor echipe

Pentru a colecta lista cerințelor nefuncționale și funcționale, ar trebui să discutați despre cerințe cu colegii dvs. din departamentele relevante. Câteva idei despre ce să discutăm și cu cine:

Echipa de marketing/vanzari:

Lista cazurilor de utilizare pe care software-ul ar trebui să le acopere.
Tipurile de promovare și limitele de promovare pe care ar dori să le folosească. Opțiuni de direcționare și personalizare de care au nevoie.
Lista canalelor de distribuție și instrumentelor pe care le folosesc sau intenționează să le folosească pentru comunicarea legată de promoții.
Nevoile lor de branding și personalizare.
Instrumente de analiză pe care le folosesc, rapoarte pe care doresc să le aibă disponibile din software-ul motorului de promovare.
Numărul estimat de clienți care ar folosi promoțiile pe lună, pentru a estima performanța necesară din software-ul promoțional.
Stiva tehnologică anterioară utilizată pentru derularea promoțiilor (aceste informații ar trebui confirmate și cu departamentul IT).
Tipul de front-end pe care doresc să-l folosească pentru promoții, de exemplu, opțiunile din cutie, cum ar fi paginile de destinație sau widget-urile UI.

Echipa IT/echipă de produs:

Lista stivei de tehnologie existente și planificate.
Cerințe nefuncționale pentru achizițiile de software SaaS, de exemplu, legate de găzduire, procesare a datelor, întreținere, scalabilitate, securitate și performanță.
Capacitatea de integrare a software-ului promoțional (aceasta vă va ajuta să definiți cât timp puteți aloca pentru integrarea soluției, precum și dacă trebuie să găsiți furnizorul care oferă mai mult suport, mai multe integrări de tip out-of-the-box cu stiva dvs. , sau poate chiar prelua munca de integrare).

Echipa juridică:

Orice cerințe legale sau de securitate pentru software, în special în ceea ce privește confidențialitatea și protecția datelor.

Echipa Serviciului Clienți:

Ce fel de informații ar putea avea nevoie pentru a verifica în software-ul promoțional pentru a sprijini reclamațiile și întrebările clienților?

Echipa financiara:

Care este bugetul planificat pentru instrument? Care sunt termenii și condițiile de plată pe care compania le așteaptă de la furnizorii de software?

Pe baza conversațiilor pe care le-ați avut cu toate departamentele, puteți găsi numărul de conturi de utilizator de care ați avea nevoie pentru organizația dvs., precum și fluxurile de lucru și rolurile de utilizator necesare.

4. Definiți-vă bugetul

Ar trebui să verificați ce buget dorește să cheltuiască organizația dvs. pentru motorul de promovare. Dacă nu există un buget definit și doar căutați posibilități și opțiuni, este bine. Cunoașterea din timp vă poate ajuta să accelerați procesul și să excludeți unii furnizori din prima rundă a cererii de propuneri.

5. Verificați formatele de ofertă necesare

Ar trebui să verificați cu echipa de achiziții dacă există instrucțiuni privind formatul necesar al ofertelor sau prezentărilor. De exemplu, ce ar trebui să fie inclus în oferta de preț sau care sunt condițiile și mijloacele de plată preferate. Poate că departamentul dvs. de achiziții are un șablon RFP gata sau chiar un șablon de răspuns RFP pe care un furnizor ar trebui să îl completeze. Acest lucru vă poate economisi mult timp și vă permite să vă concentrați pe specificarea doar a cerințelor funcționale și nefuncționale.

Cum se scrie un RFP pentru un motor de promovare?

Din experiența mea, o cerere de bază de propuneri pentru un software de management al promovării are următoarele capitole:

