Comment rédiger un appel d'offres pour un moteur de promotion ?

Publié: 2022-04-18

‍Obtenez un modèle de RFP modifiable sous forme de feuille de calcul >‍
Obtenez un modèle de RFP modifiable au format .doc >

Qu'est-ce qu'un moteur de promotion ?

Un moteur de promotion, également appelé logiciel de gestion des promotions ou logiciel de gestion des offres, est une plate-forme logicielle qui aide les spécialistes du marketing à gérer, distribuer, sécuriser et suivre les offres numériques. Ils peuvent généralement prendre en charge différents types de promotions des ventes, comme les coupons numériques, les remises automatiques, les cartes-cadeaux, les programmes de parrainage ou de fidélité, voire les cadeaux.

Moteur de promotion – quelles sont vos options ?

Il existe plusieurs options si vous recherchez un système de gestion des promotions. Vous pouvez soit en construire, soit en acheter un. Lorsqu'il s'agit d'externaliser un moteur de promotion, il peut s'agir soit d'une partie d'une suite logicielle monolithique plus grande, généralement associée à une plate-forme de commerce électronique ou à un système CRM, soit d'une solution autonome pouvant être intégrée à votre pile technologique existante. En ce qui concerne les logiciels de gestion de promotion autonomes (non vendus dans un package avec d'autres plates-formes), les solutions technologiques de pointe sont basées sur des API afin qu'elles puissent s'intégrer dans une architecture logicielle composable, se connectant facilement avec d'autres solutions logicielles. Je recommande la dernière option car elle (entre autres avantages) vous prépare à tous les futurs canaux numériques, peut être intégrée facilement à n'importe quel nouveau logiciel, dispose généralement d'un modèle de tarification à l'utilisation et peut être facilement augmentée ou réduite. , comme requis. C'est généralement le plus rapide à intégrer, ce qui vous donne le temps de commercialisation le plus rapide pour vos campagnes.

Si vous décidez d'acheter une suite monolithique ou de payer pour une solution SaaS, vous devrez choisir le bon fournisseur et préparer un appel d'offres.

Qu'est-ce qu'un appel d'offres ?

Les entreprises peuvent émettre une demande de propositions ou une demande de proposition lorsqu'elles choisissent un fournisseur ou un fournisseur de services avec lequel travailler. Ce document décrit les spécificités du projet, telles que la portée et le prix, et demande aux fournisseurs potentiels de revenir avec une offre pour le travail. Plusieurs offres sont ensuite comparées pour aider à déterminer le meilleur choix.

Quelles informations collecter aux fins de l'appel d'offres ?

Si vous découvrez la nécessité d'un système de gestion des promotions dans votre organisation, vous ne devez pas vous lancer directement dans la rédaction d'appels d'offres. Tout d'abord, vous devriez faire un peu de recherche interne et externe pour savoir ce qu'il faut inclure dans votre DP et ce qu'il faut demander à vos soumissionnaires. Voici une courte liste de sujets que vous devriez rechercher avant de rédiger un appel d'offres pour un moteur de promotion :

1. Collectez les informations sur votre pile technologique actuelle et prévue

Comme le moteur de promotion doit pouvoir être connecté à votre pile technologique actuelle et future, vous devez dresser une liste complète des logiciels que vous utilisez et que vous prévoyez d'utiliser. Vous devez ensuite ajouter ces informations à votre RFP afin que les soumissionnaires puissent confirmer si leur logiciel peut être intégré à une telle pile.

La liste doit inclure, par exemple, les principaux langages de programmation utilisés, une plate-forme de commerce électronique en place, un CMS, une ou des applications mobiles, des systèmes CRM ou CDP, des systèmes PIM, des outils de personnalisation (CEP, par exemple), des outils de marquage et de suivi. , plates-formes de distribution (par exemple, fournisseurs de distribution d'e-mails ou de SMS), outils d'analyse POS et Web ou BI.

2. Apprenez à connaître les fonctionnalités les plus importantes d'un moteur de promotion

Vous devez savoir ce qu'il est actuellement possible de faire en utilisant les moteurs de promotion. Et pour cela, vous devez avoir quelques connaissances de base avant d'approcher vos collègues pour recueillir leurs besoins. Ainsi, vous pourrez leur proposer quelques options et leur demander quel est le must-have et le nice-to-have selon eux. Cela vous aidera également à définir ce qu'il faut rechercher chez les fournisseurs potentiels. Nous avons rédigé un article de blog répertoriant les fonctionnalités les plus importantes auxquelles il faut penser.

