如何为促销引擎编写 RFP？

已发表: 2022-04-18

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什么是推广引擎？

促销引擎，也称为促销管理软件或优惠管理软件，是一种帮助营销人员管理、分发、保护和跟踪数字优惠的软件平台。它们通常可以支持不同类型的促销活动，例如数字优惠券、自动折扣、礼品卡、推荐或忠诚度计划，甚至赠品。

促销引擎——您有什么选择？

如果您正在寻找促销管理系统，有几种选择。您可以建造或购买一个。在外包促销引擎时，它可以是更大的单一软件套件的一部分，通常与电子商务平台或 CRM 系统或可与现有技术堆栈集成的独立解决方案配对。对于独立的促销管理软件（不与其他平台打包出售），一流的技术解决方案是基于 API 的，因此它们可以适应可组合的软件架构，轻松与其他软件解决方案连接。我推荐最后一个选项，因为它（以及其他好处）可以让您为未来的任何数字渠道做好准备，可以轻松地与任何新软件集成，通常具有现收现付定价模式，并且可以轻松扩大或缩小规模，如所须。它通常是最快的集成，为您的广告系列提供最快的上市时间。

如果您决定购买单体套件或为 SaaS 解决方案付费，则需要选择合适的供应商并准备 RFP。

什么是 RFP？

在选择合作的供应商或服务提供商时，公司可能会发布 RFP 或提案请求。该文件概述了项目的具体细节，例如范围和价格，并要求潜在的供应商回来对这项工作进行投标。然后比较多个投标以帮助确定最佳选择。

为 RFP 目的收集哪些信息？

如果您发现您的组织需要推广管理系统，则不应直接着手编写 RFP。首先，您应该进行一些内部和外部研究，以了解您的 RFP 中包含哪些内容以及向您的投标人询问哪些内容。以下是您在编写促销引擎 RFP 之前应研究的主题清单：

1. 收集有关您当前和计划中的技术堆栈的信息

由于推广引擎需要与您当前和未来的技术堆栈相连接，您需要制作一份您正在使用和计划使用的软件的完整列表。然后，您应该将此信息添加到您的 RFP 中，以便投标人可以确认他们的软件是否可以与这样的堆栈集成。

例如，该列表应包括使用的主要编程语言、现有的电子商务平台、CMS、移动应用程序、CRM 或 CDP 系统、PIM 系统、个性化工具（例如 CEP）、标记和跟踪工具、分发平台（例如，电子邮件或 SMS 分发提供商）、POS 和网络分析或 BI 工具。

2. 了解推广引擎最重要的功能

您应该知道目前可以使用促销引擎做什么。为此，在与同事联系以收集他们的需求之前，您需要具备一些背景知识。这样，您将能够向他们提出一些选择，并询问他们在他们的观点中什么是必须具备和最好具备的。它还将帮助您定义在潜在供应商中寻找的内容。我们写了一篇博文，列出了需要考虑的最重要的功能。

您还应该检查市场上的顶级供应商，以编制初步的需求列表，您可以稍后根据组织的需求对这些需求进行优先级排序。您还可以使用下面链接的 RFP 模板作为可供选择的潜在功能列表。

3.内部讨论各个团队的需求

要收集非功能性和功能性需求清单，您应该与相关部门的同事讨论需求。关于讨论什么以及与谁讨论的几个想法：

营销/销售团队：

软件应涵盖的用例列表。
他们想使用的促销类型和促销限制。他们需要的定位和个性化选项。
他们正在使用或计划用于与促销相关的沟通的分销渠道和工具列表。
他们的品牌和定制需求。
他们正在使用的分析工具，他们希望从促销引擎软件中获得的报告。
预计每月将使用促销活动的客户数量，以估计促销软件所需的性能。
用于运行促销的先前技术堆栈（此信息也应与 IT 部门确认）。
他们希望用于促销的前端类型，例如登录页面或 UI 小部件等开箱即用的选项。

IT团队/产品团队：

现有和计划中的技术堆栈列表。
SaaS 软件购买的非功能性需求，例如与托管、数据处理、维护、可扩展性、安全性和性能相关的需求。
集成促销软件的能力（这将帮助您定义可以分配多少时间来集成解决方案，以及您是否必须找到提供更多支持、与您的堆栈进行更多开箱即用集成的提供商，甚至可以接管集成工作）。