Glosar – dacă utilizați termeni specifici organizației dvs. sau știți că acești termeni sunt definiți diferit de diferiți furnizori (de exemplu, ați verificat site-ul web, demonstrația sau documentația lor și vedeți că folosesc diferiți termeni pentru a descrie același lucru). caracteristică), cel mai bine este să creați un glosar de termeni pentru a vă asigura că toți ofertanții vă vor înțelege cerințele.
Detaliile companiei – ar trebui să oferiți o listă a detaliilor companiei dvs., inclusiv detaliile de contact persoanei care este responsabilă pentru RFP (persoană de contact pentru achiziții). Acesta puteți fi dvs. sau cineva din departamentul dvs. de achiziții sau ambele.
Descrierea companiei – ar trebui să descrieți compania dvs., produsele și serviciile oferite, publicul țintă și piețele.
Tehnologia companiei – ar trebui să descrieți și să enumerați tehnologiile software pe care le aveți și care ar interacționa cu motorul de promovare.
Descrierea proiectului/cazului de utilizare – ar trebui să descrieți proiectul (scenariile promoționale) mai detaliat, astfel încât ofertanții să poată înțelege pe deplin cum intenționați să utilizați software-ul lor. Dacă aveți restricții bugetare, ar trebui să le specificați.
Cerințe nefuncționale – ar trebui să enumerați toate cerințele nefuncționale pe care le aveți. Cerințele nefuncționale sunt toate cerințele care nu sunt direct legate de funcția de bază a software-ului (în acest caz, managementul promovării). Acestea pot include, de exemplu, cerințe legale, de securitate, scalabilitate, confidențialitate sau tehnologice. Le puteți împărți în funcție de elementele obligatorii, cele plăcute și nevoile viitoare pentru mai multă claritate.
Cerințe funcționale – ar trebui să enumerați toate cerințele funcționale pe care le aveți. Cerințele funcționale sunt cerințele direct legate de funcționalitatea de bază a software-ului, în acest caz, legate de managementul promovării.
Cazuri de utilizare – dacă aveți cazuri de utilizare pentru scenarii promoționale foarte specifice pe care doriți să le rulați, ar trebui să le enumerați cu toate limitările pe care doriți să le introduceți și să întrebați ofertanții dacă aceste cazuri de utilizare pot fi acoperite de software-ul lor.
Informații despre compania furnizorului – ar trebui să pregătiți un scurt chestionar prin care să solicitați informații de bază despre compania furnizorului.
Propunere de preț – ar trebui să furnizați un format în care doriți să fie livrate prețurile (șablon) sau un chestionar pentru furnizori care vă pune toate întrebările despre prețurile pe care le aveți.
Ghid de depunere – această secțiune ar trebui să descrie în ce format și unde trebuie depuse propunerile. De asemenea, ar trebui să includă toate rezultatele solicitate de la ofertanți.
Cronologie – trebuie să specificați termenele limită pentru cererea de propuneri, atât din partea dvs., cât și a ofertanților.
Acord de confidențialitate – puteți adăuga o clauză de confidențialitate la cererea de propuneri sau puteți trimite un acord de confidențialitate înainte de a trimite documentul RFP ofertanților.

Alegerea furnizorului potrivit

Alegerea furnizorului potrivit poate depinde de dvs. sau de departamentul de Achiziții. Ar trebui să decideți cine vă acoperă cel mai bine nevoile actuale pentru cel mai mic cost posibil, dar ar trebui să luați în considerare și opțiunile de scalabilitate, de exemplu geografic (locație, limbă, monedă), performanță, scalabilitate de utilizare, precum și opțiunile de extindere a scenariilor promoționale. . Cea mai ieftină opțiune care vă acoperă nevoile actuale, dacă trebuie să o modificați din cauza nevoilor în schimbare, vă poate costa mai mult (timp și efort petrecut pentru lansarea unei noi cereri de propuneri, integrarea și migrarea către o nouă soluție, reinstruirea echipelor) decât a merge cu un furnizor mai scump imediat. Alegeți o soluție care vă va pregăti pentru ceea ce vă poate aduce viitorul. Cu cât aveți mai multă flexibilitate, agilitate și scalabilitate, cu atât mai bine.

Șablon RFP gratuit, editabil pentru motor de promovare

Aici puteți găsi un șablon RFP gratuit, editabil pentru software de gestionare a promoțiilor, unde acoperim cerințe funcționale și nefuncționale, concentrându-ne pe promoții automate și cupoane de reducere (dacă aveți nevoie de alte tipuri de campanii, cum ar fi recomandare, fidelitate, carduri cadou sau cadouri, ar trebui să adăugați mai multe cerințe funcționale care să vă specifice nevoile). Puteți să-l folosiți ca sursă de inspirație sau să copiați și să lipiți unele secțiuni în propriul șablon RFP.

Sunteți gata să vă creați primul RFP pentru motor de promovare?

Contactează-ne