Vous devez également consulter les principaux fournisseurs du marché pour compiler la liste initiale des exigences que vous pourrez ensuite hiérarchiser en fonction des besoins de votre organisation. Vous pouvez également utiliser le modèle RFP lié ci-dessous comme liste potentielle de fonctionnalités parmi lesquelles choisir.

3. Discuter des besoins des différentes équipes en interne

Pour collecter la liste des exigences non fonctionnelles et fonctionnelles, vous devez discuter des exigences avec vos collègues des services concernés. Quelques idées sur quoi discuter et avec qui :

Equipe marketing/commerciale :

Liste des cas d'utilisation que le logiciel doit couvrir.
Les types de promotion et les limites de promotion qu'ils souhaitent utiliser. Options de ciblage et de personnalisation dont ils ont besoin.
Liste des canaux de distribution et des outils qu'ils utilisent ou prévoient d'utiliser pour la communication liée aux promotions.
Leurs besoins de branding et de personnalisation.
Les outils d'analyse qu'ils utilisent, les rapports qu'ils souhaitent mettre à disposition à partir du logiciel du moteur de promotion.
Le nombre prévu de clients qui utiliseraient les promotions par mois, pour estimer les performances nécessaires du logiciel promotionnel.
Pile technologique précédente utilisée pour exécuter les promotions (cette information doit également être confirmée avec le service informatique).
Le type d'interface qu'ils souhaitent utiliser pour les promotions, par exemple, des options prêtes à l'emploi telles que des pages de destination ou des widgets d'interface utilisateur.

Équipe informatique/équipe produit :

Liste des piles technologiques existantes et prévues.
Exigences non fonctionnelles pour les achats de logiciels SaaS, par exemple, liées à l'hébergement, au traitement des données, à la maintenance, à l'évolutivité, à la sécurité et aux performances.
La capacité d'intégration du logiciel promotionnel (cela vous aidera à définir combien de temps vous pouvez allouer à l'intégration de la solution ainsi que si vous devez trouver le fournisseur qui offre plus de support, plus d'intégrations prêtes à l'emploi avec votre pile , voire prendre en charge le travail d'intégration).

Équipe juridique:

Toute exigence légale ou de sécurité pour le logiciel, notamment en matière de confidentialité et de protection des données.

Équipe de service aux clients:

De quel type d'informations peuvent-ils avoir besoin pour vérifier dans le logiciel promotionnel afin de prendre en charge les réclamations et les questions des clients ?

Equipe Finances :

Quel est le budget prévu pour l'outil ? Quelles sont les conditions de paiement que l'entreprise attend des éditeurs de logiciels ?

Sur la base des conversations que vous avez eues avec tous les départements, vous pouvez déterminer le nombre de comptes d'utilisateurs dont vous auriez besoin pour votre organisation, ainsi que les flux de travail et les rôles d'utilisateur nécessaires.

4. Définissez votre budget

Vous devez vérifier quel budget votre organisation souhaite consacrer au moteur de promotion. S'il n'y a pas de budget défini et que vous ne faites qu'examiner les possibilités et les options, c'est également très bien. Le savoir à l'avance peut vous aider à accélérer le processus et à exclure certains fournisseurs lors du premier tour de l'appel d'offres.

5. Vérifiez les formats d'offre requis

Vous devez vérifier auprès de l'équipe des achats s'il existe des directives sur le format requis des offres ou des présentations. Par exemple, ce qui doit être inclus dans l'offre de prix ou quels sont vos conditions et moyens de paiement préférés. Peut-être que votre service des achats dispose d'un modèle RFP prêt ou même d'un modèle de réponse RFP qu'un fournisseur devrait remplir. Cela peut vous faire gagner beaucoup de temps et vous permet de vous concentrer uniquement sur la spécification des exigences fonctionnelles et non fonctionnelles.

Comment rédiger un RFP pour un moteur de promotion ?