法律团队：

软件的任何法律或安全要求，尤其是关于隐私和数据保护的要求。

客服团队：

他们可能需要在促销软件中检查哪些信息来支持客户的索赔和问题？

财务团队：

该工具的计划预算是多少？公司期望软件供应商提供哪些付款条款和条件？

根据您与所有部门的对话，您可以得出组织所需的用户帐户数量，以及所需的工作流程和用户角色。

4. 定义你的预算

您应该检查您的组织希望在促销引擎上花费多少预算。如果没有明确的预算，而您只是在寻找可能性和选项，那也没关系。预先了解它可以帮助您加快流程并在第一轮 RFP 中排除一些供应商。

5.检查所需的报价格式

您应该与采购团队核实是否有任何关于报价或演示文稿所需格式的指南。例如，报价中应包含哪些内容或您首选的付款条款和方式。也许您的采购部门有一个现成的 RFP 模板，甚至是供应商应该填写的 RFP 响应模板。这可以为您节省大量时间，并让您专注于仅指定功能和非功能需求。

如何为促销引擎编写 RFP？

根据我的经验，促销管理软件的基本提案请求包含以下章节：

词汇表——如果您使用的是任何特定于您的组织的术语，或者您知道不同供应商对这些术语的定义不同（例如，您查看了他们的网站、演示或文档，并且您看到他们使用不同的术语来描述相同的术语）功能），最好创建一个术语表，以确保所有投标人都能理解您的要求。
公司详细信息——您应该向负责 RFP（采购联系人）的人员提供公司详细信息列表，包括联系方式。这可以是您或您采购部门的某个人或两者兼而有之。
公司描述——您应该描述您的公司、提供的产品和服务、目标受众和市场。
公司技术堆栈——您应该描述并列出您拥有的将与促销引擎交互的软件技术。
项目/用例描述——您应该更详细地描述项目（促销方案），以便投标人能够充分了解您打算如何使用他们的软件。如果您有任何预算限制，您应该指定它们。
非功能性需求——你应该列出你拥有的所有非功能性需求。非功能性需求是所有与软件核心功能（在本例中为提升管理）没有直接联系的需求。例如，这可能包括法律、安全、可扩展性、隐私或技术要求。您可以将它们按必备品、必备品和未来需求来划分，以获得更清晰的信息。
功能需求——您应该列出您拥有的所有功能需求。功能需求是与软件核心功能直接相关的需求，在这种情况下，与促销管理相关。
用例——如果您有想要运行的非常具体的促销场景的用例，您应该列出您想要引入的所有限制，并询问投标人这些用例是否可以被他们的软件覆盖。
供应商公司信息——您应该准备一份简短的问卷，询问供应商公司的基本信息。
价格建议- 您应该提供您希望交付价格的格式（模板）或供应商调查问卷，询问您对定价的所有问题。
提交指南——本节应描述应以何种格式以及应在何处提交提案。它还应征集投标人所需的所有可交付成果。
时间表——您应该在您和投标人双方指定 RFP 截止日期。
保密协议——您可以在 RFP 中添加保密条款，或者您可以在将 RFP 文件发送给投标人之前发送保密协议。

选择合适的供应商

选择合适的供应商可能取决于您或采购部门。您应该以尽可能低的成本决定谁最能满足您当前的需求，但您还应该考虑可扩展性选项，例如地理（位置、语言、货币）、性能、使用可扩展性以及促销场景扩展选项. 满足您当前需求的最便宜的选择，如果您因需求变化而需要对其进行更改，可能会比您花费更多（在启动新 RFP、集成和迁移到新解决方案、重新培训团队上花费的时间和精力）立即与更昂贵的供应商合作。选择一个可以让您为未来可能带来的事情做好准备的解决方案。您拥有的灵活性、敏捷性和可扩展性越高越好。

免费、可编辑的推广引擎 RFP 模板

在这里，您可以找到一个免费的、可编辑的促销管理软件 RFP 模板，我们涵盖了功能性和非功能性需求，重点关注自动促销和折扣券（如果您需要其他类型的活动，如推荐、忠诚度、礼品卡或赠品，您需要添加更多功能要求来指定您的需求）。您可以将其用作灵感来源，或将某些部分复制并粘贴到您自己的 RFP 模板中。

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