プロモーションエンジンのRFPを作成する方法は？

公開: 2022-04-18

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プロモーションエンジンとは何ですか？

プロモーションエンジンは、プロモーション管理ソフトウェアまたはオファー管理ソフトウェアとも呼ばれ、マーケターがデジタルオファーを管理、配布、保護、および追跡するのに役立つソフトウェアプラットフォームです。彼らは通常、デジタルクーポン、自動割引、ギフトカード、紹介またはロイヤルティプログラム、さらには景品など、さまざまなタイプの販売促進をサポートできます。

プロモーションエンジン–あなたの選択肢は何ですか？

あなたが昇進管理システムを探しているなら、いくつかのオプションがあります。ビルドするか購入することができます。プロモーションエンジンのアウトソーシングに関しては、通常はeコマースプラットフォームまたはCRMシステムと組み合わせた、より大きなモノリシックソフトウェアスイートの一部、または既存のテクノロジースタックと統合できるスタンドアロンソリューションのいずれかです。スタンドアロンのプロモーション管理ソフトウェア（他のプラットフォームとのパッケージでは販売されていません）に関しては、最高のテクノロジーソリューションはAPIベースであるため、構成可能なソフトウェアアーキテクチャに適合し、他のソフトウェアソリューションと簡単に接続できます。最後のオプションは、（他の利点の中でも）将来のデジタルチャネルに備え、新しいソフトウェアと簡単に統合でき、通常は従量制の価格設定モデルを備えており、簡単にスケールアップまたはスケールダウンできるため、最後のオプションをお勧めします、必要に応じて。通常、統合が最も速く、キャンペーンのマーケティングに最も早い時間を与えます。

モノリシックスイートを購入するか、SaaSソリューションの料金を支払うことにした場合は、適切なベンダーを選択してRFPを準備する必要があります。

RFPとは何ですか？

企業は、協力するベンダーまたはサービスプロバイダーを選択するときに、RFPまたは提案依頼書を発行する場合があります。このドキュメントでは、範囲や価格などのプロジェクトの詳細を概説し、潜在的なベンダーに作業の入札を依頼します。次に、複数の入札が比較され、最良の選択が決定されます。

RFPの目的で収集する情報は何ですか？

組織内で昇進管理システムの必要性を発見した場合は、RFPの作成に直接飛び込むべきではありません。まず、RFPに何を含めるか、入札者に何を尋ねるかを知るために、社内外の調査を少し行う必要があります。プロモーションエンジンのRFPを作成する前に、調査する必要のあるトピックの候補リストを次に示します。

1.現在および計画中のテクノロジースタックに関する情報を収集します

プロモーションエンジンは現在および将来のテクノロジースタックと接続可能である必要があるため、使用しているソフトウェアと使用する予定のソフトウェアの包括的なリストを作成する必要があります。次に、この情報をRFPに追加して、入札者がソフトウェアをそのようなスタックに統合できるかどうかを確認できるようにする必要があります。

リストには、たとえば、使用されている主要なプログラミング言語、導入されているeコマースプラットフォーム、CMS、モバイルアプリ、CRMまたはCDPシステム、PIMシステム、パーソナライズツール（CEPなど）、タグ付けおよび追跡ツールを含める必要があります。、配布プラットフォーム（たとえば、電子メールまたはSMS配布プロバイダー）、POSおよびWeb分析またはBIツール。

2.プロモーションエンジンの最も重要な機能を理解する

プロモーションエンジンを使用して現在何ができるかを知っておく必要があります。そのためには、同僚にニーズを収集するように依頼する前に、いくつかの背景知識が必要です。このように、あなたは彼らにいくつかのオプションを提案し、彼らの視点で持っている必要があり、持っているのが良いものは何であるかを彼らに尋ねることができます。また、潜在的なベンダーで何を探すべきかを定義するのにも役立ちます。考えるべき最も重要な機能をリストアップしたブログ投稿を作成しました。

また、市場のトップベンダーをチェックして、組織のニーズに基づいて後で優先順位を付けることができる要件の初期リストをまとめる必要があります。以下にリンクされているRFPテンプレートを、選択できる機能の潜在的なリストとして使用することもできます。

3.社内でさまざまなチームのニーズについて話し合う

非機能要件と機能要件のリストを収集するには、関連部門の同僚と要件について話し合う必要があります。何を誰と話し合うかについてのいくつかのアイデア：

マーケティング/セールスチーム：

ソフトウェアがカバーすべきユースケースのリスト。
使用したいプロモーションの種類とプロモーションの制限。必要なターゲティングとパーソナライズのオプション。
プロモーション関連のコミュニケーションに使用している、または使用する予定の流通チャネルとツールのリスト。
彼らのブランディングとカスタマイズのニーズ。
彼らが使用している分析ツール、プロモーションエンジンソフトウェアから利用できるようにしたいレポート。
プロモーションソフトウェアから必要なパフォーマンスを見積もるために、1か月あたりのプロモーションを使用する顧客の予測数。
プロモーションの実行に使用された以前のテクノロジースタック（この情報はIT部門にも確認する必要があります）。
プロモーションに使用したいフロントエンドの種類。たとえば、ランディングページやUIウィジェットなどのすぐに使用できるオプション。

ITチーム/製品チーム：

既存および計画中のテクノロジースタックのリスト。
たとえば、ホスティング、データ処理、メンテナンス、スケーラビリティ、セキュリティ、パフォーマンスに関連するSaaSソフトウェア購入の非機能要件。
プロモーションソフトウェアを統合するための容量（これは、ソリューションの統合に割り当てることができる時間を定義するのに役立ちます。また、より多くのサポートを提供するプロバイダーを見つける必要があるかどうか、スタックとのすぐに使える統合を定義するのに役立ちます、または統合作業を引き継ぐこともできます）。