D'après mon expérience, un appel d'offres de base pour un logiciel de gestion de promotion comporte les chapitres suivants :

Glossaire - si vous utilisez des termes spécifiques à votre organisation ou si vous savez que ces termes sont définis différemment par différents fournisseurs (par exemple, vous avez consulté leur site Web, leur démo ou leur documentation et vous voyez qu'ils utilisent différents termes pour décrire le même fonctionnalité), il est préférable de créer un glossaire des termes pour s'assurer que tous les soumissionnaires comprendront vos exigences.
Coordonnées de l' entreprise - vous devez fournir une liste des coordonnées de votre entreprise, y compris les coordonnées de la personne responsable de la demande de propositions (personne de contact pour les achats). Cela peut être vous ou quelqu'un de votre service Achats ou les deux.
Description de l'entreprise - vous devez décrire votre entreprise, les produits et services offerts, le public cible et les marchés.
Pile technologique de l'entreprise - vous devez décrire et répertorier les technologies logicielles que vous avez en place et qui interagiraient avec le moteur de promotion.
Description du projet/cas d'utilisation - vous devez décrire le projet (scénarios promotionnels) plus en détail afin que les soumissionnaires puissent bien comprendre comment vous avez l'intention d'utiliser leur logiciel. Si vous avez des restrictions budgétaires, vous devez les spécifier.
Exigences non fonctionnelles - vous devez répertorier toutes les exigences non fonctionnelles que vous avez. Les exigences non fonctionnelles sont toutes les exigences qui ne sont pas directement liées à la fonction principale du logiciel (dans ce cas, la gestion des promotions). Cela peut inclure, par exemple, des exigences juridiques, de sécurité, d'évolutivité, de confidentialité ou technologiques. Vous pouvez les diviser par incontournables, agréables à avoir et besoins futurs pour plus de clarté.
Exigences fonctionnelles - vous devez répertorier toutes les exigences fonctionnelles dont vous disposez. Les exigences fonctionnelles sont les exigences directement liées à la fonctionnalité de base du logiciel, dans ce cas, liées à la gestion des promotions.
Cas d'utilisation - si vous avez des cas d'utilisation pour des scénarios promotionnels très spécifiques que vous souhaitez exécuter, vous devez les répertorier avec toutes les limitations que vous souhaitez introduire et demander aux soumissionnaires si ces cas d'utilisation peuvent être couverts par leur logiciel.
Informations sur l'entreprise du fournisseur - vous devez préparer un court questionnaire demandant des informations de base sur l'entreprise du fournisseur.
Proposition de prix - vous devez fournir un format dans lequel vous souhaitez que les prix soient livrés (modèle) ou un questionnaire fournisseur posant toutes les questions sur les prix que vous avez.
Directives de soumission - cette section doit décrire dans quel format et où les propositions doivent être soumises. Il devrait également faire appel à tous les livrables exigés des soumissionnaires.
Calendrier - vous devez spécifier les délais de la DP, à la fois de votre côté et de celui des soumissionnaires.
Accord de confidentialité - vous pouvez ajouter une clause de confidentialité à la DP ou vous pouvez envoyer un accord de confidentialité avant d'envoyer le document de DP aux soumissionnaires.

Choisir le bon fournisseur

Le choix du bon fournisseur peut dépendre de vous ou du service des achats. Vous devez décider qui couvre le mieux vos besoins actuels pour le coût le plus bas possible, mais vous devez également prendre en compte les options d'évolutivité, par exemple géographique (emplacement, langue, devise), les performances, l'évolutivité de l'utilisation ainsi que les options d'extension des scénarios promotionnels. . L'option la moins chère couvrant vos besoins actuels, si vous devez la modifier en raison de l'évolution des besoins, peut vous coûter plus cher (temps et efforts consacrés au lancement d'un nouvel appel d'offres, intégration et migration vers une nouvelle solution, recyclage des équipes) que d'aller avec un fournisseur plus cher tout de suite. Choisissez une solution qui vous préparera à ce que l'avenir peut vous apporter. Plus vous avez de flexibilité, d'agilité et d'évolutivité, mieux c'est.

Modèle de RFP de moteur de promotion gratuit et modifiable

Vous trouverez ici un modèle d'appel d'offres gratuit et modifiable pour un logiciel de gestion des promotions où nous couvrons les exigences fonctionnelles et non fonctionnelles, en nous concentrant sur les promotions automatiques et les coupons de réduction (si vous avez besoin d'autres types de campagnes comme la recommandation, la fidélité, les cartes-cadeaux ou les cadeaux, vous auriez besoin d'ajouter plus d'exigences fonctionnelles en précisant vos besoins). Vous pouvez l'utiliser comme source d'inspiration ou copier et coller certaines sections dans votre propre modèle de RFP.

Modèle de demande de propositions au format tableur

Prêt à créer votre premier appel d'offres de moteur de promotion ?

Contactez-nous