法務チーム：

特にプライバシーとデータ保護に関する、ソフトウェアの法的要件またはセキュリティ要件。

カスタマーサービスチーム：

顧客の主張や質問をサポートするために、プロモーションソフトウェアでチェックする必要があるのはどのような情報ですか？

財務チーム：

ツールの計画予算はいくらですか？会社がソフトウェアベンダーに期待する支払い条件は何ですか？

すべての部門との会話に基づいて、組織に必要なユーザーアカウントの数、および必要なワークフローとユーザーの役割を考え出すことができます。

4.予算を定義します

組織がプロモーションエンジンに費やしたい予算を確認する必要があります。定義された予算がなく、可能性とオプションを検討しているだけの場合は、それでも問題ありません。事前に知っておくと、プロセスをスピードアップし、RFPの最初のラウンドで一部のベンダーを除外するのに役立ちます。

5.必要なオファー形式を確認します

オファーやプレゼンテーションの必要な形式に関するガイドラインがあるかどうかは、購買チームに確認する必要があります。たとえば、価格オファーに何を含める必要があるか、または希望する条件と支払い方法を教えてください。購買部門には、準備が整ったRFPテンプレート、またはベンダーが記入する必要のあるRFP応答テンプレートがあるかもしれません。これにより、多くの時間を節約でき、機能要件と非機能要件のみを指定することに集中できます。

プロモーションエンジンのRFPを作成するにはどうすればよいですか？

私の経験では、プロモーション管理ソフトウェアの提案依頼書には次の章があります。

用語集–組織に固有の用語を使用している場合、またはこれらの用語がベンダーによって定義が異なることがわかっている場合（たとえば、ベンダーのWebサイト、デモ、またはドキュメントを確認し、それらが同じことを説明するためにさまざまな用語を使用していることがわかります。機能）、すべての入札者があなたの要件を理解することを確実にするために用語集を作成するのが最善です。
会社の詳細– RFPの責任者（調達担当者）に連絡先の詳細を含む会社の詳細のリストを提供する必要があります。これは、あなたまたはあなたの購買部門の誰か、あるいはその両方である可能性があります。
会社の説明–会社、提供される製品とサービス、対象読者、および市場について説明する必要があります。
会社のテクノロジースタック–プロモーションエンジンと相互作用する、導入しているソフトウェアテクノロジーを説明して一覧表示する必要があります。
プロジェクト/ユースケースの説明–入札者がソフトウェアの使用目的を完全に理解できるように、プロジェクト（プロモーションシナリオ）をより詳細に説明する必要があります。予算の制限がある場合は、それらを指定する必要があります。
非機能要件–あなたが持っているすべての非機能要件をリストする必要があります。非機能要件とは、ソフトウェアのコア機能（この場合はプロモーション管理）に直接関連しないすべての要件です。これには、たとえば、法律、セキュリティ、スケーラビリティ、プライバシー、または技術的要件が含まれます。あなたはそれらを必需品、便利なもの、そしてより明確にするための将来のニーズによって分割することができます。
機能要件–あなたが持っているすべての機能要件をリストする必要があります。機能要件は、ソフトウェアのコア機能に直接関連する要件であり、この場合は、プロモーション管理に関連します。
ユースケース–実行したい非常に具体的なプロモーションシナリオのユースケースがある場合は、導入したいすべての制限をリストし、これらのユースケースをソフトウェアでカバーできるかどうかを入札者に尋ねる必要があります。
ベンダー企業情報–基本的なベンダー企業情報を尋ねる簡単なアンケートを作成する必要があります。
価格提案–価格を提供する形式（テンプレート）、または価格に関するすべての質問をするベンダーの質問票を提供する必要があります。
提出ガイドライン–このセクションでは、提案を提出する形式と場所について説明する必要があります。また、入札者から要求されるすべての成果物を参加させる必要があります。
タイムライン–RFPの期限を自分と入札者の両方で指定する必要があります。
機密保持契約– RFPに機密保持条項を追加するか、RFPドキュメントを入札者に送信する前に機密保持契約を送信することができます。

適切なベンダーの選択

適切なベンダーの選択は、あなたまたは購買部門次第かもしれません。可能な限り低いコストで現在のニーズを最もよくカバーするのは誰かを決定する必要がありますが、地理的（場所、言語、通貨）、パフォーマンス、使用のスケーラビリティなどのスケーラビリティのオプション、およびプロモーションシナリオの拡張のオプションも考慮する必要があります。。現在のニーズをカバーする最も安価なオプションは、ニーズの変化に応じて変更する必要がある場合、行くよりも多くの費用がかかる可能性があります（新しいRFPの立ち上げ、新しいソリューションへの統合と移行、チームの再トレーニングに費やされる時間と労力）より高価なベンダーとすぐに。将来がもたらす可能性のあるものに備えるソリューションを選択してください。柔軟性、敏捷性、スケーラビリティが高いほど、優れています。

無料の編集可能なプロモーションエンジンRFPテンプレート

ここでは、プロモーション管理ソフトウェア用の無料の編集可能なRFPテンプレートを見つけることができます。ここでは、自動プロモーションと割引クーポン（紹介、ロイヤルティ、ギフトカード、景品などの他のタイプのキャンペーンが必要な場合）に焦点を当て、機能要件と非機能要件をカバーしています。ニーズを指定して、さらに機能要件を追加する必要があります）。インスピレーションの源として使用したり、一部のセクションをコピーして独自のRFPテンプレートに貼り付けたりすることができます。

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